Europese aanbesteding volgens de openbare procedure voor de uitvoering van de salarisadministratie en bijbehorende dienstverlening ten behoeve van VISTA college

VISTA college

Met deze aanbesteding beoogt VISTA college één (1) opdrachtnemer te contracteren voor het volledig managen en uitvoeren van de salarisadministratie binnen het bedrijfsvoeringssysteem AFAS. Tevens behoort het functioneel beheer van de modules HRM en Payroll tot de opdracht voor gemiddeld vijf (5) uur per maand. Daarnaast wordt van de Opdrachtnemer verwacht dat zij een adviserende en begeleidende rol vervult ten behoeve van de doorontwikkeling en optimale benutting van deze modules. De raming van de opdrachtwaarde bedraagt € 950.000,- exclusief btw voor de volledige maximale looptijd.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2025-09-26. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2025-07-14.

Wie? Wat? Waar?
Aankoopgeschiedenis
Datum Document
2025-07-14 Aankondiging van een opdracht
Aankondiging van een opdracht (2025-07-14)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Europese aanbesteding volgens de openbare procedure voor de uitvoering van de salarisadministratie en bijbehorende dienstverlening ten behoeve van VISTA college
Referentienummer: EOA.2025.INK.2
Korte beschrijving:
Met deze aanbesteding beoogt VISTA college één (1) opdrachtnemer te contracteren voor het volledig managen en uitvoeren van de salarisadministratie binnen het bedrijfsvoeringssysteem AFAS. Tevens behoort het functioneel beheer van de modules HRM en Payroll tot de opdracht voor gemiddeld vijf (5) uur per maand. Daarnaast wordt van de Opdrachtnemer verwacht dat zij een adviserende en begeleidende rol vervult ten behoeve van de doorontwikkeling en optimale benutting van deze modules. De raming van de opdrachtwaarde bedraagt € 950.000,- exclusief btw voor de volledige maximale looptijd.
Toon meer
Soort contract: Diensten
Producten/diensten: Loonadministratiediensten 📦
Andere beperkingen op de plaats van uitvoering: Overal in het desbetreffende land
Beschrijving
Interne identificatiecode: 1
Beschrijving van de aanbesteding:
Met deze aanbesteding beoogt VISTA college één (1) opdrachtnemer te contracteren voor het volledig managen en uitvoeren van de salarisadministratie binnen het bedrijfsvoeringssysteem AFAS. Tevens behoort het functioneel beheer van de modules HRM en Payroll tot de opdracht voor gemiddeld vijf (5) uur per maand. Daarnaast wordt van de Opdrachtnemer verwacht dat zij een adviserende en begeleidende rol vervult ten behoeve van de doorontwikkeling en optimale benutting van deze modules. De raming van de opdrachtwaarde bedraagt € 950.000,- exclusief btw voor de volledige maximale looptijd (initiële looptijd plus verlenging).
Toon meer
Het gebruik van criteria inzake de toegankelijkheid voor personen met een handicap in de technische specificaties: Er zijn geen criteria opgenomen inzake de toegankelijkheid voor personen met een handicap, om de volgende reden
Rechtvaardiging:
Gezien de aard en de complexiteit van de opdracht alsmede de risico's dit niet passend wordt geacht.
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Maastricht, Sittard en Heerlen
Land: Nederland 🇳🇱
Duur
Startdatum: 2026-01-01 📅
Einddatum: 2035-12-31 📅
Beschrijving
Maximumaantal verlengingen: 2
Overige informatie over verlengingen:
VISTA college is voornemens om één (1) overeenkomst af te sluiten met één (1) opdrachtnemer. De beoogde ingangsdatum van de overeenkomst is 1 januari 2026 en heeft een initiële looptijd van vier (4) jaar waarna de overeenkomst nog tweemaal (2) met drie (3) jaar verlengd kan worden (4+3+3).
Toon meer
Informatie over opties
Opties ✅
Beschrijving van de opties:
De gewenste situatie zoals deze wordt geschetst in dit beschrijvend document en de bijbehorende bijlagen is gebaseerd op de huidige onderwijsvisie, bedrijfsvoering, structuur en behoefte van de organisatie. Indien een of meerdere van deze onderdelen wordt herzien, bestaat de mogelijkheid dat dit effect heeft op de dienstverlening als overeengekomen onder de overeenkomst. Het staat VISTA college vrij om de overeenkomst hierop aan te passen, dit betekent, dat het de dienstverlenging kan uitbreiden, beperken en of aanvullen. Dit geldt ook indien VISTA college besluit de opdracht uit te breiden doordat zij (ook) namens een (nog op te zetten) B.V. of meerdere B.V. ‘s binnen haar concernstructuur optreedt. VISTA college zal opdrachtnemer schriftelijk in kennisstellen hiervan. De (financiële) impact van de aanpassingen zullen eveneens schriftelijk overeengekomen worden.
Toon meer
Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Kwaliteit
Kwaliteitscriterium (weging): 80
Prijs ✅
Prijs (weging): 20
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0000

Procedure
Soort procedure
Openbare procedure ✅
Rechtsgrondslag: Richtlijn 2014/24/EU
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2025-09-26 10:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2025-09-26 10:01:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 3 maanden
Voorwaarden voor inschrijving
Een geavanceerd(e) of gekwalificeerd(e) elektronisch(e) handtekening of zegel (zoals omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014) is vereist
Openingsdatum: 2025-09-26 10:01:00 📅
Elektronische facturering: Vereist
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 2025-09-08 10:00:00 📅
Gunningscriteria
Wegingstype: Gewicht (punten, exact)
Voorwaarden voor inschrijving
De opdracht bevat uitvoeringsvoorwaarden ✅
Geheimhoudingsovereenkomst is vereist ✅

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden met betrekking tot het contract
Voorwaarden voor de uitvoering van het contract:
Zie de Geheimhoudingsverklaring die als bijlage bij het beschrijvend document deel A is opgenomen.

Aanbestedende dienst
Naam en adressen
Naam: VISTA college
Nationaal registratienummer: 81592885
Postadres: Sibemaweg 20
Postcode: 6224DC
Poststad: Maastricht
Regio: Zuid-Limburg 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Jordy Kerstges
E-mail: inkoop@vistacollege.nl 📧
Telefoon: +31 682593948 📞
URL: http://www.vistacollege.nl 🌏
Type aanbestedende dienst
Publiekrechtelijke instelling
Hoofdactiviteit
Onderwijs
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/386260 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/386260 🌏
Elektronische indiening: Vereist

Aanvullende informatie
Aanvullende informatie
VISTA college heeft momenteel nog niet alle elektronische workflows (zoals orderplaatsing, facturering en betalingen) volledig ingericht. De organisatie heeft echter de ambitie om deze workflows per 1 januari 2026 volledig digitaal te hebben geïmplementeerd. De inschrijver dient een oplossing te leveren die deze ambitie ondersteunt, waarbij de implementatie gefaseerd kan plaatsvinden, afhankelijk van de voortgang van de digitalisering bij VISTA college. De volgende eisen worden hierbij gesteld: - Facturen dienen zowel in .XML (PEPPOL) als PDF formaat te worden verzonden aan: crediteur@vistacollege.nl, gekoppeld aan een inkoopordernummer. - De inschrijver moet de mogelijkheid bieden om orderplaatsing elektronisch te realiseren, met integratie naar het inkoopadministratiesysteem van VISTA college (AFAS).
Toon meer
Dienst waar informatie over de beroepsprocedure kan worden verkregen
Zelfde als: Naam en adressen
Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Bron: OJS 2025/S 134-464872 (2025-07-14)
Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕
Gerelateerde zoekopdrachten 🔍
Regio:
Nederland Zuid-Nederland Limburg (NL) Zuid-Limburg
Producten/diensten:
Zakelijke dienstverlening: juridisch,... Boekhoudkundige, audit- en fiscale diensten Boekhoudkundige en auditdiensten Boekhoudingsdiensten Boekhouddiensten Loonadministratiediensten