Europees openbare aanbesteding Zaaksysteem

Gemeente Coevorden

Het huidige zaaksysteem van de gemeente Coevorden (Medewerkerportaal, Atos esuite) is zogeheten ‘end-of-life’, wat betekent dat de ondersteuning (doorontwikkeling en onderhoud) op het gebruik van de software zal stoppen. In 2024 is er uitvoerig onderzoek gedaan naar de meest passende route voor de gemeente Coevorden om niet alleen het zaaksysteem te vervangen, maar ook uitvoering te geven aan de ambities van het programma samen slimmer werken van en met Coevorden. Het doel van deze aanbesteding is het contracteren van één marktpartij die het zaaksysteem beschikbaar stelt, implementeert en onderhoud voor de komende jaren. De overeenkomst wordt aangegaan voor 4 jaar en kan met viermaal één jaar worden verlengd. Met de partij die als tweede eindigt, zal een wachtkamerovereenkomst worden gesloten. Deze opdracht is een overheidsopdracht met een geschatte geraamde waarde van € 400.000-. voor de totale looptijd van acht jaar. Bovenstaand bedrag is exclusief btw. Let op: de gegevens over de omvang van de opdracht zijn een indicatie. U kunt geen rechten ontlenen aan deze raming.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2025-06-12. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2025-03-28.

Wie? Wat? Waar?
Aankoopgeschiedenis
Datum Document
2025-03-28 Aankondiging van een opdracht
2025-04-18 Aankondiging van een opdracht
Aankondiging van een opdracht (2025-03-28)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Europees openbare aanbesteding Zaaksysteem
Referentienummer: 14650-2025
Korte beschrijving:
Het huidige zaaksysteem van de gemeente Coevorden (Medewerkerportaal, Atos esuite) is zogeheten ‘end-of-life’, wat betekent dat de ondersteuning (doorontwikkeling en onderhoud) op het gebruik van de software zal stoppen. In 2024 is er uitvoerig onderzoek gedaan naar de meest passende route voor de gemeente Coevorden om niet alleen het zaaksysteem te vervangen, maar ook uitvoering te geven aan de ambities van het programma samen slimmer werken van en met Coevorden. Het doel van deze aanbesteding is het contracteren van één marktpartij die het zaaksysteem beschikbaar stelt, implementeert en onderhoud voor de komende jaren. De overeenkomst wordt aangegaan voor 4 jaar en kan met viermaal één jaar worden verlengd. Met de partij die als tweede eindigt, zal een wachtkamerovereenkomst worden gesloten. Deze opdracht is een overheidsopdracht met een geschatte geraamde waarde van € 400.000-. voor de totale looptijd van acht jaar. Bovenstaand bedrag is exclusief btw. Let op: de gegevens over de omvang van de opdracht zijn een indicatie. U kunt geen rechten ontlenen aan deze raming.
Toon meer
Soort contract: Diensten
Producten/diensten: IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning 📦
Geschatte waarde exclusief BTW: 400000.0 EUR 💰
Beschrijving
Interne identificatiecode: 1
Beschrijving van de aanbesteding:
Het huidige zaaksysteem van de gemeente Coevorden (Medewerkerportaal, Atos esuite) is zogeheten ‘end-of-life’, wat betekent dat de ondersteuning (doorontwikkeling en onderhoud) op het gebruik van de software zal stoppen. In 2024 is er uitvoerig onderzoek gedaan naar de meest passende route voor de gemeente Coevorden om niet alleen het zaaksysteem te vervangen, maar ook uitvoering te geven aan de ambities van het programma samen slimmer werken van en met Coevorden. Het doel van deze aanbesteding is het contracteren van één marktpartij die het zaaksysteem beschikbaar stelt, implementeert en onderhoud voor de komende jaren. De beoogde ingangsdatum van de dienstverleningsovereenkomst (hierna: Overeenkomst) is 1 september 2025. Het voornemen is om een Overeenkomst aan te gaan met een vaste looptijd van vier jaar. Na deze initiële looptijd kan de Overeenkomst, eenzijdig door Opdrachtgever, onder gelijkblijvende voorwaarden, vier keer verlengd worden voor maximaal één jaar per keer. De periode tussen 1 september 2025 tot 7 april 2026 geldt als implementatiefase. Deze opdracht is een overheidsopdracht met een geschatte geraamde waarde van € 400.000-. voor de totale looptijd van acht jaar. Bovenstaande bedragen zijn exclusief btw. Let op: de gegevens over de omvang van de opdracht zijn een indicatie. U kunt geen rechten ontlenen aan deze raming.
Toon meer
Aanvullende informatie:
Er zijn twee ronden gepland voor het stellen van vragen. In de tweede vragenronde kunt u alleen vragen stellen over de beantwoording van de eerder gestelde vragen in de 1e Nota van Inlichtingen.
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Coevorden
Land: Nederland 🇳🇱
Plaats van uitvoering:
Duur
Startdatum: 2025-09-01 📅
Einddatum: 2029-08-31 📅
Beschrijving
Maximumaantal verlengingen: 4
Overige informatie over verlengingen:
Na de oorsprongelijke looptijd kan deze overeenkomst met vier keer één jaar worden verlengd.
Informatie over opties
Opties ✅
Beschrijving van de opties:
De beoogde ingangsdatum van de dienstverleningsovereenkomst (hierna: Overeenkomst) is 1 september 2025. Het voornemen is om een Overeenkomst aan te gaan met een vaste looptijd van vier jaar. Na deze initiële looptijd kan de Overeenkomst, eenzijdig door Opdrachtgever, onder gelijkblijvende voorwaarden, vier keer verlengd worden voor maximaal één jaar per keer. De periode tussen 1 september 2025 tot 7 april 2026 geldt als implementatiefase.
Toon meer
Gunningscriteria
Prijs ✅
Prijs (weging): 20
Kwaliteitscriterium (naam): G2. Kwaliteit
Kwaliteitscriterium (weging): 80
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0000

Procedure
Soort procedure
Openbare procedure ✅
Rechtsgrondslag: Richtlijn 2014/24/EU
Belangrijkste kenmerken van de procedure:
De gemeente Coevorden wenst één marktpartij te contracteren die het zaaksysteem beschikbaar stelt, implementeert en onderhoud voor de komende jaren. De gunning is gebaseerd op de componenten prijs (in mindere mate) en voornamelijk kwaliteit (plan van aanpak). Een demonstratie van de geboden oplossing maakt onderdeel uit van het beoordelingsproces. De overeenkomst wordt aangegaan voor 4 jaar en kan met viermaal één jaar worden verlengd. Met de partij die als tweede eindigt, zal een wachtkamerovereenkomst worden gesloten.
Toon meer
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2025-06-12 10:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2025-06-12 10:15:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 120 dagen
Voorwaarden voor inschrijving
Een geavanceerd(e) of gekwalificeerd(e) elektronisch(e) handtekening of zegel (zoals omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014) is vereist
Openingsdatum: 2025-06-12 10:15:00 📅
Elektronische facturering: Vereist
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 2025-04-25 10:00:00 📅
Gunningscriteria
Wegingstype: Gewicht (punten, exact)
Voorwaarden voor inschrijving
De opdracht bevat uitvoeringsvoorwaarden ✅

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden met betrekking tot het contract
Voorwaarden voor de uitvoering van het contract:
Uw algemene voorwaarden zijn uitdrukkelijk niet van toepassing. Uitsluitend de Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT), versie 2023, zijn van toepassing. Door indiening van uw Inschrijving gaat u uitdrukkelijk akkoord met deze voorwaarden.

Aanbestedende dienst
Naam en adressen
Naam: Gemeente Coevorden
Nationaal registratienummer: 39686866
Postadres: Kasteel 1
Postcode: 7741 GC
Poststad: Coevorden
Regio: Zuidoost-Drenthe 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Freddy Weering
E-mail: inkoop@coevorden.nl 📧
Telefoon: +31 621181349 📞
URL: http://www.coevorden.nl 🌏
Type aanbestedende dienst
Regionale of plaatselijke instantie
Hoofdactiviteit
Algemene overheidsdiensten
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/372651 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/372651 🌏
Elektronische indiening: Vereist

Aanvullende informatie
Aanvullende informatie
Er zijn twee ronden gepland voor het stellen van vragen. In de tweede vragenronde kunt u alleen vragen stellen over de beantwoording van de eerder gestelde vragen in de 1e Nota van Inlichtingen.
Dienst waar informatie over de beroepsprocedure kan worden verkregen
Zelfde als: Naam en adressen
Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Bron: OJS 2025/S 063-206091 (2025-03-28)
Aankondiging van een opdracht (2025-04-18)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Geschatte waarde exclusief BTW: 400000.0 EUR 💰

Procedure
Voorwaarden voor inschrijving
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 2025-05-02 10:00:00 📅

Aanbestedende dienst
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/375587 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/375587 🌏

Aanvullende informatie
Aanvullende informatie
Er zijn twee ronden gepland voor het stellen van vragen. In de tweede vragenronde kunt u alleen vragen stellen over de beantwoording van de eerder gestelde vragen in de 1e Nota van Inlichtingen. De termijnen van Nota van Inlichtingen II zijn gewijzigd.
Toon meer

Wijzigingen
Andere aanvullende informatie
De termijnen van Nota van Inlichtingen II zijn gewijzigd.
Voornaamste reden voor de wijziging: Informatie bijgewerkt
Informatie over wijzigingen
Versie van de eerdere aankondiging die moet worden gewijzigd: 9bbf6aeb-d4bd-485c-9594-dc8b2b99615b-01
Bron: OJS 2025/S 078-258927 (2025-04-18)
Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕
Gerelateerde zoekopdrachten 🔍
Regio:
Nederland Noord-Nederland Drenthe Noord-Drenthe Zuidoost-Drenthe Extra-Regio NUTS 1 Extra-Regio NUTS 2 Extra-Regio NUTS 3