Beschrijving van de opties
De provincie Utrecht voorziet dat de kans bestaat dat gedurende de looptijd van de te sluiten dienstverleningsovereenkomst wijzigingen zich gaan voordoen die gevolgen kunnen hebben voor de dienstverlening. Daarvoor is in deze aanbesteding een herzieningsclausule ex artikel 2.163c Aanbestedingswet 2012 opgenomen, waarmee het mogelijk is om bepaalde wijzigingen in de dienstverlening te kunnen toepassen.
a. Wijziging in het aantal pandgebruikers (exclusief de opvang van de Oekraïense bewoners).
b. Herindeling en herinrichting begane grond en openbaar toegankelijke verdiepingen Huis voor de provincie.
a.
- het aantal dagelijks aanwezige medewerkers en huurders structureel toeneemt met meer dan 10% en het gemiddeld aantal lunchgasten toeneemt met meer dan 20%, gedurende 3 aaneengesloten maanden, of langer.
- bij een gelijkblijvend aantal dagelijks aanwezige medewerkers en huurders het gemiddeld aantal lunchgasten met meer dan 20% toeneemt, gedurende 3 aaneengesloten maanden of langer (bij een lager of gelijkblijvend aantal lunchgasten mag deze niet aangepast worden).
- het aantal dagelijks aanwezige medewerkers en huurders structureel afneemt met meer dan 10% en daardoor het ge-middeld aantal lunchgasten met 20% of meer afneemt gedurende 3 aaneengesloten maanden, of langer.
De Oekraïense bewoners tellen bij 3 genoemde situaties hierboven genoemd niet mee.
b.
- Herindeling en herinrichting entree en openbaar toegankelijke verdiepingen (waaronder de begane grond) Huis voor de provincie
Op dit moment wordt een ontwerp gemaakt voor de herindeling en herinrichting van het Huis voor de provincie op de begane grond en de eerste etage. Als gevolg van dit nieuwe ontwerp is het mogelijk dat dit effect heeft op de overeen-gekomen dienstverlening met betrekking tot het bedrijfsrestaurant en de all-day bar. Daarvoor is in deze aanbesteding een herzieningsclausule ex artikel 2.163c Aanbestedingswet 2012 opgenomen, waarmee het mogelijk is om bepaalde wijzigingen in de dienstverlening te kunnen toepassen.
Voorwaarden tot wijziging van de Opdracht
Zodra de herindeling en herinrichting van de entree en openbaar toegankelijke verdiepingen (waaronder de begane grond) leiden tot een (mogelijke) wijziging van de Opdracht, start een proces tot het wel of niet overeenkomen van een wijziging op de overeenkomst.
Stap 1: De provincie legt aan Opdrachtnemer de vraag voor of de genoemde herindeling en herinrichting leiden tot een wijziging van de huidige dienstverlening van de Opdrachtnemer. Daarvoor zal de provincie de details van de herindeling en herinrichting aan Opdrachtnemer voorleggen op het moment dat het ontwerp tevens betrekking heeft op het bedrijfs-restaurant en/of de all-day bar.
Stap 2: Opdrachtnemer onderbouwt welke wijzigingen in de dienstverlening noodzakelijk zijn vanwege de genoemde herindeling en herinrichting en wat de gevolgen hiervan zijn voor de prijs van de dienstverlening uitgaande van de prijzen en tarieven van de oorspronkelijke overeenkomst (“het wijzigingsvoorstel”).
Stap 3: De provincie beoordeelt het wijzigingsvoorstel van opdrachtnemer onder andere op proportionaliteit en markt-conformiteit en geeft aan of het wijzigingsvoorstel al dan niet wordt geaccepteerd. Bij acceptatie van het wijzigings-voorstel zal een addendum worden opgesteld ten behoeve van de oorspronkelijke overeenkomst, waarmee de wijziging of wijzigingen worden geformaliseerd.
Aard en omvang van de wijziging: wat gaat er veranderen in de opdracht
Door de herindeling en herinrichting van de entree en openbaar toegankelijke verdiepingen (waaronder de begane grond) van het Huis voor de provincie kan de situatie ontstaan dat opdrachtnemer op onderdelen van de dienstverlening andere, meer of mindere handelingen moet uitvoeren dan wel zijn personeel en apparatuur op een andere wijze, in andere mate danwel op een andere plaats moet inzetten om dezelfde diensten te blijven aanbieden. Zie verder par. 2.6 van de Aanbestedingsleidraad.