Audiovisuele middelen, inclusief Raadzaal Gemeente Etten-Leur

Korte beschrijving

Deze opdracht bestaat, op hoofdlijnen, uit de volgende onderdelen:

1. Levering van de nieuwe audiovisuele uitrusting (Producten, Programmatuur en Koppelingen) voor de raadzaal en overige vergaderzalen, onder meer bestaande uit:
• Bedieningsschermen
• Vergadermanagementsoftware
• Microfooninstallatie
• Automatische cameraregistratie
• Videoschermen- beeldweergave
• Geluidsweergave
• Draadloze microfoons
• Presentatiemogelijkheden
• Opnamevoorzieningen
• Distributie van audiovisuele signalen
• Oplossing ter voorkoming van uitval
Levering van alle Programmatuur en Koppelingen die nodig zijn voor het juist en volledig functioneren conform de voorgeschreven specificaties,
Het totaal van het bovenstaande aangeduid als: “Audiovisuele installatie” De Audiovisuele installatie is een vast bekabelde installatie.

2. Implementatie van de nieuwe Audiovisuele installaties onder meer bestaande uit:
o het volledig functioneel installeren van de Producten en Programmatuur, inclusief het tot stand 1. Levering van de nieuwe audiovisuele uitrusting (Producten, Programmatuur en Koppelingen) voor de raadzaal en overige vergaderzalen, onder meer bestaande uit:
• Bedieningsschermen
• Vergadermanagementsoftware
• Microfooninstallatie
• Automatische cameraregistratie
• Videoschermen- beeldweergave
• Geluidsweergave
• Draadloze microfoons
• Presentatiemogelijkheden
• Opnamevoorzieningen
• Distributie van audiovisuele signalen
• Oplossing ter voorkoming van uitval
Levering van alle Programmatuur en Koppelingen die nodig zijn voor het juist en volledig functioneren conform de voorgeschreven specificaties,
Het totaal van het bovenstaande aangeduid als: “Audiovisuele installatie” De Audiovisuele installatie is een vast bekabelde installatie.

2. Implementatie van de nieuwe Audiovisuele installaties onder meer bestaande uit:
o het volledig functioneel installeren van de Producten en Programmatuur, inclusief het tot stand brengen van Koppelingen met Ibabs en Notubiz-Notucast;
o workshops voor het in detail uitwerken van het gebruik en het beheer;
o design en inrichting;
o het leveren van Gebruiksrechten;
o het leveren van een testbestand en het doorlopen van de testfase;
o training van gebruikers, documentatie en nazorg.

3. Na Acceptatie: het Uitvoeren van Onderhoud aan de Programmatuur, Producten, het leveren van Dienstverlening op Afstand, het continueren van Gebruiksrechten, een en ander op zodanige wijze dat wordt voldaan aan alle overeengekomen (kwaliteits- en continuïteits-) criteria.

Beschrijving van de aanbesteding

Deze opdracht bestaat, op hoofdlijnen, uit de volgende onderdelen:

1. Levering van de nieuwe audiovisuele uitrusting (Producten, Programmatuur en Koppelingen) voor de raadzaal en overige vergaderzalen, onder meer bestaande uit:
• Bedieningsschermen
• Vergadermanagementsoftware
• Microfooninstallatie
• Automatische cameraregistratie
• Videoschermen- beeldweergave
• Geluidsweergave
• Draadloze microfoons
• Presentatiemogelijkheden
• Opnamevoorzieningen
• Distributie van audiovisuele signalen
• Oplossing ter voorkoming van uitval
Levering van alle Programmatuur en Koppelingen die nodig zijn voor het juist en volledig functioneren conform de voorgeschreven specificaties,
Het totaal van het bovenstaande aangeduid als: “Audiovisuele installatie” De Audiovisuele installatie is een vast bekabelde installatie.

2. Implementatie van de nieuwe Audiovisuele installaties onder meer bestaande uit:
o het volledig functioneel installeren van de Producten en Programmatuur, inclusief het tot stand brengen van Koppelingen met Ibabs en Notubiz-Notucast;
o workshops voor het in detail uitwerken van het gebruik en het beheer;
o design en inrichting;
o het leveren van Gebruiksrechten;
o het leveren van een testbestand en het doorlopen van de testfase;
o training van gebruikers, documentatie en nazorg.

3. Na Acceptatie: het Uitvoeren van Onderhoud aan de Programmatuur, Producten, het leveren van Dienstverlening op Afstand, het continueren van Gebruiksrechten, een en ander op zodanige wijze dat wordt voldaan aan alle overeengekomen (kwaliteits- en continuïteits-) criteria.

Overige informatie over verlengingen

De overeenkomst kan twee (2) keer worden verlengd voor de duur van één (1) jaar. De overeenkomst eindigt van rechtswege na de laatste verlenging. De voorwaarden voor verlenging zijn vastgelegd in de overeenkomst.

Eventuele verlenging geschiedt onder gelijkblijvende condities en voorwaarden.

Aanvullende informatie

Alle houders van dit beschrijvend document hebben de mogelijkheid om vragen te stellen. Vragen dienen digitaal via TenderNed middels de vragenmodule te worden ingediend tot uiterlijk 21 februari 2025 om 9:45 uur.

Alle gestelde vragen met de bijbehorende antwoorden, evenals aanvullingen of wijzigingen van de aanbestedende dienst, worden geanonimiseerd op schrift gesteld in een Nota van Inlichtingen.
Vragen kunnen doorlopend gesteld worden tot de deadline. Indien mogelijk zullen ontvangen vragen tussentijds (dus eerder) worden beantwoord via TenderNed, een en ander naar oordeel van de aanbestedende dienst. De Nota(’s) van inlichtingen maakt/maken onlosmakelijk onderdeel uit van de aanbestedingsstukken.

Als u zwaarwegende redenen heeft om uw vraag (en het antwoord) niet voor alle betrokkenen van de aanbesteding inzichtelijk te maken, vink dan “individueel behandelen” aan in TenderNed. De aanbestedende diensten bepalen welke vragen wel of niet voor alle geïnteresseerden worden gepubliceerd. In sommige gevallen zullen de aanbestedende diensten uw vraag bewerken/ aanpassen mochten zij de vraag openbaar publiceren. Dit zal echter niet altijd het geval zijn. U bent zelf verantwoordelijk voor de vragen die u stelt en welke informatie u hierbij geeft.

De aanbestedende dienst streeft ernaar de Nota van Inlichtingen op 28 februari 2025 via TenderNed te publiceren.

Er is gelegenheid om aanvullende vragen te stellen naar aanleiding van de gepubliceerde Nota van Inlichtingen. Deze vragen kunnen uitsluitend via TenderNed via de vragenmodule worden ingediend tot uiterlijk 7 maart 2025 om 9:45 uur.

De gestelde aanvullende vragen en de bijbehorende antwoorden op deze vragen worden geanonimiseerd op schrift gesteld in een 2e Nota van Inlichtingen. De aanbestedende dienst streeft er naar deze Nota van Inlichtingen uiterlijk 14 maart 2025 digitaal beschikbaar te stellen via TenderNed. Tevens zullen alle invulbijlagen in bewerkbaar format gepubliceerd worden.

Andere aanvullende informatie

De Aanbestedende dienst heeft besloten om eis 289 uit het Programma van Eisen te laten vervallen. Hiernaast heeft de Aanbestedende dienst een extra Kwaliteitscriterium op het gebied van de cyberveiligheid toegevoegd.

Gezien het bovenstaande heeft de Aanbestedende dienst besloten de planning aan te passen en is er een nieuwe datum voor de schouw gepland, alsmede een 3e Nota van Inlichtingen toegevoegd.

Alle aanpassingen in de aanbestedingsdocumenten gemarkeerd. Vriendelijk verwijzen wij u naar de aanbestedingsdocumenten voor meer informatie. Indien er nog onduidelijkheden zijn, vernemen wij dat uiteraard graag in de nota van inlichtingen.

Aanvullende informatie

Alle houders van dit beschrijvend document hebben de mogelijkheid om vragen te stellen. Vragen dienen digitaal via TenderNed middels de vragenmodule te worden ingediend tot uiterlijk 21 februari 2025 om 9:45 uur.

Alle gestelde vragen met de bijbehorende antwoorden, evenals aanvullingen of wijzigingen van de aanbestedende dienst, worden geanonimiseerd op schrift gesteld in een Nota van Inlichtingen.
Vragen kunnen doorlopend gesteld worden tot de deadline. Indien mogelijk zullen ontvangen vragen tussentijds (dus eerder) worden beantwoord via TenderNed, een en ander naar oordeel van de aanbestedende dienst. De Nota(’s) van inlichtingen maakt/maken onlosmakelijk onderdeel uit van de aanbestedingsstukken.

Als u zwaarwegende redenen heeft om uw vraag (en het antwoord) niet voor alle betrokkenen van de aanbesteding inzichtelijk te maken, vink dan “individueel behandelen” aan in TenderNed. De aanbestedende diensten bepalen welke vragen wel of niet voor alle geïnteresseerden worden gepubliceerd. In sommige gevallen zullen de aanbestedende diensten uw vraag bewerken/ aanpassen mochten zij de vraag openbaar publiceren. Dit zal echter niet altijd het geval zijn. U bent zelf verantwoordelijk voor de vragen die u stelt en welke informatie u hierbij geeft.

De aanbestedende dienst streeft ernaar de Nota van Inlichtingen op 28 februari 2025 via TenderNed te publiceren.

Er is gelegenheid om aanvullende vragen te stellen naar aanleiding van de gepubliceerde Nota van Inlichtingen. Deze vragen kunnen uitsluitend via TenderNed via de vragenmodule worden ingediend tot uiterlijk 7 maart 2025 om 9:45 uur.

De gestelde aanvullende vragen en de bijbehorende antwoorden op deze vragen worden geanonimiseerd op schrift gesteld in een 2e Nota van Inlichtingen. De aanbestedende dienst streeft er naar deze Nota van Inlichtingen uiterlijk 14 maart 2025 digitaal beschikbaar te stellen via TenderNed. Tevens zullen alle invulbijlagen in bewerkbaar format gepubliceerd worden. Vanwege een storing in TenderNed van vanochtend hebben we de termijn voor inschrijvingen opgeschort naar morgen, dinsdag 27 mei, om 8.30 uur.