Lijst en korte beschrijving van regels en criteria
Kwaliteitsborging: De Inschrijver heeft bij Inschrijving een kwaliteitsmanagementsysteem geïmplementeerd. Dat houdt in dat Inschrijver beleid hanteert met betrekking tot het beheersen, bewaken, borgen en verbeteren van de kwaliteit op de ondersteuning. Dit systeem moet gelet op de grootte en omvang van de Inschrijver passend zijn om kwalitatief hoogwaardige dienstverlening gedurende een langere periode te kunnen leveren. Daarnaast moet de scope van het kwaliteitssysteem zijn afgestemd op het onderwerp van dit Inkoopdocument.
Gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem
De Gemeente vindt het van groot belang dat Inschrijvers die gecontracteerd worden, werken aan het continue verbeteren van de geboden kwaliteit. Dit volgens het Plan Do Check Act (PDCA) principe. Certificerende instellingen controleren dit jaarlijks bij Inschrijvers die een gecertificeerd kwaliteitssysteem hebben. De Gemeente stelt een keurmerk of certificaat niet verplicht. Als de Inschrijver geen gecertificeerd kwaliteitssysteem heeft, dan eist de Gemeente wel dat de Inschrijver een eigen deugdelijk en geïmplementeerd kwaliteitssysteem hanteert en dat kan aantonen. Naast erkende kwaliteitssystemen van keurmerken zoals ISO, HKZ, PREZO keurmerk Gehandicaptenzorg of vergelijkbaar, mag dus ook een eigen kwaliteitssysteem worden ingezet.
Als bewijs moet de Inschrijver een kopie van de certificering toevoegen aan de Inschrijving in Mercell.
Kwaliteitsmanagementsysteem
Een van de voorwaarden die de Gemeente stelt aan Inschrijvers met een niet-gecertificeerd kwaliteitssysteem is dat dit kwaliteitssysteem jaarlijks wordt getoetst door een onafhankelijk ter zake deskundige. Een ter zake deskundige is iemand die (door middel van een opleiding) getraind is in het beoordelen van kwaliteitssystemen die gericht zijn op het aanbieden van zorg. Een andere mogelijkheid is dat deze deskundige aantoonbaar minimaal vijf (5) jaar werkervaring heeft met het ontwikkelen, onderhouden, of beoordelen van kwaliteitssystemen die gericht zijn op zorg.
Het oordeel van deze onafhankelijk ter zake deskundige dient positief te zijn en dit dient te blijken uit een rapportage/auditverslag.
De volgende onderdelen dienen minimaal in het eigen kwaliteitssysteem van de Inschrijver te staan:
1. Algemeen beleid, kwaliteitsbeleid, visie, missie, SMART geformuleerde doelstellingen.
2. Beleid rondom klachten, incidenten en calamiteiten en de wijze waarop deze leiden tot verbeteracties (PDCA).
3. Oordeel van de onafhankelijk ter zake deskundige en wijze waarop deze leiden tot verbeteracties (PDCA).
4. Beschreven primaire en ondersteunende processen.
5. Beschrijving hoe met het behandelplan van de Inschrijver wordt omgegaan (zoals: samen met de cliënt worden doelen bepaald, minimaal halfjaarlijkse evaluaties, voortgangsrapportages, risico-inventarisaties, SMART doelstellingen en hieraan gekoppelde acties).
6. Cliënt- en medewerkerservaringsonderzoek (volgens wettelijke richtlijnen, doch minimaal eenmaal per twee (2) jaar).
7. Hoe cliëntenparticipatie (medezeggenschap) wordt vormgegeven.
8. Een klachtenregeling die aansluit bij het niveau van de cliënt (waaronder onafhankelijke klachtenfunctionaris, klachtenregistratie en – verbetering).
9. Van toepassing zijnde professionele standaarden.
10. Hoe wordt omgegaan met leveranciersbeoordeling (indien van toepassing minimaal jaarlijkse evaluaties met onderaannemers).
11. Hoe wordt omgegaan met veiligheid (onder andere meldcode, RI&E, risico-inventarisatie cliënten en woonomgeving, wettelijke eisen rondom brandveiligheid et cetera).
12. Hoe wordt omgegaan met cliëntveiligheid (agressie, medicatieveiligheid, brandveiligheid).
13. Hoe wordt omgegaan met privacy (meldcode datalekken en privacyprotocol).
14. Personeelsbeleid (dossiers tonen aan dat medewerkers de juiste opleiding hebben afgerond met diploma en een voor de branche passende registratie hebben, passend bij en in de richting van de doelgroep en de soort ondersteuning en van voldoende niveau).
Als de Inschrijver niet over de vereiste certificaten beschikt, maar over een gelijkwaardig certificaat of kwaliteitsborgingssysteem, dan dient de Inschrijver dit bij de beantwoording in het UEA aan te geven. Ook moet de Inschrijver in de bijlage omschrijven waarom het systeem als gelijkwaardig moet worden beschouwd alsook het oordeel van de onafhankelijk ter zake deskundige. De Gemeente dient uit de omschrijving te kunnen opmaken dat het betreffende certificaat of gehanteerde kwaliteitsborgingssysteem ook daadwerkelijk gelijkwaardig is. Ter bewijs van deze gelijkwaardigheid kan de Gemeente bij het voornemen tot gunning van de Inschrijver vragen de gelijkwaardigheid nader aan te tonen.