Vervanging financieel systeem inclusief implementatie - provincie Groningen

Provincie Groningen

Het huidige financieel systeem van de provincie Groningen is vanuit technisch en functioneel perspectief aan vervanging toe. De Oplossing bevat minimaal alle in dit document benoemde modules/ functionaliteiten: Stamgegevens Grootboek, journaalposten, boekingen en memorialen Begroting en jaarrekening Debiteuren Crediteuren Bestellen Verplichtingenadministratie Betalingsverkeer Btw Budgetten en kostentoekenning Activa Reserves en voorzieningen (R&V) Workflow Managementrapportages Financiële afwikkeling subsidieaanvragen Projectenadministratie Leningenadministratie

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2024-10-21. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2024-08-22.

Wie?

• Provincie Groningen

Wat?

Waar?

• Nederland

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2024-08-22	Aankondiging van een opdracht

Aankondiging van een opdracht (2024-08-22)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Vervanging financieel systeem inclusief implementatie - provincie Groningen
Referentienummer: T92129
Korte beschrijving:

Soort contract: Diensten
Producten/diensten: Diensten voor ontwikkeling van software voor financiële systemen 📦
Geschatte waarde exclusief BTW: 17 750 000 EUR 💰
Aanvullende aard van het contract: Leveringen
Andere beperkingen op de plaats van uitvoering: Overal in het desbetreffende land
Beschrijving
Interne identificatiecode: T92129
Aanvullende informatie:

Na publicatie van de aanbestedingsstukken vindt er een toelichting (via Teams) plaats op Samenwerking Op Maat en de methodiek van de aanbesteding (1e marktbijeenkomst). Tijdens deze voorlichting is er gelegenheid tot het stellen van vragen. Voor de onderhavige aanbestedingsprocedure zijn twee inlichtingenrondes ingebouwd. Tussen de inlichtingenrondes in is een individuele inlichtingen ronde ingebouwd. Eventuele vragen ter zake van het Beschrijvend document dienen via de vraag & antwoordmodule van Mercell te worden ingediend. De planning met data en tijden is opgenomen onder het kopje 'planning' in Mercell

Aanvullende producten/diensten: Software voor financiële systemen 📦
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Zie documentatie
Land: Nederland 🇳🇱
Duur
Startdatum: 2025-02-01 📅
Einddatum: 2030-02-01 📅
Beschrijving
Maximumaantal verlengingen: 17
Overige informatie over verlengingen:

De totale initiële contractperiode (fase 1 en 2) bedraagt vijf (5) jaar, met de eenzijdige optie voor Opdrachtgever de Overeenkomst één (1) maal met drie (3) jaar te verlengen en één (1) maal met twee (2) jaar te verlengen. Na 10 jaar kan de overeenkomst 2-jaarlijks worden verlengd. De overeenkomst loopt na 30 jaar van rechtswege af. Tien jaar na de ingangsdatum van deze overeenkomst, en vervolgens elke vijf (5) jaar, zullen partijen een evaluatiegesprek voeren om de toekomstbestendigheid van de overeenkomst te bespreken en te beoordelen of aanpassingen noodzakelijk zijn. Deze gesprekken zijn bedoeld om de samenwerking te versterken en te zorgen dat deze blijft voldoen aan de veranderende behoeften en verwachtingen van zowel de provincie als de opdrachtnemer. Indien een van de partijen overweegt de overeenkomst te beëindigen na de evaluatie, dient deze partij de andere partij minimaal twee (2) jaar voor de beoogde beëindigingsdatum hierover schriftelijk te informeren. Dit stelt beide partijen in staat om adequate voorbereidingen te treffen en een overgangsperiode te beheren. Er is gekozen voor mogelijk een relatief lange contractperiode vanwege hoge transitiekosten. Een wijziging van het Financieel Systeem heeft bovendien een grote impact op de organisatie en de medewerkers (onder meer vanwege verandering van rollen). Daarnaast is de intentie een partnerschap voor langere periode aan te gaan, waarbij Opdrachtgever gebruik maakt van de expertise van de Opdrachtnemer om het Financieel Systeem te kunnen door ontwikkelen en toekomst vast in te richten. Het beoogde resultaat van deze aanbesteding is een op professionele en effectieve wijze afgesloten Overeenkomst met een Opdrachtnemer die heeft aangetoond expert te zijn voor het leveren, implementeren van een Financieel Systeem binnen de provincie Groningen alsmede de bijbehorende werkzaamheden, waarbij de projectdoelstellingen worden gerealiseerd binnen het budget en de planning, conform de vraagscope, voor de overeengekomen kwaliteit en binnen de gestelde randvoorwaarden.

Overige informatie over verlengingen

De totale initiële contractperiode (fase 1 en 2) bedraagt vijf (5) jaar, met de eenzijdige optie voor Opdrachtgever de Overeenkomst één (1) maal met drie (3) jaar te verlengen en één (1) maal met twee (2) jaar te verlengen. Na 10 jaar kan de overeenkomst 2-jaarlijks worden verlengd. De overeenkomst loopt na 30 jaar van rechtswege af.

Tien jaar na de ingangsdatum van deze overeenkomst, en vervolgens elke vijf (5) jaar, zullen partijen een evaluatiegesprek voeren om de toekomstbestendigheid van de overeenkomst te bespreken en te beoordelen of aanpassingen noodzakelijk zijn. Deze gesprekken zijn bedoeld om de samenwerking te versterken en te zorgen dat deze blijft voldoen aan de veranderende behoeften en verwachtingen van zowel de provincie als de opdrachtnemer.

Indien een van de partijen overweegt de overeenkomst te beëindigen na de evaluatie, dient deze partij de andere partij minimaal twee (2) jaar voor de beoogde beëindigingsdatum hierover schriftelijk te informeren. Dit stelt beide partijen in staat om adequate voorbereidingen te treffen en een overgangsperiode te beheren.

Er is gekozen voor mogelijk een relatief lange contractperiode vanwege hoge transitiekosten. Een wijziging van het Financieel Systeem heeft bovendien een grote impact op de organisatie en de medewerkers (onder meer vanwege verandering van rollen). Daarnaast is de intentie een partnerschap voor langere periode aan te gaan, waarbij Opdrachtgever gebruik maakt van de expertise van de Opdrachtnemer om het Financieel Systeem te kunnen door ontwikkelen en toekomst vast in te richten.

Het beoogde resultaat van deze aanbesteding is een op professionele en effectieve wijze afgesloten Overeenkomst met een Opdrachtnemer die heeft aangetoond expert te zijn voor het leveren, implementeren van een Financieel Systeem binnen de provincie Groningen alsmede de bijbehorende werkzaamheden, waarbij de projectdoelstellingen worden gerealiseerd binnen het budget en de planning, conform de vraagscope, voor de overeengekomen kwaliteit en binnen de gestelde randvoorwaarden.

Informatie over opties
Opties ✅
Beschrijving van de opties:

1. Verandermanagement gedurende de implementatieperiode 2. Portaal subsidieverlening 3. Module Contractmanagement- en -beheer

Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Plan van Aanpak
Kwaliteitscriterium (weging): 1312500
Kwaliteitscriterium (naam): Risico- en kansendossier
Kwaliteitscriterium (weging): 787500
Kwaliteitscriterium (naam): Wensen
Kwaliteitscriterium (weging): 1050000
Kwaliteitscriterium (naam): Demonstratie
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0000

Procedure
Soort procedure
Openbare procedure ✅
Rechtsgrondslag: Richtlijn 2014/24/EU
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2024-10-21 08:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2024-10-21 08:05:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 120 dagen
Voorwaarden voor inschrijving
Openingsdatum: 2024-10-21 08:05:00 📅
Elektronische facturering: Vereist
Er zal gebruik worden gemaakt van elektronische bestellingen ✅
Er zal gebruik worden gemaakt van elektronische betaling ✅
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 2024-10-03 10:00:00 📅
Gunningscriteria
Type vast getal: Vaste waarde (totaal)

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Economische en financiële draagkracht
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria:

Financiële gezondheid: Kopie van de meest recente accountantsverklaring en de meest recente jaarrekening.

Dochtermaatschappij doet beroep op financiële gegevens moedermaatschappij: Verklaring van moedermaatschappij inzake hoofdelijke aansprakelijkheid.

Bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheid: Adequaat verzekerd te zijn tegen bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheid met een dekking van minimaal € 1.000.000, - per gebeurtenis.

Kwaliteitsmanagementsysteem: Kopie van een geldig ISO 9001-certificaat (of gelijkwaardig). Een vergelijkbaar kwaliteitsmanagementniveau dient Inschrijver aan te tonen door middel van het tonen van het naleven van de beschreven eisen uit de hoofdstukken 4, 5, 6, 7, 8 en 9 van de ISO:9001:2015 certificering.

Informatiebeveiliging: Kopie van een geldig ISO 27001-certificaat (of gelijkwaardig) In geval van een gelijkwaardig dient de Inschrijver gedetailleerde documentatie te verstrekken waaruit blijkt dat de toegepaste beveiligingsmaatregelen en het niveau van beveiliging minimaal gelijkwaardig zijn aan de eisen zoals vastgelegd in ISO 27001, waarbij minimaal ingegaan dient te worden op hoofdstuk hoofdstukken 4 t/m 10, inclusief concrete voorbeelden of bewijzen zoals beleidsdocumenten, risicobeoordelingen, interne auditrapporten, en verbeterplannen.

Voorwaarden voor deelname
Lijst en korte beschrijving van aandoeningen:

Beroeps- of handelsregister: Uittreksel uit het handelsregister

Uitsluitingsgronden: Gedragsverklaring aanbesteden

Technische en professionele bekwaamheid
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria:

Referentie m.b.t. kerncompetenties: 1. Kennis van en ervaring met financiële processen binnen de decentrale overheid of bij ZBO's. Onderwerpen zoals subsidieverstrekking, BBV, IV3, btw-mengpercentages en leges zijn bekende begrippen. 2. Ervaring met het succesvol implementeren van de voorgestelde Oplossing bij één of meer decentrale overheidsinstellingen of ZBO's, zodat op basis van Best Practice geadviseerd en geïmplementeerd kan worden.

Voorwaarden voor deelname
Uitsluitingsgrond:

Activa beheerd door vereffenaar

Betaling van belastingen

Betaling van socialezekerheidsbijdragen

+ nog 15

Corruptie

Deelname aan een criminele organisatie

Die zich schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen, achterhouden van informatie, niet in staat is de vereiste documenten te verstrekken en heeft vertrouwelijke informatie over deze procedure verkregen.

Ernstige beroepsfouten

Faillissement

Fraude

Insolventie

Kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel

Met faillissement vergelijkbare toestand uit hoofde van nationale recht

Regeling met schuldeisers

Staking van bedrijfsactiviteiten

Terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten

Vervalsing van de mededinging

Voortijdige beëindiging, schadevergoeding of andere vergelijkbare sancties

Witwassen van geld of financiering van terrorisme

Beschrijving van de uitsluitingsgronden: Zie UEA

Aanbestedende dienst
Naam en adressen
Naam: Provincie Groningen
Nationaal registratienummer: 01182023
Postadres: Sint Jansstraat 4
Postcode: 9712JN
Poststad: Groningen
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Arjan Dortmans
E-mail: a.dortmans@provinciegroningen.nl 📧
Telefoon: +31621316042 📞
Adres van het kopersprofiel: https://s2c.mercell.com/buyer/32042 🌏
Type aanbestedende dienst
Ministerie of elke andere nationale of federale instantie
Hoofdactiviteit
Algemene overheidsdiensten
Communicatie
Documenten URL: https://s2c.mercell.com/today/92129 🌏
Deelname URL: https://s2c.mercell.com/today/92129 🌏
Elektronische indiening: Toegestaan

Aanvullende informatie
Aanvullende informatie

Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank Noord Nederland
Nationaal registratienummer: 00000
Postadres: Guyotplein 1
Postcode: 9712NX
Poststad: Groningen
Land: Nederland 🇳🇱
E-mail: info.rechtbanknoordnederland@rechtspraak.nl 📧
Telefoon: +31 883614444 📞
URL: https://www.rechtspraak.nl/Organisatie-en-contact/Organisatie/Rechtbanken/Rechtbank-Noord-Nederland 🌏
Herzieningsprocedure
Precieze informatie over de termijn(en) voor herzieningsprocedures:

Indien een verificatiegesprek naar het oordeel van de aanbestedende dienst niet nodig is of de verificatie als bedoeld in paragraaf 7.1 succesvol is verlopen, is de inschrijver die de inschrijving heeft gedaan met de beste prijs- kwaliteitverhouding (de beoogd Opdrachtnemer) definitief bekend. Deze bekendmaking (bekendmaking beoogd Opdrachtnemer) zal schriftelijk via Mercell worden medegedeeld aan de inschrijvers. De afgewezen Inschrijvers krijgen de gelegenheid tegen het besluit tot bekendmaking beoogd opdrachtnemer en of de ranking bezwaar in te dienen overeenkomstig het gestelde in paragraaf 7.5. Indien de Concretiseringsfase positief verloopt zal het voornemen tot gunnen (de gunningsbeslissing) bekend worden gemaakt aan de Inschrijvers die ook de bekendmaking beoogd Opdrachtnemer hebben ontvangen. Deze Inschrijvers hebben alleen de mogelijkheid tegen het gunningvoornemen overeenkomstig het gestelde in paragraaf 7.5 bezwaar in te dienen, indien ze van mening zijn dat zich onrechtmatigheden in de Concretiseringsfase hebben voorgedaan. Indien de bezwaartermijn ongebruikt verstrijkt en er overigens geen (juridische) belemmeringen zijn, sluit de Aanbestedende dienst de Concretiseringsfase af met definitieve gunning. Opdrachtnemer is er dan voor verantwoordelijk de Opdracht uit te voeren voor de door hem opgegeven prijs, binnen de opgestelde planning en de kwaliteit die hij heeft gegarandeerd alsmede binnen de geldende (wettelijke) eisen en randvoorwaarden. Inschrijvers die zich niet kunnen verenigen met de gunningsbeslissing en daartegen een rechtsmiddel willen instellen, dienen uiterlijk 20 kalenderdagen na dagtekening van de aan hen verzonden mededeling van de gunningsbeslissing een kort geding geëntameerd te hebben bij de Voorzieningenrechter van de rechtbank Noord-Nederland, locatie Groningen. Voor de duidelijkheid wordt erop gewezen dat voornoemde termijn kwalificeert als contractuele vervaltermijn op grond waarvan inschrijvers niet ontvankelijk in hun vorderingen zijn indien niet binnen de hierboven gestelde termijn een dagvaarding in kort geding aan aanbestedende dienst is betekend. Deze spelregel is opgenomen in het in het belang van de voortvarendheid van de procedure en de gerechtvaardigde belangen van onder andere de winnende inschrijver. Door in te schrijven stemmen inschrijvers uitdrukkelijk in met deze spelregel en heeft deze als wederzijds overgekomen vervalbeding te gelden.

Precieze informatie over de termijn(en) voor herzieningsprocedures

Indien een verificatiegesprek naar het oordeel van de aanbestedende dienst niet nodig is of de verificatie als bedoeld in paragraaf 7.1 succesvol is verlopen, is de inschrijver die de inschrijving heeft gedaan met de beste prijs- kwaliteitverhouding (de beoogd Opdrachtnemer) definitief bekend. Deze bekendmaking (bekendmaking beoogd Opdrachtnemer) zal schriftelijk via Mercell worden medegedeeld aan de inschrijvers.

De afgewezen Inschrijvers krijgen de gelegenheid tegen het besluit tot bekendmaking beoogd opdrachtnemer en of de ranking bezwaar in te dienen overeenkomstig het gestelde in paragraaf 7.5.

Indien de Concretiseringsfase positief verloopt zal het voornemen tot gunnen (de gunningsbeslissing) bekend worden gemaakt aan de Inschrijvers die ook de bekendmaking beoogd Opdrachtnemer hebben ontvangen. Deze Inschrijvers hebben alleen de mogelijkheid tegen het gunningvoornemen overeenkomstig het gestelde in paragraaf 7.5 bezwaar in te dienen, indien ze van mening zijn dat zich onrechtmatigheden in de Concretiseringsfase hebben voorgedaan. Indien de bezwaartermijn ongebruikt verstrijkt en er overigens geen (juridische) belemmeringen zijn, sluit de Aanbestedende dienst de Concretiseringsfase af met definitieve gunning. Opdrachtnemer is er dan voor verantwoordelijk de Opdracht uit te voeren voor de door hem opgegeven prijs, binnen de opgestelde planning en de kwaliteit die hij heeft gegarandeerd alsmede binnen de geldende (wettelijke) eisen en randvoorwaarden.

Inschrijvers die zich niet kunnen verenigen met de gunningsbeslissing en daartegen een rechtsmiddel willen instellen, dienen uiterlijk 20 kalenderdagen na dagtekening van de aan hen verzonden mededeling van de gunningsbeslissing een kort geding geëntameerd te hebben bij de Voorzieningenrechter van de rechtbank Noord-Nederland, locatie Groningen.
Voor de duidelijkheid wordt erop gewezen dat voornoemde termijn kwalificeert als contractuele vervaltermijn op grond waarvan inschrijvers niet ontvankelijk in hun vorderingen zijn indien niet binnen de hierboven gestelde termijn een dagvaarding in kort geding aan aanbestedende dienst is betekend. Deze spelregel is opgenomen in het in het belang van de voortvarendheid van de procedure en de gerechtvaardigde belangen van onder andere de winnende inschrijver. Door in te schrijven stemmen inschrijvers uitdrukkelijk in met deze spelregel en heeft deze als wederzijds overgekomen vervalbeding te gelden.

Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Bron: OJS 2024/S 164-505821 (2024-08-22)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning (>20 nieuwe aankopen)

Softwareprogrammering en -advies (>20)

Programmering van softwarepakketten (9)

Programmering van toepassingssoftware (7)

Diensten voor ontwikkeling van software voor zakelijke transacties en persoonlijke zaken (1)

Diensten voor ontwikkeling van software voor financiële analyse en boekhouding