Payroll-dienstverlening

Stichting AICoalitie4NL (voorheen: Stichting AiNed)

Naar aanleiding van een aantal organisatorische ontwikkelingen wil Stichting AICoalitie4NL medewerkers in dienst nemen via een payroll-dienstverlener. Het doel van deze aanbesteding is het sluiten van een raamovereenkomst met één leverancier van payrolldienstverlening. Stichting AICoalitie4NL verwacht van de payrolldienstverlener uitgebreide verloningsdiensten, waaronder de correcte loonberekeningen, het afdragen van belastingen en premies, het verzorgen van arbeidscontracten, het (optioneel) begeleiden bij ziekte en re-integratie, beheren van de personeelsadministratie en het naleven van de actuele wet- en regelgeving. Stichting AICoalitie4NL gaat uit van een geraamde opdrachtwaarde (inclusief optiejaren) van € 700.000 bruto loonkosten per jaar. Dit is slechts een indicatie waaraan geen rechten kunnen worden ontleend. Om bij succes van de constructie en bij het moeten aannemen van nieuwe medewerkers niet te snel tegen de grenzen van de Raamovereenkomst te lopen wordt de maximale waarde van de Raamovereenkomst voor de totale looptijd gemaximeerd op € 3.500.000 bruto loonkosten. De Raamovereenkomst eindigt van rechtswege als de maximale geraamde waarde is bereikt. Bovengenoemde maximale raming betreft slechts een indicatie van de omvang. Aanbieders kunnen geen rechten ontlenen aan deze gegevens, dit betreft bijvoorbeeld in geen geval een minimale omzetgarantie. Stichting AICoalitie4NL is voor de mate waarin een beroep gedaan wordt op de Raamovereenkomst in grote mate afhankelijk van subsidieverstrekkingen en kan daarom nu en in de toekomst slechts in beperkte mate vooruit plannen. Er is gekozen voor het sluiten van een Raamovereenkomst gezien de definitieve omvang van de in te huren flexibele arbeid door middel van payrolling niet vooraf kan worden vastgesteld. De beoogde startdatum van de Raamovereenkomst is 1 januari 2025. De duur van de Raamovereenkomst is twee (2) jaar, tot 31 december 2026 (initiële looptijd). De Raamovereenkomst kan door de Stichting AICoalitie4NL optioneel twee (2) maal met één (1) jaar worden verlengd. Indien van de verlengingsoptie gebruik wordt gemaakt, dan zal de Stichting AICoalitie4NL dit zes (6) maanden voor de einddatum van de initiële looptijd schriftelijk mededelen aan de payroll-dienstverlener. Indien geen gebruik gemaakt wordt van de verlengingsoptie, eindigt de Raamovereenkomst vanwege rechtswege. Een eventuele verlenging zal worden gesloten onder gelijkblijvende voorwaarden met uitzondering van indexatie.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2024-11-22. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2024-10-04.

Wie?

• Stichting AICoalitie4NL (voorheen: Stichting AiNed)

Wat?

• Diensten voor de terbeschikkingstelling van personeel, met inbegrip van tijdelijk personeel › Diensten voor de terbeschikkingstelling van kantoorpersoneel

Waar?

• Zuid-Holland › Agglomeratie ’s-Gravenhage

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2024-10-04	Aankondiging van een opdracht
2024-10-30	Aankondiging van een opdracht

Aankondiging van een opdracht (2024-10-04)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Payroll-dienstverlening
Korte beschrijving:

Korte beschrijving

Naar aanleiding van een aantal organisatorische ontwikkelingen wil Stichting AICoalitie4NL medewerkers in dienst nemen via een payroll-dienstverlener. Het doel van deze aanbesteding is het sluiten van een raamovereenkomst met één leverancier van payrolldienstverlening. Stichting AICoalitie4NL verwacht van de payrolldienstverlener uitgebreide verloningsdiensten, waaronder de correcte loonberekeningen, het afdragen van belastingen en premies, het verzorgen van arbeidscontracten, het (optioneel) begeleiden bij ziekte en re-integratie, beheren van de personeelsadministratie en het naleven van de actuele wet- en regelgeving. Stichting AICoalitie4NL gaat uit van een geraamde opdrachtwaarde (inclusief optiejaren) van € 700.000 bruto loonkosten per jaar. Dit is slechts een indicatie waaraan geen rechten kunnen worden ontleend.
Om bij succes van de constructie en bij het moeten aannemen van nieuwe medewerkers niet te snel tegen de grenzen van de Raamovereenkomst te lopen wordt de maximale waarde van de Raamovereenkomst voor de totale looptijd gemaximeerd op € 3.500.000 bruto loonkosten. De Raamovereenkomst eindigt van rechtswege als de maximale geraamde waarde is bereikt. Bovengenoemde maximale raming betreft slechts een indicatie van de omvang. Aanbieders kunnen geen rechten ontlenen aan deze gegevens, dit betreft bijvoorbeeld in geen geval een minimale omzetgarantie. Stichting AICoalitie4NL is voor de mate waarin een beroep gedaan wordt op de Raamovereenkomst in grote mate afhankelijk van subsidieverstrekkingen en kan daarom nu en in de toekomst slechts in beperkte mate vooruit plannen.

Er is gekozen voor het sluiten van een Raamovereenkomst gezien de definitieve omvang van de in te huren flexibele arbeid door middel van payrolling niet vooraf kan worden vastgesteld. De beoogde startdatum van de Raamovereenkomst is 1 januari 2025. De duur van de Raamovereenkomst is twee (2) jaar, tot 31 december 2026 (initiële looptijd). De Raamovereenkomst kan door de Stichting AICoalitie4NL optioneel twee (2) maal met één (1) jaar worden verlengd. Indien van de verlengingsoptie gebruik wordt gemaakt, dan zal de Stichting AICoalitie4NL dit zes (6) maanden voor de einddatum van de initiële looptijd schriftelijk mededelen aan de payroll-dienstverlener. Indien geen gebruik gemaakt wordt van de verlengingsoptie, eindigt de Raamovereenkomst vanwege rechtswege. Een eventuele verlenging zal worden gesloten onder gelijkblijvende voorwaarden met uitzondering van indexatie.

Soort contract: Diensten
Producten/diensten: Diensten voor de terbeschikkingstelling van kantoorpersoneel 📦
Geschatte waarde exclusief BTW: 3500000.0 EUR 💰
Andere beperkingen op de plaats van uitvoering: Overal in het desbetreffende land
Beschrijving
Interne identificatiecode: 1
Beschrijving van de aanbesteding:

De opdracht betreft het uitbesteden van administratieve en juridische aspecten van het werkgeverschap aan een payroll-organisatie. Deze organisatie gaat een arbeidsrelatie aan met de payroll-medewerker en stelt deze medewerker ter beschikking aan de opdrachtgever, die zelf de werving en selectie heeft verzorgd. De scope van deze aanbesteding betreft het inhuren van arbeidskrachten middels payroll voor alle medewerkers die op basis van een dienstverband voor Stichting AICoalitie4NL willen werken. De leverancier zal het volledige payrollproces opzetten en beheren, met als doel maximale ontzorging voor zowel de medewerkers als de opdrachtgever. Maximale waarde van de raamovereenkomst van € 3.500.000 loonkosten. NB dit is geen geraamde waarde van de marge van de payroll-dienstverlener, maar van de bruto loonkosten die via de payroll-dienstverlener betaald worden.

Aanvullende informatie:

Raamovereenkomst voor de duur van twee jaar met daarna tweemaal de mogelijkheid om deze met een jaar te verlengen.

Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Den Haag
Land: Nederland 🇳🇱
Duur: 48 maanden
Gunningscriteria
Prijs ✅
Prijs (weging): 40
Kwaliteitscriterium (naam): Kwaliteit
Kwaliteitscriterium (weging): 60
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0000

Procedure
Soort procedure
Openbare procedure ✅
Rechtsgrondslag: Richtlijn 2014/24/EU
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2024-11-22 12:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2024-11-22 12:10:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 2 maanden
Informatie over een raamovereenkomst of een dynamisch aankoopsysteem
Raamovereenkomst met verschillende exploitanten ✅
Maximumaantal deelnemers: 1
Voorwaarden voor inschrijving
Een geavanceerd(e) of gekwalificeerd(e) elektronisch(e) handtekening of zegel (zoals omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014) is vereist
Openingsdatum: 2024-11-22 12:10:00 📅
Elektronische facturering: Toegestaan
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 2024-10-18 12:00:00 📅
Gunningscriteria
Wegingstype: Gewicht (punten, exact)

Aanbestedende dienst
Naam en adressen
Naam: Stichting AICoalitie4NL (voorheen: Stichting AiNed)
Nationaal registratienummer: 530243005
Postadres: Bezuidenhoutseweg 12
Postcode: 2594AV
Poststad: 's-Gravenhage
Regio: Agglomeratie ’s-Gravenhage 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Boudewijn van Immerseel
E-mail: projectbureau@procurance.nl 📧
Telefoon: +31 850161820 📞
URL: https://ained.nl/ 🌏
Adres van het kopersprofiel: https://ained.nl/over-ained/ 🌏
Type aanbestedende dienst
Publiekrechtelijke instelling
Hoofdactiviteit
Algemene overheidsdiensten
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/352110 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/352110 🌏
Elektronische indiening: Vereist

Aanvullende informatie
Dienst waar informatie over de beroepsprocedure kan worden verkregen
Zelfde als: Naam en adressen
Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Bron: OJS 2024/S 195-601341 (2024-10-04)

Aankondiging van een opdracht (2024-10-30)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Geschatte waarde exclusief BTW: 3500000.0 EUR 💰

Procedure
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2024-11-25 12:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2024-11-25 12:10:00 📅
Voorwaarden voor inschrijving
Openingsdatum: 2024-11-25 12:10:00 📅
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 2024-11-05 12:00:00 📅

Aanbestedende dienst
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/355392 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/355392 🌏

Wijzigingen
Andere aanvullende informatie

Door het later publiceren van de Nota van Inlichtingen zijn de termijnen verschoven.

Voornaamste reden voor de wijziging: Informatie bijgewerkt
Informatie over wijzigingen
Versie van de eerdere aankondiging die moet worden gewijzigd: 52e85bc2-debe-4654-be03-465497058a8c-01
Bron: OJS 2024/S 214-666659 (2024-10-30)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Zakelijke dienstverlening: juridisch, marketing, consulting, drukkerij en beveiliging (>20 nieuwe aankopen)

Recruteringsdiensten (>20)

Diensten voor de terbeschikkingstelling van personeel, met inbegrip van tijdelijk personeel (>20)