Levering van elektrotechnische materialen

Korte beschrijving

Waterschap Scheldestromen is een overheidsorganisatie met als taken de zorg voor de waterkering en het integraal waterbeheer (watersysteem en zuiveren van afvalwater). Ook de zorg voor de wegen in het buitengebied valt onder de verantwoordelijkheid van het waterschap. 
Het waterschap staat onder leiding van de algemene vergadering en de dagelijkse beslissingen worden genomen door het dagelijks bestuur. De ambtelijke organisatie staat onder leiding van de secretaris-directeur. Het beheergebied van waterschap Scheldestromen betreft het gebied van de Provincie Zeeland met een oppervlakte van 190.273 hectare, waar 381.000 mensen wonen.
De hoofdvestigingen van waterschap Scheldestromen zijn de kantoren in Middelburg en Terneuzen. In totaal werken er ongeveer 460 mensen bij waterschap Scheldestromen.
Voor meer informatie over de aanbestedende dienst verwijzen we u naar www.scheldestromen.nl

Het doel van deze aanbesteding is een overeenkomst te sluiten met een leverancier die in staat is het gevraagde product zoals omschreven in paragraaf 1.3.2. te leveren.

Voorliggende Aanbestedingsleidraad is opgesteld in het kader van de openbare aanbestedingsprocedure.
De doelstelling van deze Aanbestedingsleidraad is als volgt:
het informeren van geïnteresseerde marktpartijen over de inhoud van het project;
het toelichten van de wijze van inschrijven voor ondernemers;
het beschrijven van de minimumeisen waaraan ondernemers moeten voldoen bij hun Inschrijving;
het toelichten van de wijze waarop de Inschrijvingen worden beoordeeld. 

Huidige situatie:
De raamovereenkomst met bestaande leveranciers eindigt op 1 oktober 2024. Op dit moment bestelt waterschap Scheldestromen de elektrotechnische materialen grotendeels bij één leverancier. Er wordt momenteel voor circa € 100.000,-- excl. BTW op jaarbasis besteld. Deze uitgaven vormen slechts een indicatie voor toekomstige uitgaven. Inschrijver kan hier geen rechten aan ontlenen.

Gewenste situatie en onderwerp en beschrijving van de (raam)overeenkomst

Waterschap Schedestromen wenst met één leverancier een raamovereenkomst te sluiten voor de levering van elektrotechnische materialen, voor de periode van twee (2) jaar, (ingangsdatum 1 oktober 2024) met een optionele verlenging van maximaal twee (2) keer met één (1) jaar.
Waterschap Scheldestromen overschrijdt met de periodieke aanschaffingen het drempelbedrag en is daarom gehouden of dit via een raamovereenkomst aan te besteden of via het steeds maar weer Europees aanbesteden van de individuele opdracht. Deze laatste optie is niet doelmatig. De keuze voor een raamovereenkomst is gemaakt in verband met het voordeel van één aanspreekpunt voor de levering. De keuze is gemaakt om over een langere termijn te kunnen komen tot een standaardisatie van de in te zetten producten om daarmee efficiency in het operationele inkoopproces te bereiken.
Gelet op de brede bekendmaking en concurrentiestelling levert deze keuze niet of nauwelijks een beperking op voor de kansen van ondernemers. Ook zijn er geen verzwarende voorwaarden gesteld aan de ondernemers met betrekking tot de gunning omdat er sprake is van een raamovereenkomst.
Op dit moment schaft waterschap Scheldestromen diverse elektrotechnische materialen aan. Dit wordt gedaan door medewerkers die dit nodig hebben in de uitoefening van hun functie

Beschrijving van de aanbesteding

Waterschap Scheldestromen is een overheidsorganisatie met als taken de zorg voor de waterkering en het integraal waterbeheer (watersysteem en zuiveren van afvalwater). Ook de zorg voor de wegen in het buitengebied valt onder de verantwoordelijkheid van het waterschap. 
Het waterschap staat onder leiding van de algemene vergadering en de dagelijkse beslissingen worden genomen door het dagelijks bestuur. De ambtelijke organisatie staat onder leiding van de secretaris-directeur. Het beheergebied van waterschap Scheldestromen betreft het gebied van de Provincie Zeeland met een oppervlakte van 190.273 hectare, waar 381.000 mensen wonen.
De hoofdvestigingen van waterschap Scheldestromen zijn de kantoren in Middelburg en Terneuzen. In totaal werken er ongeveer 460 mensen bij waterschap Scheldestromen.
Voor meer informatie over de aanbestedende dienst verwijzen we u naar www.scheldestromen.nl

Het doel van deze aanbesteding is een overeenkomst te sluiten met een leverancier die in staat is het gevraagde product zoals omschreven in paragraaf 1.3.2. te leveren.

Voorliggende Aanbestedingsleidraad is opgesteld in het kader van de openbare aanbestedingsprocedure.
De doelstelling van deze Aanbestedingsleidraad is als volgt:
het informeren van geïnteresseerde marktpartijen over de inhoud van het project;
het toelichten van de wijze van inschrijven voor ondernemers;
het beschrijven van de minimumeisen waaraan ondernemers moeten voldoen bij hun Inschrijving;
het toelichten van de wijze waarop de Inschrijvingen worden beoordeeld. 

Huidige situatie:
De raamovereenkomst met bestaande leveranciers eindigt op 1 oktober 2024. Op dit moment bestelt waterschap Scheldestromen de elektrotechnische materialen grotendeels bij één leverancier. Er wordt momenteel voor circa € 100.000,-- excl. BTW op jaarbasis besteld. Deze uitgaven vormen slechts een indicatie voor toekomstige uitgaven. Inschrijver kan hier geen rechten aan ontlenen.

Gewenste situatie en onderwerp en beschrijving van de (raam)overeenkomst

Waterschap Schedestromen wenst met één leverancier een raamovereenkomst te sluiten voor de levering van elektrotechnische materialen, voor de periode van twee (2) jaar, (ingangsdatum 1 oktober 2024) met een optionele verlenging van maximaal twee (2) keer met één (1) jaar.
Waterschap Scheldestromen overschrijdt met de periodieke aanschaffingen het drempelbedrag en is daarom gehouden of dit via een raamovereenkomst aan te besteden of via het steeds maar weer Europees aanbesteden van de individuele opdracht. Deze laatste optie is niet doelmatig. De keuze voor een raamovereenkomst is gemaakt in verband met het voordeel van één aanspreekpunt voor de levering. De keuze is gemaakt om over een langere termijn te kunnen komen tot een standaardisatie van de in te zetten producten om daarmee efficiency in het operationele inkoopproces te bereiken.
Gelet op de brede bekendmaking en concurrentiestelling levert deze keuze niet of nauwelijks een beperking op voor de kansen van ondernemers. Ook zijn er geen verzwarende voorwaarden gesteld aan de ondernemers met betrekking tot de gunning omdat er sprake is van een raamovereenkomst.
Op dit moment schaft waterschap Scheldestromen diverse elektrotechnische materialen aan. Dit wordt gedaan door medewerkers die dit nodig hebben in de uitoefening van hun functie

Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria

Financiele en economische draagkracht: Aanbestedingsleidraad en UEA
- Inschrijver heeft voldoende financiële en economische draagkracht om de continuïteit van zijn bedrijfsvoering gedurende de contractperiode, inclusief eventuele verlengingen, te waarborgen;
- Inschrijver heeft voldoende financiële en economische draagkracht om de opdracht, en in voorkomend geval de verlenging daarvan, conform het gestelde in de aanbestedingsleidraad uit te voeren;
- Aan inschrijver zijn geen claims bekend en voor zover hem bekend zijn gedurende de perio-de van de uitvoering van de (raam)overeenkomst geen investeringen noodzakelijk die de fi-nancieel economische draagkracht van zijn onderneming of de continuïteit van zijn bedrijfs-voering in gevaar kunnen brengen;
- De laatst aan inschrijver afgegeven accountantsverklaring met betrekking tot de jaarrekening (of in voorkomend geval een beoordelings- of samenstellingsverklaring) bevat geen zoge-noemde continuïteitsparagraaf.
- Inschrijver heeft zich passend verzekerd tegen beroepsrisico’s.
- Indien inschrijver zich beroept op de financiële en economische draagkracht van andere na-tuurlijke personen of rechtspersonen, zijn zowel inschrijver als die andere natuurlijke perso-nen of rechtspersonen hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van de desbetreffende op-dracht.

Lijst en korte beschrijving van aandoeningen

K1 Webshop: Voor opdrachtgever is het zeer belangrijk dat bestellingen via een gebruiksvriendelijke webshop besteld kunnen worden.
Inschrijver dient bij de inschrijving een (test-) account op te geven voor de webshop van inschrijver.
Deze webshop van inschrijver wordt door waterschap Scheldestromen beoordeeld op gebruiksvriendelijkheid (zoals overzichtelijkheid, vindbaarheid artikelen) en de informatie die in de webshop wordt getoond (zoals getoonde specificaties van artikelen, actuele voorraad, brutoprijs, kortingspercentage, nettoprijs).
Inschrijver dient tevens een beschrijving aan te leveren, waarin aangegeven wordt hoe de webshop is ingericht, hoe artikelen gezocht kunnen worden, het tonen van actuele voorraad, specificaties van de artikelen, prijzen en kortingen.

Lijst en korte beschrijving van aandoeningen

K2 Beschrijving borging prijzen: Inschrijver dient een keuze te maken uit onderstaande criteria en dient deze keuze te onderbouwen. De waardering van antwoorden vindt plaats door de beoordelingscommissie op basis van de ingediende motivatie. Indien de keuze onvoldoende is gemotiveerd, kan een lager cijfer worden toegekend.

Lijst en korte beschrijving van aandoeningen

K3 Beschrijving bestel-/leveringsproces: De aanbestedende dienst vraagt de inschrijver een beschrijving te geven van het bestel-/leveringsproces en hier ten minste in te beschrijven:
Hoe de inschrijver de webshop specifiek voor de aanbestedende dienst gaat inrichten;
Welke maatregelen de inschrijver neemt om te garanderen dat hij het gevraagde kan leveren/een product kan leveren wat kwalitatief minimaal gelijkwaardig is;
Hoe de retourprocedure van de inschrijver is ingericht. De inschrijver dient hierbij in ieder geval in te gaan op foutieve leveringen, foutieve bestellingen en beschadigde materialen/verpakkingen;
Welke maatregelen de inschrijver neemt ten aanzien van naleveringen. De inschrijver
dient hierbij in ieder geval in te gaan op de wijze waarop de besteller hierover wordt geïnformeerd en de wijze waarop bekend gemaakt wordt wanneer er nageleverd wordt;
Hoe de inschrijver de implementatie van de aanbesteding wil uitvoeren, inclusief planning, uitleg van de webshop, etc. zodra de raamovereenkomst in werking treedt;
De mogelijkheden om spoedbestellingen te verwerken, zowel via de webshop als via de
afhaalbalie in het beheersgebied van de aanbestedende dienst;
Op welke wijze de bruto-nettoprijzen beschikbaar gesteld worden in de webshop, op de
orderbevestiging en op de facturen.

Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria

Kwaliteitscertificaat: Een Kwaliteitscertificaat, opgesteld door een onafhankelijke instantie, NEN ISO 9001:2015 of gelijkwaardig, geldig op de sluitingsdatum van de inschrijvingstermijn van deze aanbesteding (u volstaat met het toevoegen van een kopie van het certificaat); óf
Indien u niet beschikt over een certificaat en u zich ook niet in een certificeringstraject bevindt, kan het volstaan om uw eigen kwaliteitshandboek te overleggen. Het dient een actueel en geldig kwaliteitshandboek te zijn, waarin zijn opgenomen de maatregelen die uw organisatie treft om de kwaliteit te waarborgen en te controleren, voorzien van een beleidsverklaring van het management waaruit blijkt dat het management deze maatregelen onderschrijft en controleert (u volstaat met het toevoegen van een kopie van een toegesneden index van het kwaliteitshandboek, een beschrijving en de beleidsverklaring). Tevens dient u een beschrijving bij te voegen, waarom de maatregelen die in uw kwaliteitshandboek zijn opgenomen gelijkwaardig zijn aan de gestelde norm; óf
Indien u nog niet dan wel niet meer beschikt over een geldig certificaat maar u zich wel in een certificeringstraject bevindt, kunt u volstaan met een bewijs van het stadium waarin het nieuwe certificeringstraject zich bevindt te overleggen (u volstaat met het toevoegen van een kopie van een toegesneden index van het kwaliteitshandboek, een beschrijving en de beleidsverklaring én een met de certificerende instelling overeengekomen planning van de certificering).