Kunsttransport en aanverwante dienstverlening

Korte beschrijving

Aanbestedende dienst verwacht gedurende de periode 2025 t/m 2028 jaarlijks tussen de 11 à 12 tijdelijke tentoonstellingen te organiseren. Belangrijke voorwaarde voor de succesvolle organisatie van deze tentoonstellingen is het kunnen beschikken over adequaat transport en aanverwante dienstverlening voor (kunst)objecten. Aanbestedende dienst wenst een kunsttransporteur te contracteren die een hoogwaardige kwaliteit ten aanzien van het transport en aanverwante dienstverlening hanteert en op een zorgvuldige en bekwame wijze omgaat met de objecten die voor transport worden aangeboden. Ook verlangt Aanbestedende dienst van de transporteur dat hij proactief meedenkt met Aanbestedende dienst in kansen en oplossingen, met Aanbestedende dienst samenwerkt, Aanbestedende dienst (ongevraagd) van advies voorziet en Aanbestedende dienst zo veel als mogelijk ontzorgt gedurende het gehele uitvoeringsproces van de specifieke opdracht. De geschatte waarde van de Overeenkomst bedraagt maximaal € 2.400.000,- excl. BTW. Aan de voornoemde maximale opdrachtwaarde kunnen geen rechten worden ontleend.

Beschrijving van de aanbesteding

Aanbestedende dienst streeft een hoge kwaliteit van dienstverlening na. Aanbestedende dienst beoogt middels onderhavige Aanbestedingsprocedure één ervaren en gespecialiseerde kunsttransporteur te contracteren voor de coördinatie en uitvoering van kunsttransporten en aanverwante dienstverlening, bestaande uit de volgende werkzaamheden:
• Plannen, coördineren en uitvoeren van nationaal en internationaal (kunst)transport over de weg- en/of via de lucht en/of incidenteel via het water ten behoeve van tentoonstellingen, aanwinsten of andere doelstellingen, waarbij per nadere opdracht aanvullende kwaliteitseisen kunnen worden gesteld;
• Opstellen van een conditierapport van (kunst)objecten die zich elders dan op de locaties van Aanbestedende dienst bevinden, bijvoorbeeld bij een aankoop of een particuliere schenking;
• Het hanteren en in- en uitpakken van de (kunst)objecten;
• Het leveren van standaard verpakkingen en indien nodig vervaardigen van verpakkingen voor de (kunst)objecten;
• Mogelijkheid tot het tijdelijk opslaan van de (kunst)objecten, al dan niet ingepakt;
• Verzorgen en tijdig aanvragen van de benodigde documentatie en vergunningen in binnen- en buitenland (douaneformaliteiten, import- en exportaangiftes, tijdelijke opslag met vrijstelling van BTW, transitvervoer tussen douanelocaties en het afhandelen en aanvragen van een ATA CARNET);
• Continu zicht op en beveiliging van de (kunst)objecten waarmee wordt gewerkt en uitvoeren van luchthaven supervisies (bij pallet of containeropbouw in luchtvrachtloods en op luchthavenplatform);
• Samenwerken met andere, eveneens in kunst gespecialiseerde, transporteurs in binnen- en buitenland;
• Het actief onderhouden van een netwerk van in kunst gespecialiseerde transporteurs;
• Coördinatie en begeleiding van koeriers (vervoer, overnachting en per diem);
• Het organiseren van tijdelijke beveiligde opslag van de te transporteren (kunst)objecten in een beveiligd depot, waar bijvoorbeeld in het geval van wegtransport, het vervoermiddel geladen met (kunst)objecten kan worden gestald;
• Contacten onderhouden met agenten en koeriers;
• Regelmatige terugkoppeling van coördinatie, planning en financiële tussenstand met de betreffende (project)coördinator van het Centraal Museum.

Aanbestedende dienst beoogt een gespecialiseerd kunsttransporteur te contracteren die:
• op bekwame en efficiënte wijze, en overeenkomstig de eisen en wensen van Aanbestedende dienst kunsttransporten en aanverwante dienstverlening verzorgt;
• maatwerk levert, situaties goed kan inschatten en goed vooruit en mee kan denken met Aanbestedende dienst;
• zich proactief opstelt en Aanbestedende dienst zo nodig van advies voorziet ten aanzien van het transport;
• Aanbestedende dienst zo veel als mogelijk ontzorgt, niet alleen ten aanzien van de uitvoering van de Opdracht maar ook ten aanzien van alle daarvoor benodigde administratieve handelingen/processen, daaronder die begrepen voor het in behandeling nemen van een transportaanvraag van Aanbestedende dienst, de totstandkoming van een Nadere opdracht en de administratieve/financiële afwikkeling daarvan;
• duurzaamheid en kwaliteitsnormen verankerd heeft in zijn bedrijfsvoering;
• beschikt over een breed netwerk van gespecialiseerde kunsttransporteurs of eigen vestigingen (eveneens gespecialiseerd in kunsttransport) in het buitenland;
• over voldoende flexibiliteit en capaciteit beschikt om aan een ad hoc ontstane transportbehoefte op korte termijn te voldoen. De geschatte waarde van de Overeenkomst bedraagt maximaal € 2.400.000,- excl. BTW. Aan de voornoemde maximale opdrachtwaarde kunnen geen rechten worden ontleend

Belangrijkste kenmerken van de procedure

Deze aanbesteding ziet op sociale en andere specifieke diensten (SAS-diensten) als aangeduid in artikel 2.38 van de Aanbestedingswet 2012. Aanbestedende dienst kiest ervoor een vereenvoudigde aanbestedingsprocedure voor sociale en andere specifieke diensten te hanteren. Zie de Aanbestedingsstukken.