Inhuur van audiovisuele middelen en dienstverlening

Nationaal Museum van Wereldculturen

Dit betreft de openbare procedure voor de levering van Audiovisuele middelen voor de Stichting Nationaal Museum van Wereldculturen (NMVW). NMVW zoekt vaste partners voor de inhuur van audiovisuele middelen en dienstverlening. De aanbesteding is opgedeeld in twee percelen: 1. Audiovisuele middelen – en dienstverlening ten behoeve van de tentoonstellingen; 2. Audiovisuele middelen – en dienstverlening ten behoeve van evenementen. Geïnteresseerde leveranciers kunnen zelf kiezen of zij in willen schijven op perceel 1 of perceel 2. Het is ook toegestaan om op beide percelen in te dienen, maar alleen indien er aparte teams ingezet worden per onderdeel. Zodat er indien er bijvoorbeeld bij een opening AV-ondersteuning nodig is voor zowel het evenement als de tentoonstelling voor beide onderdelen altijd voldoende expertise en capaciteit aanwezig is. Naar verwachting wordt de komende jaren gemiddeld € 90.000,- per jaar uitgegeven exclusief BTW aan de inhuur van AV-middelen en bijbehorende diensten ten aanzien van tentoonstellingen (perceel 1). Naar verwachting wordt de komende jaren gemiddeld € 80.000,- per jaar uitgegeven exclusief BTW aan de inhuur van AV-middelen en bijbehorende diensten ten aanzien van evenementen (perceel 2). Er is voor het afsluiten van een raamovereenkomst gekozen, omdat de precieze afname niet op voorhand bekend is. Aan de raming kunnen geen rechten ontleend worden voor de toekomst. Het is niet meer en niets minder dan een inschatting, die gebaseerd is op historische cijfers. Dit betekent dat de mogelijkheid bestaat dat de genoemde raming in de praktijk hoger of lager uitkomt. Aan de raming kunnen geen rechten ontleend worden voor de toekomst. Het is niet meer en niets minder dan een inschatting, die gebaseerd is op historische cijfers. Dit betekent dat de mogelijkheid bestaat dat de genoemde raming in de praktijk hoger of lager uitkomt.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2024-06-14. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2024-04-05.

Wie?

• Nationaal Museum van Wereldculturen

Wat?

Waar?

• Zuid-Holland › Agglomeratie Leiden en Bollenstreek
• Zuid-Holland › Agglomeratie ’s-Gravenhage

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2024-04-05	Aankondiging van een opdracht

Aankondiging van een opdracht (2024-04-05)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Inhuur van audiovisuele middelen en dienstverlening
Referentienummer: TN 451828
Korte beschrijving:

Korte beschrijving

Dit betreft de openbare procedure voor de levering van Audiovisuele middelen voor de Stichting Nationaal Museum van Wereldculturen (NMVW).

NMVW zoekt vaste partners voor de inhuur van audiovisuele middelen en dienstverlening.

De aanbesteding is opgedeeld in twee percelen:
1. Audiovisuele middelen – en dienstverlening ten behoeve van de tentoonstellingen;
2. Audiovisuele middelen – en dienstverlening ten behoeve van evenementen.

Geïnteresseerde leveranciers kunnen zelf kiezen of zij in willen schijven op perceel 1 of perceel 2. Het is ook toegestaan om op beide percelen in te dienen, maar alleen indien er aparte teams ingezet worden per onderdeel. Zodat er indien er bijvoorbeeld bij een opening AV-ondersteuning nodig is voor zowel het evenement als de tentoonstelling voor beide onderdelen altijd voldoende expertise en capaciteit aanwezig is. Naar verwachting wordt de komende jaren gemiddeld € 90.000,- per jaar uitgegeven exclusief BTW aan de inhuur van AV-middelen en bijbehorende diensten ten aanzien van tentoonstellingen (perceel 1).

Naar verwachting wordt de komende jaren gemiddeld € 80.000,- per jaar uitgegeven exclusief BTW aan de inhuur van AV-middelen en bijbehorende diensten ten aanzien van evenementen (perceel 2).

Er is voor het afsluiten van een raamovereenkomst gekozen, omdat de precieze afname niet op voorhand bekend is. Aan de raming kunnen geen rechten ontleend worden voor de toekomst. Het is niet meer en niets minder dan een inschatting, die gebaseerd is op historische cijfers. Dit betekent dat de mogelijkheid bestaat dat de genoemde raming in de praktijk hoger of lager uitkomt.

Aan de raming kunnen geen rechten ontleend worden voor de toekomst. Het is niet meer en niets minder dan een inschatting, die gebaseerd is op historische cijfers. Dit betekent dat de mogelijkheid bestaat dat de genoemde raming in de praktijk hoger of lager uitkomt.

Soort contract: Diensten
Producten/diensten: Diensten voor museumexposities 📦
Informatie over kavels
Dit contract is verdeeld in percelen ✅
Voor alle partijen kunnen offertes worden ingediend ✅

1️⃣
Interne identificatiecode: 1
Titel: Audiovisuele middelen – en dienstverlening ten behoeve van de tentoonstellingen
Beschrijving van de aanbesteding:

Voor dit perceel is het wenselijk om twee opdrachtnemers te contracteren. Opdrachten tot € 2.500,- worden altijd uitgezet bij de in deze aanbesteding voor dit perceel als eerste geëindigde opdrachtnemer (primaire). Er wordt een tweede (secundaire) opdrachtnemer gecontracteerd. Bij opdrachten boven de € 2.500,- worden zowel de primaire als de secundaire opdrachtnemer om een offerte gevraagd. Daarnaast is de secundaire opdrachtnemer achtervang indien de primaire opdrachtnemer niet kan leveren. a. De als nummer één in deze aanbesteding op dit perceel geëindigde inschrijver, wordt de primaire opdrachtnemer b. De als nummer twee in deze aanbesteding op dit perceel geëindigde inschrijver, wordt de secundaire opdrachtnemer Naar verwachting wordt de komende jaren gemiddeld € 90.000,- per jaar uitgegeven exclusief BTW aan de inhuur van AV-middelen en bijbehorende diensten ten aanzien van tentoonstellingen. Er is voor het afsluiten van een raamovereenkomst gekozen, omdat de precieze afname niet op voorhand bekend is. Aan de raming kunnen geen rechten ontleend worden voor de toekomst. Het is niet meer en niets minder dan een inschatting, die gebaseerd is op historische cijfers. Dit betekent dat de mogelijkheid bestaat dat de genoemde raming in de praktijk hoger of lager uitkomt. Geïnteresseerde leveranciers kunnen zelf kiezen of zij in willen schijven op perceel 1 of perceel 2. Het is ook toegestaan om op beide percelen in te dienen, maar alleen indien er aparte teams ingezet worden per onderdeel. Zodat er indien er bijvoorbeeld bij een opening AV ondersteuning nodig is voor zowel het evenement als de tentoonstelling voor beide onderdelen altijd voldoende expertise en capaciteit aanwezig is.

Producten/diensten: Museumdiensten 📦
Aanvullende producten/diensten: Radio-, televisie-, communicatie-, telecommunicatietoestellen en aanverwante apparatuur 📦
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Leiden, Rotterdam en Amsterdam
Land: Nederland 🇳🇱
Plaats van uitvoering: Agglomeratie Leiden en Bollenstreek 🏙️
Duur: 24 maanden
Maximumaantal verlengingen: 4
Overige informatie over verlengingen:

Viermaal de optie tot één jaar verlenging (op basis van tweezijdige verlenging) na de initiële duur van twee jaar (een totale maximale duur van zes jaar).

Informatie over opties
Opties ✅
Beschrijving van de opties: Verlengingsmogelijkheid
Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Service en samenwerking
Kwaliteitscriterium (weging): 20
Kwaliteitscriterium (naam): Duurzaamheid
Kwaliteitscriterium (weging): 10
Kwaliteitscriterium (naam): Caus tentoonstellingen
Kwaliteitscriterium (weging): 30
Prijs ✅
Prijs (weging): 40
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0001

2️⃣
Interne identificatiecode: 2
Titel: Audiovisuele middelen – en dienstverlening ten behoeve van evenementen
Beschrijving van de aanbesteding:

Voor dit perceel is het wenselijk om twee opdrachtnemers te contracteren. Opdrachten tot € 1.000,- worden altijd uitgezet bij de in deze aanbesteding voor dit perceel als eerste geëindigde opdrachtnemer (primaire). Er wordt een tweede (secundaire) opdrachtnemer gecontracteerd. Bij opdrachten boven de € 1.000,- worden zowel de primaire als de secundaire opdrachtnemer om een offerte gevraagd. Daarnaast is de secundaire opdrachtnemer achtervang indien de primaire opdrachtnemer niet kan leveren. a. De als nummer één in deze aanbesteding op dit perceel geëindigde inschrijver, wordt de primaire opdrachtnemer b. De als nummer twee in deze aanbesteding op dit perceel geëindigde inschrijver, wordt de secundaire opdrachtnemer Naar verwachting wordt de komende jaren gemiddeld € 80.000,- per jaar uitgegeven exclusief BTW aan de inhuur van AV-middelen en bijbehorende diensten ten aanzien van evenementen. Er is voor het afsluiten van een raamovereenkomst gekozen, omdat de precieze afname niet op voorhand bekend is. Aan de raming kunnen geen rechten ontleend worden voor de toekomst. Het is niet meer en niets minder dan een inschatting, die gebaseerd is op historische cijfers. Dit betekent dat de mogelijkheid bestaat dat de genoemde raming in de praktijk hoger of lager uitkomt. Geïnteresseerde leveranciers kunnen zelf kiezen of zij in willen schijven op perceel 1 of perceel 2. Het is ook toegestaan om op beide percelen in te dienen, maar alleen indien er aparte teams ingezet worden per onderdeel. Zodat er indien er bijvoorbeeld bij een opening AV ondersteuning nodig is voor zowel het evenement als de tentoonstelling voor beide onderdelen altijd voldoende expertise en capaciteit aanwezig is.

Producten/diensten: Museum- en aanverwante diensten 📦
Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Casus opening tentoonstelling Diva's en Keti Koti lezing
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0002

Procedure
Soort procedure
Openbare procedure ✅
Rechtsgrondslag: Richtlijn 2014/24/EU
Belangrijkste kenmerken van de procedure:

Er is om de volgende redenen gekozen voor het volgen van een openbare procedure: De geschatte waarde van de raamovereenkomst overschrijdt het drempelbedrag van € 221.000,- voor het uitvoeren van Europese aanbestedingen voor leveringen en diensten ruimschoots. Dit betekent dat in principe iedere geïnteresseerde marktpartij binnen Europa, zowel de internationaal als landelijk opererende als het lokale en regionale MKB, een inschrijving kan indienen voor deze opdracht. De aanbestedende dienst verwacht op basis van marktkennis dat er minder dan tien (10) ondernemers een inschrijving zullen doen. Gelet op de vraag van de aanbestedende dienst en het aanbod vanuit de markt is er gekozen voor de openbare procedure. Ondernemers hebben daarbij het voordeel dat zij direct inzage hebben in de eisen en wensen van de aanbestedende dienst. Mede aan de hand daarvan kunnen zij bepalen of zij inschrijven op deze aanbesteding. Daarnaast zou het toepassen van een andere procedure naar verwachting eerder leiden tot hogere dan lagere lasten voor de inschrijvers en de aanbestedende dienst. In het beschrijvend document is weergegeven op welke onderdelen en welke wijze de gunning zal plaatsvinden.

Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2024-06-14 09:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2024-06-14 09:05:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 3 maanden
Informatie over een raamovereenkomst of een dynamisch aankoopsysteem
Raamovereenkomst met verschillende exploitanten ✅
Beschrijving
Motiveer in het geval van raamovereenkomsten elke looptijd van meer dan 4 jaar:

Er wordt beoogd een raamovereenkomst af te sluiten met twee ondernemingen per perceel. In het beschrijvend document is vastgelegd in welke situaties bij welke ondernemer afgenomen wordt. De beoogde ingangsdatum van de raamovereenkomsten is 1 augustus 2024. Op de raamovereenkomst is de ARIV 2018 en de ARVODI 2018 van toepassing. Deze inkoopvoorwaarden zijn als bijlage 5 en 6 toegevoegd bij dit document. In het kader van duurzame samenwerking op relationeel en vakinhoudelijk niveau kiest het NMVW voor een contracttermijn van in totaal maximaal zes jaar (inclusief viermaal één jaar verlenging). Voor raamovereenkomsten met een duur langer dan vier jaar, is een onderbouwing nodig. Wij kiezen voor deze duur om een aantrekkelijke opdrachtgever te zijn. Daarnaast kunnen wij onze ambities samen met de opdrachtnemer op deze wijze maximaal vormgeven.

Informatie over een raamovereenkomst of een dynamisch aankoopsysteem
Maximumaantal deelnemers: 4
Voorwaarden voor inschrijving
Een geavanceerd(e) of gekwalificeerd(e) elektronisch(e) handtekening of zegel (zoals omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014) is vereist
Openingsdatum: 2024-06-14 09:05:00 📅
Elektronische facturering: Vereist
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 2024-05-17 23:59:00 📅
Gunningscriteria
Wegingstype: Gewicht (punten, exact)

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Lijst en korte beschrijving van aandoeningen:

E1 Uniform Europees Aanbestedingsdocument: Inschrijver kan verklaren dat de uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn door het rechtsgeldig ondertekenen van het UEA.

Technische en professionele bekwaamheid
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria:

E2 Referentieopdracht: Inschrijver dient de gevraagde kerncompetentie aan te tonen door het bijvoegen van een referentie conform het hiervoor beschikbaar gestelde format

Voorwaarden voor deelname
Lijst en korte beschrijving van aandoeningen:

E3 Bewijs inschrijving beroeps-/ handelsregister: U overlegt een bewijs van inschrijving van de onderneming in het beroepsregister of in het handelsregister. Dit bewijs bevat de actuele gegevens van de onderneming en is niet ouder dan zes maanden vanaf de datum van publicatie van de aankondiging van opdracht van deze Europese aanbesteding.

Uitsluitingsgrond: Louter nationale uitsluitingsgronden
Beschrijving van de uitsluitingsgronden:

Uitsluitingsgronden zijn opgevoerd in de aanbestedingsdocumenten of in TenderNed toegevoegd.

Aanbestedende dienst
Naam en adressen
Naam: Nationaal Museum van Wereldculturen
Nationaal registratienummer: 591800179
Postadres: Steenstraat 1
Postcode: 2312BS
Poststad: Leiden
Regio: Agglomeratie Leiden en Bollenstreek 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Daphne van Bruggen
E-mail: daphne@daphnevanbruggenconsultancy.nl 📧
Telefoon: +31 651099847 📞
URL: https://leiden.wereldmuseum.nl/nl 🌏
Type aanbestedende dienst
Publiekrechtelijke instelling
Hoofdactiviteit
Recreatie, cultuur en godsdienst
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/331571 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/331571 🌏
Elektronische indiening: Vereist

Aanvullende informatie
Herzieningsprocedure
Precieze informatie over de termijn(en) voor herzieningsprocedures: Binnen 20 kalenderdagen na het versturen van de voorlopige gunningsbeslissing
Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Bron: OJS 2024/S 069-204108 (2024-04-05)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Cultuur-, sport- en recreatiediensten (6 nieuwe aankopen)

Bibliotheek-, archief-, musea- en andere culturele diensten (4)

Museum- en aanverwante diensten (2)

Museumdiensten (1)