Financieel systeem gemeente Breda

Gemeente Breda

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2024-10-11. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2024-07-16.

Wie?

• Gemeente Breda

Wat?

Waar?

• Noord-Brabant › West-Noord-Brabant

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2024-07-16	Aankondiging van een opdracht

Aankondiging van een opdracht (2024-07-16)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Financieel systeem gemeente Breda
Referentienummer: T98621
Korte beschrijving:

Beschrijving Procedure Aanbesteding middels de Europees/Nationaal openbare procedure conform de (gewijzigde) aanbestedingswet 2012. Opdrachtgever De opdrachtgever bij deze aanbesteding is de Gemeente Breda. Voor meer informatie over de Gemeente Breda verwijzen wij u naar de website van de gemeente: www.breda.nl. Opdracht De scope van de ICT-Oplossing bestaat uit het ter beschikking stellen van een financieel systeem (hierna benoemd ICT-Oplossing) in een test- en productieomgeving met bijbehorende dienstverlening uitgaande van de wet en regelgeving en de gestelde eisen/wensen zoals deze in de vragenlijsten en bijbehorende Bijlagen zijn vastgelegd. De Inschrijver dient, om bovenstaande te realiseren, de volgende ICT-Oplossing te leveren: Eenmalig: het verzorgen van de implementatie (conform aan te leveren implementatieplan) van de ICT-Oplossing; Jaarlijks: onderhoud en ondersteuning van de ICT-Oplossing conform SLA bestaande uit; Correctief onderhoud; Preventief onderhoud; Innovatief onderhoud; Gebruikersondersteuning. Bij einde contract: het faciliteren van een Exit functionaliteit (plan), bij einde overeenkomst, conform aan te leveren Exit plan van de ICT-Oplossing. Doel Het doel van deze aanbesteding is om voor de <levering van deze dienste een overeenkomst te sluiten. De Overeenkomst wordt aangegaan voor een looptijd van zes (6) jaar en zeven (7) maanden vast, met een verlengoptie van twee (2) keer drie (3) jaar. De overeenkomst gaat in per ondertekeningsdatum. De Overeenkomst duurt inclusief initiële looptijd en verlengingen tot en met 30-06-2037. Dit is zes (6) jaar en zeven (7) maanden na start overeenkomst. Deze zes (6) jaar en zeven (7) maanden zijn als volgt opgebouwd: 15-11-2024 tot en met 31-12-2025; implementatie. 01-01-2026 tot en met 30-06-2031; onderhoud en ondersteuning (initiële looptijd). De initiële contracttermijn eindigt op 30-06-2031. Opdrachtgever heeft daarna eenzijdig de mogelijkheid om de Overeenkomst onder dezelfde condities twee (2) keer te verlengen met telkens maximaal drie (3) jaar. Als schriftelijk bezwaar wordt gemaakt tegen de Gunningsbeslissing en/of een kort geding aanhangig wordt gemaakt heeft Opdrachtgever het recht de Overeenkomst later in werking te laten treden. U dient hiermee bij het opstellen van uw Inschrijving nadrukkelijk rekening te houden Mercell Deze aanbesteding zal uitsluitend en geheel digitaal online worden afgehandeld via het Mercell platform (www.mercell.com). Een uitgebreide instructie met betrekking tot digitaal aanbesteden treft u aan in de Vragenlijsten.

Korte beschrijving

Beschrijving
Procedure
Aanbesteding middels de Europees/Nationaal openbare procedure conform de (gewijzigde) aanbestedingswet 2012.

Opdrachtgever
De opdrachtgever bij deze aanbesteding is de Gemeente Breda. Voor meer informatie over de Gemeente Breda verwijzen wij u naar de website van de gemeente: www.breda.nl.

Opdracht
De scope van de ICT-Oplossing bestaat uit het ter beschikking stellen van een financieel systeem (hierna benoemd ICT-Oplossing) in een test- en productieomgeving met bijbehorende dienstverlening uitgaande van de wet en regelgeving en de gestelde eisen/wensen zoals deze in de vragenlijsten en bijbehorende Bijlagen zijn vastgelegd. De Inschrijver dient, om bovenstaande te realiseren, de volgende ICT-Oplossing te leveren:
Eenmalig: het verzorgen van de implementatie (conform aan te leveren implementatieplan) van de ICT-Oplossing;
Jaarlijks: onderhoud en ondersteuning van de ICT-Oplossing conform SLA bestaande uit;
Correctief onderhoud; Preventief onderhoud; Innovatief onderhoud; Gebruikersondersteuning.
Bij einde contract: het faciliteren van een Exit functionaliteit (plan), bij einde overeenkomst, conform aan te leveren Exit plan van de ICT-Oplossing.

Doel
Het doel van deze aanbesteding is om voor de De overeenkomst gaat in per ondertekeningsdatum. De Overeenkomst duurt inclusief initiële looptijd en verlengingen tot en met 30-06-2037. Dit is zes (6) jaar en zeven (7) maanden na start overeenkomst. Deze zes (6) jaar en zeven (7) maanden zijn als volgt opgebouwd:
15-11-2024 tot en met 31-12-2025; implementatie.
01-01-2026 tot en met 30-06-2031; onderhoud en ondersteuning (initiële looptijd).
De initiële contracttermijn eindigt op 30-06-2031. Opdrachtgever heeft daarna eenzijdig de mogelijkheid om de Overeenkomst onder dezelfde condities twee (2) keer te verlengen met telkens maximaal drie (3) jaar. Als schriftelijk bezwaar wordt gemaakt tegen de Gunningsbeslissing en/of een kort geding aanhangig wordt gemaakt heeft Opdrachtgever het recht de Overeenkomst later in werking te laten treden. U dient hiermee bij het opstellen van uw Inschrijving nadrukkelijk rekening te houden

Mercell
Deze aanbesteding zal uitsluitend en geheel digitaal online worden afgehandeld via het Mercell platform (www.mercell.com). Een uitgebreide instructie met betrekking tot digitaal aanbesteden treft u aan in de Vragenlijsten.

Soort contract: Diensten
Producten/diensten: IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning 📦
Geschatte waarde exclusief BTW: 4 000 000 EUR 💰
Beschrijving
Interne identificatiecode: T98621
Aanvullende producten/diensten:

Software voor financiële systemen 📦

Software-implementatiediensten 📦

Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Gemeente Breda
Land: Nederland 🇳🇱
Plaats van uitvoering: West-Noord-Brabant 🏙️
Duur: 79 maanden
Maximumaantal verlengingen: 2
Overige informatie over verlengingen: 2x 3 jaar
Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): KG 1 Plan van aanpak implementatie
Kwaliteitscriterium (weging): 2300
Kwaliteitscriterium (naam): KG 2 Programma van eisen en wensen
Kwaliteitscriterium (weging): 1300
Kwaliteitscriterium (naam): KG 3 Visie op de architectuurplaat
Kwaliteitscriterium (weging): 500
Kwaliteitscriterium (naam): KG 4 Demoscript aan de hand van casussen
Kwaliteitscriterium (weging): 3400
Prijs ✅
Prijs (weging): 2500
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0000

Procedure
Soort procedure
Openbare procedure ✅
Rechtsgrondslag: Richtlijn 2014/24/EU
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2024-10-11 21:59:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2024-10-14 06:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes (plaats): gemeente Breda
Voorwaarden voor de opening van inschrijvingen (Informatie over bevoegde personen en openingsprocedure): De opening van de kluis is niet openbaar.
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 15 maanden
Voorwaarden voor inschrijving
Een geavanceerd(e) of gekwalificeerd(e) elektronisch(e) handtekening of zegel (zoals omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014) is vereist
Een combinatie van inschrijvers aan wie een opdracht wordt gegund, moet een bepaalde rechtsvorm aannemen ✅
Openingsdatum: 2024-10-14 06:00:00 📅
Plaats: gemeente Breda
Aanvullende informatie: De opening van de kluis is niet openbaar.
Elektronische facturering: Vereist
Er zal gebruik worden gemaakt van elektronische bestellingen ✅
Er zal gebruik worden gemaakt van elektronische betaling ✅
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 2024-09-08 22:00:00 📅
Gunningscriteria
Wegingstype: Gewicht (punten, exact)

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Economische en financiële draagkracht
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria:

Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering: Inschrijver moet een kopie van de verzekeringspolis of verzekeringscertificaat voor bedrijfsaansprakelijkheid inleveren. Dit is een bewijs van verzekering tegen bedrijfsrisico’s. Dit bewijs moet minder dan één jaar oud zijn bij het indienen van de Inschrijving. Ook moet dit bewijs aantonen dat Inschrijver in ieder geval is verzekerd voor € 2.500.000,- per claim met een totaal van € 5.000.000,- per jaar. Inschrijver levert dit bewijsstuk binnen zeven kalenderdagen in op aangeven van Aanbestedende dienst.

Voorwaarden voor deelname
Lijst en korte beschrijving van aandoeningen:

Beroepsbevoegdheid: Bij het indienen van de Inschrijving moet de Inschrijver aantonen dat het bedrijf is geregistreerd volgens de regels waar het gevestigd is. Dit bewijs moet komen uit het beroeps- en handelsregister van dat land.

Technische en professionele bekwaamheid
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria:

Kerncompetentie 1: De Inschrijver heeft aantoonbare ervaring met het beschikbaar stellen en succesvol implementeren van de ICT-Oplossing binnen een qua omvang en complexiteit (lokale overheid) vergelijkbare omgeving. Inschrijver dient door middel van één (1) referentie kerncompetentie 1 aan te tonen (zie bijlage 10 formulier kerncompetenties)

Kerncompetentie 2: De Inschrijver beschikt over aantoonbare kennis, ervaring en best practices om de ICT Oplossing te kunnen implementeren binnen de Gemeente Breda. Hierbij bevestigt de referent dat de inschrijver de manier van werken en strategie van zijn of haar organisatie zodanig heeft toegepast dat de inschrijver optrad als een vak-expert bij het succesvol implementeren en integreren van de ICT-Oplossing. Laat hierbij minimaal zien: a) De Inschrijver heeft aantoonbare ervaring met het gestandaardiseerd en geüniformeerd inrichten van bedrijfsvoering processen. b) De Inschrijver heeft de gebruikers en beheerders tijdens de implementatie periode zodanig getraind (volgens overeenkomst) dat zij zelfstandig gebruik kunnen maken van het nieuwe ICT-Oplossing. c) De Inschrijver heeft aangetoond dat de Stamgegevens en financieel gerelateerde data uit bronsystemen (denk aan Openstaande posten debiteuren en crediteuren, Projectadministratie en Beginbalans etc.) succesvol zijn overgezet zodat de Opdrachtgever volgens overeenkomst en planning kon starten met het nieuw geïmplementeerde ICT-Oplossing.

Kerncompetentie 3: Onderhoud en beheer: Inschrijver beschikt over aantoonbare kennis, ervaring en best practices om een softwareoplossing te onderhouden en te beheren. Met beheer en onderhoud wordt bedoeld de levering van 2e en 3e lijns onderhoud en supportdiensten met betrekking tot de geïmplementeerde componenten van het door de inschrijver te leveren ICT-Oplossing.

A. Kwaliteitsmanagement:: Inschrijver dient op het moment van gunning te beschikken over een kwaliteitscertificaat dat is afgegeven door een instantie die erkend is binnen de (inter)nationale accreditatiestructuur voor de volgende onderdelen: de Europese normenreeks EN 29000 d.w.z. het ISO 9001 certificaat, dan wel een gelijkwaardig certificaat, dan wel een gelijkwaardig werkend kwaliteitsborgingsysteem. Indien een Inschrijver niet over een dergelijk certificaat beschikt, dient hij een beschrijving van het werkend kwaliteitsborgingsysteem te overleggen waaruit blijkt dat dit systeem gelijkwaardig is aan ISO 9001.

B. Informatiebeveiliging: In het kader van gegevensbescherming dient de inschrijver aan de volgende kwaliteitseisen te voldoen: • Inschrijver is zelf gecertificeerd overeenkomstig informatiebeveiligingstandaarden zoals NEN/ISO 27001:2022 (of 2013 indien nog geldig) of NEN7510. U toont dit aan d.m.v. geldig certificaat en een Verklaring van Toepasselijkheid (VVT) met een toepassingsgebied dat alle producten en/of diensten omvat die onderdeel uitmaken van de ICT-prestatie van de overeenkomst. • Inschrijver stelt jaarlijks een verklaring van een onafhankelijke derde beschikbaar waaruit blijkt dat de informatieveiligheid van uw organisatie in overeenstemming is met de eisen van de opdrachtgever en dat de maatregelen gedurende het gehele jaar goed hebben gefunctioneerd. Dit kan door middel van verklaringen als SOC 1 type II rapport of ISAE 3402 verklaring. • Uw onderneming heeft het proces van de informatiebeveiliging (zoals hierboven beschreven) op een gestructureerde manier vastgelegd. Bovenstaande kunt u in ieder geval aantonen door de volgende certificaten en verklaringen te overleggen inclusief de verklaring van toepasselijkheid op uw dienstverlening zoals vermeld op het certificaat: o ISO27001 of NEN 7510 certificaat; o SOC 1 type II rapport of ISAE 3402 verklaring.

Voorwaarden voor deelname
Uitsluitingsgrond:

Activa beheerd door vereffenaar

Belangenconflict als gevolg van deelneming aan de aanbestedingsprocedure

Betaling van belastingen

+ nog 20

Betaling van socialezekerheidsbijdragen

Corruptie

Deelname aan een criminele organisatie

Die zich schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen, achterhouden van informatie, niet in staat is de vereiste documenten te verstrekken en heeft vertrouwelijke informatie over deze procedure verkregen.

Directe of indirecte betrokkenheid bij de voorbereiding van deze aanbestedingsprocedure

Ernstige beroepsfouten

Faillissement

Fraude

Insolventie

Kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel

Met faillissement vergelijkbare toestand uit hoofde van nationale recht

Niet-nakoming van verplichtingen op het gebied van arbeidsrecht

Niet-nakoming van verplichtingen op het gebied van milieurecht

Niet-nakoming van verplichtingen op het gebied van sociaal recht

Regeling met schuldeisers

Staking van bedrijfsactiviteiten

Terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten

Vervalsing van de mededinging

Voortijdige beëindiging, schadevergoeding of andere vergelijkbare sancties

Witwassen van geld of financiering van terrorisme

Beschrijving van de uitsluitingsgronden: Zie Europees Aanbestedings Document.

Aanbestedende dienst
Naam en adressen
Naam: Gemeente Breda
Nationaal registratienummer: 20169706
Postadres: Claudius Prinsenlaan 10
Postcode: 4811DJ
Poststad: Breda
Regio: West-Noord-Brabant 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: E Mikalsen
E-mail: e.mikalsen@breda.nl 📧
Telefoon: +31615139061 📞
URL: https://www.breda.nl 🌏
Type aanbestedende dienst
Regionale of plaatselijke instantie
Hoofdactiviteit
Algemene overheidsdiensten
Communicatie
Documenten URL: https://s2c.mercell.com/today/98621 🌏
Deelname URL: https://s2c.mercell.com/today/98621 🌏
ID van het document van de belastingwetgeving: FiscalDocID1
Taal van het aanbestedingsdocument: Nederlands 🗣️
Elektronische indiening: Toegestaan

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank Zeeland-West-Brabant
Nationaal registratienummer: 83173811
Postadres: Stationslaan 10
Postcode: 4815 GW
Poststad: Breda
Regio: West-Noord-Brabant 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Not available
E-mail: info@rechtspraak.nl 📧
Telefoon: +31883616000 📞
URL: https://www.rechtspraak.nl/Organisatie-en-contact/Organisatie/Rechtbanken/Rechtbank-Zeeland-West-Brabant/locatie-breda 🌏
Eindpunt voor informatie-uitwisseling (URL): https://www.rechtspraak.nl/Organisatie-en-contact/Contact 🌏
Dienst waar informatie over de beroepsprocedure kan worden verkregen
Zelfde als: Beoordelingsorgaan
Herzieningsprocedure
Precieze informatie over de termijn(en) voor herzieningsprocedures:

Na beoordeling van alle Inschrijvingen die voor beoordeling in aanmerking komen, maakt de Gemeente Breda de gunningsbeslissing (voornemen tot gunnen) bekend aan alle Inschrijvers op dezelfde datum middels het Aanbestedingsplatform. Op datzelfde moment start de Alcatel termijn (bezwaartermijn) van 20 dagen. Aan de gunningsbeslissing kunnen geen rechten worden ontleend. Deze beslissing houdt niet de aanvaarding van een aanbod in. Na bekendmaking van de (voorgenomen) gunningsbeslissing is de Gemeente Breda niet verplicht daadwerkelijk een Overeenkomst met de betrokken Inschrijver te sluiten.

Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Bron: OJS 2024/S 138-428106 (2024-07-16)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning (>20 nieuwe aankopen)

Advies inzake hardware (2)
Computeraudit- en testdiensten (1)
Computernetwerkdiensten (2)
Diensten voor computerbackup en converteren van computercatalogus (1)
Diensten voor computerondersteuning en -advies (4)
Informaticadiensten (6)
Internetdiensten (4)
Softwareprogrammering en -advies (>20)
Uitwerken van gegevens (10)