Beschrijving van de aanbesteding
Scope van de aanbesteding ziet toe op het verhuizen van de erfgoedcollectie van de Centrale naar het Stadsarchief.
Optioneel
Optioneel behoren de volgende verhuisdiensten ook tot de scope van deze aanbesteding:
• Terugverhuizen (deel van de) erfgoedcollectie van het Stadsarchief naar de Centrale.
Aanbestedende dienst zal de Inschrijver bij het benutten van deze optie verzoeken deze optionele diensten ook uit te voeren. Aanbestedende dienst en Inschrijver treden hiertoe in overleg, stemmen de benodigde verhuisdiensten af en Inschrijver brengt hiervoor op basis van de geoffreerde tarieven inclusief eventuele indexering conform hoofdstuk 7, P.E. 1 van deze uitnodiging tot inschrijving een offerte uit, die Aanbestedende al dan niet kan accepteren. Doel en looptijd
Doel
Middels deze aanbesteding beoogt Aanbestedende dienst één (1) Inschrijver te selecteren en contracteren voor de levering van verhuisdiensten voor de erfgoedcollectie in het kader van de vernieuwing van de centrale bibliotheek Rotterdam (Centrale). De Overeenkomst betreft het verhuizen van de erfgoedcollectie van de Centrale naar het Stadsarchief.
Optioneel
Aanbestedende dienst neemt het terugverhuizen van de erfgoedcollectie van het Stadsarchief naar de Centrale als optie mee in deze aanbesteding. Deze optie behelst geen verplichting, maar mogelijkheid voor de Aanbestedende dienst om ook dit deel van de opdracht uit te laten voeren door Inschrijver. Aanbestedende dienst behoudt zich tevens het recht voor dit deel van de opdracht uit te laten voeren door een derde.
Looptijd
De Overeenkomst vangt aan na ondertekening van de Overeenkomst en eindigt wanneer alle (optionele) verhuisdiensten in het kader van deze aanbesteding zijn uitgevoerd door Inschrijver.
Omvang
Deze opdracht is niet onderverdeeld in percelen. Inschrijven op een gedeelte van de opdracht is niet toegestaan en leidt tot uitsluiting van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. De kosten voor de verhuizing van de erfgoedcollectie naar de tijdelijke opslag vertegenwoordigt een geschatte opdrachtwaarde van € 120.000,00 exclusief btw. Dit bedrag is tevens het plafondbedrag. Inschrijvingen met prijsindieningen boven dit plafondbedrag worden ongeldig verklaard en ter zijde gelegd.
Optioneel:
Het terug verhuizen van de erfgoedcollectie van het Stadsarchief naar de Centrale vertegenwoordigt tevens een geschatte opdrachtwaarde van € 120.000,00 exclusief btw.
Herzieningsclausule
Aanbestedende dienst heeft de scope en omvang van deze aanbesteding vastgesteld op basis van een inschatting van de behoefte aan verhuisdiensten op basis van de huidige telling van de erfgoedcollectie. Een aanpassing van de erfgoedcollectie kan mogelijkerwijs leiden tot een verandering in aantallen en/of de behoefte aan aanvullende, noodzakelijke leveringen van verhuisdiensten.
Indien deze aanpassing optreedt, wordt in onderling overleg tussen Aanbestedende dienst en Inschrijver bepaald wat de gevolgen zijn voor de tot dan toe uitgevoerde leveringen en/of diensten. Eventuele aanvullende en met deze aanbesteding verband houdende leveringen en/of diensten worden dan additioneel in opdracht gegeven, zonder dat daarvoor een nieuwe aanbesteding wordt doorlopen tot een maximum 100 % van de kosten voor de verhuizing van de erfgoedcollectie naar de tijdelijke opslag. Met deze bepaling wordt nadrukkelijk beoogd een herzieningsclausule op te nemen zoals bedoeld in art. 2.163c Aanbestedingswet.