Europese aanbesteding Centraal Georganiseerd Overleg Politie-ambtenarenzaken

Korte beschrijving

Het DGPenV van het ministerie van JenV heeft voor de verschillende vormen van overleg tussen werkgever en politievakorganisaties, behoefte aan vergaderlocaties en facilitaire diensten alsmede verschillende vormen van secretariële en administratieve ondersteuning, inclusief archivering. De huidige raamovereenkomst eindigt op 1 november 2024. Gezien de maximale looptijd van vier jaar kan deze raamovereenkomst niet meer worden verlengd. Het is voor DGPenV van belang dat de huidige dienstverlening in het kader van het CGOP wordt gecontinueerd.

Beschrijving van de aanbesteding

Het DGPenV van het ministerie van JenV heeft voor de verschillende vormen van overleg tussen werkgever en politievakorganisaties, behoefte aan vergaderlocaties en facilitaire diensten alsmede verschillende vormen van secretariële en administratieve ondersteuning, inclusief archivering. De huidige raamovereenkomst eindigt op 1 november 2024. Gezien de maximale looptijd van vier jaar kan deze raamovereenkomst niet meer worden verlengd. Het is voor DGPenV van belang dat de huidige dienstverlening in het kader van het CGOP wordt gecontinueerd.

Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria

Controleverklaring met goedkeurende strekking zonder continuïteitsparagraaf: Inschrijver dient financieel en economisch draagkrachtig te zijn om de Opdracht met goed resultaat te kunnen uitvoeren. Inschrijver dient dit aan te tonen door middel van een controleverklaring met goedkeurende strekking betreffende de jaarrekening over het meest recente afgesloten boekjaar. Deze controleverklaring mag géén zogenoemde continuïteitsparagraaf (d.w.z. een verplichte toelichtende paragraaf in de jaarrekening wegens ernstige onzekerheid omtrent de continuïteit) bevatten. Het is niet nodig om jaarrekeningen, jaarverslagen etc. als bewijsstukken aan de Inschrijving toe te voegen.

Lijst en korte beschrijving van aandoeningen

Inschrijving in nationaal handelsregister: Inschrijver en indien van toepassing de leden van het samenwerkingsverband en de derden/onderaannemers waarop een beroep wordt gedaan om te voldoen aan de geschiktheidseisen, dienen ten tijde van de Inschrijving ingeschreven te staan in het in het land van herkomst geldende beroeps- of handelsregister.

Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria

Referenties: De Aanbestedende dienst vindt het belangrijk dat Inschrijver over de navolgende kerncompetenties beschikt.
Kerncompetenties:
1. Plannen en organiseren periodieke overlegcyclus
Inschrijver dient een referentie te overleggen waarin de volgende ervaring wordt aangetoond: Het plannen en organiseren van een periodieke overlegcyclus voor maandelijkse overleggen van tenminste vier werkgroepen/commissies, waarbij sprake is van overlap tussen deelnemers (dus verschillende deelnemers hebben zitting in meer dan één werkgroep/commissie).
2. Secretariële ondersteuning
Inschrijver dient een referentie te overleggen waarin de volgende ervaring wordt aangetoond: Het leveren van secretariële ondersteuning (secretaris en verslaglegger) in een periodieke overlegcyclus tussen sociale partners, c.q. arbeidsvoorwaarden-onderhandelingen voor tenminste 12 vergaderingen per jaar van tenminste 13 personen.
3. Administratieve ondersteuning
Inschrijver dient een referentie te overleggen waarin de volgende ervaring wordt aangetoond: Het leveren van administratieve ondersteuning inclusief archiveren, plaatsen en publiceren van documenten in een beveiligd online overdraagbaar archief ten behoeve van overleggen in een periodieke overlegcyclus tussen sociale partners, c.q. arbeidsvoorwaarden-onderhandelingen voor tenminste 12 vergaderingen per jaar van tenminste 13 personen.
4. Frequent beschikbaar stellen vaste vergaderlocatie
Inschrijver dient een referentie te overleggen waarin de volgende ervaring wordt aangetoond: Het frequent, minimaal 12 keer per jaar, beschikbaar stellen van een vaste vergaderlocatie voor overleg van minimaal 26 personen inclusief facilitaire diensten, waaronder minimaal receptiediensten, toegangsbeveiliging, vergader ondersteunende middelen, zoals: voorzieningen voor hybride vergaderen, audiovisuele apparatuur, geluidsopname t.b.v. de vergaderingen en presentatie apparatuur, catering voor lunch en diner, technische ondersteuning en bedrijfshulpverlening.
5. Op afroep beschikbaar stellen vaste vergaderlocatie
Inschrijver dient een referentie te overleggen waarin de volgende ervaring wordt aangetoond: Het op afroep binnen 3 uur, zowel binnen als buiten kantoortijden, beschikbaar stellen van een vaste vergaderlocatie voor overleg van minimaal 13 personen inclusief facilitaire diensten, waaronder minimaal receptiediensten, toegangsbeveiliging, vergader ondersteunende middelen, zoals: audiovisuele apparatuur, geluidsopname t.b.v. de vergaderingen en presentatie apparatuur, catering voor lunch en diner, technische ondersteuning en bedrijfshulpverlening.

Inschrijver dient aan de hand van één of meer referenties aan te tonen dat hij over bovenstaande kerncompetenties beschikt. Inschrijver dient hiervoor per referentie het modelformulier in Bijlage 3: Specificatie Referentieopdracht te gebruiken. Een referentie-opdracht mag voor meerdere kerncompetenties worden aangeleverd. Dit houdt in dat Inschrijver feitelijk met één referentie-opdracht kan voldoen aan de gestelde ervaringseisen, mits deze referentie-opdracht aan alle genoemde kerncompetenties voldoet.