De opdracht wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de stichting HEID. HEID kent formeel twee rollen, die van Holdingfondsmanager (welke wordt ingevuld door een ambtenaar van de gemeente) en die van de secretaris van de Holding. In de praktijk liggen daarmee alle uitvoerende en adviserende werkzaamheden bij rol van de secretaris of bij door de secretaris in te schakelen experts (binnen de kaders van de verstrekte opdracht). De rol van secretaris binnen HEID is breed ingevuld. In de praktijk betekent dat naast het aanspreekpunt meerdere personen vanuit een specifieke deskundigheid invulling geven aan de opdracht. Hierbij is wel van belang dat er wel sprake is van een vast aanspreekpunt voor het bestuur, de gemeente Den Haag en de fondsen. Stichting HEID heeft behoefte aan ondersteuning op het gebied van de financiële administratie, verantwoordingstukken (w.o. opstellen geconsolideerde jaarrekening en subsidieverantwoordingen) en, aangevuld met ondersteuning en advisering met betrekking tot subsidiestromen en opzet, het beheer en de verantwoording van revolverende investeringsfondsen. Er is een blok aan vaste werkzaamheden die als dienstverlening dienen te worden uitgevoerd binnen de rol. Daarnaast zijn er minder goed te voorziene werkzaamheden, bijvoorbeeld met betrekking tot nieuwe of ingrijpende verandering van fondsen, de momenten waarop (Europese) subsidies dienen te worden verantwoord, investeringsstrategieën aangepast dienen te worden of er specifieke vragen vanuit de gemeente gesteld worden. Hiertoe dient opdrachtnemer jaarlijks een inzetschatting aan te leveren bij de Stichting ter controle en goedkeuring.
Deadline
De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2024-11-26.
De aanbesteding werd gepubliceerd op 2024-10-07.
Aankondiging van een opdracht (2024-10-07) Object Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Directiesecretaris ter ondersteuning van het bestuur van Stichting Holdingfonds Economische Investeringen Den Haag (HEID)
Referentienummer: DSO-24.167
Korte beschrijving:
“De opdracht wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de stichting HEID.
HEID kent formeel twee rollen, die van Holdingfondsmanager (welke wordt...”
Korte beschrijving
De opdracht wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de stichting HEID.
HEID kent formeel twee rollen, die van Holdingfondsmanager (welke wordt ingevuld door een ambtenaar van de gemeente) en die van de secretaris van de Holding. In de praktijk liggen daarmee alle uitvoerende en adviserende werkzaamheden bij rol van de secretaris of bij door de secretaris in te schakelen experts (binnen de kaders van de verstrekte opdracht). De rol van secretaris binnen HEID is breed ingevuld. In de praktijk betekent dat naast het aanspreekpunt meerdere personen vanuit een specifieke deskundigheid invulling geven aan de opdracht. Hierbij is wel van belang dat er wel sprake is van een vast aanspreekpunt voor het bestuur, de gemeente Den Haag en de fondsen.
Stichting HEID heeft behoefte aan ondersteuning op het gebied van de financiële administratie, verantwoordingstukken (w.o. opstellen geconsolideerde jaarrekening en subsidieverantwoordingen) en, aangevuld met ondersteuning en advisering met betrekking tot subsidiestromen en opzet, het beheer en de verantwoording van revolverende investeringsfondsen.
Er is een blok aan vaste werkzaamheden die als dienstverlening dienen te worden uitgevoerd binnen de rol. Daarnaast zijn er minder goed te voorziene werkzaamheden, bijvoorbeeld met betrekking tot nieuwe of ingrijpende verandering van fondsen, de momenten waarop (Europese) subsidies dienen te worden verantwoord, investeringsstrategieën aangepast dienen te worden of er specifieke vragen vanuit de gemeente gesteld worden. Hiertoe dient opdrachtnemer jaarlijks een inzetschatting aan te leveren bij de Stichting ter controle en goedkeuring.
Toon meer
Soort contract: Diensten
Producten/diensten: Administratieve diensten voor bedrijfsactiviteiten📦
Geschatte waarde exclusief BTW: 380 000 EUR 💰
Beschrijving
Beschrijving van de aanbesteding:
“De opdracht wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de stichting HEID.
HEID kent formeel twee rollen, die van Holdingfondsmanager (welke wordt...”
Beschrijving van de aanbesteding
De opdracht wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de stichting HEID.
HEID kent formeel twee rollen, die van Holdingfondsmanager (welke wordt ingevuld door een ambtenaar van de gemeente) en die van de secretaris van de Holding. In de praktijk liggen daarmee alle uitvoerende en adviserende werkzaamheden bij rol van de secretaris of bij door de secretaris in te schakelen experts (binnen de kaders van de verstrekte opdracht). De rol van secretaris binnen HEID is breed ingevuld. In de praktijk betekent dat naast het aanspreekpunt meerdere personen vanuit een specifieke deskundigheid invulling geven aan de opdracht. Hierbij is wel van belang dat er wel sprake is van een vast aanspreekpunt voor het bestuur, de gemeente Den Haag en de fondsen.
Stichting HEID heeft behoefte aan ondersteuning op het gebied van de financiële administratie, verantwoordingstukken (w.o. opstellen geconsolideerde jaarrekening en subsidieverantwoordingen) en, aangevuld met ondersteuning en advisering met betrekking tot subsidiestromen en opzet, het beheer en de verantwoording van revolverende investeringsfondsen.
Er is een blok aan vaste werkzaamheden die als dienstverlening dienen te worden uitgevoerd binnen de rol. Daarnaast zijn er minder goed te voorziene werkzaamheden, bijvoorbeeld met betrekking tot nieuwe of ingrijpende verandering van fondsen, de momenten waarop (Europese) subsidies dienen te worden verantwoord, investeringsstrategieën aangepast dienen te worden of er specifieke vragen vanuit de gemeente gesteld worden. Hiertoe dient opdrachtnemer jaarlijks een inzetschatting aan te leveren bij de Stichting ter controle en goedkeuring.
Toon meer
Aanvullende producten/diensten: Portefeuillebeheer📦
Aanvullende producten/diensten: Administratiediensten📦
Aanvullende producten/diensten: Boekhouddiensten📦
Aanvullende producten/diensten: Opstellen van financiële verslagen📦
Aanvullende producten/diensten: Beheer van holdings📦
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering:
“Zie documentatie”
Duur: 4 (YEAR)
Het onderstaande tijdschema is uitgedrukt in aantal jaren.
Informatie over elektronische catalogi
De inschrijvingen moeten worden ingediend in de vorm van elektronische catalogi of een elektronische catalogus bevatten
Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Plan van aanpak
Kwaliteitscriterium (weging): 40
Kwaliteitscriterium (naam): Capaciteitsborging
Kwaliteitscriterium (weging): 30
Prijs ✅
Prijs (weging): 30
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0000
Procedure Soort procedure
Open procedure ✅ Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2024-11-26 09:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2024-11-26 09:05:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️ Informatie over een raamovereenkomst of een dynamisch aankoopsysteem
Raamovereenkomst met verschillende exploitanten ✅
Juridische, economische, financiële en technische informatie Economische en financiële draagkracht
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria:
“Eis B Financiële draagkracht: De financiële draagkracht van de Ondernemer is zodanig dat hij de onderhavige Opdracht volledig tot stand kan brengen....”
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria
Eis B Financiële draagkracht: De financiële draagkracht van de Ondernemer is zodanig dat hij de onderhavige Opdracht volledig tot stand kan brengen. De
Ondernemer kan bij de Inschrijving volstaan met het invullen en ondertekenen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. De Ondernemer aan wie de Opdracht wordt gegund, dient in staat te zijn een (meest) recente accountantsverklaring over de jaarrekening af te geven. Deze accountantsverklaring mag geen continuïteitsparagraaf bevatten.
Indien de Ondernemer niet jaarrekeningplichtig is kan worden volstaan met een samenstellingsverklaring.
Ondernemer levert de verklaring omtrent Financiele draagkracht binnen 10 kalenderdagen aan wanneer wij hierom verzoeken.
Toon meer
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria:
“Eis A Verklaring omtrent verzekering beroeps- c.q. bedrijfsrisico’s: Ondernemer dient afdoende verzekerd te zijn inzake aansprakelijkheid door middel van...”
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria
Eis A Verklaring omtrent verzekering beroeps- c.q. bedrijfsrisico’s: Ondernemer dient afdoende verzekerd te zijn inzake aansprakelijkheid door middel van een beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. U kunt bij de Inschrijving volstaan met het invullen en ondertekenen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. De Ondernemer aan wie de Opdracht wordt gegund, dient aan te tonen dat de premie voor deze verzekering is voldaan door middel van een verklaring van de verzekeraar of aussurantietussenpersoon, en dient tevens een kopie van een geldig polisblad te overleggen van een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (en indien van toepassing een beroepsaansprakelijksheidsverzekering) met een dekking van minimaal €5.000.000 per jaar en minimaal €2.500.000 per gebeurtenis.
Indien het niet mogelijk is een geldig polisblad te overleggen kan de Ondernemer een geldig verzekeringscertificaat overleggen waaruit blijkt dat hij verzekerd is voor de genoemde bedragen.
Ondernemer levert de verklaring omtrent verzekering binnen 10 kalenderdagen aan wanneer wij hierom verzoeken.
Toon meer Voorwaarden voor deelname
Lijst en korte beschrijving van regels en criteria:
“Milieumanagement: De Ondernemer beschikt over een milieumanagementsysteem van zijn organisatie dat voldoet aan de eisen van ISO 14001. De Ondernemer kan bij...”
Lijst en korte beschrijving van regels en criteria
Milieumanagement: De Ondernemer beschikt over een milieumanagementsysteem van zijn organisatie dat voldoet aan de eisen van ISO 14001. De Ondernemer kan bij de Inschrijving volstaan met het invullen en bijvoegen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.
Binnen 10 kalenderdagen na voorlopige gunning dient de Ondernemer aan wie de Aanbestedende dienst voornemens is de Opdracht te gunnen, het bij deze eis behorende bewijs in te dienen. De Aanbestedende dienst aanvaardt een ISO 14001-certificering of een gelijkwaardige certificering als bewijs van het voldoen aan deze eis.
De Aanbestedende dienst aanvaardt eveneens andere bewijzen inzake gelijkwaardige maatregelen op het gebied van milieumanagement, zoals bijvoorbeeld een inhoudsopgave van het milieu(management)handboek van de Ondernemer.
Toon meer
Lijst en korte beschrijving van aandoeningen:
“Eis C1: Referentieopdracht Kennis en Ervaring met EU subsidies en investeringsfondsen binnen een overheidscontext.: De Ondernemer beschikt over één...”
Lijst en korte beschrijving van aandoeningen
Eis C1: Referentieopdracht Kennis en Ervaring met EU subsidies en investeringsfondsen binnen een overheidscontext.: De Ondernemer beschikt over één vergelijkbare referentieopdracht uitgevoerd voor een periode van 12 maanden aaneengesloten, die in de afgelopen drie jaar teruggerekend vanaf de sluitingsdatum van de Inschrijving is verricht en die de volgende kerncompetentie bevat:
• Aantoonbare kennis en ervaring met EU subsidies en (revolverende) investeringsfondsen met verantwoording binnen een overheidscontext. Dit betreft minimaal ervaring met EFRO of andere Europese subsidies én minimaal ervaring bijvoorbeeld met fondsen van Regionale Ontwikkelingsmaatschappijen. Dit mag met verschillende referenties worden aangetoond.
Toon meer
Lijst en korte beschrijving van aandoeningen:
“Eis C2: Referentieopdracht Kennis en Ervaring met secretariële en administratieve taken en reguliere werkzaamheden binnen een stichting: De Ondernemer...”
Lijst en korte beschrijving van aandoeningen
Eis C2: Referentieopdracht Kennis en Ervaring met secretariële en administratieve taken en reguliere werkzaamheden binnen een stichting: De Ondernemer beschikt over één vergelijkbare referentieopdracht uitgevoerd voor een periode van 12 maanden aaneengesloten, die in de afgelopen drie jaar teruggerekend vanaf de sluitingsdatum van de Inschrijving is verricht en die de volgende kerncompetentie bevat:
• Aantoonbare kennis en ervaring met secretariële en administratieve taken en reguliere werkzaamheden binnen een stichting.
• De gerealiseerde waarde van de referentieopdracht is ten minste 50.000
Toon meer
Lijst en korte beschrijving van aandoeningen:
“Eis C3: Referentieopdracht Kennis en Ervaring met advieswerkzaamheden omtrent de opzet van nieuwe fondsen binnen een politiek-sensitieve omgeving: De...”
Lijst en korte beschrijving van aandoeningen
Eis C3: Referentieopdracht Kennis en Ervaring met advieswerkzaamheden omtrent de opzet van nieuwe fondsen binnen een politiek-sensitieve omgeving: De Ondernemer beschikt over één vergelijkbare referentieopdracht uitgevoerd voor een periode van 12 maanden aaneengesloten, die in de afgelopen drie jaar teruggerekend vanaf de sluitingsdatum van de Inschrijving is verricht en die de volgende kerncompetentie bevat:
• Aantoonbare kennis en ervaring van advieswerkzaamheden ten behoeve van het oprichten van fondsen; en;
• waarbij dit advies werd gegeven aan ambtelijk bestuur binnen een politiek gevoelige omgeving.
Toon meer Technische en professionele bekwaamheid
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria:
“Informatiebeveiliging: De Ondernemer beschikt over een managementsysteem voor informatiebeveiliging dat voldoet aan de eisen van NEN- ISO/IEC 27001,...”
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria
Informatiebeveiliging: De Ondernemer beschikt over een managementsysteem voor informatiebeveiliging dat voldoet aan de eisen van NEN- ISO/IEC 27001, NEN-ISO/IEC 7510 of vergelijkbaar. Alleen een managementsysteem bij de Ondernemer zelf wordt geaccepteerd. De Ondernemer kan bij de Inschrijving volstaan met het invullen en bijvoegen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.
Binnen 10 kalenderdagen na voorlopige gunning dient de Ondernemer aan wie Aanbestedende dienst voornemens is de Opdracht te gunnen, het bij deze eis behorende bewijs in te dienen. Aanbestedende dienst aanvaardt een geldige certificering als hierboven genoemd of een gelijkwaardige certificering als bewijs van het voldoen aan deze eis. In het geval van een ISO27001 of NEN7510 certificaat wordt ook de daarbij behorende Verklaring van Toepasselijkheid (VVT) aan GDH verstrekt. In deze VVT mogen uitsluitend de beheersmaatregelen ‘A.8.3.1 Beheer van verwijderbare media’, ‘A.11.1.6 Laad- en loslocatie’ en ‘A.14.2.7 Uitbestede softewareontwikkeling’ buiten scope zijn, mits deugdelijk gemotiveerd. Alle andere beheersmaatregelen dienen in scope te zijn. Indien Ondernemer niet beschikt over een ISO27001 of NEN7510 certificaat, maar wel over een vergelijkbaar managementsysteem dan dient Ondernemer voldoende bewijs in te dienen op onderstaande drie punten zodat de gelijkwaardigheid door de Aanbestedende dienst kan worden beoordeeld.
Als gelijkwaardig wordt een informatiebeveiligingsysteem beschouwd dat voldoet aan alle onderstaande voorwaarden:
1. Ondernemer beschikt over een informatiebeveiligingshandboek waarin staan omschreven hoe, wanneer en door wie aan welke normen wordt getoetst. Hier dienen ten minste de beheersmaatregelen uit de ISO27001 Annex A onder te vallen.
2. Ondernemer heeft een beveiligingsfunctie benoemd en een beveiligingsorganisatie ingericht, waarin de organisatorische positie, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de betrokken functionarissen en de rapportagelijnen zijn vastgelegd.
3. Er vindt jaarlijks een onafhankelijke audit plaats op de maatregelen uit het handboek waaronder tenminste de beheersmaatregelen uit de ISO27001 Annex A.
Toon meer
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria:
“Kwaliteitsmanagement: De Ondernemer beschikt over een kwaliteitsmanagementsysteem van zijn organisatie dat voldoet aan de eisen van ISO 9001.
De Ondernemer...”
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria
Kwaliteitsmanagement: De Ondernemer beschikt over een kwaliteitsmanagementsysteem van zijn organisatie dat voldoet aan de eisen van ISO 9001.
De Ondernemer kan bij de Inschrijving volstaan met het invullen en bijvoegen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. Binnen 10 kalenderdagen na voorlopige gunning dient de Ondernemer aan wie de Aanbestedende dienst voornemens is de Opdracht te gunnen, het bij deze eis behorende bewijs in te dienen. De Aanbestedende dienst aanvaardt een ISO 9001-certificering of een gelijkwaardige certificering als bewijs van het voldoen aan deze eis.
De Aanbestedende dienst aanvaardt eveneens andere bewijzen inzake gelijkwaardige maatregelen op het gebied van kwaliteitsmanagement, zoals bijvoorbeeld een kwaliteitssysteem met een kwaliteitshandboek, een kwaliteitsfunctionaris en een jaarlijkse onafhankelijke externe audit. Als bewijs dient de Ondernemer dan een inhoudsopgave van het kwaliteitshandboek, de functieomschrijving en naam van de kwaliteitsfunctionaris en een verslag van een recente onafhankelijke audit die met goed resultaat is afgerond aan te leveren.