Burgerzakensysteem

Gemeente Vlaardingen

De gemeente Vlaardingen maakt al sinds 2014 gebruik van het huidige burgerzakensysteem. Omdat de geraamde waarde van de opdracht het drempelbedrag voor Europees aanbesteden overschrijdt is de gemeente gehouden om het nieuwe burgerzakensysteem Europees aan te besteden. De gemeente Vlaardingen wil er zeker van zijn de komende jaren van het meest passende burgerzaken systeem op de markt gebruik te maken. Binnen de scope van de opdracht valt: • Het leveren van een burgerzakensysteem; • Het verlenen van service en onderhoud op dit systeem; • De implementatie van dit systeem; • Het migreren van de data van het huidige systeem naar het aangeboden systeem; • Het verzorgen van opleidingen en instructies aan gebruikers; • Het realiseren van de koppelingen; • Het begeleiden van de aanpassingen aan processen / werkwijzen voor het optimaal benutten van het systeem. 0

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2024-08-30. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2024-06-27.

Wie?

• Gemeente Vlaardingen

Wat?

• Diverse netwerksoftware › Administratieve software

Waar?

• Zuid-Holland › Agglomeratie Leiden en Bollenstreek
• Zuid-Holland › Agglomeratie ’s-Gravenhage
• Zuid-Holland › Delft en Westland
• Zuid-Holland › Groot-Rijnmond
• Zuid-Holland › Oost-Zuid-Holland
• Zuid-Holland › Zuidoost-Zuid-Holland

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2024-06-27	Aankondiging van een opdracht
2024-08-22	Aankondiging van een opdracht

Aankondiging van een opdracht (2024-06-27)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Burgerzakensysteem
Referentienummer: IV.100113
Korte beschrijving:

Soort contract: Leveringen
Producten/diensten: Administratieve software 📦
Informatie over kavels
Inschrijvingen kunnen worden ingediend voor een maximaal aantal partijen: 1
Beschrijving
Interne identificatiecode: 1
Beschrijving van de aanbesteding: Burgerzakensysteem
Soort contract: Leveringen
Producten/diensten: Administratieve software 📦
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Vlaardingen
Land: Nederland 🇳🇱
Plaats van uitvoering:

Agglomeratie Leiden en Bollenstreek 🏙️

Agglomeratie ’s-Gravenhage 🏙️

Delft en Westland 🏙️

+ nog 3

Groot-Rijnmond 🏙️

Oost-Zuid-Holland 🏙️

Zuidoost-Zuid-Holland 🏙️

Duur
Startdatum: 2025-05-01 📅
Einddatum: 2031-04-30 📅
Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): W1 Lijst van Wensen
Kwaliteitscriterium (weging): 1
Kwaliteitscriterium (naam): K1 Implementatieplan
K2 Demo
Prijs ✅
Prijs (weging): 1
Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0000

Procedure
Soort procedure
Openbare procedure ✅
Rechtsgrondslag: Richtlijn 2014/24/EU
Belangrijkste kenmerken van de procedure:

Voor deze aanbesteding heeft de aanbestedende dienst gekozen voor de openbare procedure. Dat wil zeggen dat de beoordeling van de geschiktheid van de inschrijver en de beoordeling van de inschrijving in één ronde plaatsvinden. Er is om de volgende redenen gekozen voor het volgen van een openbare procedure: • Het aantal te verwachten inschrijvers ligt nabij het minimum aantal te selecteren in-schrijvers dat is toegestaan bij het toepassen van de niet-openbare procedure; • Het toepassen van een andere procedure leidt naar verwachting eerder tot hogere dan lagere lasten voor zowel inschrijvers als de aanbestedende dienst. De opdracht is niet verdeeld in percelen omdat de opdracht niet deelbaar is in percelen. Het ter beschikking stellen van SaaS betekent dat de opdrachtnemer ook het onderhoud voor diens rekening neemt. Beide onderdelen van de opdracht zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een scheiding van levering en onderhoud is niet mogelijk.

Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2024-08-30 10:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2024-08-30 10:01:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes (plaats): Vlaardingen
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 3 maanden
Voorwaarden voor inschrijving
Een geavanceerd(e) of gekwalificeerd(e) elektronisch(e) handtekening of zegel (zoals omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014) is vereist
Openingsdatum: 2024-08-30 10:01:00 📅
Plaats: Vlaardingen
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Elektronische facturering: Vereist
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 2024-08-01 10:00:00 📅
Gunningscriteria
Wegingstype: Gewicht (punten, exact)

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Lijst en korte beschrijving van aandoeningen:

E1 Uniform Europees Aanbestedingsdocument: Op inschrijvers, combinanten of onderaannemers mogen geen uitsluitingsgronden (AW, art 2.86, 287) van toepassing zijn. Dit kunnen zij verklaren door het Uniform Europees Aanbestedingsdocument(UEA) in te vullen. Het UEA is als digitale bijlage toegevoegd aan de aanbestedingsstukken (bijlage 5). De rechtsgeldig ondertekende verklaring vormt een onderdeel van de inschrijving en dient u toe te voegen aan uw inschrijving. Het ontbreken van het UEA kan leiden tot ongeldigheid van de inschrijving.

E2 Inschrijving in het handelsregister: Inschrijver (en indien van toepassing elke deelnemer die samenwerkt in het samenwerkingsverband of onderaannemers) dient conform artikel 2.98 van de Aanbestedingswet ter bevestiging van de identiteit aan te tonen te zijn ingeschreven in het nationale beroeps-/handelsregister (voor de lidstaat Nederland is dit de Kamer van Koophandel).

E3 Verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen: Door het ondertekenen van het UEA verklaart de inschrijver dat hij binnen zes kalenderdagen na het verzoek daartoe een ‘Verklaring Betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen’, niet ouder dan 6 maanden, van de Belastingdienst te kunnen overleggen waaruit is af te leiden dat de inschrijver zijn fiscale verplichtingen nakomt. Meer informatie hierover vindt u op: http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/themaoverstijgend/programmas_en_formulieren/verklaring_betalingsgedrag_nakoming_fiscale_verplichtingen

E4 Gedragsverklaring aanbesteden (GVA): Inschrijver dient in het UEA te verklaren in bezit te zijn een geldige Gedragsverklaring aanbesteden (niet ouder dan 2 jaar) en dient deze binnen zes dagen te overhandigen na een verzoek hiertoe.

Economische en financiële draagkracht
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria:

E5 Passende aansprakelijkheidsverzekering: Door het ondertekenen van het UEA verklaart inschrijver dat hij adequaat verzekerd is wettelijke aansprakelijkheidsverzekering) voor de uitvoering van de opdracht en dat hij zich, indien de raamovereenkomst met hem wordt gesloten, gedurende de duur van de uitvoering van de opdracht(en) adequaat verzekerd houdt. Onder ‘adequaat’ verstaat de aanbestedende dienst dat inschrijver met oog op aard en omvang van de uit te voeren werkzaamheden voldoende verzekerd is tegen wettelijke aansprakelijkheid in verband met de uitvoering van de opdracht. De verzekerde som moet daarom tenminste €1.250.000,- per gebeurtenis bedragen.

Technische en professionele bekwaamheid

E6 Referentieverklaring: De inschrijver dient ervaring te hebben met vergelijkbare opdrachten. De geëiste ervaring dient betrekking te hebben op de volgende kerncompetenties: • Kerncompetentie 1: Ervaring met het leveren, implementeren (inclusief conversie uit voorliggende systemen) en het technisch en functioneel onderhouden van een burgerzakensysteem als SaaS-applicatie voor een Nederlandse gemeente met tenminste 45.000 inwoners; • Kerncompetentie 2: Ervaring met het koppelen van aanpalende applicaties aan een burgerzakensysteem.

E7 Kwaliteitsborgingssyteem: De onderneming treft voldoende maatregelen om kwaliteit te waarborgen gerelateerd aan het gestelde en gevraagde in deze aanbestedingsleidraad. Als bewijs hiervan beschikt de onderneming over certificaten of bedrijfsdocumenten en procedures, waaruit blijkt dat èn leidinggevend èn uitvoerend personeel hiermee bekend is. Voorts beschikt de onderneming over de noodzakelijke informatie en instrumenten om de betreffende maatregelen ook daadwerkelijk te kunnen uitvoeren. Inschrijver dient op de volgende wijze aan te tonen hieraan te voldoen: 1. Een Kwaliteitscertificaat, opgesteld door een onafhankelijke instantie, NEN ISO 9001:2015 of gelijkwaardig, geldig op de sluitingsdatum van de inschrijvingstermijn van deze aanbesteding (u volstaat met het toevoegen van een kopie van het certificaat); óf 2. Indien u niet beschikt over een certificaat en u zich ook niet in een certificeringstraject bevindt, kan het volstaan om uw eigen kwaliteitshandboek te overleggen. Het dient een actueel en geldig kwaliteitshandboek te zijn, waarin zijn opgenomen de maatregelen die uw organisatie treft om de kwaliteit te waarborgen en te controleren, voorzien van een beleidsverklaring van het management waaruit blijkt dat het management deze maatregelen onderschrijft en controleert (u volstaat met het toevoegen van een kopie van een toegesneden index van het kwaliteitshandboek, een beschrijving en de beleidsverklaring). Tevens dient u een beschrijving bij te voegen, waarom de maatregelen die in uw kwaliteitshandboek zijn opgenomen gelijkwaardig zijn aan de gestelde norm; óf 3. Indien u nog niet dan wel niet meer beschikt over een geldig certificaat maar u zich wel in een certificeringstraject bevindt, kunt u volstaan met een bewijs van het stadium waarin het nieuwe certificeringstraject zich bevindt te overleggen (u volstaat met het toevoegen van een kopie van een toegesneden index van het kwaliteitshandboek, een beschrijving en de beleidsverklaring én een met de certificerende instelling overeengekomen planning van de certificering).

Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria

E7 Kwaliteitsborgingssyteem: De onderneming treft voldoende maatregelen om kwaliteit te waarborgen gerelateerd aan het gestelde en gevraagde in deze aanbestedingsleidraad. Als bewijs hiervan beschikt de onderneming over certificaten of bedrijfsdocumenten en procedures, waaruit blijkt dat èn leidinggevend èn uitvoerend personeel hiermee bekend is. Voorts beschikt de onderneming over de noodzakelijke informatie en instrumenten om de betreffende maatregelen ook daadwerkelijk te kunnen uitvoeren.

Inschrijver dient op de volgende wijze aan te tonen hieraan te voldoen:
1. Een Kwaliteitscertificaat, opgesteld door een onafhankelijke instantie, NEN ISO 9001:2015 of gelijkwaardig, geldig op de sluitingsdatum van de inschrijvingstermijn van deze aanbesteding (u volstaat met het toevoegen van een kopie van het certificaat); óf
2. Indien u niet beschikt over een certificaat en u zich ook niet in een certificeringstraject bevindt, kan het volstaan om uw eigen kwaliteitshandboek te overleggen. Het dient een actueel en geldig kwaliteitshandboek te zijn, waarin zijn opgenomen de maatregelen die uw organisatie treft om de kwaliteit te waarborgen en te controleren, voorzien van een beleidsverklaring van het management waaruit blijkt dat het management deze maatregelen onderschrijft en controleert (u volstaat met het toevoegen van een kopie van een toegesneden index van het kwaliteitshandboek, een beschrijving en de beleidsverklaring). Tevens dient u een beschrijving bij te voegen, waarom de maatregelen die in uw kwaliteitshandboek zijn opgenomen gelijkwaardig zijn aan de gestelde norm; óf
3. Indien u nog niet dan wel niet meer beschikt over een geldig certificaat maar u zich wel in een certificeringstraject bevindt, kunt u volstaan met een bewijs van het stadium waarin het nieuwe certificeringstraject zich bevindt te overleggen (u volstaat met het toevoegen van een kopie van een toegesneden index van het kwaliteitshandboek, een beschrijving en de beleidsverklaring én een met de certificerende instelling overeengekomen planning van de certificering).

E8 Informatiebeveiligingssysteem: Door het ondertekenen van het UEA verklaart de inschrijver dat hij beschikt over een deugdelijk informatiebeveiligingsysteem. Dit houdt in dat de inschrijver beschikt over een geldig certificaat, opgesteld door een onafhankelijke instantie, NEN ISO 27001. Het certificaat moet op de datum van de inschrijving geldig zijn en gedurende de gehele aanbestedingsprocedure en uitvoering van de werkzaamheden geldig blijven dan wel aantoonbaar kunnen worden verlengd. U dient een kopie van het certificaat of de beschrijving op eerste verzoek van de aanbestedende dienst binnen zes kalenderdagen aan te leveren. Het invullen van het UEA is bij inschrijving voldoende.

E9 ISAE 3402-verklaring: Door het ondertekenen van het UEA verklaart de inschrijver dat hij beschikt over een ISAE 3402 type 2 verklaring. Het certificaat dient te zijn afgegeven door een onafhankelijke instantie.

Voorwaarden voor deelname
Uitsluitingsgrond: Louter nationale uitsluitingsgronden
Beschrijving van de uitsluitingsgronden:

Uitsluitingsgronden zijn opgevoerd in de aanbestedingsdocumenten of in TenderNed toegevoegd.

Aanbestedende dienst
Naam en adressen
Naam: Gemeente Vlaardingen
Nationaal registratienummer: 6116978
Postadres: Westnieuwland 6
Postcode: 3131 VX
Poststad: Vlaardingen
Regio: Groot-Rijnmond 🏙️
Land: Nederland 🇳🇱
Contactpunt: Nico Zoutenbier
E-mail: inkoop@vlaardingen.nl 📧
Telefoon: +31 102484000 📞
URL: http://www.vlaardingen.nl 🌏
Adres van het kopersprofiel: http://www.vlaardingen.nl 🌏
Type aanbestedende dienst
Regionale of plaatselijke instantie
Hoofdactiviteit
Algemene overheidsdiensten
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/341211 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/341211 🌏
Elektronische indiening: Vereist

Aanvullende informatie
Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Bron: OJS 2024/S 126-387958 (2024-06-27)

Aankondiging van een opdracht (2024-08-22)
Object
Duur
Einddatum: 2034-04-30 📅

Procedure
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2024-09-17 10:00:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2024-09-17 10:01:00 📅
Voorwaarden voor inschrijving
Openingsdatum: 2024-09-17 10:01:00 📅
Elektronische facturering: Toegestaan
Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie: 2024-08-30 10:00:00 📅

Aanbestedende dienst
Communicatie
Documenten URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/346516 🌏
Deelname URL: https://www.tenderned.nl/aankondigingen/overzicht/346516 🌏

Wijzigingen
Andere aanvullende informatie

Op meerdere verzoeken van inschrijvers wordt een tweede nota van inlichtingen georganiseerd. De termijn voor het indienen van een inschrijving wordt verlengd. De aangepaste planning is terug te vinden onder ‘Termijnen’ en in de Aanbestedingsleidraad Burgerzakensysteem VERSIE 1.1.

Voornaamste reden voor de wijziging: Informatie bijgewerkt
Informatie over wijzigingen
Versie van de eerdere aankondiging die moet worden gewijzigd: 55d1fcac-7619-4085-a63a-203872637688-01
Bron: OJS 2024/S 164-508360 (2024-08-22)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Software en informatiesystemen (>20 nieuwe aankopen)

Software voor netwerken, internet en intranet (4)

Netwerksoftware (1)

Diverse netwerksoftware (1)