Raamovereenkomst levering en onderhoud Belcellen | Gemeente Apeldoorn

Datum	Document
2023-12-18	Aankondiging van een opdracht

Korte beschrijving

Het doel van deze aanbesteding is te komen tot het contracteren van de meest geschikte leverancier voor het leveren van belcellen. Binnen de Opdracht valt in ieder geval:
• Leveren belcellen conform de eisen en wensen;
• Het uitvoeren van (technisch) preventief en correctief onderhoud aan de belcellen, hierbij valt o.a. te denken aan het onderhoud van de ventilatie unit, verlichting, deur(beslag) en meubilair dat in de belcel is aangebracht.

Beschrijving van de aanbesteding

Beschrijving van de verlengingen

Onderbouwing looptijd
Voor belcellen geldt eenzelfde afschrijvingstermijn als voor meubilair, namelijk 10 jaar. Op de belcellen dient onderhoud te worden gepleegd, waarvan het wenselijk is dit te laten uitvoeren door de leverancier die de belcellen heeft geleverd. De garantietermijn is namelijk ook 10 jaar. Een leverancier zal (in beginsel) alleen garantie geven als hij zelf het onderhoud zelf heeft uitgevoerd. De raamovereenkomst voor het meubilaironderhoud is dit jaar eveneens aanbesteed voor een periode van 10 jaar waarbij belcellen (aangezien deze er nog niet waren) niet in de scope is meegenomen. Op lange termijn is het doel dit totale onderhoud (meubilair + belcellen) samen te voegen. Tenslotte is de wens om uniformiteit en een eenduidig beeld op kantoor uit te stralen. Mede gelet op de huisvestigingsvisie en de zeer beperkte aantallen belcellen die na de gebruikelijke looptijd van vier jaar mogelijk nog benodigd zijn (gezien de niet structureel terugkerende aard van de behoefte), is het wenselijk één partij voor langere tijd te contracteren.

Beschrijving van de opties

Op dit moment wordt er gewerkt aan een huisvestingsvisie. Het kan zijn (voortvloeiend uit deze visie) dat er behoefte ontstaat aan vergaderruimtes die los in de ruimte gezet kunnen worden, evenals een ingerichte stiltewerkplek of ruimtescheiders/ scheidingswanden. De gemeente behoudt zich het recht voor om eventueel aanvullende opdrachten omtrent voornoemde te verlenen aan de winnende inschrijver uit deze aanbesteding, zonder daarbij een nieuwe aanbestedingsprocedure te moeten volgen. De exacte omvang van deze aanvullende opdrachten is vooraf niet in te schatten. Wel dient dit te geschieden binnen de gestelde maximale opdrachtwaarde van de raamovereenkomst. Op deze aanvullende opdrachten zijn uitsluitend de voorwaarden van toepassing uit onderhavige aanbesteding en de bijbehorende overeenkomst.
De winnende inschrijver kan geen rechten ontlenen aan het verkrijgen van de aanvullende opdrachten. Door gewijzigde omstandigheden kan de gemeente besluiten de aanvullende opdrachten niet te verlenen of alsnog besluiten een nieuwe aanbestedingsprocedure hiervoor te volgen. De behoefte van dergelijke aanvullende opdrachten zal met de betreffende Opdrachtnemer besproken worden en apart geoffreerd worden.

Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria

Geschiktheidseis ten aanzien van financiële en economische draagkracht: Inschrijver is afdoende verzekerd voor de bedragen zoals opgenomen in de van toepassing zijnde algemene inkoopvoorwaarden. Door invullen en rechtsgeldig ondertekenen van het bijgevoegde UEA verklaart Inschrijver dat hij voldoet aan de gestelde geschiktheideis. Binnen 5 dagen na het communiceren van het gunningsbesluit overlegt de winnende Inschrijver het volgende bewijsstuk: een kopie van een verzekeringspolis of een verklaring van de verzekeraar waaruit blijkt dat Inschrijver minimaal verzekerd is voor de betreffende bedragen.

Lijst en korte beschrijving van regels en criteria

Sancties Rusland: "Conform het 5e sanctiepakket (die de Europese Unie (EU) op 8 april 2022 heeft ingesteld) tegen Rusland hanteert de gemeente de uitsluitingsgrond dat ondernemers die onder het sanctiepakket vallen niet mogen deelnemen aan de overheidsopdracht en inschrijvingen waarbij een Russische partij* met meer dan 10% van de waarde van opdracht deelneemt als onderaannemer of leverancier niet kunnen winnen.

Onder Russische partij wordt verstaan:
personen met een Russische nationaliteit en personen of rechtspersonen (bedrijven, entiteiten of organen) die gevestigd zijn in Rusland;
rechtspersonen (gevestigd in Rusland of een ander land) die voor meer dan 50% eigendom zijn van een Russische partij zoals hierboven genoemd; en
personen of rechtspersonen (gevestigd in Rusland of een ander land) die handelen in belang van of op aanwijzing van een bovengenoemde Russische partij.

Inschrijver bevestigt hiermee dat bovenstaande niet op zijn onderneming van toepassing is."

Lijst en korte beschrijving van aandoeningen

Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) invullen en ondertekenen: Inschrijver dient alle gevraagde delen van het (digitale) Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) in te vullen. Daadwerkelijke toetsing van de bewijsmiddelen kan achteraf plaatsvinden bij diegene die naar verwachting voor de opdracht in aanmerking komt. Op verzoek van de aanbestedende dienst dienen de bewijsmiddelen binnen vijf werkdagen na verzoek, digitaal te worden aangeleverd aan de contactpersoon van deze aanbesteding. Indien Inschrijver het document digitaal ondertekent, stuurt hij een kopie van het certificeringssysteem mee waaruit blijkt dat de digitale handtekening ook daadwerkelijk van Inschrijver is. Inschrijver heeft alle vragen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) beantwoord. Door middel van het indienen van het UEA verklaart u tevens dat uw inschrijving rechtsgeldig is.

Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria

Geschiktheidseisen ten aanzien van technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid: Inschrijver beschikt over ervaring met het leveren van Belcellen met een minimale opdrachtwaarde van € 100.000,- exclusief btw binnen één jaar bij één opdrachtgever. De opgegeven referentie mag niet ouder zijn dan 1 januari 2020.

Opgegeven dient te worden:
- Omzet in €
- Naam referentie/opdrachtgever
- Naam contactpersoon opdrachtgever
- Functie
- Telefoonnummer
- E-mail

U dient het bijgevoegde referentieformulier volledig ingevuld te uploaden.

Inschrijvers worden erop gewezen dat het de aanbestedende dienst vrij staat te allen tijde contact op te nemen met de referent, zonder de inschrijver daarvan vooraf op de hoogte te stellen. Indien uit die verificatie blijkt dat de referentie onjuist is, is de inschrijving ongeldig en zal de inschrijver worden uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. Indien er geen referentie wordt overgelegd, zal de inschrijver eveneens uitgesloten worden van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure.