Onderhoud monumentale objecten

Geachte mevrouw / heer,
Gedurende de loop van de inschrijvingstermijn hebben wij een verzoek van een geïnteresseerde ontvangen om de inschrijvingstermijn te verlengen tot medio juli 2022. Zoveel ruimte bood onze planning niet, maar we zagen wel ruimte om de inschrijvingstermijn te verlengen tot 8 juli 2022, 10.00 uur. We hebben de betreffende geïnteresseerde gevraagd of hij daarmee geholpen was en hierop heeft hij bevestigend geantwoord. Omdat onze planning voldoende ruimte bood en omdat wij vermoedden dat het deelnemersveld beperkt was, hebben we besloten dit verzoek in te willigen. De uiterste datum voor het indienen van inschrijvingen is uitgesteld van 7 juni naar 8 juli 2022, 10.00 uur. De datum is in de termijnen in TenderNed aangepast. Bij de uitvoering van de bijbehorende taak in TenderNed, het publiceren van de rectificatie, is iets misgegaan. De taak is uitgevoerd, maar de rectificatie is niet gepubliceerd. De uiterste datum voor het indienen van inschrijving is daardoor blijven staan op de oorspronkelijke datum, 7 juni 2022.
Dit heeft tot gevolg gehad dat drie inschrijvers op 7 juni 2022 een inschrijving hebben ingediend. Wij hebben hierover van TenderNed niet het gebruikelijke, automatisch door TenderNed verstuurde, bericht ontvangen, waarin stond dat de kluis met inschrijvingen te openen was. Ook hier is iets misgegaan. Wij ontdekten pas op 9 juni 2022, op aangeven van de geïnteresseerde die om verlenging van de inschrijvingstermijn verzocht, dat de rectificatie niet doorgevoerd was. Vervolgens ontdekten wij dat de kluis op de oorspronkelijke datum gesloten was. Deze geïnteresseerde die om verlenging van de inschrijvingstermijn verzocht is hiermee gedupeerd, omdat hij geen inschrijving heeft kunnen indienen, terwijl wij hadden toegezegd de inschrijvingstermijn te verlengen tot 8 juli 2022, 10.00 uur.
Voordat wij een kluis openen kunnen wij zien hoeveel inschrijvingen deze bevat, in dit geval drie, maar niet wie die inschrijvingen heeft ingediend. Wij kunnen wel zien welke geïnteresseerden vragen hebben gesteld over de aanbesteding. Gestelde vragen worden door ons geanonimiseerd voordat wij deze beantwoorden met een Nota van Inlichtingen. Dit zorgt ervoor dat geïnteresseerden niet kunnen zien wie welke vraag gesteld heeft. Wij, als aanbestedende dienst, weten dit wel. Deze informatie gaf ons ook het vermoeden dat het deelnemersveld beperkt zou zijn. En met deze informatie konden wij relatief eenvoudig achterhalen van wie de drie inschrijvingen in de kluis waren. Wij hebben deze inschrijvers op 9 juni 2022 de situatie uitgelegd en aangegeven dat wij snel met een oplossing zouden komen. Ook hebben wij benadrukt dat de kluis niet geopend is en ook niet zal worden geopend. Wij hebben dus geen zicht op de inhoud van de inschrijvingen en dat blijft ook zo.
Om de gedupeerde geïnteresseerde een oplossing te bieden die, naar wij hopen, voor de drie inschrijvers niet bezwaarlijk is, zijn wij van plan om de lopende procedure vroegtijdig te beëindigen en een meervoudig onderhandse procedure te starten. Wij hebben tot dusver alle voorwaarden van een Europese aanbestedingsprocedure gevolgd en zullen dat bij de meervoudig onderhandse procedure ook blijven doen. Wij kiezen voor deze praktische oplossing, zodat we alle eerder ingezette termijnen kunnen handhaven. De termijn voor het indienen van inschrijvingen voor deze meervoudig onderhandse aanbesteding eindigt op 8 juli 2022, om 10.00 uur. Voor deze meervoudig onderhandse procedure nodigen wij de drie inschrijvers en de gedupeerde geïnteresseerde uit. Als u niet één van de drie inschrijvers of de gedupeerde geïnteresseerde bent en u wilt wel uitgenodigd worden voor de meervoudig onderhandse procedure, dan kunt u dit kenbaar maken door uiterlijk 17 juni 2022 een bericht te sturen naar p.buitelaar@utrecht.nl.
De meervoudig onderhandse procedure wordt vandaag gepubliceerd en is vanaf 15 juni zichtbaar op TenderNed. De inhoud van de aanbesteding wordt niet gewijzigd.