Tekst
Omvang Kick-off
De leverancier zal het geheel van organisatie, uitvoering en evaluatie van één kick-off evenement per jaar voor de RDW dienen uit te voeren. Gemiddeld nemen ca. 1.000 – 1.200 RDW medewerkers deel aan de kick-off.
Het evenement dient in principe de 2de donderdag van het nieuwe jaar plaats te vinden. Dit gebeurt in nauwe samenwerkingen met de afdeling Communicatie van de RDW. De RDW is volledig vrij om te kiezen voor een fysieke of digitale kick-off. De jaarlijkse kick-off voor 2023 zal een digitale sessie zijn.
Voor het organiseren van de jaarlijkse kick-off is de RDW afhankelijk van beschikbaarstelling van voldoende budget. Indien het budget niet toereikend is, kan Opdrachtnemer geen rechten ontlenen aan de geraamde opdrachtwaarde.
Voor het organiseren van de kick-off voor 2023, 2024, 2025, 2026 en 2027, zal uiterlijk 3 maanden voorafgaand aan het evenement door de RDW worden besloten of deze doorgang kan vinden.
Aanvullend
De RDW kan de kick-off opsplitsen in twee verschillende evenementen. De kick-off staat altijd in het kader van de start van het nieuwe jaar en hierin worden actuele zaken besproken. In januari zal altijd een evenement georganiseerd moeten worden (zowel digitaal (2023) of fysiek) en daarnaast is de optie nu opgenomen dat in de zomer er een fysiek evenement zal worden georganiseerd in aanvulling op de kick-off van januari.
De Opdrachtnemer dient uit te gaan van een maximaal beschikbaar budget (tevens plafondbedrag) van € 200.000,- exclusief BTW voor een fysieke kick-off. De Opdrachtnemer dient uit te gaan van een maximaal beschikbaar budget van €120.000,- exclusief BTW voor een digitale variant. Voor eerder genoemde bedragen dient de gehele kick-off te worden georganiseerd, dit is dus ook inclusief de kosten van ingeschakelde onderaannemers.
De omvang van deze opdracht is, voor de maximale looptijd van deze raamovereenkomst (4 jaar), geraamd op totaal circa minimaal €1.500.000,- tot maximaal €2.000.000,- excl. BTW. Let op, aan deze raming kunnen geen rechten worden ontleend.