Financieel Systeem NPO

Korte beschrijving

Deze opdracht betreft het leveren van het financiële systeem op basis van SaaS, het implementeren en inrichten van dit systeem en de conversie van bestaande gegevens naar het nieuwe systeem. Het financieel systeem moet de volgende werkprocessen ondersteunen:
• Bestellen tot betalen
• Bankafschrift tot afletteren
• Investeren tot afschrijven
• Declareren tot betalen
• Verkoopfacturatie tot betaling
• Record to reporting
• Bijhouden stamgegevens
Onder de opdracht valt ook de implementatie van het financieel systeem. Tevens moet er voorzien worden in nazorg, zodat na oplevering de openstaande issues nog door de opdrachtnemer worden opgelost. Ook wordt er gevraagd om de gebruikers van het systeem op te leiden, zijnde de intensieve gebruikers bij DF en alle overige gebruikers in de hele organisatie.

Beschrijving van de aanbesteding

In scope:
Deze opdracht betreft het leveren van het financiële systeem op basis van SaaS, het implementeren en inrichten van dit systeem en de conversie van bestaande gegevens naar nieuw systeem. Het financieel systeem moet de volgende werkprocessen ondersteunen:
• Bestellen tot betalen
• Bankafschrift tot afletteren
• Investeren tot afschrijven
• Declareren tot betalen
• Verkoopfacturatie tot betaling
• Record to reporting
• Bijhouden stamgegevens
Implementatie
Onder de opdracht valt ook de implementatie van het financiële systeem. Tevens moet er voorzien worden in nazorg, zodat na oplevering de openstaande issues nog door de opdrachtnemer worden opgelost.
Onderdeel van de implementatie is de functionele acceptatie test (FAT), welke dient te worden uitgevoerd door de opdrachtnemer. De NPO zal een gebruikers acceptatie test (GAT) uitvoeren, nadat de FAT akkoord is bevonden. In het testplan moet rekeningen worden gehouden met de GAT die door de NPO wordt uitgevoerd.
De implementatie omvat tevens een migratie van data vanuit het huidige financiële systeem, daarbij dient in ieder geval alle lopende transacties te worden gemigreerd als standen vanuit het grootboek om aansluiting tussen begin- en eindbalans vanaf het moment van migratie te waarborgen. Voor de migratie geldt dat de NPO zorgt voor de aanlevering van de data (extractie) en de opdrachtnemer zorgt voor de vertaling en inlezen in nieuwe systeem (TL in het ETL proces).
Training
De op te leiden medewerkers zijn naast de ongeveer 25 intensieve en light gebruikers ook alle overige medewerkers (500) van de NPO. Voor de intensieve en light gebruikers zal deze opleiding er op gericht zijn dat deze gebruikers al hun werkzaamheden zoals beschreven in § 2.3 kunnen voortzetten in het nieuwe systeem. De intensieve en light gebruikers worden in-house getraind door een trainer van de opdrachtnemer (geen train-the-trainer principe).
Voor de overige 500 medewerkers zal de training een introductie betreffen en in grotere groepen worden gegeven waarin het gebruik van goedkeuringsflow, invoeren van declaraties en het invoeren van bestelaanvragen aan bod komt. Hier kan een train-the-trainer principe worden toegepast indien gewenst.
Omgevingen
De NPO wil minimaal drie omgevingen:
• Productie omgeving
• Test omgeving
o Om upgrades en wijzigingen te testen
• Ontwikkelomgeving
o Om latere wijzigingen in de setup in te ontwikkelen.
Buiten scope:
• Het beheer van het financiële systeem is buiten scope, omdat de NPO dit apart wenst aan te besteden om de optimale beheer situatie te creëren.
• Aansluiten van omroepen of andere media-partijen is buiten scope