Beschrijving van de aanbesteding
De aanbesteding moet leiden tot een raamovereenkomst met één dienstverlener voor het verrichten van de volgende diensten:
• het ontwerpen (inclusief de echtheidskenmerken), aanpassen, specificeren en testen van de documenten die nodig zijn in het verkiezingsproces;
• het ontwerpen (inclusief de echtheidskenmerken), aanpassen, specificeren en testen van de hulpmiddelen voor het gebruik van de documenten die nodig zijn in het verkiezingsproces;
• het maken van prototypen van stemdocumenten ten behoeve van testen dan wel experimenten t.b.v. de vernieuwing van het verkiezingsproces;
• het testen van (elektronische) hulpmiddelen voor het tellen van stembiljetten en het opstellen van documentatie t.b.v. de ingebruikname van deze hulpmiddelen;
• het verlenen van (ondersteunende) diensten bij het testen en experimenteren met en het invoeren van de documenten dan wel de (elektronische) hulpmiddelen.
De opdracht betreft in ieder geval de volgende stemdocumenten:
a) Stembiljetten;
b) Stempassen en vervangende stempassen;
c) Briefstembewijs en vervangend briefstembewijs;
d) Kiezerspassen;
e) Schriftelijke volmachten;
f) Alle processen-verbaal en verdere documenten voor het berekenen van de uitslag van de verkiezingen*;
g) Posters voor in en bij het stemlokaal ten behoeve van voorlichting van kiezers*;
h) Posters en andere instructiematerialen ten behoeve van uitleg aan stembureauleden bij een test of experiment met een nieuw stembiljet of elektronisch hulpmiddel.
De opdracht betreft ook het leveren van de volgende diensten met betrekking tot de bovengenoemde stemdocumenten:
1. het doen van onderzoek naar mogelijke verbeteringen c.q. vernieuwingen;
2. het maken van initiële ontwerpen en het vervaardigen van prototypes;
3. het maken van initiële ontwerpen en het vervaardigen van prototypes voor hulpmiddelen (waaronder bijvoorbeeld mallen voor de stembiljetten, uitleg- en voorlichtingsmateriaal, etc.) onder meer voor gebruikers met een beperking (zoals personen met een visuele beperking) en gebruikers die laaggeletterd zijn;
4. het organiseren en uitvoeren van testen met gebruikers, waaronder kiezers en
proefpersonen, van de documenten. Dit, inclusief het leveren van alle hulpmiddelen die
voor het organiseren van de testen en het uitvoeren ervan nodig is. Hulpmiddelen kunnen
ook van technische aard zijn bijvoorbeeld in het geval testen nodig zijn om na te gaan of
een stembiljet elektronisch te tellen is. In het geval de test met proefpersonen wordt
uitgevoerd maakt het leveren van de testlocatie(s) en van de proefpersonen ook deel uit van de opdracht. Daarbij wordt van een test ook een rapportage opgeleverd;
5. het maken van de definitieve ontwerpen van stemdocumenten;
6. het opstellen van de specificaties en bijbehorende documentatie voor de productie en
waar nodig personalisatie en het gebruik van de documenten;
7. het doorvoeren van wijzigingen in het ontwerp resulterend in een volgende versie van het document;
8. het leveren van ondersteunende diensten bij het experimenteren met en het invoeren van de documenten en (elektronische) hulpmiddelen;
9. het voorbereiden en uitvoeren van een (een deel van de) evaluatie na een experiment.