BSOB - Europees openbare aanbesteding Print- en postdiensten

Korte beschrijving

Deze opdracht betreft een overeenkomst met een geraamde waarde van EUR 2.200.000 tot EUR 2.400.000 exclusief BTW. Deze geraamde waarde is gebaseerd op de maximale looptijd (zes jaar). Er kunnen geen rechten ontleend worden aan de raming

Beschrijving van de aanbesteding

De opdracht betreft het leveren van print-, couverteer-, mail- en postdiensten (incl. het bijbehorende druk- en scanwerk). Deze dienstverlening is door BSOB benodigd ten behoeve van de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken en de heffings- en invorderingsactiviteiten voor de diverse gemeentelijke- en waterschapbelastingen. De opdracht betreft de verzorging van de totale verwerkingsketen van dataontvangst tot en met de verzending (en bezorging) van de fysieke output naar burgers en ondernemers.
Ter indicatie van de omvang van de opdracht:
 Jaarlijks worden ca. 400.000 tot 500.000 documenten (aanslagen, kwijtscheldingen en overige poststukken) door ter verwerking aangeboden.
 Jaarlijks worden ca. 100.000 invorderingen ter verwerking aangeboden.
 Jaarlijks worden er ca. 2.800 tot 3.800 scans verwerkt.
 Jaarlijks wordt er ca. 6.000 tot 6.500 keer gebruik gemaakt van eMandate.
 Jaarlijks worden er ca 36.000 tot ca. 55.000 iDEAL betalingen verwerkt.

Beschrijving van de verlengingen

Met een optie tot eenzijdige verlenging door BSOB van driemaal 1 jaar. De overeenkomst wordt gesloten door ondertekening van de definitieve overeenkomst door partijen.

Lijst en korte beschrijving van aandoeningen

3.1 UITSLUITINGSGRONDEN
De inschrijver dient in Deel III A van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument te verklaren dat er geen sprake is van een in de afgelopen vijf (5) jaren onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak jegens inschrijver, in de zin van alle in artikel 2.86 Aw 2012 beschreven gronden, op straffe van uitsluiting van deze aanbestedingsprocedure. De verplichting tot uitsluiting van de inschrijver is ook van toepassing wanneer een bij onherroepelijk vonnis veroordeelde persoon lid is van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van inschrijver of indien hij daarin een vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid heeft.
De inschrijver dient daarnaast in Deel III B van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument te verklaren dat er geen sprake is van een onherroepelijke en bindende rechterlijke of administratieve beslissing overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar de gegadigde of de inschrijver is gevestigd of overeenkomstig nationale wettelijke bepalingen is vastgesteld dat de inschrijver niet voldoet aan zijn verplichtingen tot betaling van belastingen of sociale zekerheidspremies.
Facultatieve uitsluitingsgronden
De inschrijver dient ook in Deel III C van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument te verklaren dat geen sprake is van de situaties genoemd in artikel 2.87 Aw 2012. De inschrijver dient ook in Deel III B van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument te verklaren dat er geen sprake is van de van onderstaande van toepassing verklaarde facultatieve uitsluitingsgronden:
Schending verplichtingen o.b.v. milieu-, sociaal-, of arbeidsrecht.
Faillissement, insolventie of gelijksoortig.
Ernstige beroepsfout.
Vervalsing van mededinging.
Voor de facultatieve uitsluitingsgronden geldt een terugkijktermijn van drie (3) jaren voorafgaand aan het doen van de inschrijving, met uitzondering van de uitsluitingsgronden ‘Faillissement, insolventie, of gelijksoortig’, ‘belangenconflict’, en ‘betrokken bij de voorbereiding’. Voor deze uitsluitingsgronden geldt dat hiervan geen sprake mag zijn met betrekking tot deze aanbestedingsprocedure.
Ter bewijs van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument moet de voorlopig gegunde inschrijver bewijsstukken conform artikel 2.89 Aw 2012 aan BSOB overleggen:
 Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA), niet ouder dan twee jaar op het moment van inschrijving. Deze is hier aan te vragen.
 Verklaring Belastingdienst (Verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen), niet ouder dan zes maanden op het moment van inschrijving. Deze is hier aan te vragen.
 Eventuele overige bewijsmiddelen. Waar BSOB deze eist, is dit nadrukkelijk aangegeven.
Inschrijver moet deze bewijsstukken binnen tien (10) werkdagen na verzoek van BSOB overleggen. Inschrijver dient dus rekening te houden met eventuele aanvraagtermijnen met betrekking tot de bewijsmiddelen.
Wet BIBOB
BSOB is bevoegd om inschrijver/opdrachtnemer en zijn eventuele opdrachtgevers, eigenaren en vennoten te (laten) screenen op het van toepassing zijn van één of meerdere van de van toepassing zijnde uitsluitingsgronden. Hiertoe wordt onder meer de toepassing van de Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (Bibob) gebruikt. Indien BSOB hiertoe de medewerking van inschrijver/opdrachtnemer nodig heeft, zal zij hier op eerste verzoek aan voldoen. Bij weigering van medewerking of frustreren van het onderzoek door inschrijver/opdrachtnemer, is de BSOB gerechtigd om de inschrijving af te wijzen of de overeenkomst onmiddellijk en naar eigen keuze op te schorten, te ontbinden of te beëindigen, zonder gehouden te zijn tot vergoeding van eventuele schade en zonder daarbij een termijn in acht te hoeven nemen.
3.2.1 INSCHRIJVING HANDELSREGISTER (BEROEPSBEVOEGDHEID)
De inschrijver dient in de inschrijving een gewaarmerkt uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel toe te voegen niet ouder dan zes maanden op het moment van inschrijving.

Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria

FINANCIËLE EN ECONOMISCHE DRAAGKRACHT
Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering
De inschrijver dient behoorlijk verzekerd te zijn voor aansprakelijkheid door middel van een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Deze verzekering dekt minimaal EUR 1.000.000,- per gebeurtenis en minimaal twee gebeurtenissen/uitkeringen per kalenderjaar. Als bewijs moet de beoogd opdrachtnemer het volgende aan BSOB overleggen:
 Een geldig polisblad van de toepasselijke beroeps/bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering;
 Indien het niet mogelijk is een geldig polisblad te overleggen mag een geldig verzekeringscertificaat worden overlegd waaruit blijkt dat inschrijver verzekerd is voor het vereiste bedrag.
Stabiliteit onderneming
Ook dient inschrijver een stabiele onderneming te zijn, die haar continuïteit kan garanderen. Als bewijs moet de beoogd opdrachtnemer een (meest) recente accountantsverklaring zonder een continuïteitsparagraaf aan BSOB overleggen. Deze paragraaf wordt alleen opgenomen door de accountant als deze vreest voor de (economische en financiële) continuïteit van inschrijvers onderneming. Van een niet-jaarrekeningplichtige inschrijver, verlangt BSOB een beoordelings- of samenstellingsverklaring.
NB: indien alleen geconsolideerde omzetcijfers kunnen worden opgegeven, dient het concern, in de zin van paragraaf 3.3.3, zich garant te stellen voor de inschrijver.

Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria

TECHNISCHE BEKWAAMHEID EN BEROEPSBEKWAAMHEID
Kerncompetenties
De inschrijver dient bij inschrijving een referentie(s) op te geven om zijn bekwaamheid aan te tonen met betrekking tot de onderstaande kerncompetentie(s). De einddatum/einddata mag/mogen niet ouder zijn dan drie jaar gerekend vanaf de sluiting van de inschrijvingstermijn van deze aanbesteding. Indien daarbij gebruik wordt gemaakt van een nog niet geheel afgeronde opdracht, gelden alleen de werkelijk behaalde resultaten en opdrachtwaarde/omvang van de betreffende opdracht tot het moment van inschrijving.
Kerncompetentie 1: uitvoeren van professionele print- en couverteer diensten
Inschrijver heeft aantoonbare ervaring met het uitvoeren van professionele print- en couverteer diensten, waarin hij op gestructureerde wijze en binnen de beschikbare tijd alle adequaat aangeleverde documenten probleemloos heeft kunnen inlezen, digitaal vervaardigen en printen.
Specifiek:
 Belastingpost: aanslagbiljetten, inningsbrieven en overige documenten.
Minimale omvang:
 Ten minste 250.000 items per jaar.
 Tenminste 50.000 items binnen één productie batch aanleverbestand.
Kerncompetentie 2: full-service verzorgen van het aanleveren van documenten: fysiek
Inschrijver heeft aantoonbare ervaring met frankeren van mailpacks en deze tijdig ter verzending aanbieden, conform een aangegeven ‘matdatum’, om tijdige postbezorging te garanderen.
Specifiek:
 Belastingpost: aanslagbiljetten, inningsbrieven en overige documenten.
 Postbezorging door heel Nederland en het buitenland.
Minimale omvang:
 Ten minste 250.000 items per jaar.
 Tenminste 50.000 items binnen één productie.
Kerncompetentie 3: full-service verzorgen van het aanleveren van documenten: digitaal
Inschrijver heeft aantoonbare ervaring met het tijdig verzamelen, verwerken en vervaardingen van digitale documenten en deze beveiligd digitaal (retour) te verzenden.
Specifiek:
 Belastingpost: aanslagbiljetten, inningsbrieven en overige documenten.
 Beveiligde verzending via SFTP of VPN.
Minimale omvang:
 Tenminste 125.000 items binnen één jaar (transactiediensten)
Kerncompetentie 4: digitale verzending naar ‘berichtenmodule’ van MijnOverheid
Inschrijver heeft aantoonbare ervaring met het beveiligd verzenden van digitale berichten (inclusief bijgevoegde documenten) naar de (juiste) berichtenbox van ‘MijnOverheid.’ Het gaat specifiek om het ‘plaatsen’ van digitale berichten inclusief bijgevoegde documenten in de betreffende berichtenbox van ‘MijnOverheid’.
Specifiek:
 Binnen één dag na verzending zichtbaar in de betreffende berichtenbox van ‘MijnOverheid’
Minimale omvang:
 Tenminste 25.000 berichten (inclusief tenminste één bijgevoegd document per bericht) binnen één jaar.
Kerncompetentie 5: koppeling incl. bestanden uitwisseling met belastingapplicatie
Inschrijver heeft aantoonbare ervaring met (1) het realiseren en (2) het gebruiken van een koppeling met een belastingapplicatie t.b.v. gegevens- en bestandenuitwisseling voor het uitvoeren van print-, couverteer-, maildoemstem.
Specifiek:
 Belastingapplicatie Gouw7R2
Minimale omvang:
 Tenminste één werkende koppeling.
 Tenminste 5.000 aantal uitgewisselde bestanden.
Kerncompetentie 6: aanbieden en faciliteren van (digitale) betaaloplossing via geprinte QR-code
Inschrijver heeft aantoonbare ervaring met het plaatsen van IDEAL QR-code op (digitaal en/of fysiek) te verzenden documenten en het realiseren betaling via deze IDEAL QR-code zonder tussenkomst van derdenrekeningen.
Minimale omvang:
 Plaatsen van IDEAL QR-codes op tenminste 25.000 items binnen één jaar
 Realiseren en ondersteunen van tenminste 20.000 IDEAL betalingen binnen één jaar
Kerncompetentie 7: plaatsen van barcodes voor administratieve verwerking
Inschrijver heeft aantoonbare ervaring met het plaatsen van barcodes op te verwerken documenten met daarin stuurgegevens (data) met als doel om administratieve verwerking door afzender (de opdrachtgever) te realiseren.
Minimale omvang:
 Plaatsen van barcodes op tenminste 125.000 items binnen één jaar
Als bewijs dient inschrijver de genoemde referentie(s), volgens het standaardformat (Bijlage D), toe te voegen aan de inschrijving. Uit referentie(s) moet duidelijk en ondubbelzinnig de gevraagde ervaring blijken.
Dit betekent dat inschrijver één (1) referentie per kerncompetentie in kan dienen. Inschrijver mag met één (1) referentie aan meerdere kerncompetenties voldoen, op voorwaarde dat duidelijk en ondubbelzinnig uit de referentie blijkt op welke kerncompetenties de referentie ziet. Indien inschrijver meer referenties indient dan is toegestaan, worden de extra referenties terzijde gelegd en worden alleen de referenties tot het gevraagde aantal in de beoordeling meegenomen. Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het voldoen aan de gestelde kerncompetitie(s) met de juiste referentie(s).
Kwaliteitsborging
De inschrijver moet werken op basis van een gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem. Middels dit gecertificeerde kwaliteitsmanagementsysteem moet de leverancier de kwaliteit zijn bedrijfsproces -gericht op print-, couverteer-, mail-, post- en archiefdiensten- aantoonbaar waarborgen. Het gecertificeerde kwaliteitsmanagementsysteem moet geldig zijn op het moment van inschrijving en minimaal gelijkwaardig zijn aan ISO 9001:2015. Als de leverancier niet over een geldig ISO 9001 certificaat beschikt, moet de leverancier aantonen dat hij werkt volgens een alternatief gelijkwaardig kwaliteitsmanagementsysteem. Het alternatief kwaliteitsmanagementsysteem kan een ander gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem of een intern kwaliteitsmanagementsysteem zijn. De leverancier moet de gelijkwaardigheid van het alternatieve kwaliteitsmanagementsysteem aan ISO 9001 in zijn inschrijving aantonen en onderbouwen.
Als bewijs moet de beoogd opdrachtnemer een kopie van de gevraagde certificeringen aan BSOB overleggen. Als inschrijver niet over de vereiste certificaten beschikt, maar over een gelijkwaardig certificaat of kwaliteitsborgingssysteem, dan dient zij dit in haar inschrijving aan te geven en te omschrijven waarom het systeem gelijkwaardig is. BSOB moet uit de omschrijving kunnen opmaken dat het betreffende certificaat of kwaliteitsborgingssysteem daadwerkelijk gelijkwaardig is. Inschrijver dient in de inschrijving passend bewijs van de gelijkwaardigheid te leveren.
Milieuzorgsysteem
De inschrijver moet werken op basis van een gecertificeerd milieuzorgsysteem. Middels dit gecertificeerde milieuzorgsysteem moet de leverancier de relevante milieuaspecten en de betreffende beheersmaatregelen omtrent zij bedrijfsproces -gericht op print-, couverteer-, mail-, post- en archiefdiensten- aantoonbaar waarborgen. Het gecertificeerde milieuzorgsysteem moet geldig zijn op het moment van inschrijving en minimaal gelijkwaardig zijn aan ISO 14001:2015. Als de leverancier niet over een geldig ISO 14001 certificaat beschikt, moet de leverancier aantonen dat hij werkt volgens een alternatief gelijkwaardig milieuzorgsysteem. Het alternatief milieuzorgsysteem kan een ander gecertificeerd milieuzorgsysteem of een intern milieuzorgsysteem zijn. De leverancier moet de gelijkwaardigheid van het alternatieve milieuzorgsysteem aan ISO 14001 in zijn inschrijving aantonen en onderbouwen. Als bewijs moet de beoogd opdrachtnemer een kopie van de gevraagde certificeringen aan BSOB overleggen. Als inschrijver niet over de vereiste certificaten beschikt, maar over een gelijkwaardig certificaat of milieuzorgsysteem, dan dient zij dit in haar inschrijving aan te geven en te omschrijven waarom het systeem gelijkwaardig is. BSOB moet uit de omschrijving kunnen opmaken dat het betreffende certificaat of milieuzorgsysteem daadwerkelijk gelijkwaardig is. Inschrijver dient in de inschrijving passend bewijs van de gelijkwaardigheid te leveren.
Informatiebeveiliging
De inschrijver moet werken op basis van een gecertificeerd managementsysteem voor informatiebeveiliging (Code voor Informatiebeveiliging). Middels dit gecertificeerde informatiebeveiligingssysteem moet de leverancier de relevante informatiebeveiligingsaspecten en de betreffende beheersmaatregelen omtrent zij bedrijfsproces -gericht op print-, couverteer-, mail-, post- en archiefdiensten- aantoonbaar waarborgen. Het gecertificeerde informatiebeveiligingssysteem moet geldig zijn op het moment van inschrijving en minimaal gelijkwaardig zijn aan ISO 27001:2013. Als de leverancier niet over een geldig ISO 27001 certificaat beschikt, moet de leverancier aantonen dat hij werkt volgens een alternatief gelijkwaardig informatiebeveiligingssysteem. Het alternatief informatiebeveiligingssysteem kan een ander gecertificeerd informatiebeveiligingssysteem of een intern informatiebeveiligingssysteem zijn. De leverancier moet de gelijkwaardigheid van het alternatieve informatiebeveiligingssysteem aan ISO 27001 in zijn inschrijving aantonen en onderbouwen. Als bewijs moet de beoogd opdrachtnemer een kopie van de gevraagde certificeringen aan BSOB overleggen. Als inschrijver niet over de vereiste certificaten beschikt, maar over een gelijkwaardig certificaat of informatiebeveiligingssysteem, dan dient zij dit in haar inschrijving aan te geven en te omschrijven waarom het systeem gelijkwaardig is. BSOB moet uit de omschrijving kunnen opmaken dat het betreffende certificaat of informatiebeveiligingssysteem daadwerkelijk gelijkwaardig is. Inschrijver dient in de inschrijving passend bewijs van de gelijkwaardigheid te leveren.