De provincie Flevoland is voornemens een langjarige Overeenkomst te sluiten met één Opdrachtnemer voor de vervanging van het financiële systeem inclusief koppelingen middels een software as a service (SAAS) oplossing.
Deadline
De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2021-11-23.
De aanbesteding werd gepubliceerd op 2021-10-07.
Leveranciers
De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:
Object Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel:
“Vervanging van een financieel systeem inclusief implementatie en inrichting (VFSII)
PFL-2641566”
Producten/diensten: Diensten voor ontwikkeling van boekhoudsoftware📦
Korte beschrijving:
“De provincie Flevoland is voornemens een langjarige Overeenkomst te sluiten met één Opdrachtnemer voor de vervanging van het financiële systeem inclusief...”
Korte beschrijving
De provincie Flevoland is voornemens een langjarige Overeenkomst te sluiten met één Opdrachtnemer voor de vervanging van het financiële systeem inclusief koppelingen middels een software as a service (SAAS) oplossing.
1️⃣
Aanvullende producten/diensten: Advies over software-integratie📦
Aanvullende producten/diensten: Kantoorautomatiseringssoftware📦
Aanvullende producten/diensten: Administratieve software📦
Plaats van uitvoering: Flevoland🏙️
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Lelystad
Beschrijving van de aanbesteding:
“Het implementeren en inrichten van een toekomstbestendig, geïntegreerd en kwalitatief goede standaardapplicatie voor een financieel systeem op basis van...”
Beschrijving van de aanbesteding
Het implementeren en inrichten van een toekomstbestendig, geïntegreerd en kwalitatief goede standaardapplicatie voor een financieel systeem op basis van SaaS voor de provincie Flevoland. Een en ander is verder uitgewerkt in hoofdstuk 2 van de aanbestedingsleidraad.
Toon meer Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Kwaliteit
Kwaliteitscriterium (weging): 65
Prijs (weging): 35
Duur
Startdatum: 2022-05-31 📅
Einddatum: 2027-12-31 📅
Duur van de opdracht, raamovereenkomst of dynamisch aankoopsysteem
Dit contract kan worden verlengd ✅ Beschrijving
Beschrijving van de verlengingen:
“Na de initiële looptijd (Fase 1 & 2) kan er in Fase 3 met 7 x 2 jaar verlengd worden. Daarnaast is er in Fase 4 een migratie/re-transitie periode van 27 maanden.”
Beschrijving van de verlengingen
Na de initiële looptijd (Fase 1 & 2) kan er in Fase 3 met 7 x 2 jaar verlengd worden. Daarnaast is er in Fase 4 een migratie/re-transitie periode van 27 maanden.
Toon meer Informatie over opties
Opties ✅
Beschrijving van de opties:
“Deze opdracht bestaat uit een 4tal fases. Fase 1: Begin migratie/implementatie. Fase 2: Vast looptijd (na migratie) van 5 jaar.
Fase 3: verlengopties:...”
Beschrijving van de opties
Deze opdracht bestaat uit een 4tal fases. Fase 1: Begin migratie/implementatie. Fase 2: Vast looptijd (na migratie) van 5 jaar.
Fase 3: verlengopties: maximaal 7 x 2 jaar. Fase 4: Einde migratie/re-transitie: 27 maanden.
Procedure Soort procedure
Open procedure
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2021-11-23
12:30 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Het onderstaande tijdschema is uitgedrukt in aantal maanden.
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 4
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2022-01-10
12:35 📅
Aanvullende informatie Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank Den Haag
Poststad: Den Haag
Land: Nederland 🇳🇱
E-mail: nvt@rechtspraak.nl📧
URL: http://www.rechtspraak.nl🌏
Bron: OJS 2021/S 198-516942 (2021-10-07)
Aanvullende inlichtingen (2021-10-19)
Aanvullende informatie Referentie oorspronkelijke aankondiging
Nummer van het bericht in het PB S: 2021/S 198-516942
Wijzigingen In de oorspronkelijke aankondiging te corrigeren tekst
Sectienummer: II.2.2)
Plaats van de te wijzigen tekst: Aanvullende CPV-code(s)
Oude waarde
Aanvullende producten/diensten: Advies over software-integratie📦
Aanvullende producten/diensten: Kantoorautomatiseringssoftware📦
Aanvullende producten/diensten: Administratieve software📦 Nieuwe waarde
Aanvullende producten/diensten: Administratieve software📦
Aanvullende producten/diensten: Kantoorautomatiseringssoftware📦
Aanvullende producten/diensten: Advies over software-integratie📦 In de oorspronkelijke aankondiging te corrigeren tekst
Sectienummer: II.2.7)
Plaats van de te wijzigen tekst: Looptijd van de opdracht, de raamovereenkomst of het dynamische aankoopsysteem
Oude waarde
Tekst:
“Aanvang: 31-05-2022
Einde: 31-12-2027
Deze opdracht kan worden verlengd: ja
Na de initiële looptijd (Fase 1 & 2) kan er in Fase 3 met 7 x 2 jaar verlengd...”
Tekst
Aanvang: 31-05-2022
Einde: 31-12-2027
Deze opdracht kan worden verlengd: ja
Na de initiële looptijd (Fase 1 & 2) kan er in Fase 3 met 7 x 2 jaar verlengd worden. Daarnaast is er in Fase 4 een migratie/re-transitie periode van 27 maanden.
Toon meer Nieuwe waarde
Tekst:
“Aanvang: 14-02-2022
Einde: 31-12-2027
Deze opdracht kan worden verlengd: ja
Na de initiële looptijd (Fase 1 & 2) kan er in Fase 3 met 7 x 2 jaar verlengd...”
Tekst
Aanvang: 14-02-2022
Einde: 31-12-2027
Deze opdracht kan worden verlengd: ja
Na de initiële looptijd (Fase 1 & 2) kan er in Fase 3 met 7 x 2 jaar verlengd worden. Daarnaast is er in Fase 4 een migratie/re-transitie periode van 27 maanden.
Toon meer In de oorspronkelijke aankondiging te corrigeren tekst
Sectienummer: IV.2.2)
Plaats van de te wijzigen tekst: Termijn voor ontvangst van inschrijvingen of deelnemingsaanvragen
Oude waarde
Datum: 2021-11-23 📅
Tijd: 12:30
Nieuwe waarde
Datum: 2021-11-23 📅
Tijd: 12:00
In de oorspronkelijke aankondiging te corrigeren tekst
Sectienummer: IV.2.7)
Plaats van de te wijzigen tekst: Omstandigheden waarin de inschrijvingen worden geopend
Oude waarde
Tekst: Datum: 10-01-2022
Plaatselijke tijd: 12:35
Nieuwe waarde
Tekst: Datum: 23-11-2021
Plaatselijke tijd: 12:00
Bron: OJS 2021/S 206-539416 (2021-10-19)
Award Aankondiging (2023-06-22) Object Toepassingsgebied van de aanbesteding
Totale waarde van de opdracht (exclusief BTW): EUR 6000000.0 💰
Procedure Administratieve informatie
Eerdere publicatie betreffende deze procedure: 2021/S 198-516942
Gunning van het contract
1️⃣
Contractnummer: 1
Titel:
“Vervanging van een financieel systeem inclusief implementatie en inrichting (VFSII)”
Datum van sluiting van het contract: 2022-02-04 📅
Informatie over aanbestedingen
Aantal ontvangen offertes: 1
Aantal elektronisch ontvangen inschrijvingen: 1
Naam en adres van de contractant
Naam: iQibt BV
Nationaal registratienummer: 24489294
Postadres: Boteyken 323
Poststad: De Meern
Postcode: 3454PD
Land: Nederland 🇳🇱
Telefoon: +31 0610869948📞
E-mail: rob.van.de.burgt@iqibt.nl📧
Regio: Nederland🏙️
URL: http://www.iqibt.nl🌏
De aannemer is een KMO ✅ Informatie over de waarde van de opdracht/het perceel (exclusief BTW)
Geraamde totale waarde van de opdracht/het perceel: EUR 7000000.0 💰
Totale waarde van het contract/perceel: EUR 6000000.0 💰
Bron: OJS 2023/S 121-384068 (2023-06-22)
Award Aankondiging (2023-12-04) Object Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Vervanging van een financieel systeem inclusief implementatie en inrichting (VFSII)
Reference number: PFL-2641566
Soort contract: services
Totale waarde van de opdracht (exclusief BTW): 1699999.0 EUR 💰
Beschrijving
Beschrijving van de aanbesteding:
“Naar aanleiding van de na gunning aan iQbit uitgevoerde werkzaamheden, bleek het technisch noodzakelijk om bepaalde aanvullende werkzaamheden uit te voeren...”
Beschrijving van de aanbesteding
Naar aanleiding van de na gunning aan iQbit uitgevoerde werkzaamheden, bleek het technisch noodzakelijk om bepaalde aanvullende werkzaamheden uit te voeren ten aanzien van noodzakelijke proefmigraties met betrekking tot de implementatie van een nieuw financieel systeem (SAP). De Opdrachtgever wil een Overeenkomst aangaan inclusief implementatie en inrichtingen met een maximale looptijd van 22 jaar. Gelet op het belang van een financieel systeem voor een rechtmatige beheersing van de financiën van de Opdrachtgever, de uitoefening van de publieke taak en de impact die de vervanging van een financieel systeem heeft voor de organisatie als geheel (zowel ICT-technisch, als cultureel veranderkundig, als financieel) is er voor deze maximale looptijd gekozen.
Toon meer
Aanvullende informatie:
“Deze opdracht bestaat uit een 4tal fases. Fase 1: Begin migratie/implementatie. Fase 2: Vast looptijd (na migratie) van 5 jaar.
Fase 3: verlengopties:...”
Aanvullende informatie
Deze opdracht bestaat uit een 4tal fases. Fase 1: Begin migratie/implementatie. Fase 2: Vast looptijd (na migratie) van 5 jaar.
Fase 3: verlengopties: maximaal 7 x 2 jaar. Fase 4: Einde migratie/re-transitie: 27 maanden.
Toon meer
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering:
“Lelystad”
Plaats van uitvoering: Flevoland🏙️ Duur
Startdatum: 2022-02-04 📅
Einddatum: 2042-01-01 📅
Informatie over opties
Opties ✅ Titel
Identificatienummer van de partij: LOT-0000
Gunning van het contract
Identificatienummer van de partij: LOT-0000
Contractnummer: CON-0001
Vervanging van een financieel systeem inclusief implementatie en inrichting (VFSII)
Informatie over de waarde van de opdracht/het perceel (exclusief BTW)
Totale waarde van het contract/perceel: 1757807.06 EUR 💰
Aanbestedende dienst Naam en adressen
Telefoon: +31 320265260📞
Aanvullende informatie Dienst waar informatie over de beroepsprocedure kan worden verkregen
Naam: Provincie Flevoland
Nationaal registratienummer: 55378210
Postadres: Visarenddreef 1
Postcode: 8232PH
Poststad: Lelystad
Land: Nederland 🇳🇱
E-mail: info@flevoland.nl📧
Telefoon: +31 320265260📞
URL: http://www.flevoland.nl🌏 Informatie over elektronische workflows
Elektronische facturering wordt aanvaard
Wijzigingen Nieuwe waarde
Tekst:
“Door de oorspronkelijke aannemer/concessiehouder te verrichten aanvullende werken,
diensten of leveringen (artikel 43, lid 1, onder b), van Richtlijn...”
Tekst
Door de oorspronkelijke aannemer/concessiehouder te verrichten aanvullende werken,
diensten of leveringen (artikel 43, lid 1, onder b), van Richtlijn 2014/23/EU, artikel 72, lid 1,
onder b), van Richtlijn 2014/24/EU en artikel 89, lid 1, onder b), van Richtlijn 2014/25/EU). Beschrijving van de economische en technische redenen en van het ongemak en de extra kosten die een verandering van contractant in de weg staan:
De gegunde opdracht betreft de migratie van data uit het huidige/buiten gebruik te stellen (financiële) systeem naar het nieuwe systeem (SAP). Het gaat om stamdata, standen (begin boekjaar), overlopende posten (inkopen/verkopen), doorlopende projecten en historische gegevens. De migratie vindt automatisch plaats met een specifieke SAP-conversiestool.
In de aanbesteding is uitgegaan van twee proefmigraties (in de testomgeving) en één productiemigratie (in de productieomgeving). Op basis van de evaluatie van de tweede proefmigratie is vastgesteld dat het bereikte resultaat nog niet voldoende was om als basis te dienen voor de productiemigratie. Deze migratie is kritisch, want fouten zullen onherroepelijk leiden tot fouten in de processen en gegevens in SAP, zeker gezien de (complexe) structuur van SAP. Een derde proefmigratie is dus noodzakelijk; deze was niet voorzien en daarvoor is een aanvullende opdracht noodzakelijk.
De huidige opdrachtnemer kan alleen garanties geven voor een goed resultaat daarvan als de goede werking van de migratie middels een (integrale) proefmigratie in voldoende mate is aangetoond. Het is ondenkbaar dat de huidige opdrachtgever een garantie zal kunnen afgeven voor de productiemigratie op basis van de uitkomsten van een door een andere partij uitgevoerde proefmigratie. Daarmee zou provincie Flevoland als opdrachtgever een onaanvaardbaar risico lopen bij de productiemigratie, aanzienlijk ongemak ondervinden en onevenredig in haar belangen worden geschaad.
Toon meer
Bron: OJS 2023/S 234-737126 (2023-12-04)