Niet-openbare Aanbesteding betreffende ‘Onderhoud en technisch beheer van gebouwen’

Korte beschrijving

Het doel van deze aanbesteding is te komen tot een Raamovereenkomst met één (1) Opdrachtnemer voor het verlenen van Diensten, op basis van een prestatieovereenkomst, voor onderhoud en technisch beheer aan gebouwen van Hogeschool Utrecht. Deze Opdracht wordt gegund aan de Inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving uitgebracht. Dit op basis van op basis van het gunningscriterium ‘beste prijs-kwaliteitverhouding’.

Beschrijving van de aanbesteding

Het doel van deze aanbesteding is te komen tot een Raamovereenkomst met één (1) Opdrachtnemer voor het verlenen van Diensten, op basis van een prestatieovereenkomst, voor onderhoud en technisch beheer aan gebouwen van Hogeschool Utrecht. Deze Opdracht wordt gegund aan de Inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving uitgebracht. Dit op basis van op basis van het gunningscriterium ‘beste prijs-kwaliteitverhouding’.
De doelstellingen die met de aanbesteding van het technisch onderhoud en beheer worden nagestreefd zijn:
— Een maximale beschikbaarheid van de gebouwen en technische voorzieningen,
— De gebouwen voldoen aan de wettelijke verplichtingen en bewaken van certificeringen,
— Er is een snelle en adequate afhandeling van meldingen en storingen,
— Er is een goed en gezond binnenmilieu door juist functionerende klimaatinstallaties,
— Er is sprake van optimale energie efficiëntie,
— Preventief onderhoud op basis van total costs of ownership (TCO) is afgestemd op de huisvestingsbehoefte en vastgoedstrategie,
— Er vindt geen verstoring plaats van de primaire processen (onderwijs) door onderhoudswerkzaamheden,
— Er is overzicht en grip op beheergegevens (onderhoudsrapportage, tekeningrevisies, certificaten ed.),
— Hogeschool Utrecht wordt administratief ontzorgt door de opdrachtnemer,
— Er zijn heldere en onbetwistbare KPI’s voor contractmanagement, waarbij beter werk een betere vergoeding voor geleverde diensten oplevert,
— Er wordt gewerkt met een DMJOP zodat het vastgoed verduurzaamd wordt op natuurlijke investeringsmomenten,
— Er is een transparante prijsvorming met als motto: ‘goed werk voor een eerlijke prijs’.
Binnen deze samenwerking vindt Hogeschool Utrecht onderstaande zaken van belang:
— Opdrachtnemer begrijpt de noodzaak dat het onderwijs doorgang vindt. Hiervoor is het van belang dat de Opdrachtnemer flexibel is qua inzet van mensen in aantal en tijdstip,
— Opdrachtnemer adviseert inzake het MJOP, levert periodiek rapportages aan heeft integratie met Topdesk,
— Storingen worden in een vroeg stadium herkend en onderkend via control gestuurde systemen, zodat vroegtijdig, liefst preventief, actie ondernomen wordt. ​

Objectieve criteria voor de keuze van het beperkte aantal kandidaten

Indien meer dan vijf (5) Gegadigden voldoen aan de Uitsluitingsgronden en Geschiktheidseisen worden de geschikt gebleken Gegadigden afzonderlijk beoordeeld op de genoemde Selectiecriteria door de leden van de selectiecommissie. De Verzoeken tot deelneming die in voorgaande beoordelingsstappen zijn uitgesloten van verdere beoordeling/deelname en door Hogeschool Utrecht terzijde zijn gelegd, worden niet verder beoordeeld en kunnen niet voor selectie in aanmerking komen.
Selectiecriteria Maximaal te behalen punten
Referenties 30 punten
Kwaliteitsdocument 30 punten

Lijst en korte beschrijving van aandoeningen

Op de Gegadigde zijn niet van toepassing, de omstandigheden zoals verwoord in de verplichte en facultatieve Uitsluitingsgronden.
Door het invullen en uploaden van de bijlage ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ gaat Gegadigde akkoord met:
• de verplichte Uitsluitingsgronden in Deel III A en B van het ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ zijn opgenomen;
• de facultatieve Uitsluitingsgronden die in Deel III C van het ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ zijn aangevinkt. Facultatieve Uitsluitingsgronden die gelden ten behoeve van deze aanbesteding zijn:
a. Schending verplichting o.b.v. milieu-, sociaal- of arbeidsrecht;
b. Faillissement, insolventie of gelijksoortig;
c. Ernstige beroepsfout;
d. Vervalsing van de mededinging;
e. Belangenconflict;
f. Betrokken bij de voorbereiding;
g. Prestaties uit het verleden;
h. Valse verklaring;
i. Onrechtmatige beïnvloeding.
Bewijsmiddelen in het kader van de Uitsluitingsgronden
Indienen bij Verzoek tot deelneming:
• Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)
• Een uittreksel uit het handelsregister, dat op het tijdstip van het indienen van het Verzoek tot deelneming niet ouder is dan zes maanden.
Bewijsmiddelen (niet indienen bij Verzoek tot deelneming. Pas na verzoek hiertoe verstrekken)
• Een gedragsverklaring aanbesteden (https://www.justis.nl/producten/gva/), die op het tijdstip van indienen van het Verzoek tot deelneming niet ouder is dan twee jaar.
• Een verklaring van de belastingdienst (Verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen), die op het tijdstip van het indienen van het Verzoek tot deelneming niet ouder is dan zes maanden.
Om de rechtsgeldigheid van de ondertekende verklaringen en bewijsmiddelen te kunnen vaststellen is het noodzakelijk dat Gegadigde een (kopie van) bewijs van inschrijving in het handels- en/of beroepenregister van de Kamer van Koophandel toevoegt aan het Verzoek tot deelneming van maximaal 6 maanden oud, te rekenen vanaf sluitingsdatum voor het indienen van het Verzoek tot deelneming.
Uit deze inschrijving in het handels- en/of beroepenregister dient de tekeningsbevoegdheid te blijken van degene die het Verzoek tot deelneming heeft getekend. Mocht degene die het UEA en bewijsstukken heeft ondertekend, niet voorkomen op het uittreksel, dan dient uit een door de degene die wel op het uittreksel voorkomt bij wijze van volmacht opgestelde verklaring te blijken dat de ondertekenaar bevoegd is de Gegadigde rechtsgeldig te binden op het moment van ondertekening.
Ingeval in samenwerkingsverband (combinatie) wordt ingeschreven, dient iedere deelnemer aan het samenwerkingsverband afzonderlijk bovenstaande in te dienen. In het geval van een hoofdaannemer die een beroep doet op onderaannemer(s) dienen zowel de hoofdaannemer als de onderaannemer(s) het bovenstaande in te dienen.
Bewijsmiddelen (wel indienen bij Verzoek tot deelneming)
Een recent en actueel (maximaal zes maanden oud, terug te rekenen vanaf de sluitingsdatum voor het indienen van het Verzoek tot deelneming) uittreksel(s) uit het Handelsregister of een soortgelijke organisatie.

Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria

Bewijsmiddelen (niet indienen bij Inschrijving. Pas na verzoek hiertoe verstrekken)
• Gegadigde verklaart door middel van het UEA dat de meest recente accountantsverklaring van Gegadigde geen kritische aantekening bevat t.a.v. de zogenaamde continuïteitsparagraaf (te denken valt aan een paragraaf in bijvoorbeeld de jaarrekening waarin wordt vermeld dat sprake is van twijfel omtrent de continuïteit) bevat.
• een kopie van het polisblad of een verklaring van de verzekeringsmaatschappij waaruit de verzekeringsdekking volgt. In het geval de Gegadigde een samenwerkingsverband is, dient deze verzekering (i) betrekking te hebben op het samenwerkingsverband, dan wel (ii) door iedere onderneming van het samenwerkingsverband afzonderlijk te worden overgelegd.
Indien met betrekking tot de financieel-economische draagkracht gebruik wordt gemaakt van de gegevens van de ‘moedermaatschappij/holding’, dient de Gegadigde een verklaring van de ‘moedermaatschappij/holding’ te verstrekken waarin wordt verklaard dat de moedermaatschappij/holding zich onvoorwaardelijk garant staat voor de door de dochtermaatschappij op zich te nemen verplichtingen en de eventuele schulden die uit de Raamovereenkomst voortvloeien. De verklaring van de moedermaatschappij/holding dient te zijn ondertekend door een daartoe gemachtigde.

Door het ondertekenen van het ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ verklaart Gegadigde:
a. dat de laatst afgegeven accountantsverklaring (of in voorkomend geval een beoordelings- of samenstellingsverklaring) geen zogenoemde ‘continuïteitsparagraaf’ bevat;
b. Door het ondertekenen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument verklaart Gegadigde dat hij adequaat verzekerd is voor de uitvoering van de Opdracht en dat hij zich, indien de Raamovereenkomst met hem wordt gesloten, gedurende de duur van de uitvoering van de Opdracht(en) adequaat verzekerd houdt. Gegadigde beschikt over een wettelijke bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering met een minimaal verzekerd bedrag van €2.500.000,- per gebeurtenis, voor maximaal €5.000.000,- per jaar, zie hiervoor ook ARVODI-2018.

Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria

Bewijsmiddelen Referentie (Wel indienen bij Verzoek tot deelneming).
Ten einde aan te tonen te beschikken over de voornoemde kerncompetenties levert Gegadigde per gevraagde kerncompetentie maximaal één referentie aan welke aan bovenvermelde eisen voldoet. Indien in één referentie meerdere kerncompetenties tot uiting komen die voldoen aan de gestelde eisen, mag u voor die kerncompetenties dezelfde referentie gebruiken.
Gebruik hiervoor Bijlage 2 - ‘Referentieformulier’. Voor kerncompetentie 2 en 3 kan Gegadigde een extra beschrijving indienen.
Hogeschool Utrecht behoudt zich het recht voor zo nodig referenties op juistheid en volledigheid te controleren en zonder tussenkomst en/of toestemming van Gegadigde contact op te nemen met een of meer referenties.
Bewijsmiddelen Kwaliteitszorgsysteem ISO 9001 (niet indienen bij het Verzoek tot deelneming. Pas na verzoek hiertoe verstrekken)
Het overleggen van het laatste auditverslag of een kopie certifica(a)t(en) van een kwaliteitszorgsysteem waarbij het certificaat is opgesteld door een certificatie-instelling, die erkend is binnen de (inter)nationale accreditatiestructuur, zoals bijvoorbeeld de Europese normenreeks EN-NEN-ISO 9001. Maximaal 2 jaar oud, terug te rekenen vanaf de sluitingsdatum voor het indienen van het Verzoek tot deelneming.
Bewijsmiddelen ISO 14001:2004 (niet indienen bij het Verzoek tot deelneming. Pas na verzoek hiertoe verstrekken)
Het voldoen aan de vereisten van de milieuzorg kan worden aangetoond door middel van:
• voor zover van toepassing, de milieuvergunning(en) noodzakelijk voor de uitvoering van deze Raamovereenkomst, én
• het overleggen van een kopie van een geldig certificaat als bedoeld in de EMAS-verordening, zoals in Nederland het ISO-14001:2004 certificaat te verstrekken.
Of:
• een beschrijving (maximaal 3 A4) van het milieuzorgsysteem waarbij wordt aangetoond dat dit milieuzorgsysteem minimaal gelijkwaardig is aan een gecertificeerd milieuzorgsysteem. In de paragraaf ‘Milieuzorg’ is aangegeven wat onder gelijkwaardig wordt verstaan. In uw beschrijving dient u op de in de paragraaf ‘Milieuzorg’ genoemde punten in te gaan en uit de beschrijving dient de gelijkwaardigheid te blijken.
Bewijsmiddelen Kwaliteitsborging VCA** (niet indienen bij het Verzoek tot deelneming. Pas na verzoek hiertoe verstrekken)

Voorwaarden voor deelname (technische en beroepsbekwaamheid)

Hogeschool Utrecht heeft de volgende kerncompetenties vastgesteld die overeenkomen met ervaring op essentiële punten van de Raamovereenkomst:
Kerncompetentie 1: Gegadigde heeft ervaring met het uitvoeren van onderhoud aan EW&T-installaties. De referentie heeft betrekking op zowel preventief als correctief onderhoud. De referentie betreft een Opdrachtgever met een omvang van minimaal 60.000 m2 BVO (bij één referent met meerdere gebouwen).
Kerncompetentie 2: Gegadigde heeft ervaring met resultaat/prestatiecontracten en het hierin sturen op Kritische Prestatie Indicatoren.
Kerncompetentie 3: Gegadigde heeft voor de registratie van het dagelijks onderhoud ervaring met het werken in een vastgoedmanagementinformatiesysteem (VGMIS) (bijvoorbeeld SAP, Topdesk, Planon, Axxerion, etc.) van zijn Opdrachtgever.
Kerncompetentie 4: Gegadigde heeft ervaring met gebouwgebonden onderhoud van EW&T installaties in laboratoria en ruimten met zorgfuncties.
Kwaliteitszorgsysteem ISO 9001
Door het ondertekenen van het ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ verklaart Gegadigde dat hij
Beschikt over een geldig gecertificeerd kwaliteitszorgsysteem ISO 9001, waarbij het certificaat is opgesteld door een certificatie-instelling, die erkend is binnen de (inter)nationale accreditatiestructuur. Ingeval er in samenwerkingsverband (combinatie) wordt ingeschreven, dient iedere deelnemer aan dit samenwerkingsverband afzonderlijk aan de vereisten inzake de kwaliteitszorg te voldoen.
Milieuzorgsysteem ISO 14001:2004
Door het ondertekenen van het ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ verklaart Gegadigde:
• dat hij, voor zover voor de uitvoering van deze Raamovereenkomst noodzakelijk is, in het bezit is van de geldige benodigde milieuvergunningen en voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving op het gebied van milieu, én
• dat hij beschikt over een milieuzorgsysteem en ten aanzien hiervan in het bezit is van een geldig certificaat als bedoeld in de EMAS-verordening, zoals in Nederland het ISO-14001:2004 certificaat.
Of:
• dat hij een milieuzorgsysteem heeft dat minimaal gelijkwaardig is aan een gecertificeerd milieuzorgsysteem. Onder gelijkwaardig wordt verstaan het voldoen aan de volgende kenmerken:
O milieuzorg is organisatie breed verankerd (in beleid), geadopteerd door de verantwoordelijke directie en uitgedragen door deze directie. De directie draagt ook de verantwoordelijkheid voor correcte opzet, uitvoering en beheersing van het milieubeleid;
O volledig inzicht in de op de bedrijfsactiviteiten van toepassing zijnde milieuwet- en regelgeving en (op basis van controle/handhaving geconstateerde) naleving hiervan;
O inzicht in op welke punten het milieu met de bedrijfsactiviteiten worden belast en hoe deze belasting kan worden teruggebracht;
O aanwezigheid van plannen en uitvoering van acties om de milieubelasting steeds verder terug te brengen;
O aanwezigheid van een periodieke onafhankelijke controle op naleving van de afspraken over milieuzorg;
O aanwezigheid van rapportage over de naleving van de afspraken over milieuzorg.
Ingeval in samenwerkingsverband (combinatie) wordt ingeschreven, dient iedere deelnemer aan het samenwerkingsverband afzonderlijk aan de vereisten inzake de milieuzorg te voldoen.
Kwaliteitsborging VCA**
Door het ondertekenen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument verklaart Gegadigde dat hij voldoet aan eisen op het gebied van veiligheid. Hogeschool Utrecht verlangt dat de Gegadigde in het bezit is van:
• Een geldig VCA-certificaat**;
• Een geldig VCA** gelijkwaardig certificaat; of
• Een geldig VCA** gelijkwaardig veiligheidssysteem

Motiveer in het geval van raamovereenkomsten elke looptijd van meer dan 8 jaar

• een langdurige partnerschap met de Opdrachtnemer bewerkstelligen; • beter voor de continuïteit van het onderhoud van gebouwen • Opdrachtnemer heeft veel locatiekennis nodig en investeringen in benodigde onderhoudssystemen en mensen een voorinvestering vraagt die zich niet in kortere looptijd terugverdienen. • Marktonderzoek uitgevoerd waaruit blijkt dat dit gebruikelijk is in deze branche.

Hogeschool Utrecht heeft tijdens de selectiefase één vragenronde voorzien. Alle tijdig en op de juiste wijze ingediende verzoeken tot nadere informatie (via vraag & antwoordmodule van Negometrix4) zullen door Hogeschool Utrecht geanonimiseerd worden beantwoord en uiterlijk op genoemde data aan alle Gegadigden beschikbaar worden gesteld door publicatie van een Nota van Inlichtingen via Negometrix4. Na 29 april 2021, 12.00 uur heeft de Gegadigde zijn recht ten aanzien van het inwinnen van informatie of het doen van voorstellen verwerkt.

Precieze informatie over de termijn(en) voor herzieningsprocedures

Een Gegadigde heeft de gelegenheid om op te komen tegen de selectiebeslissing. Hiertoe dient de Gegadigde de aanbestedende dienst binnen een vervaltermijn van zeven (7) kalenderdagen na de dag van verzending aan Hogeschool Utrecht gerichte mededeling, op straffe van verval van recht, een gemotiveerd bezwaar doen toekomen. Op dit bezwaar wordt zo spoedig mogelijk gemotiveerd door Hogeschool Utrecht gereageerd. Indien Gegadigde het niet eens is met de respons dient zij uiterlijk op 22-06-2021, door betekening van een dagvaarding aan Rechtbank Midden-Nederland, een kort geding aanhangig te hebben gemaakt bij de voorzieningenrechter, op straffe van verval van alle rechten. Hierbij dient gelijktijdig een dagvaarding op het adres van de contactpersoon van Hogeschool Utrecht te worden betekend.
Indien een Gegadigde een kort geding aanhangig maakt tegen de selectiebeslissing, dienen de overige gegadigden te interveniëren op straffe van verval van recht om nog op te komen tegen een – als gevolg van de uitkomst van dit kort geding – gewijzigde selectiebeslissing.
Indien tijdig een kort geding aanhangig is gemaakt, zal Hogeschool Utrecht niet overgaan tot definitieve selectie voordat in kort geding vonnis is gewezen. Dit vonnis vormt vervolgens de basis voor verdere besluitvorming door of namens de eindverantwoordelijke van Hogeschool Utrecht over de verdere procedure.