De provincie Overijssel maakt voor haar financiële informatievoorziening gebruik van SAP ERP 6.8 op een HANA database. Het volledige SAP landschap wordt gehost door myBrand. Binnen de ERP omgeving wordt voornamelijk gebruik gemaakt van de modules FI,CO, PS en MM. Daarnaast heeft de provincie de P2P suite van Avelon in gebruik voor de ondersteuning van het Purchase to Pay proces en E-Verbinding voor het versturen van e-facturen. Dit landschap is in 2017 greenfield geïmplementeerd. Medio november 2021 is gestart met het project voor de conversie naar S/4HANA met als doel een livegang op 8 mei 2022.
Middels deze aanbesteding verwacht de provincie één partner te vinden voor de implementatie van SAP Funds Management welke dient te starten na livegang van S/4HANA. Daarnaast bestaat deze opdracht uit een support abonnement voor SAP Finance en de mogelijkheid om in de toekomst met de gecontracteerde partij als “preferred-supplier” nieuwe projecten te doen op het gebied van SAP Finance.
Deadline
De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2022-02-25.
De aanbesteding werd gepubliceerd op 2021-12-04.
Object Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel:
“Implementatie SAP Funds Management, support & projecten SAP Finance
Provincie Overijssel”
Producten/diensten: IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning📦
Korte beschrijving:
“De provincie Overijssel maakt voor haar financiële informatievoorziening gebruik van SAP ERP 6.8 op een HANA database. Het volledige SAP landschap wordt...”
Korte beschrijving
De provincie Overijssel maakt voor haar financiële informatievoorziening gebruik van SAP ERP 6.8 op een HANA database. Het volledige SAP landschap wordt gehost door myBrand. Binnen de ERP omgeving wordt voornamelijk gebruik gemaakt van de modules FI,CO, PS en MM. Daarnaast heeft de provincie de P2P suite van Avelon in gebruik voor de ondersteuning van het Purchase to Pay proces en E-Verbinding voor het versturen van e-facturen. Dit landschap is in 2017 greenfield geïmplementeerd. Medio november 2021 is gestart met het project voor de conversie naar S/4HANA met als doel een livegang op 8 mei 2022.
Middels deze aanbesteding verwacht de provincie één partner te vinden voor de implementatie van SAP Funds Management welke dient te starten na livegang van S/4HANA. Daarnaast bestaat deze opdracht uit een support abonnement voor SAP Finance en de mogelijkheid om in de toekomst met de gecontracteerde partij als “preferred-supplier” nieuwe projecten te doen op het gebied van SAP Finance.
1️⃣
Aanvullende producten/diensten: IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning📦
Plaats van uitvoering: Nederland🏙️
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Zwolle
Beschrijving van de aanbesteding:
“Na de livegang van S/4HANA wenst de provincie Funds Management te implementeren met als doel om genoemde knelpunten op te lossen. Om dit te bereiken dienen...”
Beschrijving van de aanbesteding
Na de livegang van S/4HANA wenst de provincie Funds Management te implementeren met als doel om genoemde knelpunten op te lossen. Om dit te bereiken dienen met het inrichten van Funds Management de volgende resultaten te worden bereikt (scope project): 1. Real time integraal budgetinzicht (budget, besteed, verplicht/recht, restant). Zowel op het laagste nivo als ook opgerold tot de verschillende rapportagenivo’s (huidige kostenplaats hiërarchieën). Inclusief inzicht in de onderliggende details. 2. Real time integraal inzicht in stand van reserves, voorzieningen en doeluitkeringen • Stand 1-1-boekjaar, toevoegingen in het jaar, onttrekkingen in het jaar, stand huidig 3. Gebruik van de standaard Funds Management begrotingsfunctionaliteit voor vastlegging van begrotingscijfers conform het proces zoals beschreven bij “huidige situatie” • zonder workflow goedkeuring. (dit moet in de toekomst wel mogelijk zijn) 4. Eenvoudigere vervaardiging van de iv3 rapportage voor begroting en rekening. Voor de opbouw van deze verplichte iV3 rapportage zie, https://www.cbs.nl/nl-nl/deelnemers-enquetes/deelnemers-enquetes/decentrale-overheden/kredo-overheden/provincie/iv3-model/iv3/iv3-model-provincies-2021. Bij de downloads is het verplichte model te vinden. Het gaat hierbij om vulling van de tabbladen “Verdelingsmatrix lasten”, “Verdelingsmatrix baten” en “Balansstanden”. De vulling van de afzonderlijke cellen uit deze tabbladen dient gehaald te kunnen worden uit de Funds Management tabellen middels een download naar Excel. De vulling dient 1 op 1 overgenomen te kunnen worden uit de Excel download of middels eenvoudige Excel formules geconsolideerd te kunnen worden tot het benodigde niveau. 5. Administratie van toekomstige vorderingen (begrote inkomsten) 6. Aanpassen van bestaande koppeling t.b.v. Pepperflow. Dit is een P&C oplossing waarmee de formele P&C documenten worden gemaakt. Hierbinnen wordt financiële data uit SAP gebruikt.
Toon meer Gunningscriteria
De prijs is niet het enige gunningscriterium en alle criteria worden alleen in de aanbestedingsdocumenten vermeld
Duur van de opdracht, raamovereenkomst of dynamisch aankoopsysteem
Het onderstaande tijdschema is uitgedrukt in aantal maanden.
Beschrijving
Duur: 48
Duur van de opdracht, raamovereenkomst of dynamisch aankoopsysteem
Dit contract kan worden verlengd ✅ Beschrijving
Beschrijving van de verlengingen:
“Na afloop van voornoemde looptijd wordt de Overeenkomst stilzwijgend verlengd met telkens één (1) jaar. De Overeenkomst kan onbeperkt worden verlengd.”
Juridische, economische, financiële en technische informatie Economische en financiële draagkracht
Selectiecriteria zoals vermeld in de aanbestedingsdocumenten
Technische en professionele bekwaamheid
Selectiecriteria zoals vermeld in de aanbestedingsdocumenten
Procedure Soort procedure
Open procedure
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2022-02-25
12:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Het onderstaande tijdschema is uitgedrukt in aantal maanden.
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 3
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2022-02-25
12:00 📅
Voorwaarden voor de opening van de offertes (plaats): Zwolle
Aanvullende informatie Beoordelingsorgaan
Naam: rechtbank arrondissement Overijssel
Poststad: Almelo
Land: Nederland 🇳🇱 Herzieningsprocedure
Precieze informatie over de termijn(en) voor herzieningsprocedures:
“Een inschrijver die het niet eens is met de gunningbeslissing kan binnen een termijn van 20 kalenderdagen na dag van verzending van de gunningbeslissing een...”
Precieze informatie over de termijn(en) voor herzieningsprocedures
Een inschrijver die het niet eens is met de gunningbeslissing kan binnen een termijn van 20 kalenderdagen na dag van verzending van de gunningbeslissing een civiel kortgeding of spoedvoorziening aanspannen door een correcte betekening van een dagvaarding op het adres van opdrachtgever. Dit is een fatale termijn wat betekent dat een inschrijver zijn recht verliest om geschillen over de gunningsbeslissing voor te leggen aan de bevoegde rechter (Nb. De bevoegde rechter in het arrondissement Overijssel) wanneer hij een geschil later dan deze 20 dagen aanhangig maakt.
Wanneer een inschrijver niet, niet tijdig of niet correct een (kortgeding)dagvaarding aan de opdrachtgever betekent, dan gaat opdrachtgever er vanuit dat deze inschrijver uitdrukkelijk afstand heeft gedaan van zijn recht om de gunningsbeslissing of het verloop en de uitkomst van deze aanbestedingsprocedure door de rechter te laten toetsen. Hij is dan niet ontvankelijk in zijn vorderingen. Dat betekent ook dat hij zijn rechten heeft verwerkt om in een (bodem)procedure een vordering tot schadevergoeding in te stellen.
Als er een kortgeding aanhangig is gemaakt, gaat de opdrachtgever niet over tot gunning, tenzij onverwijlde spoed dit noodzakelijk maakt. De inschrijver stuurt een kopie van de dagvaarding zo snel mogelijk naar inkoop@ssc-ons.nl
Toon meer
Bron: OJS 2021/S 239-628861 (2021-12-04)
Aanvullende inlichtingen (2022-01-14)
Aanvullende informatie Referentie oorspronkelijke aankondiging
Nummer van het bericht in het PB S: 2021/S 239-628861
Wijzigingen Andere aanvullende informatie
“Aanbestedende dienst heeft kerncompetenties aangepast.
Was:
Kerncompetentie 1:
De Inschrijver heeft in de afgelopen 5 jaar, gerekend vanaf de datum van...”
Aanbestedende dienst heeft kerncompetenties aangepast.
Was:
Kerncompetentie 1:
De Inschrijver heeft in de afgelopen 5 jaar, gerekend vanaf de datum van Aankondiging van deze Aanbestedingsprocedure bij minimaal 2 klanten SAP Funds Management geïmplementeerd.
Kerncompetentie 2:
De Inschrijver heeft in de afgelopen 5 jaar, gerekend vanaf de datum van Aankondiging van deze Aanbestedingsprocedure bij minimaal 2 klanten support verleend op het gebied van SAP FI/CO/FM/PS. Dit support was op contractbasis met een minimale duur van 1 jaar.
Kerncompetentie 3:
De Inschrijver heeft in de afgelopen 5 jaar, gerekend vanaf de datum van Aankondiging van deze Aanbestedingsprocedure bij minimaal 2 klanten SAP Finance (FI/CO/PS/FM) projecten uitgevoerd. Het betreft hierbij projecten met een minimale inzet van 10 dagen van Inschrijver.
Wordt:
Kerncompetentie 1
De Inschrijver heeft in de afgelopen 5 jaar, gerekend vanaf de datum van Aankondiging van deze Aanbestedingsprocedure bij minimaal 2 klanten SAP Funds Management geïmplementeerd.
Het is voor het implementatieproject ook toegestaan om te beschikken over consultants die in de afgelopen 5 jaar minimaal 1 keer Funds Management hebben ingericht. De consultant(s) moeten hierbij de rol van senior/lead consultant hebben ingevuld. De betreffende consultant(s) dient/dienen op het implementatieproject bij de provincie Overijssel te worden ingezet. Hiertoe dienen de betrokken CV(s) te worden toegevoegd aan het implementatieplan.
Qua Finance support dient te worden aangetoond dat het support wordt verleend door 1 of meerdere consultants die in de afgelopen 5 jaar support heeft/hebben verleend op het gebied van SAP Funds Management.
Kerncompetenties 2 en 3 blijven ongewijzigd.
Door bovenstaande is de planning aangepast.
Toon meer
Bron: OJS 2022/S 013-030394 (2022-01-14)
Procedure Administratieve informatie
Eerdere publicatie betreffende deze procedure: 2021/S 239-628861
Gunning van het contract
1️⃣
Contractnummer: 1
Titel: Implementatie SAP Funds Management, support & projecten SAP Finance
Informatie over niet-toekenning
Er zijn geen offertes of verzoeken tot deelneming ontvangen of ze zijn allemaal afgewezen
Bron: OJS 2022/S 114-322251 (2022-06-10)