Europese aanbesteding printen, couverteren en versturen financiële documenten Tribuut

Tribuut Belastingsamenwerking

De opdracht omvat het printen, couverteren en versturen van o.a. (financiële) gemeentedocumenten, zoals aanslagen, aanmaningen, dwangbevelen en eventuele bijlagen.
Deze aanbesteding is gericht op het selecteren van een flexibele en punctuele leverancier die de gevraagde kwaliteit kan leveren. De doelstelling van deze Europese openbare aanbesteding is het selecteren en contracteren van één (1) inschrijver.
Met de inschrijver die als nummer twee in de rangorde is geëindigd, wordt de wachtkamerovereenkomst gesloten. Buiten de scope van de opdracht is de digitale stroom voor aanslagen.
De verwachting is dat de aanbestedende dienst vanaf juli t/m december 2021 ca. 5 000 aanslagen gaat versturen. In 2022 zullen er ca. 109 100 aanslagen worden verstuurd. In de planningen, bijlagen 16 en 17, is een schatting van de aantallen t/m december 2022 opgenomen. De hierboven genoemde omvang is slechts bedoeld als indicatie.

Deadline
De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2021-03-22. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2021-02-03.

Leveranciers
De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

• Jetmail BV

Wie?

• Tribuut Belastingsamenwerking

Wat?

Waar?

• Oost-Nederland › Gelderland

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2021-02-03	Aankondiging van een opdracht
2021-03-05	Aanvullende inlichtingen
2021-06-08	Award Aankondiging

Aankondiging van een opdracht (2021-02-03)
Aanbestedende dienst
Naam en adressen
Naam: Tribuut Belastingsamenwerking
Nationaal registratienummer: 142180396
Postadres: postbus 280
Poststad: Epe
Postcode: 8160 AG
Land: Nederland 🇳🇱
E-mail: projectbureau@procurance.nl 📧
Regio: Gelderland 🏙️
URL: http://www.tribuut.nl 🌏
Communicatie
Documenten URL: https://portal.negometrix.com/index.cfm?action=sourcing:__requestform.subscribe&document=29439CFA-D76A-6564-634636172525F0E7 🌏

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel:
“Europese aanbesteding printen, couverteren en versturen financiële documenten Tribuut”
Producten/diensten: Drukkerij- en aanverwante diensten 📦
Korte beschrijving:
“De opdracht omvat het printen, couverteren en versturen van o.a. (financiële) gemeentedocumenten, zoals aanslagen, aanmaningen, dwangbevelen en eventuele...”

1️⃣
Aanvullende producten/diensten: Post- en koeriersdiensten 📦
Aanvullende producten/diensten: Drukwerk en aanverwante producten 📦
Plaats van uitvoering: Gelderland 🏙️
Beschrijving van de aanbesteding:
“Doelstelling De doelstelling van deze Europese openbare aanbesteding is het selecteren en contracteren van één (1) inschrijver voor het printen, couverteren...”

Beschrijving van de aanbesteding

Doelstelling
De doelstelling van deze Europese openbare aanbesteding is het selecteren en contracteren van één (1) inschrijver voor het printen, couverteren en versturen van aanslagbiljetten, aanmaningen en dwangbevelen ten behoeve van de aanbestedende dienst. Met de inschrijver die als nummer twee in de rangorde is geëindigd, wordt de Wachtkamerovereenkomst gesloten.
Scope van de opdracht
De opdrachtnemer print, couverteert en verstuurt o.a. financiële documenten zoals aanslagen, aanmaningen en dwangbevelen ten behoeve van aanbestedende dienst. Aanbestedende dienst genereert vanuit het programma GouwIT een txt-file. Via een beveiligde (digitale) lijn verstuurt aanbestedende dienst de txt-file aan de opdrachtnemer. De opdrachtnemer print de txt-file, conform de huisstijl, op het juiste formulier. Het bestand bevat variabele gegevens welke geplaatst moeten worden op de specifieke tekstvelden van de formulieren. Daarnaast geldt voor het printen van de aanslagen dat iedere gemeente specifieke tekstvelden en/of aanpassingen nodig heeft op de te printen biljetten. Uit deze variabele gegevens dienen de gegevens voor de invoegvelden volgens de huisstijl worden gehaald. De opdrachtnemer draagt de biljetten over aan het postbezorgingsbedrijf. Het postbezorgingsbedrijf is verantwoordelijk voor de tijdige bezorging.
Ontwikkeling
De verwachting is dat vanaf 1.7.2021 aanbestedende dienst in eigen beheer vanuit GouwIT een txt-file naar een pdf-file verwerkt. Dit zou betekenen dat via een beveiligde (digitale) lijn de pdf-file in plaats van een txt.file aan opdrachtnemer wordt verstuurd. De opdrachtnemer print de pdf-file zoals aangeleverd door de aanbestedende dienst. Er is in dit geval sprake van een standaard lay-out die niet door de Opdrachtnemer hoeft te worden verwerkt
Aantallen
In 2019 zijn ca. 150 000 biljetten verzonden door de aanbestedende dienst. 101 000 aanslagen zijn verzonden via de post en 49 000 via MijnOverheid. Daarnaast heeft opdrachtgever in 2019 ca. 15 000 aanmaningen, 8 000 dwangbevelen en 5 500 Bijzondere Belastingen verzonden (per post). Opdrachtgever stuurt daarnaast op jaarbasis ca. 500 financiële documenten (aanslagen, aanmaningen etc.) naar het buitenland.
Verwachte aantallen
De verwachting is dat de aanbestedende dienst vanaf juli t/m december 2021 ca. 5 000 aanslagen gaat versturen. In 2022 zullen er ca. 109 100 aanslagen worden verstuurd. In de planningen, bijlagen 16 en 17, is een schatting van de aantallen t/m december 2022 opgenomen.
De hierboven genoemde omvang is slechts bedoeld als indicatie. Inschrijver kan hier op geen enkele wijze rechten aan ontlenen.
Buiten de scope van de opdracht
Buiten de scope van de opdracht is de digitale stroom voor aanslagen. Alle aanslagen via Mijn Overheid worden door de aanbestedende dienst zelf verstuurd.

Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Kwaliteitsborging
Kwaliteitscriterium (weging): 40
Kwaliteitscriterium (naam): Samenwerking
Kwaliteitscriterium (weging): 25
Prijs (weging): 35
Duur van de opdracht, raamovereenkomst of dynamisch aankoopsysteem
Het onderstaande tijdschema is uitgedrukt in aantal maanden.
Beschrijving
Duur: 24
Duur van de opdracht, raamovereenkomst of dynamisch aankoopsysteem
Dit contract kan worden verlengd ✅
Beschrijving
Beschrijving van de verlengingen:
“De Raamovereenkomst kan, onder gelijkblijvende voorwaarden, wederzijds optioneel viermaal (4) met één (1) jaar verlengd worden. Indien de aanbestedende...”

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Lijst en korte beschrijving van aandoeningen:
“Door het invullen en uploaden van de bijlage ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ gaat Inschrijver akkoord met: — de verplichte Uitsluitingsgronden in...”

Lijst en korte beschrijving van aandoeningen

Door het invullen en uploaden van de bijlage ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ gaat Inschrijver akkoord met:
— de verplichte Uitsluitingsgronden in Deel III A en B van het ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ zijn opgenomen,
— de facultatieve Uitsluitingsgronden die in Deel III C van het ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ zijn aangevinkt. Facultatieve Uitsluitingsgronden die gelden ten behoeve van deze aanbesteding zijn:
a) schending verplichting o.b.v. milieu-, sociaal- of arbeidsrecht;
b) faillissement, insolventie of gelijksoortig;
c) ernstige beroepsfout;
g) prestaties uit het verleden.
Om de rechtsgeldigheid van de ondertekende verklaringen en bewijsmiddelen te kunnen vaststellen is het noodzakelijk dat Inschrijver een (kopie van) bewijs van inschrijving in het Handels- en/of Beroepenregister van de Kamer van Koophandel toevoegt aan de Inschrijving van maximaal zes maanden oud, te rekenen vanaf sluitingsdatum voor het indienen van de inschrijving.
Uit deze inschrijving in het handels- en/of beroepenregister dient de tekeningsbevoegdheid te blijken voor tenminste de Inschrijvingssom voor deze opdracht van degene die de Inschrijving heeft getekend. Mocht degene die het UEA en bewijsstukken heeft ondertekend, niet voorkomen op het uittreksel, dan dient uit een door de degene die wel op het uittreksel voorkomt bij wijze van volmacht opgestelde verklaring te blijken dat de ondertekenaar bevoegd is de inschrijver rechtsgeldig te binden op het moment van ondertekening.
Ingeval in samenwerkingsverband (combinatie) wordt ingeschreven, dient iedere deelnemer aan het samenwerkingsverband afzonderlijk bovenstaande in te dienen. In het geval van een hoofdaannemer die een beroep doet op onderaannemer(s) dienen zowel de hoofdaannemer als de onderaannemer(s) het bovenstaande in te dienen.
Bewijsmiddel (indienen bij inschrijving).
Een recent en actueel (maximaal zes maanden oud, terug te rekenen vanaf de sluitingsdatum voor het indienen van de Inschrijving) uittreksel(s) uit het Handelsregister of een soortgelijke organisatie.
Niet indienen bij Inschrijving. (pas na verzoek hiertoe verstrekken):
— een gedragsverklaring aanbesteden (https://www.justis.nl/producten/gva/), die op het tijdstip van indienen van de Inschrijving niet ouder is dan twee jaar,
— een verklaring van de belastingdienst (verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen), die op het tijdstip van het indienen van de Inschrijving niet ouder is dan zes maanden.

Economische en financiële draagkracht
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria:
“Bewijsmiddelen (niet indienen bij Inschrijving. Pas na verzoek hiertoe verstrekken): a) accountantsverklaring (of in voorkomend geval een beoordelings- of...”
Voorwaarden voor deelname

“Door het ondertekenen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument verklaart Inschrijver dat hij adequaat verzekerd is voor de uitvoering van de opdracht...”
Technische en professionele bekwaamheid
Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria:
“Bewijsmiddelen (niet indienen bij Inschrijving. Pas na verzoek hiertoe verstrekken): — het overleggen van het laatste auditverslag of een kopie...”
Voorwaarden voor deelname
Voorwaarden voor deelname (technische en beroepsbekwaamheid):
“Door het ondertekenen van het ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ verklaart inschrijver: — dat hij beschikt over een geldig gecertificeerd...”

Voorwaarden voor deelname (technische en beroepsbekwaamheid)

Door het ondertekenen van het ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ verklaart inschrijver:
— dat hij beschikt over een geldig gecertificeerd kwaliteitszorgsysteem, waarbij het certificaat is opgesteld door een certificatie-instelling, die erkend is binnen de (inter)nationale accreditatiestructuur, zoals de ISO 9001 of gelijkwaardig. Onder gelijkwaardig wordt verstaan: het voldoen aan de volgende kenmerken:
—— kwaliteitszorg is organisatie breed verankerd (in beleid), geadopteerd door de verantwoordelijke directie en uitgedragen door deze directie (bv. middels kwaliteitshandboek). De directie draagt ook de verantwoordelijkheid voor correcte opzet, uitvoering en beheersing van het kwaliteitsbeleid,
—— aanwezigheid en organisatie brede uitvoering van relevante procedures met betrekking tot dienstverlening/eindproducten en beheer van middelen en documenten, waarbij continue verbetering een belangrijk aandachtspunt is,
—— aanwezigheid van de interne kwaliteitscyclus: meting, analyse en verbetering van kwaliteitsniveaus,
—— aanwezigheid van een periodieke onafhankelijke, deskundige audit op naleving van de kwaliteitsprocedures,
—— klant gerelateerde processen: er is een systeem om ervoor te zorgen dat (vanuit het perspectief van de klant) helder wordt gemaakt wat de behoefte van de klant is en dat deze behoefte verwerkt wordt in uw bedrijfsprocessen.
Ingeval er in samenwerkingsverband (combinatie) wordt ingeschreven, dient iedere deelnemer aan dit samenwerkingsverband afzonderlijk aan de vereisten inzake de kwaliteitszorg te voldoen.
Referentie
Het inlezen, digitaliseren, printen, couverteren en ter post aanbieden van 60 000 belastingaanslagen op jaarbasis uitgevoerd bij één opdrachtgever.
Door het ondertekenen van het ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ verklaart inschrijver per hierboven vermelde kerncompetentie maximaal één referentie te hebben die voldoet aan de volgende eisen:
— de referentieopdracht dient in de drie (3) jaren voorafgaand aan de sluitingsdatum voor de inschrijving (22.3.2021) te zijn uitgevoerd of nog in uitvoering te zijn,
— de voor deze referentie uitgevoerde Opdracht valt onder de reikwijdte van de hierboven benoemde kerncompetentie, én
— de voor deze referentie uitgevoerde Opdracht is/wordt succesvol en naar tevredenheid van deze referent uitgevoerd.

Procedure
Soort procedure
Open procedure
Informatie over een raamovereenkomst of een dynamisch aankoopsysteem
Raamovereenkomst met één exploitant
Administratieve informatie
Termijn voor de ontvangst van inschrijvingen of verzoeken tot deelneming: 2021-03-22 10:00 📅
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Het onderstaande tijdschema is uitgedrukt in aantal maanden.
Minimumtermijn gedurende welke de inschrijver de offerte gestand moet doen: 3
Voorwaarden voor de opening van de offertes: 2021-03-22 10:05 📅

Aanvullende informatie
Aanvullende informatie

“Aanbestedende dienst heeft tijdens de inschrijvingstermijn één vragenronde voorzien. Alle tijdig en op de juiste wijze ingediende verzoeken tot nadere...”
Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank Den Haag
Poststad: Den Haag
Land: Nederland 🇳🇱
Herzieningsprocedure
Precieze informatie over de termijn(en) voor herzieningsprocedures:
“Gedurende een periode van twintig kalenderdagen na elektronische verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing, is het aanbestedende dienst niet...”
Bron: OJS 2021/S 026-064560 (2021-02-03)

Aanvullende inlichtingen (2021-03-05)

Aanvullende informatie
Referentie oorspronkelijke aankondiging
Nummer van het bericht in het PB S: 2021/S 026-064560

Wijzigingen
Andere aanvullende informatie

“In de aanbesteding printen, couverteren en versturen financiële documenten is een extra vragenronde toegevoegd. Indien naar aanleiding van deze eerste Nota...”
Bron: OJS 2021/S 048-121536 (2021-03-05)

Award Aankondiging (2021-06-08)
Aanbestedende dienst
Naam en adressen
Postadres: Postbus 280

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel:
“Europese aanbesteding Printen, couverteren en versturen financiële documenten Tribuut”
Korte beschrijving:
“De Opdracht omvat het printen, couverteren en versturen van o.a. (financiële) gemeentedocumenten, zoals aanslagen, aanmaningen, dwangbevelen en eventuele...”
Totale waarde van de opdracht (exclusief BTW): EUR 550 000 💰
Beschrijving
Beschrijving van de aanbesteding:
“De Opdrachtnemer print, couverteert en verstuurt o.a. financiële documenten zoals aanslagen, aanmaningen en dwangbevelen ten behoeve van Aanbestedende...”

Procedure
Informatie over de kaderovereenkomst
De aanbesteding omvat de vaststelling van een raamovereenkomst
Administratieve informatie
Eerdere publicatie betreffende deze procedure: 2021/S 026-064560

Gunning van het contract

1️⃣
Identificatienummer van de partij: n.v.t.
Datum van sluiting van het contract: 2021-06-08 📅
Informatie over aanbestedingen
Aantal ontvangen offertes: 4
Aantal inschrijvingen van KMO's: 4
Aantal inschrijvingen van inschrijvers uit andere EU-lidstaten: 0
Aantal inschrijvingen van inschrijvers uit niet-EU-lidstaten: 0
Aantal elektronisch ontvangen inschrijvingen: 4
Naam en adres van de contractant
Naam: Jetmail bv
Poststad: Hillegom
Land: Nederland 🇳🇱
Regio: Zuid-Holland 🏙️
De aannemer is een KMO ✅
Informatie over de waarde van de opdracht/het perceel (exclusief BTW)
Totale waarde van het contract/perceel: EUR 1 💰
Bron: OJS 2021/S 112-294368 (2021-06-08)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Zakelijke dienstverlening: juridisch, marketing, consulting, drukkerij en beveiliging

Drukkerij- en aanverwante diensten

Gerelateerde zoekopdrachten 🔍

Regio: Nederland Oost-Nederland Gelderland

Producten/diensten: Drukwerk en aanverwante producten Post- en telecommunicatiediensten Post- en koeriersdiensten Zakelijke dienstverlening: juridisch,... Drukkerij- en aanverwante diensten