Beschrijving van de aanbesteding
De Opdracht omvat in ieder geval het volgende:
• De levering van A-sleutels: Het leveren van minimaal 200 ‘slimme’ sleutels aan de VRU. Met deze sleutels kan de VRU alle elektromechanische cilinders openen die binnen deze overeenkomst in de regio worden aangeschaft bij de Opdrachtnemer. De komende 15 jaar kan de VRU indien nodig sleutels bijbestellen tegen de bij Inschrijving aangeboden tarieven;
• Het leveren van eventuele hardware voor updates: Indien de Inschrijver een oplossing aanbiedt waarbij het gebruik van hardware voor het updaten van de A-sleutels niet nodig is, hoeft er geen hardware geleverd te worden aan de VRU;
• Bijkomende werkzaamheden: In samenwerking met de VRU ontwerpen van een online bestelproces. Dit bestelproces dient conform het PvE te zijn.
• Toegang verlenen aan de Opdrachtgever tot een online aanvraag- en beheerportal: De VRU dient tot zeventien (17) jaar na sluiting van de overeenkomst te beschikken over de gebruiksgegevens, voortgang van de aanvragen en autorisatie van de A-sleutels. De reden dat de Opdrachtgever tot zeventien (17) jaar na sluiting van de Overeenkomst gebruik moet kunnen maken van de Webbased applicatie is omdat de Opdrachtgever na afloop van de Overeenkomst (15 jaar) nog twee jaar moet garanderen dat de A-sleutels gebruikt kunnen worden (zie eis 1-18 PvE). De gegevens in de aanvraag- en beheertool dienen geëxporteerd te kunnen worden. Zie het PvE voor verdere eisen aan de tool.
Als gevolg van het afsluiten van de opdracht met de VRU kan de Opdrachtnemer het volgende verwachten (let op: aan de aantallen hieronder kunnen geen rechten worden ontleend. De onderstaande onderdelen zijn slechts de verwachte gevolgen van de gunning van de Opdracht):
• Levering van de nieuwe cilinders voor de huidige systemen: De verwachte aantallen cilindersloten die geleverd en mogelijk geïnstalleerd dienen te worden zijn sterk afhankelijk van het aantal pandeigenaren dat gebruik zal maken van de cilindersloten van de Opdrachtnemer. In totaal zijn er (ruwe schatting) 5.000* panden binnen de VRU die zijn voorzien van het huidige regionale sleutelsysteem. De verwachting is dat er in totaal maximaal 1.000* cilindersloten worden vervangen. Het aantal stuks is op basis van een schatting van benodigde hoeveelheden cilinders. Dit aantal is echter sterk afhankelijk van de mate waarin de Opdrachtnemer erin slaagt de pandeigenaren op de hoogte te brengen van de overeenkomst tussen de VRU en de Opdrachtnemer en de bereidheid van Gebruikers om de oude cilinders te vervangen voor nieuwe;
• (De)montage van cilinders in de huidige systemen: Opdrachtnemer dient de dienst aan te bieden om in de bestaande systemen de cilinders en toebehoren te demonteren en te vervangen op verzoek van de Gebruikers.
• Het leveren en installeren van sleutelsystemen: Op basis van de ontwikkelingen in de afgelopen jaren is de verwachting dat er jaarlijks 80-100* nieuwe panden bijkomen. Voor deze panden moet de Opdrachtnemer in staat zijn om sleutelbuizen en cilindersloten te leveren en op verzoek te installeren;
• De levering van B-sleutels: Dit zijn de sleutels die aan de Gebruikers worden verstrekt. Hiermee kunnen de Gebruikers de eigen sleutelbuizen/kluizen openen. Per aangeschafte cilinder dient de Opdrachtnemer minimaal één B-sleutel mee te leveren aan de Gebruiker;
• Controleren: alle producten worden gecontroleerd op inzetbaarheid. Dit betekent dat alle producten die worden geleverd geschikt zijn voor inzet.
• Het gebruik van software: De Opdrachtnemer dient inzage te verlenen aan Gebruikers in de bijbehorende aanvraag- en beheertool die voldoet aan de functionaliteiten die in het PvE zijn beschreven.
*Deze aantallen betreffen slechts indicaties, er kunnen geen rechten aan worden ontleend.
Een uitgebreide toelichting en uitsplitsing per product is terug te vinden in het Programma van Eisen in Bijlage 2.