Brokerdienstverlening voor ICT functies

Korte beschrijving

De Aanbestedende dienst vraagt een partij die Professionals op het gebied van ICT kan leveren in een breed spectrum, zonder dat daarbij een arbeidsrelatie tot stand komt. Er is niet één partij die alle kennis en Professionals beschikbaar heeft. De Aanbestedende dienst wil een samenwerking aangaan met een Opdrachtnemer die aanvragen breed in de markt kan uitzetten en die (helemaal) niet alleen naar eigen medewerkers kijkt. De Aanbestedende dienst streeft de inzet na van een relevante afspiegeling van de bevolking.
De te contracteren Inschrijver moet ook de contractadministratie richting de ingezette Professionals verzorgen. Inschrijver verzorgt het contracteren, de inzetbevestigingen, de financiële afhandeling als ook verificatie van wet- en regelgeving.

Beschrijving van de aanbesteding

Op ervaringscijfers gebaseerd huurt de Aanbestedende dienst op ICT gebied variërend van het moment ongeveer 10 tot 30 externe medewerkers in per jaar. De omvang van de inhuur ligt tussen de 1 tot 3 miljoen Euro exclusief btw per jaar. De verwachting is dat dit voor de komende jaren gelijk blijft. Wel is de verwachting dat de omvang van de Opdracht voor Opdrachtnemer het eerste contractjaar lager ligt in verband met lopende inhuurcontracten.
De hierboven genoemde omvang is slechts bedoeld als indicatie, Opdrachtnemer kan hier op geen enkele wijze rechten aan ontlenen. Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW.

Beschrijving van de verlengingen

De Aanbestedende dienst heeft de mogelijkheid de Raamovereenkomst twee (2) maal tegen dezelfde voorwaarden te verlengen voor een periode van telkens één (1) jaar.

Lijst en korte beschrijving van aandoeningen

- Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten,Persoonlijke situatie ondernemers,
- Geen crimineel verleden,
- Beroepsbevoegdheid

Op 17 februari 2022 heeft de Commissie van Aanbestedingsexperts (“CvAE”) advies uitgebracht n.a.v. een klacht over de beoordeling van het subgunningscriterium Prijs in deze aanbesteding. Kort gezegd, is de CvAE in de kern van mening dat de daadwerkelijke uurtarieven van het in te huren ICT-personeel wel beoordeeld hadden moeten worden in plaats van uitsluitend de vergoeding per gewerkt uur voor het werven en contracteren van ICT-personeel (ook wel ‘searching fee’ en ‘contracting fee’). Het advies zou in de praktijk betekenen dat de uurtarieven van het ICT-personeel vast staan voor de gehele duur van de raamovereenkomst (“ROK”). Daarnaast is de CvAE van mening dat de gehanteerde bandbreedtes voor de uurtarieven te ruim zouden zijn en onder de ROK niet te allen tijde een concurrentieprikkel aanwezig zou zijn om meerdere kandidaten aan te bieden. N.a.v. het advies van de CvAE, had de Provincie definitieve gunning van de opdracht tijdelijk opgeschort om het advies te kunnen evalueren.
De Provincie is inmiddels overgegaan tot definitieve gunning, omdat het advies inhoudelijk om verschillende redenen niet kan worden gevolgd. In deze aanbesteding is er namelijk bewust voor gekozen om de uurtarieven van het ICT-personeel niet tevens (naast de searching fee en contracting fee) te beoordelen, omdat (a) de uurtarieven van het ICT-personeel sterk afhankelijk zijn van variabele omstandigheden, zoals beschikbaarheid en competenties van de kandidaat, de duur en omvang van de opdracht, inkoopbehoefte etc. en (b) de Provincie inschrijvers anders een fictieve inschrijving zou moeten laten indienen, terwijl de kans bestaat dat die ingediende uurtarieven bij nadere uitvragen onder de ROK niet passend zijn. Bovendien blijkt de inhuurmarkt voor ICT-personeel zodanig krap en overspannen, dat de uurtarieven voortdurend in beweging zijn. Om die redenen zijn de uurtarieven voor het ICT-personeel in de vorm van bandbreedtes per functies en per niveau in de aanbesteding vastgesteld. De CvAE meent echter dat de bandbreedtes veel ruimte zouden laten voor strategisch inschrijven, omdat een eventueel verlies door het inschrijven met een lage fee, gecompenseerd zou kunnen worden door binnen de gegeven bandbreedte een kandidaat tegen de bovenkant van de betreffende bandbreedte aan te bieden. Dat is onjuist. De door de inschrijver ondertekende fee-verklaring voorkomt dat dergelijke verliezen kunnen worden gecompenseerd.
Volgens de CvAE zou het risico op strategisch inschrijven ook worden versterkt door het feit dat “aanbesteder toestaat dat er nog een tussenschakel zit tussen opdrachtnemer en de ingehuurde professional, wiens fee niet zichtbaar is in het tarief van die professional.” Echter, de Provincie heeft in de tweede Nota van Inlichtingen duidelijk aangegeven dat “de werkzaamheden die behoren tot de betreffende fee (…) moeten zijn [opgenomen] in de fee” en dat de werkzaamheden “niet belegd [mogen] worden bij een derde door middel van een verhoogd tarief en/of een kick back fee.” Ook dit is in de fee-verklaring ondervangen. De Provincie heeft dus juist maatregelen genomen om te voorkomen dat inschrijvers misbruik kunnen maken van de mogelijkheid een tussenschakel te gebruiken.
Voor de Provincie blijft verder onduidelijk waarom de CvAE van mening is dat de vastgestelde bandbreedtes voor de uurtarieven van het ICT-personeel te ruim zouden zijn. Daarvoor is namelijk geen onderbouwing gegeven in het advies. Daarnaast moesten inschrijvers in het kader van het kwalitatieve subgunningscriterium K1 “Inhuurproces” uitwerken hoe zij ervoor zouden zorgen dat er steeds voldoende passende kandidaten worden aangeboden op basis van marktconforme tarieven. Die beoordeling zorgt er dus voor dat een inschrijver wordt uitgekozen die wel steeds voldoende kandidaten kan aanbieden.
Zodoende heeft de Provincie ervoor gekozen om het advies niet op te volgen. Dit laat onverlet dat de Provincie het advies wel in ogenschouw zal nemen bij toekomstige aanbestedingen.