BNNVARA, VPRO en NTR - Europees openbare aanbesteding - E&W onderhoud en advisering

Korte beschrijving

**Aanleiding en doel van de aanbesteding**
De huidige Raamovereenkomst voor onderhoud van elektrische en werktuigbouwkundige installaties, hierna E&W-onderhoud, loopt tot 31 december 2021. Ook na deze periode zal de behoefte aan E&W-onderhoud blijven bestaan. Opdrachtgever heeft, naast de reguliere uitvoering van onderhoudswerkzaamheden op basis van MJOP’s en correctief storingsonderhoud, behoefte aan een partij die in staat is om als een proactieve adviseur op te treden en gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen over de diverse facetten van het E&W-onderhoud, zoals duurzaamheid, kwaliteit, kostenbesparingen etc.
Opdrachtgever wenst met één (1) Inschrijver, die de economisch meest voordelige Inschrijving, heeft gedaan een Raamovereenkomst te sluiten. De toekomstige Opdrachtnemer, alsmede de door de Opdrachtnemer te leveren producten en diensten, moeten hierbij voldoen aan de door Opdrachtgever te stellen voorwaarden die zijn gespecificeerd in dit document inclusief bijlagen.

Beschrijving van de aanbesteding

**Aandachtspunten**
• Mogelijk worden de gebouwen gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst aangesloten op de warmte- en koude-installatie van het Media Park. Indien dit gebeurt, zal dit tot gevolg hebben dat een deel van de huidige CV- en airco-installaties afgestoten wordt. Diverse ruimtes dienen echter separaat gekoeld te worden (zoals bijv. de radiostudio) en het onderhoud van de installaties hiervoor blijft naar verwachting binnen de Raamovereenkomst vallen. Naar verwachting wordt de aansluiting op het netwerk voor de warmte- en koude-installatie van Media Park tot aan de deur gelegd. Opdrachtgever kan de aansluiting op de warmte- en koude-installatie aan Opdrachtnemer opdragen, maar is hiertoe niet verplicht. Op het moment van de aanbesteding is nog niet inzichtelijk of en wanneer een eventuele aansluiting op de warmte- en koude-installatie van het Media Park doorgang zal vinden.
Als publieke omroep is Opdrachtgever voor een substantieel deel mede afhankelijk van nationale politieke besluitvorming. Indien minder financiële middelen ter beschikking komen, al dan niet als gevolg van politieke besluitvorming kan dit invloed hebben op de omvang van de opdracht.
Inschrijver gaat met Inschrijving akkoord dat bovenstaande punten mogelijk een vermindering in werkzaamheden tot gevolg hebben. Indien dit het geval is zal in afstemming met Opdrachtgever het minderwerk worden vastgesteld en in mindering worden gebracht op de onderhoudskosten.
• Opdrachtgever is een creatieve organisatie en zoals reeds vermeld beschikt het pand over opnamestudio’s en montageruimtes. Deze ruimtes worden ook daadwerkelijk gebruikt voor het maken van media-uitzendingen. Tijdens opnames is het dan ook niet mogelijk om in de directe nabijheid van deze ruimtes (geluids)overlast gevende werkzaamheden uit te voeren. Ook in de kantooromgeving zijn medewerkers veelal bezig met creatieve processen. Bij medewerkers van Opdrachtgever is een vrij hoge hinderbeleving. Opdrachtnemer dient hiermee terdege rekening te houden in zijn planning en de communicatie over en de uitvoering van zijn werkzaamheden.
• In 2016 en 2017 zijn revisietekeningen opgesteld voor de gebouwen. De beschikbare tekeningen kunt u inzien met een account. U kunt via Negometrix4 doorgeven dat u inloggegevens wilt ontvangen. Gebruik hiervoor de berichtenmodule. Van Opdrachtnemer wordt vereist dat hij, indien er wijzigingen ten aanzien van de installaties worden doorgevoerd, de tekeningen aanpast waar nodig zodat Opdrachtgever altijd over correcte, actuele tekeningen beschikt.
• Het Entreegebouw, VPRO-gebouw en BNNVARA-NTR-gebouw zijn aangesloten op het gebouwbeheerssysteem van Priva. Het Paviljoen beschikt over een eigen gebouwbeheersysteem (Saia). Van Opdrachtnemer wordt verwacht dat hij voor ingang van de Raamovereenkomst adequaat bekend is met de gebouwbeheerssystemen om op goede wijze uitvoering te geven aan de opdracht. Eventuele kosten hiervoor zijn voor rekening van Opdrachtnemer.
• Na ontvangst van een storingsmelding met betrekking tot het Entreegebouw, VPRO-gebouw of BNNVARA-NTR-gebouw dient de Opdrachtnemer in te loggen op Priva en te bepalen of de storing op afstand opgelost kan worden. Zo niet, dan dient de Opdrachtnemer binnen de gestelde responstijd op de locatie aanwezig te zijn. Op Saia kan niet van afstand worden ingelogd en is het niet mogelijk de melding/storing op afstand uit te lezen. Storingen betreffende het Paviljoen moeten derhalve altijd ter plaatse worden beoordeeld en opgelost.
• Deze aanbesteding wordt uitgevoerd namens drie omroepen die ieder een eigen factuuradministratie voeren. Facturatie dient daarom voor de drie partijen separaat te gebeuren. Zie tevens de facturatiebepalingen in de concept Raamovereenkomst (Bijlage 5).
• Voor de overige twee punten zie het Beschrijvend document in de Bijlagen

Beschrijving van de verlengingen

De te sluiten Raamovereenkomst heeft een initiële looptijd van twee (2) jaar. De Raamovereenkomst kan, onder gelijkblijvende voorwaarden, wederzijds optioneel viermaal (4) met één (1) jaar verlengd worden. Indien de Aanbestedende dienst van de verlengingsoptie gebruik wenst te maken, zal de Aanbestedende dienst zes (6) maanden voor de einddatum van de initiële looptijd in overleg treden.

Lijst en korte beschrijving van aandoeningen

Op de Inschrijver zijn niet van toepassing, de omstandigheden zoals verwoord in de verplichte en facultatieve Uitsluitingsgronden. Door het invullen en uploaden van de bijlage ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ gaat Inschrijver akkoord met:
• de verplichte Uitsluitingsgronden in Deel III A en B van het ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ zijn opgenomen;
• de facultatieve Uitsluitingsgronden die in Deel III C van het ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ zijn aangevinkt. Facultatieve Uitsluitingsgronden die gelden ten behoeve van deze aanbesteding zijn:
a. Schending verplichting o.b.v. milieu-, sociaal- of arbeidsrecht;
b. Faillissement, insolventie of gelijksoortig;
c. Ernstige beroepsfout;
d. Vervalsing van de mededinging;
e. Belangenconflict;
f. Betrokken bij de voorbereiding;
g. Prestaties uit het verleden;
h. Valse verklaring;
i. Onrechtmatige beïnvloeding.
Inschrijver dient het ingevulde ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ aan haar Inschrijving toe te voegen. In geval van een samenwerkingsverband of hoofdaannemer/onderaannemer(s) dienen alle deelnemers te voldoen aan de Uitsluitingsgronden (en dit aan te tonen door middel van een ingevuld UEA).
Bewijsmiddelen die op verzoek van Aanbesteder overlegd dienen te worden moeten binnen vijf (5) werkdagen na dit verzoek door Inschrijver worden overgelegd.

Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria

• Inschrijver verklaart door middel van het UEA dat de meest recente accountantsverklaring van Inschrijver geen kritische aantekening bevat t.a.v. de zogenaamde continuïteitsparagraaf (te denken valt aan een paragraaf in bijvoorbeeld de jaarrekening waarin wordt vermeld dat sprake is van twijfel omtrent de continuïteit) bevat.
• een kopie van het polisblad of een verklaring van de verzekeringsmaatschappij waaruit de verzekeringsdekking volgt. In het geval de Inschrijver een samenwerkingsverband is, dient deze verzekering (i) betrekking te hebben op het samenwerkingsverband, dan wel (ii) door iedere onderneming van het samenwerkingsverband afzonderlijk te worden overgelegd.
Indien met betrekking tot de financieel-economische draagkracht gebruik wordt gemaakt van de gegevens van de ‘moedermaatschappij/holding’, dient de Gegadigde een verklaring van de ‘moedermaatschappij/holding’ te verstrekken waarin wordt verklaard dat de moedermaatschappij/holding zich onvoorwaardelijk garant staat voor de door de dochtermaatschappij op zich te nemen verplichtingen en de eventuele schulden die uit de Raamovereenkomst voortvloeien. De verklaring van de moedermaatschappij/holding dient te zijn ondertekend door een daartoe gemachtigde.

b. Door het ondertekenen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument verklaart Inschrijver dat hij adequaat verzekerd is voor de uitvoering van de Opdracht en dat hij zich, indien de Raamovereenkomst met hem wordt gesloten, gedurende de duur van de uitvoering van de Opdracht(en) adequaat verzekerd houdt. Inschrijver beschikt over een wettelijke bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering met een minimaal verzekerd bedrag van €2.500.000,- per gebeurtenis, voor maximaal €5.000.000,- per jaar.

Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria

**Kwaliteitszorgsysteem ISO 9001 **
Bewijsmiddelen (niet indienen bij Inschrijving. Pas na verzoek hiertoe verstrekken)
Het voldoen aan de vereisten van de kwaliteitszorg kan worden aangetoond door middel van:
• het overleggen van het laatste auditverslag of een kopie certifica(a)t(en) van een kwaliteitszorgsysteem waarbij het certificaat is opgesteld door een certificatie-instelling, die erkend is binnen de (inter)nationale accreditatiestructuur, zoals bijvoorbeeld ISO 9001
Of:
• een beschrijving (maximaal 2 A4) van het kwaliteitszorgsysteem dat u heeft waarbij wordt aangetoond dat dit kwaliteitszorgsysteem minimaal gelijkwaardig is aan een gecertificeerd kwaliteitszorgsysteem. In de paragraaf 3.3.3 ‘Technische bekwaamheid - Kwaliteitszorgsysteem ISO 9001’ is aangegeven wat onder gelijkwaardig wordt verstaan. In uw beschrijving dient u op de in die paragraaf genoemde punten in te gaan en uit de beschrijving dient de gelijkwaardigheid te blijken.
**Kwaliteitsborging VCA**
Bewijsmiddelen (niet indienen bij het Verzoek tot deelneming. Pas na verzoek hiertoe verstrekken)
Het voldoen aan de vereisten van de milieuzorg kan worden aangetoond door middel van:
• Kopie van het originele VCA** certificaat; of
• Kopie van het originele minimaal aan het VCA** certificaat gelijkwaardige certificaat, inclusief motivatie waarom dit certificaat als gelijkwaardig moet worden beschouwd1; of
• Beschrijving van het minimaal aan het VCA** certificaat gelijkwaardige veiligheidssysteem, inclusief motivatie waarom dit veiligheidssysteem als gelijkwaardig moet worden beschouwd1.
1Aanbestedende dienst dient uit de omschrijving te kunnen opmaken dat het overlegde certificaat of het milieumanagementsysteem ook daadwerkelijk gelijkwaardig is aan het VCA**. Indien hieraan niet (volledig) wordt voldaan, wordt de Gegadigde (Combinatie) uitgesloten van verdere deelname aan de Aanbestedingsprocedure.
**Milieuzorgsysteem ISO 14001**
Bewijsmiddelen (niet indienen bij Inschrijving. Pas na verzoek hiertoe verstrekken)
Het voldoen aan de vereisten van de milieuzorg kan worden aangetoond door middel van:
• het overleggen van een kopie van een geldig certificaat als bedoeld in de EMAS-verordening, zoals in Nederland het ISO-14001 certificaat te verstrekken.
Of:
• een beschrijving (maximaal 3 A4) van het milieuzorgsysteem waarbij wordt aangetoond dat dit milieuzorgsysteem minimaal gelijkwaardig is aan een gecertificeerd milieuzorgsysteem. In de paragraaf 3.3.5 ‘Technische bekwaamheid – Milieuzorgsysteem ISO 14001’ is aangegeven wat onder gelijkwaardig wordt verstaan. In uw beschrijving dient u op de in de paragraaf ‘Milieuzorg’ genoemde punten in te gaan en uit de beschrijving dient de gelijkwaardigheid te blijken.
**Referentie**
Bewijsmiddelen (indienen bij Inschrijving).
Ten einde aan te tonen te beschikken over de voornoemde kerncompetenties levert Inschrijver per gevraagde kerncompetentie maximaal één referentie aan welke aan bovenvermelde eisen voldoet. Indien in één referentie meerdere kerncompetenties tot uiting komen die voldoen aan de gestelde eisen, mag u voor die kerncompetenties dezelfde referentie gebruiken.
Gebruik hiervoor Bijlage 2 - ‘Referentieformulier’.
Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor zo nodig referenties op juistheid en volledigheid te controleren en zonder tussenkomst en/of toestemming van Inschrijver contact op te nemen met een of meer referenties.

**Schouwronde**
Aanbestedende dienst biedt de mogelijkheid aan Inschrijvers om locaties te bezichtigen. De bezichtigingen zullen plaatsvinden op donderdag 2 september 2021, vanaf 09.00 uur op het Mediapark te Hilversum (Wim T. Schippersplein 1-7). Er mogen per Inschrijver maximaal twee personen aanwezig zijn. Tijdens deze schouw wordt rekening gehouden met de maatregelen rondom COVID-2019, zoals het desinfecteren van handen bij binnenkomst en 1,5 meter onderlinge afstand.
Tijdens de schouw en bijeenkomst is er géén mogelijkheid om vragen te stellen en/of opmerkingen te plaatsen welke betrekking hebben op het gestelde in dit document en bijlagen. Deze dienen schriftelijk gesteld te worden tijdens de Nota(‘s) van Inlichtingen. Tijdens de schouwronde mag wel beeldmateriaal gemaakt worden van de installaties, hierbij dient er rekening te worden gehouden dat er geen personen op de foto’s staan in verband met AVG.
Voor deelname aan de schouwronde kunt u zich tot uiterlijk maandag 30 augustus 2021, 10.00 uur aanmelden via de berichtenfunctionaliteit in Negometrix4 onder vermelding van naam, functie, contactgegevens van de afgevaardigde(n).
**Nota van Inlichtingen**
De Aanbestedende dienst heeft tijdens de Inschrijvingstermijn twee vragenrondes voorzien. De Aanbestedende dienst gaat ervan uit dat met betrekking tot de onderdelen waarover geen vragen zijn gesteld geen onduidelijkheden bestaan. De Aanbestedende dienst verwacht een proactieve houding van de Inschrijver. Meldt Inschrijver zijn bezwaren niet dan wel niet tijdig, dan heeft hij zijn recht verwerkt om hier in rechte tegen op te komen of een civielrechtelijke vordering op te baseren.

Precieze informatie over de termijn(en) voor herzieningsprocedures

De mededeling van de gunningsbeslissing houdt geen aanvaarding in van een aanbod van de Inschrijver. Gedurende een periode van 20 kalenderdagen na elektronische verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing, is het Aanbestende dienst niet toegestaan de Raamovereenkomst te gunnen en een Raamovereenkomst aan te gaan met de winnende Inschrijver.
Als binnen bovengenoemde termijn een voorlopige voorziening is gevraagd, zal de uitspraak in kort geding in eerste aanleg worden afgewacht en (vooralsnog) niet tot definitieve gunning worden overgegaan. De uitspraak in kort geding vormt vervolgens de basis voor verdere besluitvorming van Aanbestedende dienst omtrent de gunning.
Iedere belanghebbende die het, ondanks een eventuele nadere (mondelinge) toelichting door Aanbestedende dienst niet met de mededeling van de gunningsbeslissing eens is, kan hierover een voorlopige voorziening vragen bij de bevoegde civiele rechter te Utrecht. Belanghebbende dient hiertoe over te gaan binnen 20 kalenderdagen na elektronische verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing. Deze termijn is een vervaltermijn. Ingeval belanghebbende een voorlopige voorziening vraagt dient hij, in het belang van een snelle en goede voortgang, de contactpersoon, vermeld in paragraaf 2.3, hiervan tijdig op de hoogte te stellen door het opsturen van de kopie dagvaarding.
Ingeval tegen de mededeling van de gunningsbeslissing een civiel kort geding aanhangig wordt gemaakt, zal Aanbestedende dienst de Inschrijvers hiervan op de hoogte brengen. De Inschrijvers dienen in dat geval hun Inschrijving in ieder geval gestand te doen tot vier weken na uitspraak in kort geding in eerste instantie.
Een Inschrijver die een belang bij een uitspraak in een aanhangig gemaakt kort geding wil doen gelden, kan dit slechts doen door middel van tussenkomst of voeging in dat kort geding en zal derhalve niet separaat een kort geding of een andere gerechtelijke procedure aanhangig maken.
De winnende Inschrijver is verplicht tussen te komen of zich te voegen aan de kant van Aanbestedende dienst in de procedure die door een verliezende Inschrijver aanhangig is gemaakt.
Als er geen beletselen zijn (er is geen voorlopige voorziening gevraagd, de bewijsmiddelen zijn tijdig overgelegd én ze voldoen) zal in beginsel de Raamovereenkomst aan de winnende Inschrijver definitief worden gegund.