Volledige ontzorging door uitbesteden en centraliseren van inhuurprocessen

Korte beschrijving

De gemeente wenst graag te komen tot een structurele, rechtmatige en doelmatige oplossing ten aanzien van de inhuur van personeel.
De inhoud van de opdracht is als het volgt samen te vatten.
— een rechtmatige en doelmatige inrichting van het volledige proces rondom de inhuur van al het personeel,
— alle (o.v.v. uitzonderingen) inhuur van personeel in de zin van uurinzet binnen vooraf overeengekomen periode waar een uurtarief tegenover staat valt onder de scope van deze aanbesteding,
— volledige ontzorging van opdrachtgever middels het inrichten van een centrale inhuurloket inclusief het beheer van het gehele proces rondom inhuur.

Tekst

1. Beschrijving van de opdracht

In 2020 heeft gemeente Lansingerland een Europese niet-openbare procedure ‘Uitbesteden en centraliseren van inhuurprocessen’ georganiseerd. Doel van de procedure was het afsluiten van een raamovereenkomst voor de duur van maximaal 4 jaar met één opdrachtnemer voor de volledige uitbesteding van de zogenoemde ‘inhuur’. De initiële looptijd van de raamovereenkomst was 2 jaar. De gemeente had op grond van de raamovereenkomst de mogelijkheid om deze twee keer onder dezelfde voorwaarden te verlengen met een periode van 12 maanden.

Op 1 maart 2021 is de raamovereenkomst tussen de gemeente en Yacht Inhouse Services (hierna: YIS), van kracht geworden. De maximale waarde van deze raamovereenkomst is in het gunningsdocument bepaald op € 28.000.000,-.

2. Wijziging van de opdracht met een beroep op onvoorziene omstandigheden

De maximale waarde van de raamovereenkomst is eerder bereikt dan de maximale looptijd van 4 jaar. Dit komt onder meer door een onvoorziene krapte op de arbeidsmarkt waardoor er veel openstaande en lastig te vervullen vacatures waren, de oorlog in Oekraïne en de afhandeling van de toeslagenaffaire waardoor de gemeente voor uitdagende opgaven kwam te staan. Hierdoor heeft de gemeente veel meer gebruik moeten maken van inhuurdiensten dan toentertijd voorzien. Bovendien heeft de hoge inflatie ervoor gezorgd dat de raamovereenkomst nog eerder ‘volliep’.

De gemeente is voornemens om - met een beroep op onvoorziene omstandigheden in de zin van art. 2.163e Aanbestedingswet 2012 - gebruik te maken van de laatste verlengingsoptie in de raamovereenkomst. De verlenging zal ingaan op 1 maart 2024. Op 28 februari 2025 eindigt de raamovereenkomst van rechtswege. De gemeente zal echter de maximale looptijd niet benutten, maar de raamovereenkomst beëindigen per 31 december 2024. De gemeente heeft bij het bepalen van deze termijn rekening gehouden met de noodzaak om in te inhuren met het oog op continuïteit van bedrijfsprocessen, de tijd die de gemeente nodig heeft om een nieuwe aanbesteding te organiseren en het belang van de markt.

De gemeente is van oordeel dat aan de voorwaarden van artikel 2.163e Aanbestedingswet zijn voldaan en zij zodoende de opdracht met een beroep op onvoorziene omstandigheden niet wezenlijk wijzigt. Wanneer een aanbestedende dienst een opdracht wijzigt met een beroep op onvoorziene omstandigheden, moet hiervan een aankondiging worden gemaakt. Gemeente Lansingerland wil hier ook transparant over zijn en zorgvuldig handelen en past daarom hierbij deze aankondiging in de zin van artikel 2.163e lid 2 jo. artikel 2.163d lid 5 Aanbestedingswet 2012 toe.

3. Nieuwe aanbesteding

In de loop van 2024 is de gemeente voornemens een nieuwe aanbesteding te publiceren, waaraan alle geïnteresseerde marktpartijen kunnen deelnemen.

4. Rechtsverwerking

Indien belanghebbenden, ondanks bovenstaande motivering, bezwaar hebben tegen het voornemen van de gemeente om gebruik te maken van de laatste verlengingsoptie in de raamovereenkomst, dienen zij binnen de standstill-termijn van 20 kalenderdagen na publicatie van deze aankondiging een kort geding aanhangig te maken door het laten betekenen van een dagvaarding op het adres van de gemeente Lansingerland. De bevoegde rechter is de voorzieningenrechter in de rechtbank Rotterdam.

De standstill-termijn is een vervaltermijn. Indien binnen deze termijn geen dagvaarding is uitgebracht, vervalt het recht om nog in kort geding op te komen tegen het voornemen. Gemeente Lansingerland zal aan het uitblijven van een dagvaarding binnen de standstill-termijn het gerechtvaardigde vertrouwen ontlenen dat zij per 1 maart 2024 met YIS de raamovereenkomst ‘Uitbesteden en centraliseren van inhuurprocessen’ met 9 maanden kan verlengen.

Overweegt u een kort geding aanhangig te maken? Wij verzoeken u dan ons tijdig hierover te informeren met een e-mail aan inkoop@lansingerland.nl bij voorkeur door het tijdig verzenden van een kopie van de (concept)dagvaarding.