Integrale digitale ITB software-oplossing voor het proces van inkoopbehoefte tot en met betalen

Korte beschrijving

Aanbesteding conform de Europese openbare procedure om tot een overeenkomst te komen voor de levering, implementatie, hosting en beheer van een applicatie voor een "Integrale digitale ITB software-oplossing voor het proces van Inkoopbehoefte tot en met Betalen".
Doel van de aanbesteding:
Ten behoeve van het realiseren van de doelstellingen van dit project gaat de gemeente Breda over tot de implementatie van software ter ondersteuning van het ITB-proces, met Q3 2021 als beoogde datum voor het operationeel zijn van de oplossing. Het doel van deze aanbesteding is het sluiten van een overeenkomst met een leverancier voor het leveren, implementeren en onderhouden van software ter ondersteuning van het ITB proces voor een vast termijn van vier jaar en mogelijkheid tot verlenging van maximaal zes x een jaar.

Beschrijving van de aanbesteding

In 2019 is de gemeente Breda begonnen met het doorvoeren van verbeteringen op diverse onderwerpen die samenhangen met de procesketen Inkoopbehoefte tot en met Betalen (ITB). Diverse werkgroepen hebben afgelopen jaar verbeteringen gerealiseerd op onderdelen van de procesketen. Tijdens het werken aan deze verbeteringen is geconstateerd dat structurele verbeteringen in het proces alleen succesvol zijn als dit vanuit de keten aangepakt wordt en er een logische samenhang ontstaat tussen “het inkoopproces” (initiële behoefte stelling, specificeren, selecteren en contracteren) en het “transactionele proces” (verplichting, prestatieverklaring, factuurverwerking en betalen).
Begin 2020 is om deze reden besloten de verbeteringen in de gehele keten van Inkoopbehoefte tot en met Betalen projectmatig aan te pakken. Er is een project- en stuurgroep gevormd en een projectplan gemaakt en er is een businesscase opgesteld waarbij zowel kwalitatief als kwantitatief wordt onderbouwd dat een integrale ITB software-oplossing voor het ITB-proces noodzakelijk is om de doelstellingen uit het project te realiseren. De businesscase heeft drie belangrijke pijlers waarop de baten gebaseerd zijn:
1. een groter volume inkopen via team Inkoop laten lopen waardoor (meer) inkoopbaten gerealiseerd worden;
2. een vermindering van de administratieve lasten waardoor met minder mensen een gelijke hoeveelheid werk gedaan kan worden;
3. een vermindering van het aantal uren dat noodzakelijk is om (AO/IC) controles uit te voeren.
Op bovengenoemde pijlers zijn taakstellende KPI’s benoemd. De ITB software-oplossing uit deze aanbesteding dient een bijdrage te leveren aan het realiseren van de businesscase.
Om deze businesscase te realiseren worden op de volgende elementen veranderingen doorgevoerd (in willekeurige volgorde):
1. processen (expliciete inrichting van proces op inkooppakket niveau);
2. capaciteit (in Fte’s op de Inkoopfunctie en de Financiële Administratie);
3. organisatie (positionering team Inkoop);
4. software oplossingen (ondersteuning van het proces door software).
Ter ondersteuning van punt 4 is de gemeente Breda van plan een ITB software-oplossing in gebruik te nemen.
Hiervoor publiceert de gemeente Breda de aanbesteding "Integrale digitale software oplossing voor het proces van Inkoopbehoefte tot en met Betalen". Deze heeft als doel: het aanschaffen en implementeren van inkoopsoftware ten behoeve van het volledige ITB-proces met Q3 2021 als beoogde datum voor het operationeel zijn van de oplossing.

Lijst en korte beschrijving van aandoeningen

Ondernemers waarop de (wettelijke en facultatieve) uitsluitingsgronden van toepassing zijn, worden uitgesloten van deelname aan de aanbestedingsprocedure. De uitsluitingsgronden staan vermeld in de UEA, die als bijlage in Negometrix is gevoegd.
Op het moment van inschrijving kan de inschrijver volstaan met het ondertekenen van de UEA. Door middel van deze verklaring verklaart de inschrijver dat de uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn. Inschrijver moet op het eerste verzoek van de aanbesteder, binnen de in dat verzoek gestelde termijn, de in het verzoek vermelde bewijsstukken/verklaringen verstrekken.
De onderstaande stukken worden door de aanbesteder verlangd van de inschrijver die in aanmerking komt voor gunning van de opdracht:
— een gedragsverklaring aanbesteden (GVA). Deze GVA dient op het tijdstip van inschrijving niet ouder te zijn dan twee jaar,
— een verklaring van de belastingdienst, die op het tijdstip van inschrijven niet ouder is dan zes maanden;
— een bewijs van tekenbevoegdheid van de ondertekenaar van de in artikel 1.2.1 gevraagde UEA, door middel van:
—— een uittreksel uit het handelsregister, dat op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving niet ouder is dan zes maanden of door middel van een volmacht, waarin de tekenbevoegdheid (afwijkend) van het uittreksel, is vastgelegd. Let op: De tekenbevoegdheid dient voldoende te zijn voor het offertebedrag voor de volledige looptijd, inclusief eventuele opties en optiejaren.
Inschrijvers kunnen van de procedure worden uitgesloten of worden vervolgd, indien zij zich in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan valse verklaringen bij het invullen van het UEA, indien zij informatie hebben achtergehouden of indien zij niet in staat zijn de ondersteunende documenten te verstrekken.

Inschrijver dient te beschikken over een goedkeurende accountantsverklaring betreffende de jaarrekening over het meest recente afgesloten boekjaar (maximaal een jaar terug). Deze jaarrekening mag geen zogenaamde continuïteitsparagraaf (een verplichte toelichtende paragraaf in de jaarrekening wegens ernstige onzekerheid omtrent de continuïteit) bevatten.
Niet jaarrekening plichtige ondernemingen die voor gunning in aanmerking komen, mogen volstaan met het indienen van een zogenaamde beoordelings- of samenstellingsverklaring van de accountant. Ook voor deze beoordelings- of samenstellingsverklaring geldt dat deze geen continuïteitsparagraaf mag bevatten.

Voorwaarden voor deelname (technische en beroepsbekwaamheid)

Inschrijver dient de volgende certificaten of aantoonbaar werkende vergelijkbare systemen te bezitten:
— ISAE type II certificering of aantoonbaar gelijkwaardig,
— ISO 27001 of aantoonbaar gelijkwaardig.
Referenties:
Iedere kerncompetentie wordt aangetoond aan de hand van één referentieproject. Een referentie kan voor meerdere kerncompetenties gebruikt worden. Per referentie wordt een korte toelichting gegeven waarom deze referentie wordt gebruikt voor de kerncompetentie.
Een 'referentieproject' wordt gedefinieerd als:
— de referentieopdrachten mogen niet ouder zijn dan drie jaar te rekenen vanaf de datum van inschrijving,
— de referentie moet betrekking hebben op een publiekrechtelijke opdrachtgever,
— de referentie heeft betrekking op een opdracht die een grote heeft van ten minste 20 000 facturen per jaar,
— het is toegestaan om hetzelfde referentieproject te gebruiken voor het aantonen van meerdere (of alle) gevraagde kerncompetenties. Inschrijver dient hiervoor wel driemaal het referentieformulier in te dienen, u dient per referentie uit te leggen waarom deze voldoet aan de genoemde kerncompetentie. Per referentieformulier geeft u aan welke kerncompetentie het betreft.
De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om zonder tussenkomst van inschrijver contact op te nemen met de contactpersoon van de door inschrijver overgelegde referentieprojecten om de 'eigen verklaringen' op juistheid en volledigheid te toetsen en te verifiëren dat wordt voldaan aan de gestelde eisen. In geval van het niet voldoen aan de gestelde eisen, moet Opdrachtgever besluiten de aanmelding van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure uit te sluiten.
Kerncompetenties in verband met deze opdracht zijn:
1. kerncompetentie 1: het als SAAS software-oplossing beschikbaar stellen en configureren(inrichten) van een ITB software-oplossing van inkoopbehoefte tot en met betalen, met hierin het periodiek leveren van updates en upgrades. Inschrijver toont aan dat de onderstaande componenten onderdeel uitmaken van deze ITB software-oplossing:
— het doen van een Inkoopmelding,
— het registreren van inkoopcontracten,
— het maken van de inkoopaanvraag,
— goedkeuren van de aanvraag,
— het doen van een bestelling in diverse varianten waaronder (externe) webshops, vrije orders, repeterende verplichtingen,
— het registreren van prestatieverklaringen van goederen en of diensten,
— scannen, herkennen, coderen, matchen en goedkeuren van facturen op basis van een workflow gebaseerd op mandaten en/of overige goedkeuringsregels,
— ontvangen van elektronische factureren in UBL/XML formaat,
— het leveren van managementinformatie die noodzakelijk is om procesprestaties te meten en te auditen en het leveren van management informatie zoals Spend informatie,
2. kerncompetentie 2: inkoopbehoefte tot en met Betalen als één geïntegreerd proces:
Inschrijver toont aan dat de ITB software-oplossing verbanden legt tussen facturen, bestellingen en contracten en hierover rapporteert, zodat aantoonbaar gemaakt wordt dat het ketenproces juist doorlopen is en inzicht ontstaat in de relatie tussen budget, contractwaarde, contract uitnutting en verplichtingen;
3. kerncompetentie 3: realiseren van koppelingen met het huidige financieel systeem van de organisatie.
Realiseren van interfaces met een marktconform financieel systeem waarin minimaal de volgende gegevens tussen het ITB software-oplossing en het financiële systeem geautomatiseerd worden uitgewisseld:
— transactiegegevens met betrekking tot de processtappen: inkooporder (verplichting), en factuurboeking,
— stamgegevens, waaronder crediteuren, grootboekrekeningen, kostenplaatsen en projecten en autorisaties.
Realisatie vindt aantoonbaar plaats met in achtneming van veiligheid en privacy standaarden op basis van marktconforme architectuurstandaarden.

Voorwaarden voor de uitvoering van het contract

De opdrachtnemer is verplicht 1 % van de opdrachtwaarde te besteden aan Social Return.
De Gemeente Breda biedt aan de opdrachtnemers de volgende opties om invulling te geven aan Social Return:
1. door middel van het overleggen van het PSO-certificaat trede 2 of hoger (zie bijlage 1 van het in Negometrix als bijlage toegevoegde document);
2. door middel van een invulling conform de menukaart Social Return (zie bijlage 2 van het in Negometrix als bijlage toegevoegde document).

Deze aanbesteding verloopt volledig via het platform Negometrix, dat te bereiken is via www.negometrix.com. Na kosteloze registratie op Negometrix kunt u toegang krijgen tot de relevante informatie van deze aanbesteding.