Sanitaire artikelen

Korte beschrijving

De gemeente Apeldoorn besteed de sanitaire voorzieningen voor haar locaties aan. De te leveren dispencers, verbruiksartikelen en andere producten en diensten zijn gedeifineerd in de vragenlijsten en de bijlagen daarbij. De gemeente Apeldoorn heeft als doelstelling om op een duurzame wijze de sanitaire middelen te faciliteren waarbij representativiteit van belang is. Om de doelstelling te behalen is het van belang dat er gebruik wordt gemaakt van duurzame automaten, 100 % gerecycled en CO2 neutraal toiletpapier/handdoekjes en milieu vriendelijk verbruiksmateriaal. Om zowel de duurzaamheid als de representativiteit te waarborgen van de dispencers is het van belang dat er gebruik wordt gemaakt van robuust apparatuur dat na 10 à 15 jaar wordt afgeschreven.

Beschrijving van de aanbesteding

De doelstelling van de aan te besteden opdracht is het efficiënt voorzien in sanitaire artikelen conform de eisen die daaraan gesteld zijn.
De aan te besteden opdracht wordt als volgt gedefinieerd: het leveren en op voorraad houden van sanitaire verbruiksartikelen, het voorzien in dispencers en aanverwante artikelen en het voorzien in aanvullende diensten.

Korte beschrijving

Het betreft in deze een publicatie die betrekking heeft op aanvullende leveringen sanitaire artikelen onder de bestaande (en in 2018 Europees aanbestede) overeenkomst. Hierbij wordt een beroep gedaan op art. 2.163-e AW.
Het gaat om twee opeenvolgende wijzigingen waarbij de waarde is beoordeeld op basis van de netto cumulatieve waarde van de opeenvolgende wijzigingen. Het betreft de volgende wijzigingen:
- Extra leveringen COVID-gerelateerd
- Extra leveringen als gevolg van onvoorziene omstandigheden (extra locaties, grotere locaties, verbouwing stadhuis en andere hygiëne boxen).
Volgens de instructies dienen dergelijke wijzigingen gepubliceerd te worden via het F20 formulier. Dit formulier wordt door Negometrix niet ter beschikking gesteld, aangezien de oorspronkelijk EU-aanbesteding gepubliceerd is via Negometrix kiezen wij er voor deze wijziging ook via Negometrix te publiceren via het formulier F15. Op deze manier is het aanbestedingsdossier volledig voor marktpartijen op één vindplaats in beeld.

Procedure van gunning via onderhandelingen zonder voorafgaande bekendmaking (toelichting)

D1. Motivering voor de keuze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking van een oproep tot mededinging in overeenstemming met artikel 32 van Richtlijn 2014/24/EU: De aanbesteding valt buiten het toepassingsgebied van de richtlijn.
De bestaande overeenkomst voor de levering van sanitaire artikelen is Europees aanbesteed. Deze bestaande overeenkomst heeft een looptijd van 2 december 2019 tot en met 30 november 2029.
Vanwege de Coronacrisis zijn medewerkers van de gemeente Apeldoorn per maart 2020 gevraagd zo veel als mogelijk thuis te werken, echter moesten belangrijke overheidstaken doorgang vinden en werkten er nog steeds collega’s na toestemming op de verschillende locaties. Locaties als begraafplaatsen, Samen055 en werkgebouwen waren drukker dan normaal. Alle locaties kenden een intensiever gebruik van sanitaire middelen door de hygiënemaatregelen. De hygiënemaatregelen zorgen voor een blijvend hoger verbruik. Corona wordt beschouwd als een externe onvoorziene omstandigheid.
De extra leveringen als gevolg van extra locaties, grotere locaties, verbouwing stadhuis en andere hygiëne boxen zorgen voor extra leveringen die niet waren voorzien bij de aanbesteding en zorgen voor een blijvend hoger verbruik ten opzichte van de historische cijfers. De afname wijkt af van wat is aanbesteed. Dit komt doordat:
• Er zijn locaties bijgekomen. De CMO en CJG zijn samen gehuisvest in 4 Samen055-locaties die groter zijn dan de 3 oude CMO’s die zijn aanbesteed. Daarbij is op iedere artsenkamer een dispenser komen te hangen.
• Urinoirs (zonder dispensers) zijn vervangen door toiletten met dispensers op het Stadhuis. De extra afname betreft: seatcleaners, toiletrolhouders en toiletborstels+houders.
• In het stadhuis en Werkgebouw Zuid hebben we andere hygiëneboxen dan voorzien. Reden hiervan is dat de aangeboden hygiëneboxen niet zou passen in de ruimte. Deze waren veel te groot ten opzichte van de ruimte. Er is dus na gunning gekozen voor een kleinere box die dus ook vaker geleegd moet worden, namelijk 1 keer per twee weken i.p.v. 1 keer per 4 weken.
De geraamde waarde van deze extra inkoop bedraagt:
COVD-gerelateerd €150.000
Extra leveringen €150.000
Het gaat om twee opeenvolgende wijzigingen waarbij de waarde is beoordeeld op basis van de netto cumulatieve waarde van de opeenvolgende wijzigingen. De algemene aard verandert met deze extra inkoop niet.