Beschrijving van de aanbesteding
Ten behoeve van onder andere de heffings- en invorderingsactiviteiten van de gemeente Hilversum en gemeente Wijdemeren:
— het aanbieden van een betrouwbaar webportaal met real-time informatie, met alle benodigde functionaliteiten, welke voldoet aan de gevraagde beveiliging en privacy eisen,
— het (her)ontwerpen en onderhouden van templates in het webportaal,
— het inlezen van, in het webportaal, geüploade templates en databestanden,
— het printen-, couverteren en ter post aanbieden van gepersonaliseerde (financiële) gemeentedocumenten,
— het digitaal verzenden van gepersonaliseerde aanslagen naar MijnOverheid Berichtenbox,
— het gehele bestand gepersonaliseerde documenten (o.a. aanslagen en taxatieverslagen) plaatsen in het webportaal, voor raadpleging door de, door functioneel beheer van opdrachtgever, geautoriseerde personen,
— het digitaal beschikbaar maken van gepersonaliseerde taxatieverslagen naar MijnOverheid WOZ Inzage,
— een koppeling met MijnHilversum,
— het kunnen downloaden van het gehele bestand gepersonaliseerde documenten, zodat de opdrachtgever deze kan plaatsen in zijn eigen IT omgeving,
— het laten drukken van de juiste enveloppen inclusief voorraadbeheer,
— optioneel: het digitaal verzenden van gepersonaliseerde aanslagen naar de Berichtenbox voor bedrijven.
Jaarlijks verstuurt de gemeente Hilversum tegen circa 126 500 documenten die betrekking hebben op belastingen en andere gerelateerde gemeentedocumenten. Het gaat dan voornamelijk om aanslagen (incl. toelichtingen en eventuele (gepersonaliseerde) bijlagen), aanmaningen, dwangbevelen en taxatieverslagen.
Bij de start van de overeenkomst zal de opdrachtnemer zijn werkzaamheden alleen uitvoeren voor gemeente Hilversum. De voorbereidingen voor gemeente Wijdemeren zullen in Q3 2019 plaatsvinden.
Gebaseerd op de gerealiseerde aantallen Gemeente Hilversum wordt de omvang van de opdracht geschat op: 65 000,- EUR per jaar (exclusief btw).