Beschrijving van de aanbesteding
MomenTUm. The academic celebration of the year. Een grootse feestelijke ceremonie eind september in het overdekte deel van gebouw MetaForum waarin we tussen de 1 000 en 2 000 nieuwbakken Bachelors of Science en Masters of Science toejuichen. Waarin we Academic Awards, Onderwijsprijzen en de Marina van Damme beurs uitreiken en we eredoctors lauweren. Waarin onze cultuurverenigingen zich van hun beste kant laten zien en ze gezamenlijk een gelikte show neerzetten.
MomenTUm is meer dan de ceremonie in MetaForum. MomenTUm is ook een diploma-uitreiking voor de nieuwe Bachelors en Masters of Science. MomenTUm is een programma vanaf einde ochtend, met activiteiten op de campus, ontvangsten door de verschillende faculteiten en een borrel voor alle bezoekers na het gooien van de caps. MomenTUm eindigt met een door en voor de studenten georganiseerd feest dat vanaf 20:00 losgaat.
MomenTUm is een dag waarvoor studieverenigingen, cultuurverenigingen, faculteiten, diensten en het college van bestuur zich gezamenlijk inzetten. Om er een feestdag van te maken die eer doet aan de afgestudeerden, aan de prijswinnaars en bovenal aan de studenten en medewerkers van de universiteit. MomenTUm, een dag om trots te zijn op wat we samen zijn: de TU/e.
Het evenementenbureau dat dit mag gaan organiseren, moet in staat zijn een groot evenement (minimaal 3 000 tot circa 4 000 bezoekers) neer te zetten op het terrein van de opdrachtgever, veilig en professioneel, in samenwerking met de opdrachtgever en aansluitend bij de kernwaarden van de opdrachtgever.
De doelgroep is divers, maar het grootste deel van de bezoekers bestaat uit net afgestudeerde studenten en hun ouders. Andere doelgroepen zijn wetenschappers, studenten, medewerkers en relaties van de universiteit.
Er moet een dynamisch programma gemaakt en bewaakt worden voor de hele dag, waarvan de MomenTUm ceremonie (1u15min) het onderdeel is waarin alles en iedereen samenkomt. De MomenTUm ceremonie is hét visitekaartje van de universiteit die dag. Het programma van de dag bestaat verder uit diploma-uitreikingen van de 15 bacheloropleidingen, een ceremonie voor de Academic Awards, een borrel voor iedereen en ’s avonds een groot studentenfeest, georganiseerd door de studentenwerkgroep van MomenTUm.
Daarnaast moet nauw samengewerkt worden met faculteiten, ondersteunende diensten, de studentenwerkgroep en de cultuurverenigingen. Er moet draagvlak gecreëerd worden bij de stuurgroep van MomenTUm en eventueel andere gremia binnen de universiteit. Waar mogelijk moet verbinding gezocht worden met de stad Eindhoven en bedrijven van Brainport Eindhoven.
Dit evenement vraagt om strakke regie en een professionele aanpak, maar moet tegelijkertijd blijven voelen als de TU/e: laagdrempelig en persoonlijk.
Nadere informatie over de opdracht zal worden verstrekt in de gunningsfase van de aanbesteding.