Beschrijving van de aanbesteding
B. Aan te besteden opdracht
De aanbesteding betreft een raamovereenkomst voor:
Laptops;
Desktop PC's;
Tablets;
Aanverwante apparatuur als beeldschermen, toetsenborden, dockingstations, etc;
Overige front-end ICT hardware.
Ondanks dat Opdrachtgever bovenstaande productgroepen wilt ondervangen in de aanbesteding, is voornamelijk de inkoop van PC's / laptops op dit moment van belang voor Opdrachtgever. Dit is vooral een visie-beleid dat de komende jaren zal worden uitgerold en toegepast.
Naast de levering wenst Opdrachtgever aanvullende dienstverlening:
Opdrachtgever wenst alle gegevens van de leveringen te ontvangen in een overzichtelijk bestand. Hierin moet opgenomen zijn: merk, type, serienummer, MAC adres(sen) en aangebracht kenmerk.
Afleveren op locatie; in door Opdrachtgever aan te wijzen ruimte, verwijderen en afvoeren van verpakkingsmateriaal.
De apparatuur zal met name worden ingezet voor het voortgezet onderwijs, voor gebruik door leerlingen en voor de medewerkers van Aanbestedende dienst. Andere ICT-componenten zoals bijvoorbeeld servers, software, printers, routers, switches, digiborden en telefonie zijn geen onderdeel van de aanbesteding. Ook ICT (werkplek)beheer valt buiten de scope van deze aanbesteding.
C. Doelstelling
Aanbestedende dienst schaft regelmatig ICT middelen aan, zowel voor haar medewerkers als voor leerlingen. Dit gaat bijvoorbeeld om PC's, laptops en tablets. De huidige ICT middelen worden in de regel periodiek in batches vervangen. Er is gekozen om voor het leveren van ICT hardware een raamovereenkomst aan te gaan met meerdere partijen om de inkoop van deze productgroep in één keer goed in te richten en te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.
Er is gekozen voor een raamovereenkomst met 1 perceel:
Omdat naar mening van Aanbestedende dienst een groot aantal leveranciers in staat is, en er op is ingericht, om alle gewenste hardware te leveren.
Omdat dit de aanbesteding voor deze leveranciers interessanter maakt.
Omdat nog niet in detail bekend is wat in de komende jaren zal worden afgenomen en de markt zo niet onnodig met werkzaamheden (voor een mogelijk heel klein perceel) wordt belast.
D. Omvang, wijziging en afnameverplichting van de opdracht
Onderstaand is een schatting opgenomen van de verwachte omvang voor de komende 4 jaar:
PC's /Laptops: EUR 790 000,-
Monitoren: EUR 48 000,-
Tablet: EUR 15 000,-
Mini PC's: EUR 8 500,-
Een bedrag van ongeveer EUR 861 500,- euro zal worden besteed in de komende 4 jaren aan ICT hardware middelen.
Met deze inschatting wil de Aanbestedende dienst de Gegadigden een zo goed mogelijk beeld geven van de omvang van de Opdracht. Aan deze inschatting kunnen geen rechten worden ontleend. Vanwege de veranderende markt kan Aanbestedende dienst geen specificatie afgeven van hetgeen afgenomen zal worden.
De huidige omvang van de beheerde front end ICT systemen bij Aanbestedende dienst is globaal als volgt:
Circa 1 700 Pc's en laptops in gebruik.
Circa 60 tablets in gebruik
Eerste bestelling
Opdrachtgever is voornemens de eerste bestelling bij de op de eerste plaats geëindigde partij af te nemen. De eerste bestelling dient voor de start van de zomervakantie, 13 juli, geleverd te zijn. De geschatte eerste bestelling beslaat:
— PC's: 167
— Laptops: 102
— Monitoren: 118
— Tablets: 14
— Mini PC's: 13
Aan boven benoemde aantallen kunnen geen rechten worden ontleend. Opdrachtgever heeft de aantallen naar eer en geweten opgegeven, aanpassingen in de opgegeven aantallen ontslaan leverancier niet van verplichting tot levering tegen afgesproken condities.
Aanbestedende dienst gaat in het prijzenblad uit van indicatieve aantallen.