Discussie- en Audiovisueel Systeem Gemeente Hoeksche Waard

Aanvullende informatie

Naar aanleiding van zowel de relevante feedback die wij tijdens de site survey op 25 en 26 april jl. van u mochten ontvangen, als de door u ingediende vragen in het kader van de eerste Nota van Inlichtingen, heeft gemeente Hoeksche Waard een aanvullende risicoanalyse en evaluatie uitgevoerd met betrekking tot het door haar aanbestede Discussie- en Audiovisueel systeem.

Op basis daarvan heeft gemeente Hoeksche Waard geconcludeerd dat naar het inzicht van gegadigden:

1. Een Discussie- en Audiovisueel systeem dat aansluit op de in de aanbestedingsdocumenten opgenomen eisen en wensen, technisch complex is en (waarschijnlijk) niet gerealiseerd kan worden met een standaard (“off the shelf”) oplossing, maar uitsluitend – althans in belangrijke mate – met de toepassing van specifiek maatwerk. In de aanbestedingsdocumenten is echter expliciet aangegeven dat de gemeente Hoeksche Waard Inschrijvingen verwacht (en wenst) te ontvangen, die zo veel mogelijk een standaardoplossing van voor het gevraagde Discussie- en Audiovisueel systeem bevatten. Dat laatste is een fundamenteel uitgangspunt geweest bij het formuleren van de onderhavige uitvraag. Zie daarvoor onder meer het Beschrijvend document, paragraaf 2.2.1, alsmede het Programma van Eisen, paragraaf 1.1 en Annex 3, Kwaliteitsvraag 3;

2. Het realiseren van een optimale kwaliteit van de gewenste oplossing, dat wil zeggen conform de daaraan gestelde eisen zoals opgenomen in het Programma van Eisen, zelfs met het toepassen van specifiek maatwerk als problematisch en risicovol moet worden beschouwd;

3. Het toepassen van WiFi voor het presenteren van beelden conform het Programma van Eisen, naar alle waarschijnlijkheid tot knelpunten en significant kwaliteitsverlies met betrekking tot een stabiel en synchroon beeld op de diverse beeldschermen zal leiden.

Vastgesteld moet dus worden dat hetgeen gemeente Hoeksche Waard thans heeft uitgevraagd, onvoldoende aansluit op de door de gemeente geformuleerde uitgangspunten en een aanzienlijk risico met zich meebrengt dat het Discussie- en Audiovisueel systeem zoals dat thans is uitgevraagd, niet de door de gemeente gewenste en verwachte kwaliteit zal bieden. Gezien het belang van dit systeem voor een adequate ondersteuning van de bestuurlijke processen van de gemeente, is dat een risico dat de gemeente niet kan nemen.

Gemeente Hoeksche Waard heeft daarom helaas moeten besluiten om gebruik te maken van haar bevoegdheid krachtens paragraaf 3.21.5 sub 1) van het Beschrijvend document om de Europese Aanbesteding “Discussie- en Audiovisueel systeem” te beëindigen en in te trekken. Gemeente Hoeksche Waard kan daarbij op dit moment geen uitsluitsel geven over de vraag of c.q. de wijze waarop c.q. de termijn waarbinnen een eventuele herziene uitvraag “Discussie- en Audiovisueel systeem gemeente Hoeksche Waard” aan de markt zal worden voorgelegd.

Gemeente Hoeksche Waard is u zeer erkentelijk voor uw inspanningen tot op heden, waaronder het verstrekken van de relevante en objectieve feedback die wij naar aanleiding daarvan van u mochten ontvangen. Gemeente Hoeksche Waard vertrouwt dan ook op uw begrip voor haar besluit de onderhavige aanbestedingsprocedure te beëindigen en dankt u hartelijk voor de door u getoonde interesse.

Beschrijving van de opties

Bij de aanbesteding Discussie- en AV systeem wenst Gemeente Hoeksche Waard optioneel ook de Burgerzaal te betrekken en ook voor deze zaal een Discussie- en AV-systeem te verwerven. In Bijlage D – Programma van eisen, worden de functionaliteiten voor de Burgerzaal dan ook telkens als optioneel aangegeven. Voor de Inschrijver betekent dit dat er een prijs voor de desbetreffende optionele functionaliteiten voor de Burgerzaal dient te worden afgegeven middels bijlage C – Prijzenblad. De gemeente zal na sluiting van de inschrijfperiode de uitwerking van de Inschrijver (voor de optionele functies voor de Burgerzaal) meenemen in haar besluit tot het al dan niet gunnen van deze optionele functie. Let op: de gemeente is vrij om een optie al dan niet te bestellen. De optieprijs dient voor een periode van één (1) jaar na Implementatie gestand te worden gedaan.