BNNVARA, VPRO en NTR – Europees openbare aanbestedingen – beveiligingsdiensten

Korte beschrijving

De opdracht bestaat uit het beveiligen van de objecten op het Media Park te Hilversum, Wim T. Schippersplein 1 t/m 7. De te beveiligen objecten bestaan uit geschakelde kantoorpanden (met separate afdelingen voor BNNVARA, de NTR en de VPRO) met een inpandige studio en het paviljoen dat zich op het terrein bevindt en als kantoorlocatie dienstdoet.

Beschrijving van de aanbesteding

Binnen de te beveiligen objecten zijn de publieke omroepen BNNVARA, de NTR en de VPRO gehuisvest. Naast deze 3 hoofdgebruikers maken ook enkele andere kleinere publieke omroepen gebruik van de huisvesting. De 3 omroepen hebben alle 3 eigen ruimtes in het pand. De centrale hal van het kantoorpand doet dienst als ontmoetingsplaats en heeft een ontvangstbalie, een bedrijfsrestaurant en een coffee-corner. Het pand beschikt over vaste en flexibele werkplekken en er bevinden zich een tv-studio, meerdere radiostudio’s en een aantal montageruimtes. Het kantoorpand en het paviljoen tezamen hebben een totaaloppervlakte van circa 25 000 m.
De medewerkers van opdrachtnemer zullen hun werkzaamheden deels uitvoeren vanuit de centrale hal, waar de medewerkers plaats hebben achter de ontvangstbalie.
Opdrachtgever onderscheidt binnen de opdracht de volgende soorten werkzaamheden:
1) opening en sluiting van de panden en het terrein;
2) receptiediensten.
Ten aanzien van het paviljoen dienen slechts de werkzaamheden vallend onder 1) te worden uitgevoerd.
Opening en sluiting van de panden en het terrein (ad. 1)) en receptiediensten (ad. 2)).
De openings-, sluit- en receptiediensten zijn onder te verdelen in de volgende categorieën:
— openings- en receptiedienst: opening van de panden en het terrein en het bezetten van de receptie op werkdagen door 1 medewerker van opdrachtnemer voor aanvang van de dienst van de receptiemedewerkers van opdrachtgever,
— receptie- en sluitdienst: op werkdagen dient 1 medewerker van opdrachtnemer na afloop van de dienst van de vaste receptiemedewerkers van opdrachtgever de receptie te bezetten. Daarnaast dient 1 medewerker de sluitronde te lopen t.b.v. het afsluiten van de kantoorpanden en het terrein,
— openings-, receptie- en sluitdienst: opening van de panden en het terrein, het bezetten van de receptie en sluiting van de panden en het terrein op zaterdagen en zon- en feestdagen door 1 medewerker.
In paragraaf 1.4.1 wordt de omvang van de opdracht en de verdeling van de diensten/uren verder toegelicht.
N.B.: additionele inzet (buiten bovengenoemde opsomming) kan 72-uur van tevoren worden aangevraagd en ook uiterlijk 72-uur van tevoren worden geannuleerd, zonder dat hiervoor extra kosten in rekening gebracht kunnen worden.
De openings-, sluit- en receptiediensten omvatten onder andere de volgende werkzaamheden:
— algemene beveiligingstaken (o.a. veiligheid door toezicht),
— pandbewaking door middel van het monitoren en besturen van bewakingscamera’s,
— gastheerschap (beperkt),
— BHV-taken,
— het melden en rapporteren aan opdrachtgever van eventueel voorgevallen situaties, gevoeligheden of (potentiele) veiligheidsrisico’s (met name bij de openings- en sluitdiensten), zodat opdrachtgever, indien noodzakelijk, maatregelen kan treffen om voorvallen in de toekomst te voorkomen. Het melden en rapporteren aan opdrachtgever van eventueel voorgevallen situaties, gevoeligheden of (potentiele) veiligheidsrisico’s (met name bij de openings- en sluitdiensten), zodat Opdrachtgever, indien noodzakelijk, maatregelen kan treffen om voorvallen in de toekomst te voorkomen,
— uitvoering OP-taken (brandmeldinstallatie):
—— het op de juiste wijze afhandelen van brand- en storingsmeldingen,
—— het inschakelen van de doormeldvertraging van de automatische melders (indien van toepassing),
—— het buiten werking stellen van melder(s) of meldergroepen en het informeren van de bevoegde autoriteit,
—— het uit- en inschakelen van de aansturing van de aanwezige brandbeveiligingsinstallaties.
— controleren van in- en uitgaande personen en goederen,
— receptiewerkzaamheden, zoals het beantwoorden van de telefoon als de vaste medewerkers van de opdrachtgever niet aanwezig zijn,
— bij sneeuw/gladheid strooien van zout op de looppaden naar de gebouwen.

Lijst en korte beschrijving van aandoeningen

Door het invullen van de bijlage ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ gaat inschrijver akkoord met:
— de verplichte uitsluitingsgronden (conform art. 2.86 van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012),
— de facultatieve uitsluitingsgronden (conform art. 2.87 van de gewijzigde Aanbestedingswet 2012) die in Deel III C van het ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ zijn aangevinkt.
In geval van een samenwerkingsverband dienen alle deelnemers te voldoen aan de uitsluitingsgronden.
De aanbestedende dienst verlangt dat de winnende inschrijver bevoegd is zijn beroep uit te oefenen. De aanbestedende dienst kan de winnende inschrijver daarom verzoeken aan te tonen dat hij volgens de voorschriften van de lidstaat waar hij is gevestigd, in het beroepsregister of in het handelsregister is ingeschreven, of een verklaring onder ede of een attest te verstrekken. Tevens is het noodzakelijk dat de in de inschrijving ondertekende documenten door een rechtsgeldig bevoegde/gemachtigde vertegenwoordiger zijn ondertekend. Ook om deze reden kan de aanbestedende dienst van de winnende inschrijver verlangen dat deze de rechtsgeldigheid aantoont.
— ingeval in samenwerkingsverband wordt ingeschreven, dient iedere deelnemer aan het samenwerkingsverband afzonderlijk het bewijsmiddel in te dienen.
Om de rechtsgeldigheid van de ondertekende verklaring en bewijsmiddelen te kunnen vaststellen is het noodzakelijk om een recent en actueel (maximaal 6 maanden oud, terug te rekenen vanaf de sluitingsdatum voor het indienen van de inschrijving) uittreksel(s) uit het Handelsregister of een soortgelijke organisatie conform het gestelde in artikel 2.98 van de Aanbestedingswet te overleggen. Uit het uittrekstel dient de rechtsgeldigheid van de ondertekenaar te blijken.
Mocht degene die de (eigen) verklaringen en bewijsstukken heeft ondertekend, niet voorkomen op het uittreksel, dan dient uit een door de degene die wel op het uittreksel voorkomt bij wijze van volmacht opgestelde verklaring te blijken dat de ondertekenaar bevoegd is de inschrijver rechtsgeldig te binden op het moment van ondertekening.
U dient het ingevulde ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ aan uw inschrijving toe te voegen.

Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria

— een kopie van het polisblad of een verklaring van de verzekeringsmaatschappij waaruit de verzekeringsdekking volgt. In het geval de inschrijver een samenwerkingsverband is, dient deze verzekering (a) betrekking te hebben op het samenwerkingsverband, dan wel (b) door iedere onderneming van het samenwerkingsverband afzonderlijk te worden overgelegd,
— inschrijver verklaart door middel van het UEA dat de meest recente accountantsverklaring van Inschrijver geen kritische aantekening bevat t.a.v. de zogenaamde continuïteitsparagraaf (te denken valt aan een paragraaf in bijvoorbeeld de jaarrekening waarin wordt vermeld dat sprake is van twijfel omtrent de continuïteit) bevat.

Van inschrijver wordt verwacht:
1) te beschikken over voldoende financiële- en economische draagkracht voor de nakoming van de verplichtingen die voortvloeien uit de eventuele overeenkomst;
2) dat hem geen mogelijke claims bekend zijn of gedurende de periode van de uitvoering van de overeenkomst geen investeringen noodzakelijk zijn die zijn bedrijf in een zodanige positie kan brengen dat de financieel-economische draagkracht of de continuïteit daarvan in gevaar kan worden gebracht;
3) dat de laatst afgegeven accountantsverklaring (of in voorkomend geval een beoordelings- of samenstellingsverklaring) geen zogenoemde ‘continuïteitsparagraaf’ bevat;
4) dat hij adequaat verzekerd is (beroeps- en/of wettelijke aansprakelijkheidsverzekering) voor de uitvoering van de opdracht en dat hij zich, indien de overeenkomst met hem wordt gesloten, gedurende de duur van de uitvoering van de opdracht(en) adequaat verzekerd houdt.

Lijst en korte beschrijving van de selectiecriteria

Het per kerncompetentie overleggen van 1 referentie die voldoet aan de hierboven gestelde eisen. Indien in 1 referentie meerdere kerncompetenties tot uiting komen die voldoen aan de gestelde eisen, mag u voor die kerncompetenties dezelfde referentie gebruiken.
Tevens dient uit de referenties te blijken dat zij een minimale waarde hebben van 80 000,- EUR excl. btw per jaar.
Certificering.
Ten bewijze dat de inschrijver aan deze geschiktheidseis voldoet, kan bij het indienen van de Offerte worden volstaan met het invullen en bijvoegen van de Eigen Verklaring (bijlage 5). Binnen 7 kalenderdagen na voorgenomen gunning dient de inschrijver aan wie opdrachtgever voornemens is de opdracht te gunnen, het bij deze eis behorende bewijs in te dienen:
1) een kopie van het geldige certificaat van het Keurmerk Beveiliging afgegeven door een certificerende instelling die is erkend door de Raad van Accreditatie; of
2) een kopie van het geldige certificaat dat minimaal gelijkwaardig is aan het Keurmerk Beveiliging en is afgegeven door een certificerende instelling die is erkend door de Raad van Accreditatie.

Voorwaarden voor deelname (technische en beroepsbekwaamheid)

De aanbestedende dienst heeft de volgende kerncompetenties vastgesteld die overeenkomen met ervaring op essentiële punten van de opdracht:
1) het kunnen uitvoeren van beveiligingsdienstverlening (objectbeveiliging) in een kantooromgeving met een minimale oppervlakte van 10 000 m;
2) het dagelijks (op werkdagen) kunnen uitvoeren van receptiedienstverlening in een kantooromgeving.
Het onderwerp van de referentie(s) dient vergelijkbaar te zijn met de betreffende kerncompetentie(s). De referentie moet uitgevoerd of afgerond zijn in de afgelopen 3 jaar voorafgaand aan de sluitingsdatum voor het indienen van de inschrijving. Indien gebruik wordt gemaakt van een nog niet (geheel) afgeronde opdracht mogen alleen de werkelijk behaalde resultaten van de lopende overeenkomst worden opgegeven en kan niet worden volstaan met een prognose van de resultaten.
Het totaal van de referentie(s) dient een minimale waarde te hebben van 80 000,- EUR excl. btw per jaar. De waarde van de referentie dient dan uitsluitend de waarde te betreffen voor de onderdelen die gelijkwaardig zijn aan de in de aanbesteding gevraagde dienstverlening en/of levering. Bij een reeks van afzonderlijke, maar sterk vergelijkbare opdrachten die binnen 1 jaar voor dezelfde opdrachtgever zijn uitgevoerd, mag de omzet bij elkaar worden opgeteld.
Certificering.
De inschrijver dient te beschikken over:
1) een geldig certificaat van het Keurmerk Beveiliging afgegeven door een certificerende instelling die is erkend door de Raad van Accreditatie; óf
2) een geldig certificaat dat minimaal gelijkwaardig is aan het certificaat van het Keurmerk Beveiliging en is afgegeven door een certificerende instelling die is erkend door de Raad van Accreditatie.

Uw vragen/ opmerkingen naar aanleiding van dit beschrijvend document kunt u tot het moment van sluiting van de vragenronde stellen. De aanbestedende dienst neemt na het verstrekken van de 1 Nota van Inlichtingen in beginsel geen vragen meer in behandeling. De aanbestedende dienst gaat ervan uit dat met betrekking tot de onderdelen waarover geen vragen zijn gesteld geen onduidelijkheden bestaan.
Voor het stellen van vragen/indienen van opmerkingen moet de berichtenmodule in Commerce-hub worden gebruikt. Inschrijver dient de vragen en/of opmerkingen in het 'Formulier vragen en opmerkingen' op te stellen en als Word-bijlage in te sluiten in het bericht. De aanbestedende dienst zal alle gestelde vragen (mits tijdig en correct ingediend), inclusief de bijbehorende antwoorden, geanonimiseerd opnemen in een Nota van Inlichtingen, die vervolgens op Commerce-hub gepubliceerd wordt.

Precieze informatie over de termijn(en) voor herzieningsprocedures

Gedurende een periode van 20 kalenderdagen na elektronische verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing, zal de aanbestedende dienst de opdracht niet gunnen en een overeenkomst aangaan met de winnende Inschrijver.
Als binnen bovengenoemde termijn een voorlopige voorziening is gevraagd, zal –behoudens bijzondere omstandigheden- de uitspraak in kort geding in eerste instantie worden afgewacht en (vooralsnog) niet tot definitieve gunning worden overgegaan. Die vormt dan vervolgens de basis voor verdere besluitvorming van de aanbestedende dienst omtrent de gunning.
Iedere belanghebbende die het, ondanks een eventuele nadere (mondelinge) toelichting door aanbestedende dienst, niet met de mededeling van de gunningsbeslissing eens is, kan hierover een voorlopige voorziening vragen bij de bevoegde civiele rechter te Amsterdam. Belanghebbende dient hiertoe over te gaan binnen 20 kalenderdagen na elektronische verzending van de mededeling van de gunningsbeslissing. Deze termijn is een vervaltermijn. Indien niet binnen genoemde vervaltermijn daadwerkelijk een kort geding aanhangig is gemaakt, kunnen de gepasseerde inschrijvers geen aanspraak meer maken op gunning en hebben zij hun eventuele rechten ter zake daarvan verwerkt. Ingeval belanghebbende een voorlopige voorziening vraagt, dient hij per ommegaande een kopie van de dagvaarding te zenden aan JuridischeZaken@bnnvara.nl alsook een kopie van de dagvaarding te verzenden middels de berichtenservice in Commerce hub.