De beste broker voor elektronisch factureren

Gemeente Rotterdam

De onderhavige opdracht heeft samengevat betrekking op elektronisch ontvangen van inkomende en versturen van uitgaande facturen, zodat deze automatisch en succesvol verwerkt worden in de desbetreffende financiële administratie.
Met deze aanbesteding wil de aanbestedende dienst de volgende doelstellingen behalen.
— Het afsluiten van een overeenkomst met 1 opdrachtnemer voor het uitvoeren van het leveren van een oplossing voor het elektronisch ontvangen van zowel inkomende als uitgaande facturen van de aanbestedende dienst met ingang per 1.8.2017.
— Procesoptimalisatie t.b.v. de geraakte processen.
— Blijven voldoen aan vigerende wet- en regelgeving waaronder minimaal: Archiefwet, administratie/facturatie wetgeving,Wet persoons bescherming en btw wetgeving.
— Bijblijven met relevante (o.a. markt- en technologie)ontwikkelingen en trends die voor de aanbestedende dienst de kwaliteit verhogen en/of de kosten verlagen i.r.t. deze opdracht.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2017-05-18. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2017-04-05.

Leveranciers

De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

• TIE Nederland BV

Wie?

• Gemeente Rotterdam

Wat?

• Boekhoudsysteem › Factureringssysteem
• Scannings- en factureringsdiensten › Factureringsdiensten

Waar?

• Nederland

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2017-04-05	Aankondiging van een opdracht
2017-10-04	Award Aankondiging

Aankondiging van een opdracht (2017-04-05)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Factureringsdiensten
Korte beschrijving:

De onderhavige opdracht heeft samengevat betrekking op elektronisch ontvangen van inkomende en versturen van uitgaande facturen, zodat deze automatisch en succesvol verwerkt worden in de desbetreffende financiële administratie. Met deze aanbesteding wil de aanbestedende dienst de volgende doelstellingen behalen. — Het afsluiten van een overeenkomst met 1 opdrachtnemer voor het uitvoeren van het leveren van een oplossing voor het elektronisch ontvangen van zowel inkomende als uitgaande facturen van de aanbestedende dienst met ingang per 1.8.2017. — Procesoptimalisatie t.b.v. de geraakte processen. — Blijven voldoen aan vigerende wet- en regelgeving waaronder minimaal: Archiefwet, administratie/facturatie wetgeving,Wet persoons bescherming en btw wetgeving. — Bijblijven met relevante (o.a. markt- en technologie)ontwikkelingen en trends die voor de aanbestedende dienst de kwaliteit verhogen en/of de kosten verlagen i.r.t. deze opdracht.

Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Diensten
Regelgeving: Europese Unie
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Factureringsdiensten 📦
Aanvullende CPV-code: Factureringssysteem 📦
Plaats van uitvoering
NUTS-regio: Nederland 🏙️

Procedure
Type procedure: Openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor alle percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Regionale of plaatselijke instantie
Naam aanbestedende dienst: Gemeente Rotterdam
Postadres: Wilhelminakade 179
Postcode: 3002 AN
Poststad: Rotterdam
Contact
Internetadres: http://www.rotterdam.nl 🌏
E-mail: e.sanders@rotterdam.nl 📧
Telefoon: +31 614758297 📞
URL van de documenten: https://platform.negometrix.com/PublishedTenders.aspx?tenderid=60047 🌏

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2017-04-05 📅
Indieningstermijn: 2017-05-18 📅
Publicatiedatum: 2017-04-08 📅
Startdatum: 2017-08-01 📅
Einddatum: 2021-08-01 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2017/S 070-132503
PB-S nummer: 70

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

Met deze aanbesteding wil de aanbestedende dienst de volgende doelstellingen behalen.

— Het afsluiten van een overeenkomst met 1 opdrachtnemer voor het uitvoeren van het leveren van een oplossing voor het elektronisch ontvangen van zowel inkomende als uitgaande facturen van de aanbestedende dienst met ingang per 1.8.2017.

— Procesoptimalisatie t.b.v. de geraakte processen.

— Blijven voldoen aan vigerende wet- en regelgeving waaronder minimaal: Archiefwet, administratie/facturatie wetgeving,Wet persoons bescherming en btw wetgeving.

— Bijblijven met relevante (o.a. markt- en technologie)ontwikkelingen en trends die voor de aanbestedende dienst de kwaliteit verhogen en/of de kosten verlagen i.r.t. deze opdracht.

Beschrijving van de verlengingen:

De aanbestedende dienst heeft het recht om de overeenkomst te verlengen voor de duur van 1 maal 2 jaar en vervolgens nog 2 maal 1 jaar. De totale contractduur inclusief verlengingen bedraagt derhalve maximaal acht (8) jaar. Op alle eventuele verlengingen zijn alle bepalingen en voorwaarden van de overeenkomst onverkort van toepassing.

Beschrijving van de opties:

Opties voor het verlengen van de overeenkomst:

1 maal 2 en 2 maal 1 jaar.

Mogelijke opties in scope van deze aanbesteding:

1. Oplossing voor systeemondersteuning voor inkomende pdf en papieren facturen te ontvangen van door de aanbestedende dienst.

2. Oplossing voor systeemondersteuning voor uitgaande papieren facturen te versturen van de aanbestedende dienst aan bedrijven.

3. Oplossing voor systeemondersteuning door middel van een betaaloplossing. Hiermee wordt de ontvanger van een verkoopfactuur geholpen doordat de betaalgegevens overgenomen worden in de beveiligde betaalapplicatie/betaalportal van de klant zelf.

Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Rotterdam.

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen:

Lijst en beknopte beschrijving van de voorwaarden:

Alle in artikel 2.86 Aw opgenomen uitsluitingsgronden en de in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (bijlage 2) aangekruiste facultatieve uitsluitingsgronden als opgenomen in artikel 2.87 Aw zijn van toepassing. Ten aanzien van de van toepassing zijnde uitsluitingsgrond „ernstige fout” dienen inschrijvers er rekening mee te houden dat de aanbestedende dienst zich het recht voorbehoudt zowel tijdens deze aanbestedingsprocedure als tijdens de looptijd van de opdracht inschrijver(s) te screenen indien er op grond van enig signaal dat de aanbestedende dienst bereikt, op welke wijze dan ook, een vermoeden rijst dat er sprake is van een ernstige fout. In bijlage 1 is het begrip ernstige beroepsfout door de aanbestedende dienst nader ingevuld en is mede opgenomen onder welke voorwaarden deze uitsluitingsgrond wordt toegepast (proportionaliteitstoets) en onder welke voorwaarden de aanbestedende dienst gerechtigd is een reeds tot stand gekomen overeenkomst te wijzigen, op te schorten of te ontbinden.

Als bewijs dat een inschrijver niet in één van de genoemde omstandigheden verkeert, dient hij het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (bijlage 2) in te vullen. Door ondertekening van deze verklaring of de inschrijving verklaart Inschrijver/ verklaren alle combinanten tevens dat in artikel 2.89 Aw opgenomen bewijsstukken op verzoek van de aanbestedende dienst binnen een termijn van 7 kalenderdagen na het uitbrengen van het gunningsvoornemen zal overleggen. Het betreft in ieder geval:

1.een uittreksel waaruit blijkt dat de inschrijver is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel die op het moment van indiening van de inschrijving niet ouder mag zijn dan zes (6) maanden;

2.een gedragsverklaring aanbesteden die op het moment van indiening van de Inschrijving niet ouder mag zijn dan twee (2) jaar;

3.een verklaring van de Belastingdienst (verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen en verklaring keten- en inlenersaansprakelijkheid) die op het moment van indiening van de inschrijving niet ouder mag zijn dan 6 maanden.

Indien in het land waarin de inschrijver is gevestigd niet een soortgelijk bewijsstuk of verklaring als bedoeld in artikel 2.89 lid 1 t/m 3 van de Aw door de desbetreffende autoriteiten worden afgegeven kan de inschrijver volstaan met een verklaring die door inschrijver onder ede is afgelegd en waaruit blijkt dat de betreffende uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn.

Indien de inhoud van de bewijsstukken niet overeenkomt met hetgeen in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument is verklaard, wordt de betreffende inschrijver alsnog uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure.

Procedure
Tijdstip van ontvangst van inschrijvingen: 17:00
Talen waarin inschrijvingen of aanvragen tot deelneming kunnen worden ingediend: Nederlands 🗣️
Geldigheidsduur van de inschrijving: 3 maanden
Datum opening inschrijvingen: 2017-05-19 📅
Tijdstip van opening inschrijvingen: 09:00

Aanbestedende dienst
Identiteit
Nationaal registratienummer: 24483298 0003
Contact
Contactpunt: Eric Sanders
Adres van het kopersprofiel: https://platform.negometrix.com/PublishedTenders.aspx?tenderid=60047 🌏
Documenten URL: https://platform.negometrix.com/PublishedTenders.aspx?tenderid=60047 🌏

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank Rotterdam
Postadres: Postbus 50950
Poststad: Rotterdam
Postcode: 3007 BL
Land: Nederland 🇳🇱
Telefoon: +31 102971234 📞
Informatie over termijnen voor beroep:

Op deze aanbestedingsprocedure is Nederlands recht van toepassing. Inschrijvers die bezwaren hebben tegen het gunningsvoornemen dienen dit kenbaar te maken door binnen 20 kalenderdagen na dagtekening van het gunningsvoornemen een civielrechtelijk kort geding aanhangig te maken bij de civiele rechter van de rechtbank te Rotterdam. Deze termijn geldt als vervaltermijn.

In het kader van de hiervoor genoemde geschillen uitgebrachte dagvaardingen worden door de aanbestedende dienst beschouwd als openbaar stuk. De aanbestedende dienst heeft het recht deze ter beschikking te stellen aan derden. Onder derden worden in ieder geval alle inschrijvers verstaan.

Dienst waar informatie over de beroepsprocedure kan worden verkregen
Naam: Afdeling Inkoop en Aanbestedingszaken gemeente Rotterdam
Postadres: Postbus 6575
Poststad: Rotterdam
Postcode: 3002 AN
Land: Nederland 🇳🇱
Telefoon: +31 104894493 📞
E-mail: aanbestedingszaken@rotterdam.nl 📧
Bron: OJS 2017/S 070-132503 (2017-04-05)

Award Aankondiging (2017-10-04)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

De onderhavige opdracht heeft samengevat betrekking op elektronisch ontvangen van inkomende en versturen van uitgaande facturen, zodat deze automatisch en succesvol verwerkt worden in de desbetreffende financiële administratie. Met deze aanbesteding wil de aanbestedende dienst de volgende doelstellingen behalen. — Het afsluiten van een overeenkomst met 1 opdrachtnemer voor het uitvoeren van het leveren van een oplossing voor het elektronisch ontvangen van zowel inkomende als uitgaande facturen van de aanbestedende dienst met ingang per 1.8.2017. — Procesoptimalisatie t.b.v. de geraakte processen. — Blijven voldoen aan vigerende wet- en regelgeving waaronder minimaal: Archiefwet, administratie/facturatie wetgeving,Wet persoonsbescherming en btw wetgeving. — Bijblijven met relevante (o.a. markt- en technologie)ontwikkelingen en trends die voor de aanbestedende dienst de kwaliteit verhogen en/of de kosten verlagen i.r.t. deze opdracht.

Totale waarde van de aanbesteding: 741 840 EUR 💰
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Award Aankondiging
Regelgeving: Europese Unie, met GPA-deelname

Procedure
Type bod: Niet van toepassing

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2017-10-04 📅
Publicatiedatum: 2017-10-07 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2017/S 193-396399
Verwijst naar aankondiging: 2017/S 070-132503
PB-S nummer: 193

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

— Blijven voldoen aan vigerende wet- en regelgeving waaronder minimaal: Archiefwet, administratie/facturatie wetgeving,Wet persoonsbescherming en btw wetgeving.

Beschrijving van de opties:

Opties voor het verlengen van de overeenkomst: 1 maal 2 en 2 maal 1 jaar.

1. Oplossing voor systeemondersteuning voor inkomende PDF en papieren facturen te ontvangen van door de aanbestedende dienst.

Procedure
Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Implementatieplan
Kwaliteitscriterium (weging): 20 %
Kwaliteitscriterium (naam): Service Level Agreement
Kwaliteitscriterium (weging): 15 %
Kwaliteitscriterium (naam): Strategie m.b.t. overgang XML
Validatie en verrijking
Kwaliteitscriterium (weging): 25 %
Kwaliteitscriterium (naam): Aansluitprocedure
Weging van de prijs: 100 %

Gunning van het contract
Datum van sluiting van de overeenkomst: 2017-09-29 📅
Bron: OJS 2017/S 193-396399 (2017-10-04)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Zakelijke dienstverlening: juridisch, marketing, consulting, drukkerij en beveiliging (>20 nieuwe aankopen)

Diverse zakelijke en andere diensten (18)

Diverse zakelijke diensten (7)

Scannings- en factureringsdiensten