Verwerving en inrichting van een zaaksysteem

Autoriteit Consument en Markt

ACM wenst middels deze aanbestedingsprocedure 1 geschikte marktpartij te contracteren voor de levering, installatie, configuratie/inrichting, onderhoud en ondersteuning van de standaardprogrammatuur ten behoeve van het afhandelen van zaken inclusief het onderhoud en ondersteuning gedurende de contractperiode.
De prestatie van de aanbesteding is een zogenaamd „dik” zaaksysteem. Dit betekent dat de standaardprogrammatuur tevens functies biedt voor relatiebeheer, archiefbeheer, workflow / termijnbewaking, het vastleggen van gegevens in een zaak- en/of gegevensmagazijn, het gebruik van sjablonen (documentgeneratie), tijdregistratie (optioneel) en het leveren van management- en sturingsinformatie.
Naast het leveren van de hiervoor aangegeven functionaliteiten, vraagt ACM de leverancier o.a. de volgende diensten en standaardprogrammatuur te leveren:
— het gebruiksrecht voor de gehele oplossing;
— initiële implementatie en installatie van de standaardprogrammatuur en additionele functies;
— ondersteuning bij het inrichten en configuratie van processen in de standaardprogrammatuur samen met gebruikers en functioneel beheerders van ACM;
— verzorgen van instructie / opleidingen (mate en omvang nader te bepalen);
— opleveren van documentatie (zoals bijvoorbeeld gebruikershandleidingen, nader te bepalen);
— assistentie bij de implementatie binnen ACM (mate en omvang nader te bepalen);
— onderhoud en ondersteuning op de standaardprogrammatuur gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst;
— realiseren van koppelingen met o.a. scansoftware, Nationaal Handelsregister (NHR) en Basisregistratie Personen (BRP).

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2016-09-05. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2016-06-16.

Leveranciers

De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

• Doclogic BV

Wie?

• Autoriteit Consument en Markt

Wat?

• Diensten in verband met software › Leveren van software
• Diensten in verband met software › Software-implementatiediensten
• Diensten in verband met software › Softwareconfiguratiediensten
• Diensten in verband met software › Softwareondersteuningsdiensten

Waar?

• Nederland

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2016-06-16	Aankondiging van een opdracht
2016-09-05	Aanvullende inlichtingen
2016-12-14	Award Aankondiging

Aankondiging van een opdracht (2016-06-16)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
Hoeveelheid of omvang:

De prestatie valt onder te verdelen in:1. een eeuwigdurend gebruiksrecht op de standaardprogrammatuur op basis van pay per use;2. het beheer en onderhoud van het gebruiksrecht;3. de implementatie van de standaardprogrammatuur en aanverwante dienstverlening zoals implementatiebegeleiding, opleidingen e.d.

Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Diensten
Regelgeving: Europese Unie, met GPA-deelname
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning 📦

Procedure
Type procedure: Openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor alle percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Andere
Naam aanbestedende dienst: Autoriteit Consument en Markt
Postadres: Muzenstraat 41
Postcode: 2511 WB
Poststad: Den Haag
Contact
Internetadres: http://www.acm.nl 🌏
E-mail: inkoopcoordinatie@acm.nl 📧
Telefoon: +31 7222000 📞

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2016-06-16 📅
Indieningstermijn: 2016-09-05 📅
Publicatiedatum: 2016-06-21 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2016/S 118-210830
PB-S nummer: 118

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

De prestatie van de aanbesteding is een zogenaamd „dik” zaaksysteem. Dit betekent dat de standaardprogrammatuur tevens functies biedt voor relatiebeheer, archiefbeheer, workflow / termijnbewaking, het vastleggen van gegevens in een zaak- en/of gegevensmagazijn, het gebruik van sjablonen (documentgeneratie), tijdregistratie (optioneel) en het leveren van management- en sturingsinformatie.

Naast het leveren van de hiervoor aangegeven functionaliteiten, vraagt ACM de leverancier o.a. de volgende diensten en standaardprogrammatuur te leveren:

— het gebruiksrecht voor de gehele oplossing;

— initiële implementatie en installatie van de standaardprogrammatuur en additionele functies;

— ondersteuning bij het inrichten en configuratie van processen in de standaardprogrammatuur samen met gebruikers en functioneel beheerders van ACM;

— verzorgen van instructie / opleidingen (mate en omvang nader te bepalen);

— opleveren van documentatie (zoals bijvoorbeeld gebruikershandleidingen, nader te bepalen);

— assistentie bij de implementatie binnen ACM (mate en omvang nader te bepalen);

— onderhoud en ondersteuning op de standaardprogrammatuur gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst;

— realiseren van koppelingen met o.a. scansoftware, Nationaal Handelsregister (NHR) en Basisregistratie Personen (BRP).

Hoeveelheid of omvang:

De prestatie valt onder te verdelen in:

1. een eeuwigdurend gebruiksrecht op de standaardprogrammatuur op basis van pay per use;

2. het beheer en onderhoud van het gebruiksrecht;

3. de implementatie van de standaardprogrammatuur en aanverwante dienstverlening zoals implementatiebegeleiding, opleidingen e.d.

Beschrijving van de opties: Optie tot verlenging 4 maal 1 jaar.
Voorlopig tijdschema voor het gebruik van opties: 3 maanden
Aantal mogelijke verlengingen: 4
Tijdpad voor latere opdrachten: 12 maanden
Duur: 48 maanden
Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Den Haag.

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen:

Eis: Geen crimineel verleden.

Beschrijving:

De inschrijver of gegadigde is niet bij een rechterlijke uitspraak die kracht van gewijsde heeft, veroordeeld op grond van:

a. deelneming aan een criminele organisatie in de zin van artikel 2, eerste lid, van Gemeenschappelijk Optreden 98/733/JBZ van de Raad, (PbEG 1998, L 351);

b. omkoping in de zin van artikel 3 van het besluit van de Raad van 26.5.1997 (PbEG 1997, L 195) respectievelijk artikel 3, eerste lid, van Gemeenschappelijk Optreden 98/742/JBZ van de Raad (PbEG 1998, L 358);

c. fraude in de zin van artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap (PbEG 1995, C 316);

d. witwassen van geld in de zin van artikel 1 van richtlijn nr. 91/308/EEG van de Raad van 10.6.1991 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld (PbEG L 1991, L 166) zoals gewijzigd bij richtlijn nr. 2001/97/EG van het Europees Parlement en de Raad (PbEG L 2001, 344).

Als veroordelingen als bedoeld onder a, b, c, of d worden in ieder geval aangemerkt veroordelingen op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht.

Wetsverwijzing: Geen crimineel verleden.

Bewijsstuk: Gedragsverklaring aanbesteden.

Toelichting op bewijsstuk: Een gegadigde of inschrijver kan door middel van een gedragsverklaring aanbesteden zoals bedoeld in artikel 4.1 van de Aanbestedingswet 2012, die op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving niet ouder is dan 2 jaar, aantonen dat deze uitsluitingsgrond op hem niet van toepassing is.

Beschrijving: De onderneming of een bestuurder ervan is in de afgelopen 4 jaar niet bij een rechterlijke uitspraak die kracht van gewijsde heeft, veroordeeld op grond van de volgende artikelen van het Wetboek van Strafrecht: 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 416, 417, 417bis, 420bis, 420ter of 420quater.

Toelichting op bewijsstuk: De onderneming of een bestuurder overlegt de verklaring omtrent het gedrag rechtspersoon, bedoeld in artikel 30 van de Wet Justitiële en Strafvorderlijke gegevens. Aanvragen bij de Minister van Justitie. In de praktijk worden de aanvragen behandeld door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag (verder: COVOG).

Eis: Betalingen belastingen en premies.

Beschrijving: De inschrijver of gegadigde heeft voldaan aan verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van sociale zekerheidspremies of belastingen.

Wetsverwijzing: Betalingen belastingen en premies.

Bewijsstuk: Verklaring belastinginspecteur.

Toelichting op bewijsstuk: Een gegadigde of inschrijver kan door middel van een verklaring van de belastingdienst, die op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving, niet ouder is dan 6 maanden, aantonen dat deze uitsluitingsgrond niet op hem van toepassing is.

Eis: Geen gerechtelijke uitspraak beroepsgedragsregel.

Beschrijving: Tegen de gegadigde of inschrijver is geen onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak gedaan op grond van de op hem van toepassing zijnde wet- en regelgeving wegens overtreding van een voor hem relevante beroepsgedragsregel.

Wetsverwijzing: Geen gerechtelijke uitspraak.

Eis: Geen valse verklaringen.

Beschrijving: De onderneming of zijn bestuurder heeft bij het verstrekken van inlichtingen die door de aanbestedende dienst van hem waren verlangd in het kader van aanbestedingsprocedures zich niet in ernstige mate schuldig gemaakt aan het verstrekken van valse verklaringen of zijn onderneming heeft deze inlichtingen niet, of niet volledig verstrekt.

Toelichting op bewijsstuk: De onderneming of een bestuurder verklaart dat hij zich niet in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen of dat hij geen informatie of onvolledige informatie heeft verstrekt.

Beschrijving: De gegadigde of inschrijver heeft zich niet in ernstige mate schuldig gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen die door een aanbestedende dienst van hem waren verlangd of hij heeft die inlichtingen niet verstrekt.

Wetsverwijzing: Geen valse verklaringen.

Bewijsstuk: Eigen verklaring.

Toelichting op bewijsstuk: Een gegadigde of inschrijver verklaart door middel van een eigen verklaring dat hij zich niet in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen of dat hij geen informatie of onvolledige informatie heeft verstrekt.

Eis: Geen gerechtelijke uitspraak.

Beschrijving: Tegen de onderneming of een bestuurder ervan is in de afgelopen 4 jaar niet een onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak gedaan op grond van overtreding van op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie wegens overtreding van een voor hem relevante beroepsgedragsregel.

Eis: Geen faillissement.

Beschrijving: De onderneming of een bestuurder ervan verkeert niet in staat van faillissement of liquidatie; de werkzaamheden van de onderneming zijn niet gestaakt; de onderneming verkeert niet in surseance van betaling, er is geen (faillissements-)akkoord gesloten noch verkeert de onderneming in een andere vergelijkbare toestand ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie.

Toelichting op bewijsstuk: De onderneming of een bestuurder overlegt een non-faillissementsverklaring waaruit blijkt dat een gegadigde of inschrijver niet verkeert in één van die omstandigheden. Aanvragen bij de Griffier van de Rechtbank van het arrondissement waarin de onderneming gevestigd is.

Eis: Geen surseance van betaling.

Beschrijving: Voor de onderneming of een bestuurder ervan is geen faillissement of liquidatie aangevraagd; tegen de onderneming is geen procedure van vereffening of surseance van betaling aangevraagd. Tegen de onderneming is geen akkoord, dan wel een andere soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie aanhangig gemaakt.

Toelichting op bewijsstuk: De onderneming of een bestuurder overlegt een non-faillissementsverklaring waaruit blijkt dat een gegadigde of inschrijver niet verkeert in één van die omstandigheden. Aanvragen bij de Griffie van de Rechtbank in het arrondissement waarin de onderneming gevestigd is.

Eis: Geen faillissement of surseance van betaling.

Beschrijving: De inschrijver of gegadigde verkeert niet in staat van faillissement of liquidatie, diens werkzaamheden zijn niet gestaakt, jegens hem geldt geen surseance van betaling of een (faillissements-)akkoord, en de gegadigde of inschrijver verkeert niet in een andere vergelijkbare toestand ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving.

Wetsverwijzing: Geen faillissement of surseance van betaling.

Bewijsstuk: Handelsregister.

Toelichting op bewijsstuk: Een gegadigde of inschrijver kan door middel van een uittreksel uit het handelsregister, dat op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving niet ouder is dan 6 maanden, aantonen dat deze uitsluitingsgrond op hem niet van toepassing is.

Eis: Betalingen belastingen.

Beschrijving: De onderneming of een bestuurder ervan heeft voldaan aan verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van belastingen.

Toelichting op bewijsstuk: De onderneming of een bestuurder overlegt een verklaring omtrent betalingsgedrag belastingen waaruit blijkt dat een gegadigde of inschrijver heeft voldaan aan zijn verplichtingen. Aanvragen bij de belastingdienst.

Eis: Betalingen premies.

Beschrijving: De onderneming of een bestuurder ervan heeft voldaan aan verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van sociale zekerheidspremies.

Toelichting op bewijsstuk: De onderneming of een bestuurder overlegt een verklaring omtrent betalingsgedrag werknemersverzekering en volksverzekering waaruit blijkt dat een gegadigde of inschrijver heeft voldaan aan zijn verplichtingen. Aanvragen bij de belastingdienst.

Eis: Geen ernstige beroepsfout.

Beschrijving: De onderneming of een bestuurder ervan heeft in de afgelopen 4 jaar in de uitoefening van zijn beroep geen een ernstige fout begaan.

Beschrijving: De inschrijver of gegadigde heeft in de uitoefening van zijn beroep geen ernstige fout begaan die door de aanbestedende dienst aannemelijk kan worden gemaakt.

Wetsverwijzing: Geen ernstige beroepsfout.

Eis: Uittreksel beroeps- of handelsregister.

Beschrijving: De aanbestedende dienst verlangt dat de winnende Inschrijver bevoegd is zijn beroep uit te oefenen. De aanbestedende dienst kan de winnende inschrijver daarom verzoeken aan te tonen dat hij volgens de voorschriften van de lidstaat waar hij is gevestigd, in het beroepsregister of in het handelsregister is ingeschreven, of een verklaring onder ede of een attest te verstrekken. Tevens is het noodzakelijk dat de in de Inschrijving ondertekende documenten door een rechtsgeldig bevoegde/gemachtigde vertegenwoordiger zijn ondertekend. Ook om deze reden kan de aanbestedende dienst van de winnende inschrijver verlangen dat deze de rechtsgeldigheid aantoont.

Wetsverwijzing: Inschrijving beroeps- of handelsregister.

Toelichting op bewijsstuk: Bewijsmiddel (indienen bij inschrijving).

Om de rechtsgeldigheid van de ondertekende (eigen) verklaringen en bewijsmiddelen te kunnen vaststellen is het noodzakelijk om een recent en actueel (maximaal 6 maanden oud, terug te rekenen vanaf de sluitingsdatum voor het indienen van de inschrijving) uittreksel(s) uit het handelsregister of een soortgelijke organisatie conform het gestelde in artikel 2.98 van de Aanbestedingswet te overleggen. Uit het uittreksel dient de rechtsgeldigheid van de ondertekenaar te blijken.

Mocht degene die de (eigen) verklaringen en bewijsstukken heeft ondertekend, niet voorkomen op het uittreksel, dan dient uit een door de degene die wel op het uittreksel voorkomt bij wijze van volmacht opgestelde verklaring te blijken dat de ondertekenaar bevoegd is de inschrijver rechtsgeldig te binden op het moment van ondertekening.

Ingeval in samenwerkingsverband (combinatie) wordt ingeschreven, dient iedere deelnemer aan het samenwerkingsverband afzonderlijk bovenstaande in te dienen.

Economische en financiële draagkracht:

Eis: Financiële en economische draagkracht.

Wetsverwijzing: Bankverklaring.

Bewijsstuk: Bankverklaring.

Wetsverwijzing: Balansuittreksel.

Bewijsstuk: Balans of balansuittreksel.

Minimumeisen:

Beschrijving:

Door het ondertekenen van de „eigen verklaring” verklaart inschrijver:

a. te beschikken over voldoende financiële- en economische draagkracht voor de nakoming van de verplichtingen die voortvloeien uit de eventuele overeenkomst;

b. dat hem geen mogelijke claims bekend zijn of gedurende de periode van de uitvoering van de overeenkomst geen investeringen noodzakelijk zijn die zijn bedrijf in een zodanige positie kan brengen dat de financieel-economische draagkracht of de continuïteit daarvan in gevaar kan worden gebracht;

c. dat de laatst afgegeven accountantsverklaring (of in voorkomend geval een beoordelings- of samenstellingsverklaring) geen zogenoemde „continuïteitsparagraaf” bevat;

d. dat hij adequaat verzekerd is (beroeps- en/of wettelijke aansprakelijkheidsverzekering) voor de uitvoering van de prestatie en dat hij zich, indien de overeenkomst met hem wordt gesloten, gedurende de duur van de uitvoering van de prestatie(en) adequaat verzekerd houdt.

Wetsverwijzing: Bankverklaring.

Bewijsstuk: Bankverklaring.

Wetsverwijzing: Balansuittreksel.

Bewijsstuk: Balans of balansuittreksel.

Technische en professionele bekwaamheid:

Eis: Referentie.

Wetsverwijzing: Leveringen/diensten afgelopen 3 jaar.

Bewijsstuk: Referenties.

Toelichting op bewijsstuk: Bewijsmiddelen (indienen bij inschrijving).

Het per kerncompetentie overleggen van 1 referentie die voldoet aan de hierboven gestelde eisen. Indien in 1 referentie meerdere kerncompetenties tot uiting komen die voldoen aan de gestelde eisen, mag u voor die kerncompetenties dezelfde referentie gebruiken. De referentie(s) dient/dienen zowel te zijn ondertekend door de referent (de opdrachtgever) als door de rechtsgeldig bevoegde persoon die Inschrijver mag vertegenwoordigen.

Tevens dient uit de referenties te blijken dat zij een minimale aantal gebruikers te ondersteunen van 200.

De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor zo nodig referenties op juistheid en volledigheid te controleren en zonder tussenkomst en/of toestemming van inschrijver contact op te nemen met 1 of meer referenties.

De template voor de referentie is opgenomen in bijlage 1 template referenties.

Eis: Studie- en beroepsdiploma's.

Wetsverwijzing: Studie- en beroepsdiploma's.

Bewijsstuk: Beroepskwalificaties Diploma's.

Toelichting op bewijsstuk: Bewijsmiddelen (niet indienen bij inschrijving; pas na verzoek hiertoe verstrekken).

De bewijsstukken moeten aantonen dat Inschrijver daadwerkelijk over voldoende personeel (dat wil zeggen gelijk aan of hoger dan het minimum aantal vereiste zoals aangegeven in de hierboven vermelde tabel) beschikt dat voldoet aan de kwalificaties die per functie zijn vermeld. Als bewijsstukken gelden diploma's.

Eis: Kwaliteitszorg.

Wetsverwijzing: Waarborgen kwaliteit.

Bewijsstuk: Technische uitrusting en maatregelen kwaliteitswaarborgen.

Toelichting op bewijsstuk: Bewijsmiddelen (niet indienen bij Inschrijving; pas na verzoek hiertoe verstrekken).

Het voldoen aan de vereisten van de kwaliteitszorg kan worden aangetoond door middel van:

— het overleggen van het laatste auditverslag of een kopie certifica(a)t(en) van een kwaliteitszorgsysteem waarbij het certificaat is opgesteld door een certificatie-instelling, die erkend is binnen de (inter)nationale accreditatiestructuur, zoals bijvoorbeeld de Europese normenreeks EN 45000; of

— een beschrijving (maximaal 2 A4) van het kwaliteitszorgsysteem dat u heeft waarbij wordt aangetoond dat dit kwaliteitszorgsysteem minimaal gelijkwaardig is aan een gecertificeerd kwaliteitszorgsysteem. In de paragraaf „kwaliteitszorg” is aangegeven wat onder gelijkwaardig wordt verstaan. In uw beschrijving dient u op de in die paragraaf genoemde punten in te gaan en uit de beschrijving dient de gelijkwaardigheid te blijken.

Ingeval in samenwerkingsverband (combinatie) wordt ingeschreven, dient iedere deelnemer aan het samenwerkingsverband afzonderlijk, conform bovenstaande aan te tonen dat hij voldoet aan de vereisten van de kwaliteitszorg.

Eis: Nederlandse taal.

Minimumeisen:

De aanbestedende dienst heeft de volgende kerncompetenties vastgesteld die overeenkomen met ervaring op essentiële punten van de prestatie:

— oplevering van een zaaksysteem met ten minste de volgende functionaliteiten:

o zaakfunctionaliteit (zoals staat beschreven in § 1.3 beschrijving van de opdracht),

o relatiebeheerfunctionaliteit (zoals staat beschreven in § 1.3 beschrijving van de opdracht),

o document management/archieffunctionaliteit (zoals staat beschreven in § 1.3 beschrijving van de opdracht),

— implementatie van een zaaksysteem waarbij in ieder geval de functionaliteiten zaak-, relatiebeheer- en document management /archieffunctionaliteit binnen 2 maanden werkzaam is opgeleverd;

— bewerkstelliging van zelfredzaamheid klant: voor ACM is het van belang dat de gegadigde een oplossing levert die na een basis inrichting (release 1.0) — en met behulp van opleiding, training en naderhand coaching — zelfstandig door ACM (functioneel) zelf ingericht, geconfigureerd en beheerd kan worden.

Door het ondertekenen van de „eigen verklaring” verklaart inschrijver per hierboven vermelde kerncompetentie 1, niet meer en niet minder, referentie te hebben uitgevoerd die voldoet aan de volgende minimumeisen:

— het onderwerp van de referentieopdracht dient vergelijkbaar te zijn met de betreffende kerncompetentie:

— de referentieopdracht moet uitgevoerd of afgerond zijn in de afgelopen 3 jaar voorafgaand aan de sluitingsdatum voor het indienen van de inschrijving. Indien gebruik wordt gemaakt van een nog niet (geheel) afgeronde prestatie mogen alleen de werkelijk behaalde resultaten van de lopende overeenkomst worden opgegeven en kan niet worden volstaan met een prognose van de resultaten.

Het totaal aantal gebruikers bij de referentieopdracht(en) dient/dienen een minimale aantal gebruikers te hebben van 200. Dit aantal gebruikers van de referentieopdracht dient dan uitsluitend het aantal gebruikers te betreffen voor de onderdelen die gelijkwaardig zijn aan de in de aanbesteding gevraagde dienstverlening en/of levering. Bij een reeks van afzonderlijke, maar sterk vergelijkbare opdrachten die binnen 1 jaar voor dezelfde ACM zijn uitgevoerd, mag het aantal gebruikers bij elkaar worden opgeteld.

Het gebruikmaken bij de referenties van ervaring van een of meer onderaannemers is alleen toegestaan indien die onderaannemer(s) bij de uitvoering van de onderhavige overeenkomst wordt/worden ingezet en Inschrijver ook daadwerkelijk over de kennis en ervaring van betreffende onderaannemer(s) kan beschikken en hiervan ook feitelijk gebruik zal maken bij de uitvoering van de prestatie.

Wetsverwijzing: Leveringen/diensten afgelopen 3 jaar.

Bewijsstuk: Referenties.

Beschrijving: Door het ondertekenen van de „eigen verklaring” verklaart inschrijver dat het in deze paragraaf (zie tabel) vermelde aantal kaderpersoneelsleden (de betrokken projectleider, consultants die de inrichting en/of de opleidingen verzorgen) van zijn onderneming en in het bijzonder van degenen die met de dienstverlening of de leiding van de werken zijn belast, in het bezit is van de in hieronder vermelde studie- en beroepsdiploma's.

Overzicht studie- en beroepsdiploma's:

Minimum aantal vereiste studie- en beroepsdiploma's van de dienstverlener of het kaderpersoneel van de onderneming en in het bijzonder van degenen die met de dienstverlening zijn belast.

HBO niveau: drie (3).

Wetsverwijzing: Studie- en beroepsdiploma's.

Bewijsstuk: Beroepskwalificaties Diploma's.

— dat hij beschikt over een geldig gecertificeerd kwaliteitszorgsysteem waarbij het certificaat is opgesteld door een certificatie-instelling, die erkend is binnen de (inter)nationale accreditatiestructuur, zoals bijvoorbeeld de Europese normenreeks EN 45000; of

— dat hij een kwaliteitszorgsysteem heeft dat minimaal gelijkwaardig is aan een gecertificeerd kwaliteitszorgsysteem. Onder gelijkwaardig wordt verstaan: het voldoen aan de volgende kenmerken:

o kwaliteitszorg is organisatiebreed verankerd (in beleid), geadopteerd door de verantwoordelijke directie en uitgedragen door deze directie (bv. middels kwaliteitshandboek). De directie draagt ook de verantwoordelijkheid voor correcte opzet, uitvoering en beheersing van het kwaliteitsbeleid;

o aanwezigheid en organisatiebrede uitvoering van relevante procedures met betrekking tot dienstverlening/eindproducten en beheer van middelen en documenten, waarbij continue verbetering een belangrijk aandachtspunt is;

o aanwezigheid van de interne kwaliteitscyclus: meting, analyse en verbetering van kwaliteitsniveaus;

o aanwezigheid van een periodieke onafhankelijke, deskundige audit op naleving van de kwaliteitsprocedures;

o klantgerelateerde processen: er is een systeem om ervoor te zorgen dat (vanuit het perspectief van de klant) helder wordt gemaakt wat de behoefte van de klant is en dat deze behoefte verwerkt wordt in uw bedrijfsprocessen.

Ingeval er in samenwerkingsverband (combinatie) wordt ingeschreven, dient iedere deelnemer aan dit samenwerkingsverband afzonderlijk aan de vereisten inzake de kwaliteitszorg te voldoen.

Wetsverwijzing: Waarborgen kwaliteit.

Bewijsstuk: Technische uitrusting en maatregelen kwaliteitswaarborgen.

Beschrijving: De contactpersoon van de gegadigde en de met de uitvoering van de dienstverlening belaste personeelsleden moeten bij opdrachtverlening de Nederlandse taal in woord en geschrift in voldoende mate beheersen voor zover relevant voor de uitvoering van de onderhavige werkzaamheden en de contractuele verplichtingen.

Hetzelfde geldt ten aanzien van eventuele combinaties en onderaannemers.

Uitvoering van de opdracht
Andere bijzondere voorwaarden:

Eis: Eisen ten aanzien van de prestatie.

Beschrijving: In hoofdstuk 5 zijn de eisen opgenomen die de aanbestedende dienst stelt aan de gevraagde dienstverlening, leveringen en aan de prijsstelling. U dient de bijlage 5 „Akkoordverklaring” rechtsgeldig te ondertekenen en aan uw inschrijving toe te voegen om hiermee te verklaren dat u akkoord gaat met en voldoet aan de in dit hoofdstuk gestelde eisen.

Toelichting op bewijsstuk: Ingevulde bijlage 5.

Procedure
Geldigheidsduur van de inschrijving: 4 maanden
Datum opening inschrijvingen: 2016-09-05 📅
Gunningscriteria
Criterium: 1. Criterium: Wensen ten aanzien van functionaliteit. Beschrijving: ACM heeft voor de functionaliteit van de standaardprogrammatuur wensen. Deze wensen zijn opgenomen in bijlage 11. Deze excel sheet bevat tevens de invulinstructie. U dient bijlage 11 te gebruiken om uw antwoord op de wensen te formuleren. U wordt gevraagd om bij de antwoorden, indien mogelijk, schermafdrukken van het systeem toe te voegen. Deze schermafdrukken kunt u in 1 aparte bijlage meezenden. De schermafdrukken zijn genummerd en in uw beantwoording verwijst u naar de nummers van de schermafdruk in de bijlage. Per antwoord kunt u maximaal 1 500 tekens (met lettertype Calibri, lettergrootte 9) gebruiken. Eventuele extra tekens worden als niet ingezonden beschouwd en niet meegenomen in de beoordeling. Vereisten: Ingevulde bijlage 11 (505)
2. Criterium: Vraag ten aanzien van plan van aanpak installatie, inrichting, implementatie en opleiding. Beschrijving: ACM wil graag inzicht in de wijze waarop inschrijver de installatie, inrichting, implementatie en opleidingen vormgeeft. ACM streeft er naar zo maximaal én zo snel mogelijk zelfredzaam te zijn in zowel het beheer (functioneel beheer en applicatief/technisch beheer) als het gebruik van het zaaksysteem. Het is dan ook essentieel dat de inschrijver dit meeneemt in haar aanpak voor de Installatie, inrichting, implementatie en opleiding. Het zaaksysteem dient geleverd, geïnstalleerd en technisch geïmplementeerd te worden in het rekencentrum van ACM. Dit is een eigen rekencentrum op locatie van ACM. ACM wil na installatie een test uitvoeren op de basisinstallatie. Deze test moet aantonen dat alle componenten van het zaaksysteem geïnstalleerd zijn en correct, volgens verwachting werken. Deze test zal tevens een test van de gewenste koppelingen met basisregistraties, etc. zijn. Indien bovengenoemde testfase succesvol doorlopen is, zullen fase-gewijs circa 44 ACM processen (zie bijlage 21 procesbeschrijvingen) in het zaaksysteem worden ingericht. Al deze processen zijn reeds uitgewerkt maar dienen nog verder, samen met functioneel beheerders en kerngebruikers gefinetuned te worden. Na inrichting kan, wederom fase-gewijs de Implementatie gestart worden. Voor wat betreft de opleidingen kiest ACM ervoor om het principe van „train de trainer” en „training on the job” toe te passen. Dit betekent voor Inschrijver dat haar overdracht/opleiding/coaching van de functioneel beheerders/kerngebruikers zowel de (inhoudelijke) kennis overdraagt die nodig is voor zelfstandig beheer, modellering en gebruik als ook de vaardigheden die nodig zijn om de inhoudelijke kennis over te dragen op gebruikers. Dit alles binnen het gewenste tijdsbestek. Besteed in het plan van aanpak voor de installatie, inrichting en implementatie aandacht aan de volgende aspecten (niet limitatieve opsomming): — de projectorganisatie; — beschrijving van de fasering installatie, inrichting en implementatie; — beschrijving van de rol van de opdrachtgever; — beschrijving van de rol en deliverables van de inschrijver; — een realistische planning; — detailbeschrijving werkzaamheden per fase; — verwachte inzet in mensuren van inschrijver; — verwachte rol en verantwoordelijkheden van ACM; — randvoorwaarden; — risicoparagraaf; — uitgangspunten. Maak een apart, beknopt opleidingsvoorstel en besteedt aandacht aan de volgende aspecten (niet limitatieve opsomming): — Wie gaan de opleiding verzorgen? — Wat zijn de belangrijkste leerdoelen? — Hoe gaat inschrijver kennis- en vaardighedenoverdracht uitvoeren? — Welk opleidingsmateriaal stelt inschrijver beschikbaar (handleidingen, instructiefilmpjes, etc.)? — Hoe ziet de opleiding eruit (doorlooptijd en sessies)? — In welke periode (mag globaal in weeknummers vanaf definitieve gunning) vindt de opleiding plaats? — Hoeveel tijd kost het de personen die de opleiding ontvangen? — verwachte inzet in mensuren van inschrijver; — Welke randvoorwaarden stelt inschrijver aan ACM, locatie, faciliteiten, deelnemers (niet limitatief)? — uitgangspunten. Voor de beantwoording van deze vraag kunt u bijlage 18 „Template plan van aanpak installatie, inrichting, implementatie en opleiding” gebruiken. De beantwoording van deze wens dient maximaal 10 A4 te bevatten met lettertype Verdana, lettergrootte 9. Eventuele extra pagina's worden als niet ingezonden beschouwd en niet meegenomen in de beoordeling. Vereisten: Ingevulde bijlage 18 (100)
3. Criterium: Vraag ten aanzien van visie op zelfredzaamheid en flexibiliteit zaaksysteem. Beschrijving: ACM streeft er naar zo maximaal én zo snel mogelijk, na een opleidingstraject, zelfredzaam te zijn in zowel het inrichten van het systeem en het beheer (functioneel beheer en applicatief/technisch beheer) als het gebruik van het zaaksysteem. Onder inrichting wordt verstaan het definiëren/vastleggen/aanpassen in het systeem van zaaktypes, workflow's, business rules, checklisten, routering, inhoud meldingen, sjablonen en tekstblokken. Veel functionaliteit is in te stellen via rules. Dit kan via adaptive case management en een rule engine maar mag ook op een andere manier opgelost worden. Flexibiliteit is een sleutelwoord bij de zoektocht naar een nieuw zaaksysteem voor ACM. Geef uw visie op zelfredzaamheid en flexibiliteit en laat zien wat ACM, van de hiervoor genoemde onderdelen, zelf kan inrichten en aanpassen en geef aan voor welke van de hiervoor genoemde onderdelen de leverancier ingeschakeld moet worden. Laat tevens zien hoe deze hoge mate van flexibiliteit werkt in uw oplossing. Voor de beantwoording van deze vraag kunt u bijlage 19 „Template visie op zelfredzaamheid en flexibiliteit zaaksysteem” gebruiken. De beantwoording van deze wens dient maximaal 6 A4 te bevatten met lettertype Verdana, lettergrootte 9. Eventuele extra pagina's worden als niet ingezonden beschouwd en niet meegenomen in de beoordeling. Vereisten: Ingevulde bijlage 19 (85)
4. Criterium: Vraag ten aanzien van visie op werken met dossiers. Beschrijving: Bij de aanbestedingsstukken is de bijlage 16 „Werken met dossiers” opgenomen. Hierin heeft ACM aangegeven hoe dossiervorming binnen ACM georganiseerd is. Geef uw visie op dit werken met dossiers en geef aan in hoeverre uw oplossing hierop aansluit. Voor de beantwoording van deze vraag kunt u bijlage 20 „Template visie op werken met dossiers” gebruiken. De beantwoording van deze wens dient maximaal 6 A4 te bevatten met lettertype Verdana, lettergrootte 9. Eventuele extra pagina's worden als niet ingezonden beschouwd en niet meegenomen in de beoordeling. Vereisten: Ingevulde bijlage 20 (60)
5. Criterium: Vraag ten aanzien van duurzaamheid. Beschrijving: Kunt u aangeven welk maatregelen uw organisatie neemt op het gebied van duurzaamheid en ziet u maatregelen die zouden kunnen worden toegepast binnen de scope van de onderhavige aanbesteding? Gebruik daarvoor bijlage 17 „Template social return en duurzaamheid”. De beantwoording van deze wens dient maximaal 1 A4 te bevatten met lettertype Verdana, lettergrootte 9. Eventuele extra pagina's worden als niet ingezonden beschouwd en niet meegenomen in de beoordeling. Vereisten: Ingevulde bijlage 17 (25)
6. Criterium: Vraag ten aanzien van social return. Beschrijving: Kunt u een plan van aanpak opstellen waarin u aangeeft op welke wijze u invulling geeft aan social return indien aan u opdrachten worden gegund die de 250 000 EUR te boven gaan? In dat plan van aanpak moet minimaal naar voren komen: — de werkwijze waarop het vereiste percentage gerealiseerd wordt, — de vorm van begeleiding van de social return medewerkers, — de borging over welke garanties de opdrachtnemer inbouwt om de werkwijze en de begeleiding daadwerkelijk te realiseren. Gebruik daarvoor bijlage 17 „Template social return en duurzaamheid”. De beantwoording van deze wens dient maximaal 1 A4 te bevatten met lettertype Verdana, lettergrootte 9. Eventuele extra pagina's worden als niet ingezonden beschouwd en niet meegenomen in de beoordeling. Vereisten: Ingevulde bijlage 17 (25)
7. Criterium: Vraag ten aanzien van prijzen/tarieven. Beschrijving: Het onderdeel prijzen/tarieven bestaat uit onderstaande items met een bijbehorende wegingsfactor, te weten: wegingsfactor inschrijfprijs/tarief fictieve inschrijfprijs licentiekosten 8 EUR inschrijfprijs x wegingsfactor ondersteuningskosten stnd 96 EUR inschrijfprijs x wegingsfactor installatiekosten 1 EUR inschrijfprijs x wegingsfactor opleidingskosten 1 EUR inschrijfprijs x wegingsfactor uurtarief projectleider 1 000 EUR inschrijfprijs x wegingsfactor uurtarief consultant 8 000 EUR inschrijfprijs x wegingsfactor uurtarief beheerder 1 000 EUR inschrijfprijs x wegingsfactor totaal totaal fictieve inschrijfprijs optie, de aanbestedende dienst heeft het recht om onderstaande dienst(en) af te nemen. De zogenaamde „nice-to-haves”. Ondersteuningskosten 24/7 EUR. Toelichting: Licentiekosten: alle kosten per jaar welke nodig zijn om het systeem tot maximaal vijfhonderd (500) users te gebruiken. ACM heeft het recht om gebruik te maken van de voor ACM actuele versie en de keuze (zonder meerkosten) om een verbeterde versie te gebruiken. Eventuele extra licenties worden evenredig verrekend met het opgegeven bedrag. Dat wil zeggen dat bij 510 gebruikers het licentiebedrag 510/500 x licentiebedrag wordt. Ondersteuningskosten stnd: alle kosten per maand om aan het gestelde in § 5.1.2 te kunnen voldoen op werkdagen tussen 8:00 en 17:30. Ondersteuningskosten 24/7: alle kosten per maand om aan het gestelde in § 5.1.2 te kunnen voldoen buiten werkdagen tussen 8:00 en 17:30. De afname van deze dienst is optioneel. Installatie kosten: de installatie en implementatie kosten voor de OTAP omgevingen om de standaardprogrammatuur gereed te maken om de processen in te richten. Opleidingskosten: alle kosten om aan het gestelde in § 5.1.4 te kunnen voldoen. Uurtarief: het uurtarief wat gehanteerd wordt voor ondersteuning in configuratie en implementatie en extra technische ondersteuning tijdens de gehele duur. Totale fictieve inschrijvingsprijs: met deze prijs zal worden gerekend voor het aantal toe te kennen punten. Dit is niet de waarde waarvoor de opdracht gegund wordt. De opgegeven prijzen/tarieven van de inschrijfprijs zijn de prijzen/tarieven welke voor de overeenkomst gebruikt worden. Vereisten: Ingevulde bijlage 6 (200)
Talen
Taal: Nederlands 🗣️

Aanbestedende dienst
Identiteit
Nationaal registratienummer: 451760013
Ander type aanbestedende dienst: Other
Contact
Contactpunt: Ramon Scheelings
URL voor deelname: https://www.tenderned.nl:443/tenderned-web/aankondiging/detail/samenvatting.xhtml?aankondigingId=83955 🌏
URL van de documenten: https://www.tenderned.nl:443/tenderned-web/aankondiging/detail/samenvatting.xhtml?aankondigingId=83955 🌏
Bron: OJS 2016/S 118-210830 (2016-06-16)

Aanvullende inlichtingen (2016-09-05)
Object
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Aanvullende inlichtingen

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2016-09-05 📅
Publicatiedatum: 2016-09-08 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2016/S 173-311530
Verwijst naar aankondiging: 2016/S 118-210830
PB-S nummer: 173
Bron: OJS 2016/S 173-311530 (2016-09-05)

Award Aankondiging (2016-12-14)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

ACM wenst middels deze aanbestedingsprocedure één geschikte marktpartij te contracteren voor de levering, Installatie, Configuratie/inrichting, Onderhoud en ondersteuning van de Standaardprogrammatuur ten behoeve van het afhandelen van zaken inclusief het Onderhoud en ondersteuning gedurende de contractperiode. De Prestatie van de aanbesteding is een zogenaamd „dik” Zaaksysteem. Dit betekent dat de Standaardprogrammatuur tevens functies biedt voor relatiebeheer, archiefbeheer, workflow / termijnbewaking, het vastleggen van gegevens in een zaak- en/of gegevensmagazijn, het gebruik van sjablonen (documentgeneratie), tijdregistratie (optioneel) en het leveren van management- en sturingsinformatie. Naast het leveren van de hiervoor aangegeven functionaliteiten, vraagt ACM de leverancier o.a. de volgende Diensten en Standaardprogrammatuur te leveren: — Het Gebruiksrecht voor de gehele oplossing; — Initiële Implementatie en Installatie van de Standaardprogrammatuur en additionele fun...

Totale waarde van de aanbesteding: 1885648.0 EUR 💰
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Award Aankondiging
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Aanvullende CPV-code: Softwareconfiguratiediensten 📦
Plaats van uitvoering
NUTS-regio: Nederland 🏙️

Procedure
Type bod: Niet van toepassing

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2016-12-14 📅
Publicatiedatum: 2016-12-16 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2016/S 243-443857
PB-S nummer: 243

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

De Prestatie van de aanbesteding is een zogenaamd „dik” Zaaksysteem. Dit betekent dat de Standaardprogrammatuur tevens functies biedt voor relatiebeheer, archiefbeheer, workflow / termijnbewaking, het vastleggen van gegevens in een zaak- en/of gegevensmagazijn, het gebruik van sjablonen (documentgeneratie), tijdregistratie (optioneel) en het leveren van management- en sturingsinformatie.

Naast het leveren van de hiervoor aangegeven functionaliteiten, vraagt ACM de leverancier o.a. de volgende Diensten en Standaardprogrammatuur te leveren:

— Het Gebruiksrecht voor de gehele oplossing;

— Initiële Implementatie en Installatie van de Standaardprogrammatuur en additionele fun...

De Prestatie valt onder te verdelen in:

1. Een eeuwigdurend Gebruiksrecht op de Standaardprogrammatuur op basis van pay per use;

2. Het Beheer en Onderhoud van het Gebruiksrecht;

3. De Implementatie van de Standaardprogrammatuur en aanverwante dienstverlening zoals implementatiebegeleiding, opleidingen e.d.

Beschrijving van de opties: Optie tot verlenging viermaal één jaar.

Procedure
Gunningscriteria
Kwaliteitscriterium (naam): Wensen ten aanzien van functionaliteit
Kwaliteitscriterium (weging): 505
Kwaliteitscriterium (naam): Vraag ten aanzien van Plan van aanpak Installatie, inrichting, Implementatie en opleiding
Kwaliteitscriterium (weging): 100
Kwaliteitscriterium (naam): Vraag ten aanzien van Visie op zelfredzaamheid en flexibiliteit Zaaksysteem
Kwaliteitscriterium (weging): 85
Kwaliteitscriterium (naam): Vraag ten aanzien van Visie op werken met dossiers
Kwaliteitscriterium (weging): 60
Kwaliteitscriterium (naam): Vraag ten aanzien van duurzaamheid
Kwaliteitscriterium (weging): 25
Kwaliteitscriterium (naam): Vraag ten aanzien van social return
Weging van de prijs: 200

Gunning van het contract
Datum van sluiting van de overeenkomst: 2016-11-28 📅

Aanbestedende dienst
Identiteit
Ander type aanbestedende dienst: Zad

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank Den Haag
Poststad: Den Haag
Land: Nederland 🇳🇱
Bron: OJS 2016/S 243-443857 (2016-12-14)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning (>20 nieuwe aankopen)

Advies inzake hardware
Computeraudit- en testdiensten (1)
Computernetwerkdiensten (2)
Diensten voor computerbackup en converteren van computercatalogus (1)
Diensten voor computerondersteuning en -advies (5)
Informaticadiensten (4)
Internetdiensten (5)
Softwareprogrammering en -advies (>20)
Uitwerken van gegevens (12)