Marktconsultatie digitaliseren archiefmateriaal en daarmee samenhangende dienstverlening
De ontwikkelingen op het gebied van digitalisering hebben invloed op de processen van het Nationaal Archief (NA) en de Regionaal Historische Centra (RHC's). Steeds meer documenten zullen digitaal bewaard en ontsloten worden, naast het feit dat steeds meer documenten alleen in digitale vorm beschikbaar komen.
Om er voor te zorgen dat het NA en de RHC's de naderende stroom digitale rijksarchieven kunnen ontvangen en beheren en om er voor te zorgen dat een belangrijk deel van de huidige (papieren) rijksarchiefcollectie digitaal ontsloten wordt, is door de minister van OCW geld vrij gemaakt waarmee het programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR) is ingericht.
Onderdeel van dit brede programma is het digitaliseren van het meest geraadpleegde archiefmateriaal (Werkpakket 3). Het Nationaal Archief beoogt binnen 15 jaar ca. 10 % van de rijksarchiefcollectie te digitaliseren, hetgeen overeen komt met maximaal 1 810 meter op jaarbasis.
Het Nationaal Archief heeft op dit moment raamovereenkomsten met partners in de markt voor het digitaliseren van archiefmateriaal. Deze raamovereenkomsten zijn niet inzetbaar voor de onderhavige behoefte en eindigen op korte termijn. De RHC's hebben geen raamovereenkomsten voor het digitaliseren van de rijksarchiefcollectie die binnen het programma DTR zijn aangewezen om te digitaliseren.
Voor het digitaliseren in het kader van het programma DTR is samenwerking gezocht met de Belastingdienst in Heerlen. Daar is onder meer voor gekozen vanwege de complexiteit en omvang van de digitaliseringsbehoefte en de mogelijkheden die daarvoor binnen het Rijk aanwezig zijn. Op 9.9.2015 heeft in de Tweede Kamer een plenair debat plaatsgevonden over de inbesteding van digitaliseringsactiviteiten door het Rijk. Tijdens dit debat zijn door lid Ziengs 2 moties ingediend die op 22 september zijn aangenomen, zijnde:
1. het openbaar aanbesteden van scanwerkzaamheden na afloop van bestaande raamcontracten (nr.185);
2. het houden van een marktconsultatie voor aanvang van het aanbestedingsproces (nr. 186).
Op verzoek van de Tweede Kamer (nr. 186) oriënteert het Nationaal Archief zich nu, mede namens de RHC's, op de mogelijkheden om deze opdracht in de markt uit te zetten. Wij nodigen u hierbij uit mee te werken door ons te voorzien van antwoorden op onze vragen t.a.v. procesinrichting, kwaliteit, veiligheid, inzet bestaande digitaliseringsapparatuur et cetera.
Deze marktconsultatie heeft betrekking op:
1. digitaliseringsactiviteiten vallend binnen het programma DTR Werkpakket 3;
2. voorkomende digitaliseringsactiviteiten van het Nationaal Archief niet vallend binnen het programma DTR Werkpakket 3;
3. mogelijkheden om gebruik te maken van de huidige digitaliseringsapparatuur van het Nationaal Archief;
4. met digitalisering samenhangende en onlosmakelijk verbonden werkzaamheden, zijnde: ontvangst, opslag, materieel voorbewerken, metadatering, nabewerken, kwaliteitscontrole en transport gereed maken voor retour transport;
5. het betreft archiefmateriaal dat bestaat uit een diversiteit aan originelen, zoals:
— gebonden delen;
— losbladige stukken;
— zowel gedrukt als handgeschreven;
— kaarten en tekeningen;
6. niet onder de scope van de marktconsultatie valt het digitaliseren van het volgende archiefmateriaal:
— microfilm;
— negatieven;
— foto's.
Het doel van deze marktconsultatie is:
1. het verkrijgen van een beeld op welke wijze marktpartijen invulling kunnen geven aan de behoefte om jaarlijks tussen de 1 380 meter en 1 810 meter archiefmateriaal te digitaliseren inclusief de uitvoering van daarmee samenhangende en onlosmakelijk verbonden dienstverlening;
2. het verkrijgen van een beeld op welke wijze marktpartijen bij hun oplossing invulling geven aan diverse thema's;
3. vaststellen of een oplossing die voldoet aan de gestelde output-eisen op de markt in te kopen is en op welke termijn.
Deadline
De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2016-05-17.
De aanbesteding werd gepubliceerd op 2016-04-06.
Wie?
Wat?
Waar?
Aankoopgeschiedenis
| Datum |
Document |
| 2016-04-06
|
Aankondiging van een opdracht
|
| 2016-09-01
|
Aanvullende inlichtingen
|