Personeels- en salarisadministratie

Stichting Arcus College

Het Arcus College wil een partner contracteren die een systeem voor het managen van HRM en salarisverwerking kan inzetten en beheren en de personeels- en salarisadministratie kan uitvoeren. Daarnaast het begeleiden en adviseren van het Arcus College bij het terugbrengen van de inhoud van de dienstverlening, in 3 jaar, naar enkel de salarisverwerking en alle daaraan verwante noodzakelijke processen, zoals de wettelijk verplichte informatieverstrekking aan derden, de afdrachten aan derden en de loonadministratie.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2015-10-30. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2015-09-18.

Leveranciers

De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

• Driessen BV

Wie?

• Stichting Arcus College

Wat?

• Boekhouddiensten › Loonadministratiediensten

Waar?

• Limburg (NL) › Zuid-Limburg

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2015-09-18	Aankondiging van een opdracht
2015-09-23	Aanvullende inlichtingen
2015-12-16	Award Aankondiging

Aankondiging van een opdracht (2015-09-18)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Loonadministratiediensten
Hoeveelheid of omvang: Salarisadministratie voor ca. 700 medewerkers.
Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Diensten
Regelgeving: Europese Unie, met GPA-deelname
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Loonadministratiediensten 📦

Procedure
Type procedure: Openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor alle percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Publiekrechtelijke instelling
Naam aanbestedende dienst: Stichting Arcus College
Postadres: Benzenraderweg 1
Postcode: 6411 EC
Poststad: Heerlen
Contact
Internetadres: http://www.arcuscollege.nl 🌏
E-mail: jstarremans@arcuscollege.nl 📧
Telefoon: +31 455606700 📞

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2015-09-18 📅
Indieningstermijn: 2015-10-30 📅
Publicatiedatum: 2015-09-23 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2015/S 184-334486
PB-S nummer: 184

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Heerlen.

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen:

Eis: Geen crimineel verleden

Beschrijving: De inschrijver of gegadigde is niet bij een rechterlijke uitspraak die kracht van gewijsde heeft, veroordeeld op grond van:

a. deelneming aan een criminele organisatie in de zin van artikel 2, eerste lid, van Gemeenschappelijk Optreden 98/733/JBZ van de Raad, (PbEG 1998, L 351);

b. omkoping in de zin van artikel 3 van het besluit van de Raad van 26.5.1997 (PbEG 1997, L 195) respectievelijk artikel 3, eerste lid, van Gemeenschappelijk Optreden 98/742/JBZ van de Raad (PbEG 1998, L 358);

c. fraude in de zin van artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap (PbEG 1995, C 316);

d. witwassen van geld in de zin van artikel 1 van richtlijn nr. 91/308/EEG van de Raad van 10.6.1991 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld (PbEG L 1991, L 166) zoals gewijzigd bij richtlijn nr. 2001/97/EG van het Europees Parlement en de Raad (PbEG L 2001, 344).

Als veroordelingen als bedoeld onder a, b, c, of d worden in ieder geval aangemerkt veroordelingen op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht.

Wetsverwijzing: Geen crimineel verleden.

Bewijsstuk: Gedragsverklaring aanbesteden.

Toelichting op Bewijsstuk: Een gegadigde of inschrijver kan door middel van een gedragsverklaring aanbesteden zoals bedoeld in artikel 4.1 van de Aanbestedingswet 2012, die op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving niet ouder is dan twee jaar, aantonen dat deze uitsluitingsgrond op hem niet van toepassing is.

Eis: Geen faillissement of surseance van betaling.

Beschrijving: De inschrijver of gegadigde verkeert niet in staat van faillissement of liquidatie, diens werkzaamheden zijn niet gestaakt, jegens hem geldt geen surseance van betaling of een (faillissements-)akkoord, en de gegadigde of inschrijver verkeert niet in een andere vergelijkbare toestand ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving.

Wetsverwijzing: Geen faillissement of surseance van betaling.

Bewijsstuk: Handelsregister.

Toelichting op Bewijsstuk: Een gegadigde of inschrijver kan door middel van een uittreksel uit het handelsregister, dat op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving niet ouder is dan zes maanden, aantonen dat deze uitsluitingsgrond op hem niet van toepassing is.

Eis: Geen gerechtelijke uitspraak beroepsgedragsregel.

Beschrijving: Tegen de gegadigde of inschrijver is geen onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak gedaan op grond van de op hem van toepassing zijnde wet- en regelgeving wegens overtreding van een voor hem relevante beroepsgedragsregel.

Wetsverwijzing: Geen gerechtelijke uitspraak.

Eis: Betalingen belastingen en premies.

Beschrijving: De inschrijver of gegadigde heeft voldaan aan verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van sociale zekerheidspremies of belastingen.

Wetsverwijzing: Betalingen belastingen en premies.

Bewijsstuk: Verklaring belastinginspecteur.

Toelichting op Bewijsstuk: Een gegadigde of inschrijver kan door middel van een verklaring van de belastingdienst, die op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving, niet ouder is dan zes maanden, aantonen dat deze uitsluitingsgrond niet op hem van toepassing is.

Eis: Geen valse verklaringen.

Beschrijving: De gegadigde of inschrijver heeft zich niet in ernstige mate schuldig gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen die door een aanbestedende dienst van hem waren verlangd of hij heeft die inlichtingen niet verstrekt.

Wetsverwijzing: Geen valse verklaringen.

Bewijsstuk: Eigen Verklaring.

Toelichting op Bewijsstuk: Een gegadigde of inschrijver verklaart door middel van een eigen verklaring dat hij zich niet in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen of dat hij geen informatie of onvolledige informatie heeft verstrekt.

Economische en financiële draagkracht:

Eis: Solvabiliteit.

Wetsverwijzing: Balansuittreksel.

Bewijsstuk: Balans of balansuittreksel.

Toelichting op Bewijsstuk: Een overzicht van de financiële ratio's waaruit blijkt dat inschrijver voldoet aan de eis ten aanzien van de solvabiliteit over de jaren 2013 en 2014.

Minimumeisen:

Beschrijving: Inschrijver is financieel in staat de opdracht gedurende de beoogde looptijd uit te voeren, de eis is een solvabiliteit (eigen vermogen/ totaal vermogen) over de jaren 2013 en 2014 van tenminste 20 %;

Wetsverwijzing: Balansuittreksel.

Bewijsstuk: Balans of balansuittreksel.

Technische en professionele bekwaamheid:

Eis: Kwaliteitssysteem.

Wetsverwijzing: Waarborgen kwaliteit.

Bewijsstuk: Technische uitrusting en maatregelen kwaliteitswaarborgen.

Toelichting op Bewijsstuk: Een beschrijving van het kwaliteitssysteem van inschrijver of een ISO 9001-2008 certificaat.

Eis: Kerncompetentie: Ervaring met onderwijsorganisatie.

Wetsverwijzing: Leveringen/diensten afgelopen 3 jaar.

Bewijsstuk: Referenties.

Toelichting op Bewijsstuk: Inschrijver dient te beschikken over één referentiebeschrijving per kerncompetentie, die naar oordeel van het Arcus College, onomstotelijk aantoont dat inschrijver beschikt over de vereiste kerncompetentie. De referentie mag niet ouder zijn dan drie jaar op het moment van inschrijven.

Eis: Kerncompetentie: Ervaring met ondersteuning insourcing.

Eis: Kerncompetentie: Aantoonbare ervaring met de levering van en het gebruik van HR software.

Eis: Kerncompetentie: expertise en ervaring m.b.t. implementeren.

Minimumeisen:

Beschrijving: Inschrijver beschikt over een kwaliteitssysteem dat gericht is op het verhogen van de klanttevredenheid door te voldoen aan de eisen en wensen van de klant en aan de wettelijke eisen die van toepassing zijn op de diensten en producten van inschrijver. Daarnaast dient inschrijver de bedrijfsprocessen aantoonbaar te beheersen.

Wetsverwijzing: Waarborgen kwaliteit.

Bewijsstuk: Technische uitrusting en maatregelen kwaliteitswaarborgen.

Beschrijving: Inschrijver heeft ervaring met het voeren van de personeels- en salarisadministratie voor een onderwijsinstelling in het MBO met een omvang van tenminste 500 medewerkers

Wetsverwijzing: Leveringen/diensten afgelopen 3 jaar.

Bewijsstuk: Referenties.

Beschrijving: Inschrijver heeft ervaring met het begeleiden en ondersteunen van organisaties met het zelfstandig in beheer nemen van aan PSA dienstverlener uitbestede werkzaamheden op het gebied van personeels- en salarisadministratie.

Beschrijving: Inschrijver heeft aantoonbare ervaring m.b.t. de levering van en het gebruik van de in te zetten HR software aan instellingen met meer dan 500 werknemers in het onderwijs in het algemeen en het MBO in het bijzonder.

Beschrijving: Inschrijver heeft expertise en ervaring met betrekking tot de succesvolle implementatie van geautomatiseerde administratieve processen van de HR operatie (niet zijnde de personeels- en salarisadministratie) middels een daartoe geschikt en modern HR pakket.

Uitvoering van de opdracht
Vereiste deposito's en garanties:

Eis: Afdoende verzekering.

Beschrijving: Inschrijver is afdoende verzekerd voor bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheid. Een afdoende verzekering dekt de schade waarvoor opdrachtnemer aansprakelijk is conform de overeenkomst.

Toelichting op Bewijsstuk: Een kopie van de verzekeringspolissen van inschrijver om aan te tonen dat inschrijver afdoende verzekerd is.

Procedure
Geldigheidsduur van de inschrijving: 90 dagen
Datum opening inschrijvingen: 2015-10-30 📅
Gunningscriteria
Criterium: 1. Criterium: Kwaliteit Beschrijving: Kwaliteit te beoordelen aan de hand van antwoorden op open vragen. Vereisten: - (60)
2. Subcriterium: Invulling dienstverlening Beschrijving: Hoe gaat inschrijver de dienstverlening invulling geven, zodat de doelen uit 1.2.1 gerealiseerd worden? Het Arcus College streeft ernaar dat alle genoemde doelen aantoonbaar gerealiseerd worden. Inschrijver dient de manier waarop dat gebeurt en de wijze waarop dat wordt aangetoond SMART te beschrijven. Vereisten: - (33)
3. Subcriterium: Implementatie Beschrijving: Hoe gaat inschrijver de implementatie van het HR pakket en de start van de dienstverlening zo soepel mogelijk laten verlopen? Het Arcus College wil een zo soepel mogelijke overdracht, waarbij het personeel zo min mogelijk hinder ondervindt van het starten van de dienstverlening en waarbij bestaande procedures zo min mogelijk veranderd worden. De HR operatie en de salarisverwerking dienen per 1.1.2016 ongestoord doorgang te vinden. Vereisten: - (33)
4. Subcriterium: Overgang naar gewenste situatie Beschrijving: Hoe draagt inschrijver bij aan de overgang van de huidige situatie (bijlage 1) naar de gewenste situatie (bijlage 2) bij opdrachtgever? Het Arcus college wenst in een periode van drie jaar geadviseerd en begeleid te worden naar de taakverdeling zoals opgenomen in bijlage 2. Vereisten: - (17)
5. Subcriterium: PI's Beschrijving: Met welke Prestatie Indicatoren (PI's), die aansluiten bij de doelstellingen van het Arcus College, gaat inschrijver haar eigen prestaties meten en daarnaast aantonen aan het Arcus College dat deze PI's voldoen aan de gemaakte afspraken? Het Arcus College wenst zaken te doen met een inschrijver die in staat is haar eigen prestatie doelen te formuleren, te meten en de resultaten van deze metingen te gebruiken om de dienstverlening continu op een hoog kwaliteitsniveau te houden. Vereisten: - (17)
6. Criterium: Prijs Beschrijving: Inschrijver dient een all-in prijs per medewerker, per contractjaar (maximaal 6 jaar) op te geven. De prijs per medewerker wordt gespecificeerd naar de vier onderdelen van de overeenkomst; de levering van het HR pakket, het functioneel beheer van het HR pakket, het uitvoeren van de PSA en het adviseren en ondersteunen van het Arcus College naar gedeeltelijke insourcing. Vereisten: - (40)
Talen
Taal: Nederlands 🗣️

Aanbestedende dienst
Identiteit
Nationaal registratienummer: 412108079
Contact
Contactpunt: Inkoop Meesters
Internetadres: www.arcuscollege.nl 🌏
URL voor deelname: https://www.tenderned.nl:443/tenderned-web/aankondiging/detail/samenvatting.xhtml?aankondigingId=65419 🌏
URL van de documenten: https://www.tenderned.nl:443/tenderned-web/aankondiging/detail/samenvatting.xhtml?aankondigingId=65419 🌏

Referentie
Datums
Startdatum: 2016-01-01 📅
Einddatum: 2021-12-31 📅
Bron: OJS 2015/S 184-334486 (2015-09-18)

Aanvullende inlichtingen (2015-09-23)
Object
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Aanvullende inlichtingen

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2015-09-23 📅
Publicatiedatum: 2015-09-26 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2015/S 187-338905
Verwijst naar aankondiging: 2015/S 184-334486
PB-S nummer: 187
Bron: OJS 2015/S 187-338905 (2015-09-23)

Award Aankondiging (2015-12-16)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Totale waarde van de aanbesteding: 750 000 💰
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Award Aankondiging

Procedure
Type bod: Niet van toepassing

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2015-12-16 📅
Publicatiedatum: 2015-12-19 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2015/S 246-448071
PB-S nummer: 246

Procedure
Gunningscriteria
Criterium: 1. Criterium: kwaliteit. Beschrijving: kwaliteit te beoordelen aan de hand van antwoorden op open vragen (60)
2. Subcriterium: invulling dienstverlening. Beschrijving: Hoe gaat inschrijver de dienstverlening invulling geven, zodat de doelen uit 1.2.1 gerealiseerd worden? Het Arcus College streeft ernaar dat alle genoemde doelen aantoonbaar gerealiseerd worden. Inschrijver dient de manier waarop dat gebeurt en de wijze waarop dat wordt aangetoond SMART te beschrijven (33)
3. Subcriterium: implementatie. Beschrijving: Hoe gaat inschrijver de implementatie van het HR pakket en de start van de dienstverlening zo soepel mogelijk laten verlopen? Het Arcus College wil een zo soepel mogelijke overdracht, waarbij het personeel zo min mogelijk hinder ondervindt van het starten van de dienstverlening en waarbij bestaande procedures zo min mogelijk veranderd worden. De HR operatie en de salarisverwerking dienen per 1.1.2016 ongestoord doorgang te vinden (33)
4. Subcriterium: overgang naar gewenste situatie. Beschrijving: Hoe draagt inschrijver bij aan de overgang van de huidige situatie (bijlage 1) naar de gewenste situatie (bijlage 2) bij opdrachtgever? Het Arcus college wenst in een periode van 3 jaar geadviseerd en begeleid te worden naar de taakverdeling zoals opgenomen in bijlage 2 (17)
5. Subcriterium: PI's. Beschrijving: Met welke Prestatie Indicatoren (PI's), die aansluiten bij de doelstellingen van het Arcus College, gaat inschrijver haar eigen prestaties meten en daarnaast aantonen aan het Arcus College dat deze PI's voldoen aan de gemaakte afspraken? Het Arcus College wenst zaken te doen met een inschrijver die in staat is haar eigen prestatie doelen te formuleren, te meten en de resultaten van deze metingen te gebruiken om de dienstverlening continu op een hoog kwaliteitsniveau te houden (17)
6. Criterium: prijs. Beschrijving: inschrijver dient een all-in prijs per medewerker, per contractjaar (maximaal 6 jaar) op te geven. De prijs per medewerker wordt gespecificeerd naar de vier onderdelen van de overeenkomst; de levering van het HR pakket, het functioneel beheer van het HR pakket, het uitvoeren van de PSA en het adviseren en ondersteunen van het Arcus College naar gedeeltelijke insourcing (40)

Gunning van het contract
Datum van sluiting van de overeenkomst: 2015-12-01 📅
Naam: Driessen BV
Postadres: Schootense Dreef 15
Poststad: Helmond
Postcode: 5708 HZ
Land: Nederland 🇳🇱
E-mail: aanbestedingen@driessen.nl 📧
Internetadres: www.driessen.nl 🌏
Informatie over aanbestedingen
Aantal ontvangen offertes: 3

Aanbestedende dienst
Identiteit
Nationaal registratienummer: 17185869
Contact
URL van de documenten: https://www.tenderned.nl:443/tenderned-web/aankondiging/detail/samenvatting.xhtml?aankondigingId=71383 🌏
Bron: OJS 2015/S 246-448071 (2015-12-16)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Zakelijke dienstverlening: juridisch, marketing, consulting, drukkerij en beveiliging (>20 nieuwe aankopen)

Boekhoudkundige, audit- en fiscale diensten (17)

Boekhoudkundige en auditdiensten (8)

Boekhoudingsdiensten (1)

Boekhouddiensten (1)