Organisatie van 12 (hoog) ambtelijke bijeenkomsten t.b.v. het EU voorzitterschap 2016

Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, p/a IUC Noord

Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap voert een inkoop- en aanbestedingsbeleid, vastgesteld in het Inkoopbeleid OCW 2013-2016. Dit beleid vormt de uitgangspunten op basis waarvan inkoopbeslissingen en keuzes binnen het ministerie plaatsvinden.
Aanbestedende dienst
Het ministerie van OCW werkt aan een slim, vaardig en creatief Nederland. OCW zorgt voor randvoorwaarden zodat iedereen goed onderwijs kan volgen en zich kan voorbereiden op zelfstandigheid en verantwoordelijkheid. Het ministerie bevordert dat iedereen cultuur kan beleven en dat leraren, kunstenaars en wetenschappers hun werk kunnen doen. OCW bestaat uit een bestuursdepartement en negen daarbuiten gepositioneerde dienstonderdelen, te weten twee agentschappen, een rijksdienst, vier adviesraden en twee inspecties. Het bestuursdepartement bestaat uit drie beleidskolommen en een bedrijfsvoeringskolom en ontwikkelt het beleid op de terreinen onderwijs, cultuur en wetenschap. De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), het Nationaal Archief (NA) en de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) voeren het beleid uit. De Adviesraad voor Wetenschap- en Technologiebeleid (AWT), de Onderwijsraad (OR), de Raad voor Cultuur (RVC) en het College van Examens (CvE) adviseren over het beleid. De Inspectie van het Onderwijs (IvhO) en de Erfgoedinspectie (EGI) zien toe op de uitvoering van het beleid. Dit alles uiteraard binnen het kader van de politieke verantwoordelijkheid van de minister en staatssecretaris voor zowel beleid, uitvoering en toezicht. Zie voor het organisatieschema www.minocw.nl/organisatie/organogram/index.html Deze aanbesteding wordt uitgevoerd door de shared service organisatie Inkoop Uitvoering Centrum Noord (IUC-Noord).
In het eerste half jaar van 2016 zal Nederland voorzitter zijn van de Europese Unie. In het kader van dit voorzitterschap zullen er meerdere evenementen op (hoog) ambtelijk niveau worden georganiseerd. OCW is verantwoordelijk voor de organisatie van elf (hoog) ambtelijke bijeenkomsten en één (1) ministeriële bijeenkomst. Van de elf (hoog) ambtelijke bijeenkomsten, hebben 5 bijeenkomsten het karakter van een conferentie. De overige bijeenkomsten hebben veeleer een ambtelijk karakter, hetgeen impliceert dat de vormgeving in sterkere mate volgens (ongeschreven) regels en gebruiken vastligt. Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft de lead voor een groot deel van de rijksbrede organisatie van het EU-voorzitterschap (o.a. het boeken van de hoofd locatie het MEA terrein, en de diensten catering, techniek, beveiliging, accreditatie en hostess-functie op het hoofdterrein). Voor de logistieke zaken die door departementen zelf geregeld moet worden (o.a. de organisatie van side events), beschikt OCW niet over uitvoerende capaciteit. Daarom is er behoefte aan de inhuur van een evenementenbureau voor de organisatie van twaalf evenementen. Het deelnemersaantal van de evenementen zal variëren van 60 tot 250 deelnemers. In dit systeem van Negometrix is informatie opgenomen over het verloop en de uitvoering van de procedure, tevens zijn de eisen opgenomen die aan de uitvoering van de opdracht en aan de Inschrijving worden gesteld.

Deadline
De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2015-05-18. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2015-03-31.

Leveranciers
De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

• • MCI Eurocongress VOF

Wie?

• • Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, p/a IUC Noord

Wat?

• • Diensten voor het organiseren van evenementen › Diensten voor het organiseren van culturele evenementen