Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap voert een inkoop- en aanbestedingsbeleid, vastgesteld in het Inkoopbeleid OCW 2013-2016. Dit beleid vormt de uitgangspunten op basis waarvan inkoopbeslissingen en keuzes binnen het ministerie plaatsvinden. Aanbestedende dienst Het ministerie van OCW werkt aan een slim, vaardig en creatief Nederland. OCW zorgt voor randvoorwaarden zodat iedereen goed onderwijs kan volgen en zich kan voorbereiden op zelfstandigheid en verantwoordelijkheid. Het ministerie bevordert dat iedereen cultuur kan beleven en dat leraren, kunstenaars en wetenschappers hun werk kunnen doen. OCW bestaat uit een bestuursdepartement en negen daarbuiten gepositioneerde dienstonderdelen, te weten twee agentschappen, een rijksdienst, vier adviesraden en twee inspecties. Het bestuursdepartement bestaat uit drie beleidskolommen en een bedrijfsvoeringskolom en ontwikkelt het beleid op de terreinen onderwijs, cultuur en wetenschap. De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), het Nationaal Archief (NA) en de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) voeren het beleid uit. De Adviesraad voor Wetenschap- en Technologiebeleid (AWT), de Onderwijsraad (OR), de Raad voor Cultuur (RVC) en het College van Examens (CvE) adviseren over het beleid. De Inspectie van het Onderwijs (IvhO) en de Erfgoedinspectie (EGI) zien toe op de uitvoering van het beleid. Dit alles uiteraard binnen het kader van de politieke verantwoordelijkheid van de minister en staatssecretaris voor zowel beleid, uitvoering en toezicht. Zie voor het organisatieschema www.minocw.nl/organisatie/organogram/index.html Deze aanbesteding wordt uitgevoerd door de shared service organisatie Inkoop Uitvoering Centrum Noord (IUC-Noord). In het eerste half jaar van 2016 zal Nederland voorzitter zijn van de Europese Unie. In het kader van dit voorzitterschap zullen er meerdere evenementen op (hoog) ambtelijk niveau worden georganiseerd. OCW is verantwoordelijk voor de organisatie van elf (hoog) ambtelijke bijeenkomsten en één (1) ministeriële bijeenkomst. Van de elf (hoog) ambtelijke bijeenkomsten, hebben 5 bijeenkomsten het karakter van een conferentie. De overige bijeenkomsten hebben veeleer een ambtelijk karakter, hetgeen impliceert dat de vormgeving in sterkere mate volgens (ongeschreven) regels en gebruiken vastligt. Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft de lead voor een groot deel van de rijksbrede organisatie van het EU-voorzitterschap (o.a. het boeken van de hoofd locatie het MEA terrein, en de diensten catering, techniek, beveiliging, accreditatie en hostess-functie op het hoofdterrein). Voor de logistieke zaken die door departementen zelf geregeld moet worden (o.a. de organisatie van side events), beschikt OCW niet over uitvoerende capaciteit. Daarom is er behoefte aan de inhuur van een evenementenbureau voor de organisatie van twaalf evenementen. Het deelnemersaantal van de evenementen zal variëren van 60 tot 250 deelnemers. In dit systeem van Negometrix is informatie opgenomen over het verloop en de uitvoering van de procedure, tevens zijn de eisen opgenomen die aan de uitvoering van de opdracht en aan de Inschrijving worden gesteld.
Deadline
De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2015-05-18.
De aanbesteding werd gepubliceerd op 2015-03-31.
Leveranciers
De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:
Aankondiging van een opdracht (2015-03-31) Object Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Diensten voor het organiseren van evenementen
Hoeveelheid of omvang: 300 000
Totale waarde van de aanbesteding: 300 000 💰
Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Diensten
Regelgeving: Europese Unie
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Diensten voor het organiseren van evenementen📦
Procedure
Type procedure: Openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor alle percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving
Aanbestedende dienst Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Ministerie of elke andere nationale of federale instantie
Naam aanbestedende dienst: Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, p/a IUC Noord
Postadres: Cascadeplein 2
Postcode: 9726 AD
Poststad: Groningen
Contact
Internetadres: http://www.iuc-noord.nl🌏
E-mail: daphne.vanbruggen@duo.nl📧
Telefoon: +31 51099847📞
Deze aanbesteding verloopt volledig via het platform Negometrix te bereiken via www.negometrix.com Na kosteloze registratie op Negometrix zult u de benodigde toegang krijgen tot relevantie informatie van deze aanbesteding.
Object Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:
Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap voert een inkoop- en aanbestedingsbeleid, vastgesteld in het Inkoopbeleid OCW 2013-2016. Dit beleid vormt de uitgangspunten op basis waarvan inkoopbeslissingen en keuzes binnen het ministerie plaatsvinden.
Het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap voert een inkoop- en aanbestedingsbeleid, vastgesteld in het Inkoopbeleid OCW 2013-2016. Dit beleid vormt de uitgangspunten op basis waarvan inkoopbeslissingen en keuzes binnen het ministerie plaatsvinden.
Aanbestedende dienst
Het ministerie van OCW werkt aan een slim, vaardig en creatief Nederland. OCW zorgt voor randvoorwaarden zodat iedereen goed onderwijs kan volgen en zich kan voorbereiden op zelfstandigheid en verantwoordelijkheid. Het ministerie bevordert dat iedereen cultuur kan beleven en dat leraren, kunstenaars en wetenschappers hun werk kunnen doen. OCW bestaat uit een bestuursdepartement en negen daarbuiten gepositioneerde dienstonderdelen, te weten twee agentschappen, een rijksdienst, vier adviesraden en twee inspecties. Het bestuursdepartement bestaat uit drie beleidskolommen en een bedrijfsvoeringskolom en ontwikkelt het beleid op de terreinen onderwijs, cultuur en wetenschap. De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), het Nationaal Archief (NA) en de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) voeren het beleid uit. De Adviesraad voor Wetenschap- en Technologiebeleid (AWT), de Onderwijsraad (OR), de Raad voor Cultuur (RVC) en het College van Examens (CvE) adviseren over het beleid. De Inspectie van het Onderwijs (IvhO) en de Erfgoedinspectie (EGI) zien toe op de uitvoering van het beleid. Dit alles uiteraard binnen het kader van de politieke verantwoordelijkheid van de minister en staatssecretaris voor zowel beleid, uitvoering en toezicht. Zie voor het organisatieschema www.minocw.nl/organisatie/organogram/index.html Deze aanbesteding wordt uitgevoerd door de shared service organisatie Inkoop Uitvoering Centrum Noord (IUC-Noord).
Het ministerie van OCW werkt aan een slim, vaardig en creatief Nederland. OCW zorgt voor randvoorwaarden zodat iedereen goed onderwijs kan volgen en zich kan voorbereiden op zelfstandigheid en verantwoordelijkheid. Het ministerie bevordert dat iedereen cultuur kan beleven en dat leraren, kunstenaars en wetenschappers hun werk kunnen doen. OCW bestaat uit een bestuursdepartement en negen daarbuiten gepositioneerde dienstonderdelen, te weten twee agentschappen, een rijksdienst, vier adviesraden en twee inspecties. Het bestuursdepartement bestaat uit drie beleidskolommen en een bedrijfsvoeringskolom en ontwikkelt het beleid op de terreinen onderwijs, cultuur en wetenschap. De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), het Nationaal Archief (NA) en de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) voeren het beleid uit. De Adviesraad voor Wetenschap- en Technologiebeleid (AWT), de Onderwijsraad (OR), de Raad voor Cultuur (RVC) en het College van Examens (CvE) adviseren over het beleid. De Inspectie van het Onderwijs (IvhO) en de Erfgoedinspectie (EGI) zien toe op de uitvoering van het beleid. Dit alles uiteraard binnen het kader van de politieke verantwoordelijkheid van de minister en staatssecretaris voor zowel beleid, uitvoering en toezicht. Zie voor het organisatieschema www.minocw.nl/organisatie/organogram/index.html Deze aanbesteding wordt uitgevoerd door de shared service organisatie Inkoop Uitvoering Centrum Noord (IUC-Noord).
In het eerste half jaar van 2016 zal Nederland voorzitter zijn van de Europese Unie. In het kader van dit voorzitterschap zullen er meerdere evenementen op (hoog) ambtelijk niveau worden georganiseerd. OCW is verantwoordelijk voor de organisatie van elf (hoog) ambtelijke bijeenkomsten en één (1) ministeriële bijeenkomst. Van de elf (hoog) ambtelijke bijeenkomsten, hebben 5 bijeenkomsten het karakter van een conferentie. De overige bijeenkomsten hebben veeleer een ambtelijk karakter, hetgeen impliceert dat de vormgeving in sterkere mate volgens (ongeschreven) regels en gebruiken vastligt. Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft de lead voor een groot deel van de rijksbrede organisatie van het EU-voorzitterschap (o.a. het boeken van de hoofd locatie het MEA terrein, en de diensten catering, techniek, beveiliging, accreditatie en hostess-functie op het hoofdterrein). Voor de logistieke zaken die door departementen zelf geregeld moet worden (o.a. de organisatie van side events), beschikt OCW niet over uitvoerende capaciteit. Daarom is er behoefte aan de inhuur van een evenementenbureau voor de organisatie van twaalf evenementen. Het deelnemersaantal van de evenementen zal variëren van 60 tot 250 deelnemers. In dit systeem van Negometrix is informatie opgenomen over het verloop en de uitvoering van de procedure, tevens zijn de eisen opgenomen die aan de uitvoering van de opdracht en aan de Inschrijving worden gesteld.
In het eerste half jaar van 2016 zal Nederland voorzitter zijn van de Europese Unie. In het kader van dit voorzitterschap zullen er meerdere evenementen op (hoog) ambtelijk niveau worden georganiseerd. OCW is verantwoordelijk voor de organisatie van elf (hoog) ambtelijke bijeenkomsten en één (1) ministeriële bijeenkomst. Van de elf (hoog) ambtelijke bijeenkomsten, hebben 5 bijeenkomsten het karakter van een conferentie. De overige bijeenkomsten hebben veeleer een ambtelijk karakter, hetgeen impliceert dat de vormgeving in sterkere mate volgens (ongeschreven) regels en gebruiken vastligt. Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft de lead voor een groot deel van de rijksbrede organisatie van het EU-voorzitterschap (o.a. het boeken van de hoofd locatie het MEA terrein, en de diensten catering, techniek, beveiliging, accreditatie en hostess-functie op het hoofdterrein). Voor de logistieke zaken die door departementen zelf geregeld moet worden (o.a. de organisatie van side events), beschikt OCW niet over uitvoerende capaciteit. Daarom is er behoefte aan de inhuur van een evenementenbureau voor de organisatie van twaalf evenementen. Het deelnemersaantal van de evenementen zal variëren van 60 tot 250 deelnemers. In dit systeem van Negometrix is informatie opgenomen over het verloop en de uitvoering van de procedure, tevens zijn de eisen opgenomen die aan de uitvoering van de opdracht en aan de Inschrijving worden gesteld.
Referentienummer: OCW-EURAAN-SL-15-0343
Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Den Haag.
Juridische, economische, financiële en technische informatie Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen:
Van de te verwachten winnaar van deze aanbestedingsprocedure zal binnen 14 kalenderdagen na eerste verzoek een kopie van het bewijs van inschrijving in het handelsregister moeten worden overlegd. Deze mogen maximaal 6 maanden oud zijn, gerekend vanaf de datum van verzenden van de aankondiging. Om te voorkomen dat het uittreksel als niet geldig wordt aangemerkt, dan wel dat aanvullende inlichtingen moeten worden opgevraagd, moet de Inschrijver rekening houden met het volgende:- er dient een uittreksel ingeleverd te worden dat (digitaal) ondertekend is door een medewerker van de Kamer van Koophandel;- indien de persoon die de Inschrijving ondertekent niet zichtbaar voorkomt in het uittreksel van de Kamer van Koophandel, dient een volmacht te worden bijgevoegd.
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Van de te verwachten winnaar van deze aanbestedingsprocedure zal binnen 14 kalenderdagen na eerste verzoek een kopie van het bewijs van inschrijving in het handelsregister moeten worden overlegd. Deze mogen maximaal 6 maanden oud zijn, gerekend vanaf de datum van verzenden van de aankondiging. Om te voorkomen dat het uittreksel als niet geldig wordt aangemerkt, dan wel dat aanvullende inlichtingen moeten worden opgevraagd, moet de Inschrijver rekening houden met het volgende:- er dient een uittreksel ingeleverd te worden dat (digitaal) ondertekend is door een medewerker van de Kamer van Koophandel;- indien de persoon die de Inschrijving ondertekent niet zichtbaar voorkomt in het uittreksel van de Kamer van Koophandel, dient een volmacht te worden bijgevoegd.
Economische en financiële draagkracht:
De volgende eisen worden gesteld aan de financiële en economische draagkracht van de Inschrijver: 1. Aan Inschrijver zijn geen claims bekend en voor zover hem bekend, zijn gedurende de periode van de uitvoering van de contractperiode geen investeringen noodzakelijk die de financieel economische draagkracht van zijn onderneming of de continuïteit van zijn bedrijfsvoering in gevaar kunnen brengen; 2. De meest recente controleverklaring van de accountant van Inschrijver (of in voorkomend geval een beoordelings- of samenstellingsverklaring) bevat geen zogenoemde continuïteitsparagraaf (te denken valt aan een paragraaf in bijvoorbeeld de jaarrekening waarin wordt vermeld dat sprake is van twijfel omtrent de continuïteit). In geval van Samenwerkingsverband moeten alle deelnemers voldoen aan de boven gestelde geschiktheidseisen.
De volgende eisen worden gesteld aan de financiële en economische draagkracht van de Inschrijver: 1. Aan Inschrijver zijn geen claims bekend en voor zover hem bekend, zijn gedurende de periode van de uitvoering van de contractperiode geen investeringen noodzakelijk die de financieel economische draagkracht van zijn onderneming of de continuïteit van zijn bedrijfsvoering in gevaar kunnen brengen; 2. De meest recente controleverklaring van de accountant van Inschrijver (of in voorkomend geval een beoordelings- of samenstellingsverklaring) bevat geen zogenoemde continuïteitsparagraaf (te denken valt aan een paragraaf in bijvoorbeeld de jaarrekening waarin wordt vermeld dat sprake is van twijfel omtrent de continuïteit). In geval van Samenwerkingsverband moeten alle deelnemers voldoen aan de boven gestelde geschiktheidseisen.
Technische en professionele bekwaamheid:
De technische- en beroepsbekwaamheid dient te worden aangetoond door het voldoen aan onderstaande kerncompetenties. Inschrijver beschikt over de volgende kerncompetenties:1. Ervaring met het organiseren van één of meerdere internationale bijeenkomsten met minimaal 150 deelnemers 2. Ervaring met het organiseren van congressen, waarbij minimaal zes (6) van de onderstaande acht (8) elementen van toepassing waren.- Ondersteuning projectsecretariaat bereikbaarheid via mail, telefoon coördinatie drukwerk en communicatie- de uitvoering van een complex internationaal uitnodigingsbeleid- Verzorgen content website (in overleg met intern bestuursorgaan)- Aankleding ten behoeve van specifieke events (bv. naambordjes)- Ontwikkelen van een communicatie-strategie voor het werven van deelnemers aan de bijeenkomsten (OCW draagt zelf zorg voor de inhoud, vraag aan eventbureau is om deze inhoud te ‘verkopen'). - Sponsoring en financieel management van de specifieke evenementen- Dagvoorzitter (in overleg met intern bestuursorgaan)- Meedenken met creatieve vormgeving conferenties 3. Ervaring met het organiseren van één of meerdere congressen in een internationale politiek-bestuurlijke context met minimaal 65 deelnemers.Als bewijsstuk wordt bij Inschrijving overgelegd:— een (1) referentie per kerncompetentie.Een referentie moet een opdracht betreffen die in de afgelopen drie (3) jaren is uitgevoerd en afgerond. De referenties dienen daarom tussen 30.3.2012 en het heden te zijn uitgevoerd en afgerond. Referentie twee (2) dient een omvang te hebben van minimaal 50 000 EUR. Het is toegestaan met één referentie meerdere kerncompetenties aan tonen, voor deze referentie geldt dan dezelfde omvang. De referentieopdracht dient te worden ingediend middels het gepubliceerde format.
De technische- en beroepsbekwaamheid dient te worden aangetoond door het voldoen aan onderstaande kerncompetenties. Inschrijver beschikt over de volgende kerncompetenties:1. Ervaring met het organiseren van één of meerdere internationale bijeenkomsten met minimaal 150 deelnemers 2. Ervaring met het organiseren van congressen, waarbij minimaal zes (6) van de onderstaande acht (8) elementen van toepassing waren.- Ondersteuning projectsecretariaat bereikbaarheid via mail, telefoon coördinatie drukwerk en communicatie- de uitvoering van een complex internationaal uitnodigingsbeleid- Verzorgen content website (in overleg met intern bestuursorgaan)- Aankleding ten behoeve van specifieke events (bv. naambordjes)- Ontwikkelen van een communicatie-strategie voor het werven van deelnemers aan de bijeenkomsten (OCW draagt zelf zorg voor de inhoud, vraag aan eventbureau is om deze inhoud te ‘verkopen'). - Sponsoring en financieel management van de specifieke evenementen- Dagvoorzitter (in overleg met intern bestuursorgaan)- Meedenken met creatieve vormgeving conferenties 3. Ervaring met het organiseren van één of meerdere congressen in een internationale politiek-bestuurlijke context met minimaal 65 deelnemers.Als bewijsstuk wordt bij Inschrijving overgelegd:— een (1) referentie per kerncompetentie.Een referentie moet een opdracht betreffen die in de afgelopen drie (3) jaren is uitgevoerd en afgerond. De referenties dienen daarom tussen 30.3.2012 en het heden te zijn uitgevoerd en afgerond. Referentie twee (2) dient een omvang te hebben van minimaal 50 000 EUR. Het is toegestaan met één referentie meerdere kerncompetenties aan tonen, voor deze referentie geldt dan dezelfde omvang. De referentieopdracht dient te worden ingediend middels het gepubliceerde format.
Procedure
Geldigheidsduur van de inschrijving: 90 dagen
Datum opening inschrijvingen: 2015-05-18 📅
Plaats van opening: Den Haag.
Plaats: Den Haag.
Gunningscriteria
Criterium: 1. Uitwerking side event (20)
2. Logistiek draaiboek (20)
3. Cv van de accountmanager/contactpersoon (5)
4. Werving deelnemers (10)
5. Tariefstelling (40)
6. Pitch (5)
Talen
Taal: Nederlands 🗣️
Referentie Identificatoren
Door de aanbestedende dienst toegekend referentienummer: OCW-EURAAN-SL-15-0343
Aanvullende informatie Beoordelingsorgaan
Naam: Arrondissement Den Haag
Postadres: Prins Clauslaan 60
Poststad: Den Haag
Postcode: 2595 AJ
Land: Nederland 🇳🇱
Informatie over termijnen voor beroep: Binnen 20 kalenderdagen na verzending van de gunningsbeslissing.
Bron: OJS 2015/S 067-119611 (2015-03-31)
Award Aankondiging (2015-07-07) Object Toepassingsgebied van de aanbesteding
Totale waarde van de aanbesteding: 200 000 💰
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Award Aankondiging
Object Toepassingsgebied van de aanbesteding
Geschatte waarde exclusief BTW: 195 000 💰
247 000 💰
Gunning van het contract
Datum van sluiting van de overeenkomst: 2015-07-06 📅
Naam: MCI Eurocongress VOF
Postadres: Jan van Goyenkade 11
Poststad: Amsterdam
Postcode: 1075 HP
Land: Nederland 🇳🇱
Internetadres: http://www.mci-group.com/🌏 Informatie over aanbestedingen
Aantal ontvangen offertes: 9
Bron: OJS 2015/S 131-241108 (2015-07-07)