Europese aanbesteding relatiegeschenken en bloemen

Aankondiging van een opdracht (2015-06-16)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Geschenken en beloningen
Hoeveelheid of omvang: Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Leveringen
Regelgeving: Europese Unie, met GPA-deelname
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Geschenken en beloningen 📦

Procedure
Type procedure: Openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor een of meer percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Publiekrechtelijke instelling
Naam aanbestedende dienst: Vrije Universiteit Amsterdam
Postadres: Prof. E.M. Meijerslaan 2
Postcode: 1183 AV
Poststad: Amstelveen
Contact
Internetadres: http://www.vu.nl 🌏
E-mail: aanbestedingen@vu.nl 📧
Telefoon: +31 205983874 📞
Fax: +31 205989899 📠

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2015-06-16 📅
Indieningstermijn: 2015-08-10 📅
Publicatiedatum: 2015-06-20 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2015/S 118-213495
PB-S nummer: 118

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving: Perceelnummer: 1
Benaming van het perceel: Perceel 1: relatiegeschenken
Korte beschrijving: Hoeveelheid of omvang: 150 000 EUR per jaar (indicatief).
Perceelnummer: 2
Benaming van het perceel: Perceel 2: bloemen
Korte beschrijving: Hoeveelheid of omvang: 100 000 EUR per jaar (indicatief).
Aanvullende informatie over percelen: Zie hoofdopdracht.
Hoeveelheid of omvang: Beschrijving van de opties: Aantal mogelijke verlengingen: 2
Tijdpad voor latere opdrachten: 12 maanden
Referentienummer: C&M 0003
Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Amsterdam.

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen: Economische en financiële draagkracht: Minimumeisen: Technische en professionele bekwaamheid: Minimumeisen:
Procedure
Looptijd van de raamovereenkomst in jaren: 2
Geldigheidsduur van de inschrijving: 90 dagen
Datum opening inschrijvingen: 2015-08-10 📅
Gunningscriteria
Criterium: 1. Criterium: gunningswens 1: het bestelproces (max. 20 punten). Beschrijving: De VU ziet graag een Plan van aanpak tegemoet over de wijze waarop u het bestelsysteem voor de VU digitaal inricht. Hierin wenst de VU minimaal de volgende elementen terug te zien: 1. Inschrijver dient inzicht te geven in het tot stand brengen van een koppeling tussen het bestelsysteem van de Vrije Universiteit (Esize) en de webshop van Inschrijver. Inschrijver kan informatie over het bestelsysteem vinden in bijlage 9. 2. Inschrijver dient inzicht te geven in de gebruiksvriendelijkheid/overzichtelijkheid van de webshop. De wens van de Vrije Universiteit is dat de besteller ziet welke artikelen in het kernassortiment zitten, of een artikel op voorraad is en wat de eventueel afwijkende levertijd is. Het gehele assortiment van de leverancier dient beschikbaar te zijn. 3. Inschrijver dient een beschrijving te geven van de oplossingen die hij kan bieden in geval van een spoedbestelling die dezelfde dag nog geleverd moet worden. Eventuele meerkosten die Inschrijver daarvoor rekent kunnen toegevoegd worden aan het prijzenblad (zie bijlage 3). 4. Inschrijver dient een beschrijving te geven hoe hij omgaat met retouren en of hij onderscheid maakt in retouren als gevolg van een fout van Inschrijver of als gevolg van een verkeerde bestelling geplaatst door de besteller van de Opdrachtgever. 5. Inschrijver dient in staat te zijn om het voorraadbeheer en de benodigde logistiek te organiseren voor de VU, en tevens over een grote mate van leveringsbetrouwbaarheid te beschikken. Vereisten: De beschrijving van het bestelproces mag niet langer zijn dan 3 pagina’s A4 aan tekst bevatten exclusief 1 pagina beeldmateriaal (Lettertype Arial, grootte 10). Het meerdere wordt niet beoordeeld. De gunningscommissie zal de beschrijving beoordelen waarbij de volgende punten in de beoordeling worden meegenomen: - De mate waarin het Plan van Aanpak SMART is beschreven. - De mate waarin het Plan van aanpak bijdraagt aan een efficiënt en gebruiksvriendelijke webshop - De mate waarin het Plan van aanpak toepasbaar is voor de VU. Van toepassing op: perceel nr. 1.
2. Criterium: gunningswens 2: maatwerk en creativiteit (max. 27.5 punten). Beschrijving: Inschrijver dient aan te geven op welke wijze hij maatwerk vragen op creatieve wijze weet in te vullen, die past bij de visie, de kernwaarden en de huisstijl van de VU. U werkt hiertoe onderstaande twee cases uit. Case 1: CvB geschenk (max. 15 punten) Het College van Bestuur van de VU reist jaarlijks enkele malen af naar de buitenlandse (partner) universiteiten, met als doel om daar belangrijke relaties te ontmoeten en indien van toepassing te bedanken voor de goede samenwerking. Relaties zijn mannen, vrouwen, hoogleraren/professoren en bestuurders. Zij ontvangen van het College van Bestuur een relatiegeschenk. Dit relatiegeschenk dient de VU, Amsterdam en Nederland te representeren. Het geschenk kost max. 80 EUR ex btw en moet eenvoudig meegenomen kunnen worden in de trein en/of vliegtuig. De oplage is in aanvang 50 stuks. Als deze oplage op is wordt bekeken of er iets nieuws wordt bedacht of dat het bestaande geschenk opnieuw wordt besteld. De Inschrijver dient een voorstel te doen van een passend relatiegeschenk, inclusief beeldmateriaal en toelichting. Case 2: Geboortepakket (max. 12.5 punten) Ieder jaar bevallen circa 150 werknemers (en partners van werknemers) bij de VU van een jongen of meisje. De VU wil de vaders en de moeders een bevallingspakket kunnen aanbieden ter waarde van maximaal EUR 25,-. De Inschrijver dient een voorstel te doen voor een aansprekend bevallingspakket, inclusief beeldmateriaal, en toelichting. Vereisten: De beschrijving van de twee cases mogen samen niet langer zijn dan 2 pagina’s A4 exclusief 1 pagina beeldmateriaal (Lettertype Arial, grootte 10). Het meerdere wordt niet beoordeeld. De gunningscommissie zal de beschrijving beoordelen waarbij de volgende punten in de beoordeling worden meegenomen: 1. De mate waarin uw voorstellen de waarden van de VU vertegenwoordigen; 2. De mate waarin uw voorstellen goed aansluiten bij de gelegenheid en de doelgroepen; 3. De mate waarin geschenken niet alleen representatief zijn voor de VU, maar ook voor Amsterdam en Nederland; 4. De mate waarin geschenken gemakkelijk meegenomen kunnen worden in de baggage. Van toepassing op: perceel nr. 1.
3. Criterium: gunningswens 3: kwaliteit kernassortiment (12.5 punten). Beschrijving: De VU wil van drie artikelen uit het kernassortiment een sample met een print ontvangen. De print hoeft niet het VU-logo te zijn, maar wel een print te betreffen met eenzelfde kwaliteit die u in uw Offerte heeft opgenomen. De VU ontvangt bij uw inschrijving de volgende samples: - Sweater - T-shirt - Mok De gunningcommissie beoordeelt de samples op de volgende onderdelen: - De kwaliteit van de afwerking; - De kwaliteit van het gebruikte materiaal; - De kwaliteit van de prints. Vereisten: De samples dienen uiterlijk op 10 augustus 2015 om 12.00 uur in bezit te zijn van de VU. Dit is een fatale termijn. De bepalingen in paragraaf 2.2 zijn ook van toepassing op het indienen van de samples. Van toepassing op: perceel nr. 1.
4. Criterium: prijzen relatiegeschenken. Beschrijving: Prijs is opgedeeld in: Prijs kernassortiment (max. score 30 pntn.) Spoedleveringen (max. score 5 pntn.) Eventuele kosten voor de koppeling met de webshop van de VU (Esize) (max. score 5 pntn.) Vereisten: Bijlage 3: 'Prijzenblad Relatiegeschenken' Van toepassing op: perceel nr. 1.
5. Criterium: gunningswens 1: het bestelproces (max. 15 punten). Beschrijving: De VU ziet graag een Plan van aanpak tegemoet over de wijze waarop u het bestelsysteem voor de VU digitaal inricht. Hierin wenst de VU minimaal de volgende elementen terug te zien: 1. Inschrijver dient inzicht te geven in het tot stand brengen van een koppeling tussen het bestelsysteem van de Vrije Universiteit (Esize) en de webshop van Inschrijver. Inschrijver kan informatie over het bestelsysteem vinden in bijlage 7C. 2. Inschrijver dient inzicht te geven in de gebruiksvriendelijkheid/overzichtelijkheid van de webshop. De wens van de Vrije Universiteit is dat de besteller ziet welke artikelen in het kernassortiment zitten, of een artikel op voorraad is en wat de eventueel afwijkende levertijd is. Het gehele assortiment van de leverancier dient beschikbaar te zijn. 3. Inschrijver dient een beschrijving te geven van de oplossingen die hij kan bieden in geval van een spoedbestelling die dezelfde dag nog geleverd moet worden. Eventuele meerkosten die Inschrijver daarvoor rekent kunnen toegevoegd worden aan het prijzenblad (zie bijlage 3). Vereisten: De beschrijving van het bestelproces mag niet langer zijn dan 3 pagina’s A4 aan tekst bevatten exclusief 1 pagina beeldmateriaal (Lettertype Arial, grootte 10). Het meerdere wordt niet beoordeeld. De gunningcommissie zal de beschrijving beoordelen waarbij de volgende punten in de beoordeling worden meegenomen: — De mate waarin het Plan van Aanpak SMART is beschreven. — De mate waarin het Plan van aanpak bijdraagt aan een efficiënt en gebruiksvriendelijke webshop — De mate waarin het Plan van aanpak toepasbaar is voor de VU. Van toepassing op: perceel nr. 2.
6. Criterium: gunningswens 2: flexibiliteit en snelheid (max. 15 punten) Beschrijving: De VU heeft met enige regelmaat te maken met problemen rondom bestelling en bezorging van bloemen en vindt samenwerking op lokaal niveau van belang. De volgende drie cases leggen wij u voor. U dient per case aan te geven hoe u met de situatie om zal gaan gedurende de uitvoering van de overeenkomst. 1. Een boeket is op stel en sprong nodig, zelfs een korte levertijd van enkele uren volstaat niet. Binnen een uur is een boeket nodig op de Campus. Hoe gaat u hiermee om en onder welke voorwaarden? 2. De VU acht het van belang dat de te contracteren Inschrijver samenwerking opzoekt met lokale bloemisten in verband met het stimuleren van de lokale kleine ondernemers. Hoe draagt u hier zorg voor? 3. Het afleveren van boeketten in de gebouwen van de VU kan een uitdaging zijn: er is geen receptie, het betreffende kamernummer is onvindbaar of het betreffende gebouwdeel is dicht. Uiteraard is de besteller verantwoordelijk voor het geven van juiste instructies. Hoe zorgt u ervoor dat een boeket toch tijdig wordt afgeleverd? Vereisten: Inschrijver dient een beschrijving te geven of en op welke wijze hij invulling kan geven aan de hierboven genoemde situaties. De beschrijving mag in totaal niet meer dan 0,5 pagina A4 aan tekst per case beslaan (lettertype Arial, grootte 10). Al het meerdere wordt niet beoordeeld. De gunningscommissie zal de beschrijving beoordelen waarbij de volgende punten in de beoordeling worden meegenomen: - De mate waarin uw oplossing SMART is beschreven; - De mate waarin uw oplossing creatief is. Van toepassing op: perceel nr. 2.
7. Criterium: gunningswens 3: kwaliteit kernassortiment (50 punten) Beschrijving: De VU streeft naar een optimale verhouding tussen prijs en kwaliteit. Inschrijver wordt gevraagd om een Offerte te doen voor het uitgevraagde kernassortiment (zie paragraaf 5.4), maar wil daarnaast tevens de kwaliteit behorende bij de aangeboden producten kunnen beoordelen. Inschrijver dient van de hieronder vermelde arrangementen een foto bij de Inschrijving te sluiten: - Biedermeier à 15 EUR - Boeket gemengd à 15 EUR - Boeket gemengd à 25 EUR - Veldboeket à 20 EUR - Rouwtak à 45 EUR - Rouwkrans à 75 EUR Daarnaast dient de Inschrijver een beschrijving te geven van de minimale eisen die van toepassing zijn op de boeketten: bijvoorbeeld de maat van het betreffende boeket, het minimale aantal bloemen en het minimum aantal takken groen. Vereisten: Het fotomateriaal en de beschrijvingen worden onderling vergeleken en een score gegeven op basis van: - Kwaliteit - Uitstraling - Kleurgebruik - Verhouding groen/bloem Voor de bijgeleverde foto’s geldt dat de opgemaakte bloemen de werkelijkheid moeten benaderen. Anders gezegd: de Inschrijver levert boeketten en bloemstukken aan zoals deze ook zullen worden geleverd na ingang van de Raamovereenkomst. Het fotomateriaal maakt onderdeel uit van de Inschrijving en dient als referentiemateriaal gedurende de looptijd van de Raamovereenkomst. Van toepassing op: perceel nr. 2
8. Criterium: Prijzen Bloemen Beschrijving: Prijzen zijn als volgt opgedeeld: Prijs kernassortiment* (max. score 0 pntn.) Bezorgkosten (max. score 10 pntn.) Eventuele kosten voor de koppeling met de webshop van de VU (Esize) (max. score 10 pntn.) *De tarieven per boeket zijn vastgesteld door de VU en treft u in het prijzenblad. Door inschrijving gaat u akkoord met het hanteren van deze tarieven. De VU vraagt daarom slechts nog om twee prijsonderdelen, te weten: - Bezorgkosten - Eventuele kosten voor de koppeling met de webshop van de VU (Esize) Vereisten: Bijlage 3 'Prijzenblad Bloemen' Van toepassing op: perceel nr. 2
Talen
Taal: Nederlands 🗣️

Aanbestedende dienst
Identiteit
Nationaal registratienummer: 26682388
Contact
Contactpunt: Corine Giesberts
Internetadres: www.vu.nl 🌏
Adres van het kopersprofiel: www.vu.nl/nl/dienstverlening/vu-als-klant/index.asp 🌏
URL voor deelname: https://www.tenderned.nl:443/tenderned-web/aankondiging/detail/samenvatting.xhtml?aankondigingId=59455 🌏
URL van de documenten: https://www.tenderned.nl:443/tenderned-web/aankondiging/detail/samenvatting.xhtml?aankondigingId=59455 🌏

Referentie
Datums
Startdatum: 2015-10-15 📅
Einddatum: 2017-10-15 📅
Identificatoren
Door de aanbestedende dienst toegekend referentienummer: C&M 0003
Bron: OJS 2015/S 118-213495 (2015-06-16)