E-HRM-systeem en salarisverwerking met bijbehorende dienstverlening

Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant

De VRMWB is voornemens haar huidige personeelsregistratiesysteem per 1.1.2016 te vervangen door een eigentijds E-HRM systeem. Gelijktijdig dient ook de dienstverlening voor de salarisverwerking, met behoud van continuïteit, te worden ondergebracht bij de leverancier van het E-HRM systeem.
Het doel van deze aanbesteding is het sluiten van een overeenkomst met 1 Inschrijver, te weten de Inschrijver die op grond van de uitkomst van deze aanbestedingsprocedure als nummer 1 in rang is geëindigd, ten behoeve van de uitvoering van de overheidsopdracht voor:
— de levering door middel van hosting van gebruiksrechten voor een E-HRM systeem, inclusief rechten op documentatie, onderhoud en ondersteuning;
— de implementatie van het E-HRM systeem;
— de dienstverlening rond de salarisverwerking waarbij het essentieel is dat de loonstrook en het salaris van de medewerkers correct zijn en in overeenstemming met de actueel geldende wet- en regelgeving (fiscaal, CAO, lokale regelgeving etc.).

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2015-03-09. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2015-01-19.

Leveranciers

De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

• ADP Nederland BV

Wie?

• Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant

Wat?

• Boekhouddiensten › Loonadministratiediensten
• Software en informatiesystemen › Softwarevoorzieningen

Waar?

• Zuid-Nederland › Noord-Brabant

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2015-01-19	Aankondiging van een opdracht
2015-07-06	Award Aankondiging

Aankondiging van een opdracht (2015-01-19)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Softwarevoorzieningen
Hoeveelheid of omvang:

Binnen de VRMWB zijn ca. 1 800 medewerkers actief: ca. 450 medewerkers met een vaste aanstelling in beroepsdienst en ca. 1 350 medewerkers met een vrijwillige (brandweer)aanstelling.Het doel van deze aanbesteding is het sluiten van een overeenkomst met 1 Inschrijver, te weten de Inschrijver die op grond van de uitkomst van deze aanbestedingsprocedure als nummer 1 in rang is geëindigd, ten behoeve van de uitvoering van de overheidsopdracht voor:— de levering door middel van hosting van gebruiksrechten voor een E-HRM systeem, inclusief rechten op documentatie, onderhoud en ondersteuning;— de implementatie van het E-HRM systeem;— de dienstverlening rond de salarisverwerking waarbij het essentieel is dat de loonstrook en het salaris van de medewerkers correct zijn en in overeenstemming met de actueel geldende wet- en regelgeving (fiscaal, CAO, lokale regelgeving etc.).900 000

Totale waarde van de aanbesteding: 900 000 💰
Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Diensten
Regelgeving: Europese Unie, met GPA-deelname
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Softwarevoorzieningen 📦

Procedure
Type procedure: Openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor alle percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Regionale of plaatselijke instantie
Naam aanbestedende dienst: Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant
Postadres: Fabriekstraat 34
Postcode: 5038 EN
Poststad: Tilburg
Contact
Internetadres: http://www.veiligheidsregiomwb.nl 🌏
E-mail: inkoop@veiligheidsregiomwb.nl 📧
Telefoon: +31 610310360 📞

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2015-01-19 📅
Indieningstermijn: 2015-03-09 📅
Publicatiedatum: 2015-01-22 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2015/S 015-022957
PB-S nummer: 15

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

Het doel van deze aanbesteding is het sluiten van een overeenkomst met 1 Inschrijver, te weten de Inschrijver die op grond van de uitkomst van deze aanbestedingsprocedure als nummer 1 in rang is geëindigd, ten behoeve van de uitvoering van de overheidsopdracht voor:

— de levering door middel van hosting van gebruiksrechten voor een E-HRM systeem, inclusief rechten op documentatie, onderhoud en ondersteuning;

— de implementatie van het E-HRM systeem;

— de dienstverlening rond de salarisverwerking waarbij het essentieel is dat de loonstrook en het salaris van de medewerkers correct zijn en in overeenstemming met de actueel geldende wet- en regelgeving (fiscaal, CAO, lokale regelgeving etc.).

Hoeveelheid of omvang:

Binnen de VRMWB zijn ca. 1 800 medewerkers actief: ca. 450 medewerkers met een vaste aanstelling in beroepsdienst en ca. 1 350 medewerkers met een vrijwillige (brandweer)aanstelling.

— de levering door middel van hosting van gebruiksrechten voor een E-HRM systeem, inclusief rechten op documentatie, onderhoud en ondersteuning;

— de implementatie van het E-HRM systeem;

Referentienummer: 2015/01/DA
Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Breda.

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen:

Geen crimineel verleden: de inschrijver of gegadigde is niet bij een rechterlijke uitspraak die kracht van gewijsde heeft, veroordeeld op grond van:

a. deelneming aan een criminele organisatie in de zin van artikel 2, eerste lid, van Gemeenschappelijk Optreden 98/733/JBZ van de Raad, (PbEG 1998, L 351);

b. omkoping in de zin van artikel 3 van het besluit van de Raad van 26.5.1997 (PbEG 1997, L 195) respectievelijk artikel 3, eerste lid, van Gemeenschappelijk Optreden 98/742/JBZ van de Raad (PbEG 1998, L 358);

c. fraude in de zin van artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap (PbEG 1995, C 316);

d. witwassen van geld in de zin van artikel 1 van richtlijn nr. 91/308/EEG van de Raad van 10.6.1991 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld (PbEG L 1991, L 166) zoals gewijzigd bij richtlijn nr. 2001/97/EG van het Europees Parlement en de Raad (PbEG L 2001, 344).

Als veroordelingen als bedoeld onder a, b, c, of d worden in ieder geval aangemerkt veroordelingen op grond van artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 420bis, 420ter of 420quater van het Wetboek van Strafrecht. Geen crimineel verleden; Gedragsverklaring aanbesteden: een gegadigde of inschrijver kan door middel van een gedragsverklaring aanbesteden zoals bedoeld in artikel 4.1 van de Aanbestedingswet 2012, die op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving niet ouder is dan 2 jaar, aantonen dat deze uitsluitingsgrond op hem niet van toepassing is.

Betalingen premies: de onderneming of een bestuurder ervan heeft voldaan aan verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van sociale zekerheidspremies. De onderneming of een bestuurder overlegt een verklaring omtrent betalingsgedrag werknemersverzekering en volksverzekering waaruit blijkt dat een gegadigde of inschrijver heeft voldaan aan zijn verplichtingen. Aanvragen bij de belastingdienst.

Betalingen belastingen: de onderneming of een bestuurder ervan heeft voldaan aan verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van belastingen. De onderneming of een bestuurder overlegt een verklaring omtrent betalingsgedrag belastingen waaruit blijkt dat een gegadigde of inschrijver heeft voldaan aan zijn verplichtingen. Aanvragen bij de belastingdienst.

Geen valse verklaringen: de onderneming of zijn bestuurder heeft bij het verstrekken van inlichtingen die door de aanbestedende dienst van hem waren verlangd in het kader van aanbestedingsprocedures zich niet in ernstige mate schuldig gemaakt aan het verstrekken van valse verklaringen of zijn onderneming heeft deze inlichtingen niet, of niet volledig verstrekt. De onderneming of een bestuurder verklaart dat hij zich niet in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen of dat hij geen informatie of onvolledige informatie heeft verstrekt.

Geen crimineel verleden: de onderneming of een bestuurder ervan is in de afgelopen 4 jaar niet bij een rechterlijke uitspraak die kracht van gewijsde heeft, veroordeeld op grond van de volgende artikelen van het Wetboek van Strafrecht: 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b of 323a, 328ter, tweede lid, 416, 417, 417bis, 420bis, 420ter of 420quater. De onderneming of een bestuurder overlegt de verklaring omtrent het gedrag rechtspersoon, bedoeld in artikel 30 van de Wet Justitiële en Strafvorderlijke gegevens. Aanvragen bij de Minister van Justitie. In de praktijk worden de aanvragen behandeld door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag (verder: COVOG).

Geen faillissement: de onderneming of een bestuurder ervan verkeert niet in staat van faillissement of liquidatie; de werkzaamheden van de onderneming zijn niet gestaakt; de onderneming verkeert niet in surseance van betaling, er is geen (faillissements-)akkoord gesloten noch verkeert de onderneming in een andere vergelijkbare toestand ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie. De onderneming of een bestuurder overlegt een non-faillissementsverklaring waaruit blijkt dat een gegadigde of inschrijver niet verkeert in 1 van die omstandigheden. Aanvragen bij de Griffier van de Rechtbank van het arrondissement waarin de onderneming gevestigd is.

Geen surseance van betaling: voor de onderneming of een bestuurder ervan is geen faillissement of liquidatie aangevraagd; tegen de onderneming is geen procedure van vereffening of surseance van betaling aangevraagd. Tegen de onderneming is geen akkoord, dan wel een andere soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie aanhangig gemaakt. De onderneming of een bestuurder overlegt een non-faillissementsverklaring waaruit blijkt dat een gegadigde of inschrijver niet verkeert in 1 van die omstandigheden. Aanvragen bij de Griffie van de Rechtbank in het arrondissement waarin de onderneming gevestigd is.

Geen gerechtelijke uitspraak Tegen de onderneming of een bestuurder ervan is in de afgelopen 4 jaar niet een onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak gedaan op grond van overtreding van op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie wegens overtreding van een voor hem relevante beroepsgedragsregel. De onderneming of een bestuurder overlegt de verklaring omtrent het gedrag rechtspersoon, bedoeld in artikel 30 van de Wet Justitiële en Strafvorderlijke gegevens. Aanvragen bij de Minister van Justitie. In de praktijk worden de aanvragen behandeld door het Centraal Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag (verder: COVOG).

Geen faillissement of surseance van betaling De inschrijver of gegadigde verkeert niet in staat van faillissement of liquidatie, diens werkzaamheden zijn niet gestaakt, jegens hem geldt geen surseance van betaling of een (faillissements-)akkoord, en de gegadigde of inschrijver verkeert niet in een andere vergelijkbare toestand ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving. Geen faillissement of surseance van betaling Handelsregister Een gegadigde of inschrijver kan door middel van een uittreksel uit het handelsregister, dat op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving niet ouder is dan 6 maanden, aantonen dat deze uitsluitingsgrond op hem niet van toepassing is.

Geen gerechtelijke uitspraak beroepsgedragsregel Tegen de gegadigde of inschrijver is geen onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak gedaan op grond van de op hem van toepassing zijnde wet- en regelgeving wegens overtreding van een voor hem relevante beroepsgedragsregel. Geen gerechtelijke uitspraak; Gedragsverklaring aanbesteden: een gegadigde of inschrijver kan door middel van een gedragsverklaring aanbesteden zoals bedoeld in artikel 4.1 van de Aanbestedingswet 2012, die op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving niet ouder is dan 2 jaar, aantonen dat deze uitsluitingsgrond op hem niet van toepassing is.

Geen ernstige beroepsfout: de inschrijver of gegadigde heeft in de uitoefening van zijn beroep geen ernstige fout begaan die door de aanbestedende dienst aannemelijk kan worden gemaakt. Geen ernstige beroepsfout; Gedragsverklaring aanbesteden: een gegadigde of inschrijver kan door middel van een gedragsverklaring aanbesteden zoals bedoeld in artikel 4.1 van de Aanbestedingswet 2012, die op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving niet ouder is dan 2 jaar, aantonen dat deze uitsluitingsgrond op hem niet van toepassing is.

Betalingen belastingen en premies: de inschrijver of gegadigde heeft voldaan aan verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van sociale zekerheidspremies of belastingen. Betalingen belastingen en premies Verklaring belastinginspecteur: een gegadigde of inschrijver kan door middel van een verklaring van de belastingdienst, die op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving, niet ouder is dan 6 maanden, aantonen dat deze uitsluitingsgrond niet op hem van toepassing is.

Geen valse verklaringen: de gegadigde of inschrijver heeft zich niet in ernstige mate schuldig gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen die door een aanbestedende dienst van hem waren verlangd of hij heeft die inlichtingen niet verstrekt. Geen valse verklaringen; Eigen Verklaring: een gegadigde of inschrijver verklaart door middel van een eigen verklaring dat hij zich niet in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen of dat hij geen informatie of onvolledige informatie heeft verstrekt.

Economische en financiële draagkracht: Financiële draagkracht. Eigen verklaring.
Minimumeisen:

Inschrijver beschikt over een positief EV in de periode 2010-2013. De Inschrijver dient verzekerd te zijn tegen wettelijke aansprakelijkheid met een dekking van minimaal 1 000 000 EUR per schadeveroorzakende gebeurtenis of reeks van samenhangende gebeurtenissen, dan wel bereid en in staat te zijn ingeval van voorgenomen gunning een dergelijke verzekering af te sluiten voor ten minste de duur van de Overeenkomst.

Technische en professionele bekwaamheid:

Technische bekwaamheid Leveringen/diensten afgelopen 3 jaar Referenties Zie aanbestedingsdocument.

Minimumeisen:

In het kader van de beoordeling van de technische bekwaamheid moet de Inschrijver 1 referentieopdracht opgeven (conform het format van Bijlage 1.2. B2 verklaring). De Inschrijver dient aan de hand van het op te geven referentieproject aan te tonen dat hij ervaring heeft met de hierna vermelde kerncompetenties. Daarvoor dient Inschrijver de B2 verklaring te gebruiken. Uit de beschrijving van het referentieproject moet blijken dat het betreffende project voldoet aan eisen die volgen uit de betreffende kerncompetentie. Inschrijver mag 1 en dezelfde referentieopdracht gebruiken, mits daarmee wordt voldaan aan het gestelde per kerncompetentie.

De Opdrachtgever wijst erop dat de gevraagde referentieprojecten direct bij het indienen van de Inschrijving dient te worden verstrekt. De Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de referentie na te trekken. De Opdrachtgever gaat ervan uit dat de Inschrijver de referent daarvan op de hoogte heeft gebracht. Indien de Inschrijver in zijn Inschrijving niet heeft aangetoond te beschikken over de vereiste ervaring met de kerncompetenties, leidt dat tot ongeldigheid van de Inschrijving en uitsluiting van de Inschrijver van verdere deelname aan de Aanbestedingsprocedure. Leveringen/diensten afgelopen 3 jaar Referenties.

Procedure
Geldigheidsduur van de inschrijving: 120 dagen
Datum opening inschrijvingen: 2015-03-09 📅
Gunningscriteria
Criterium: 1. Prijs: hiertoe dient inschrijver „het prijzenblad eHRM” in te vullen. Tevens dienen de prijzen ter controle ingevuld te worden in Smart Decision. Vereisten: Invullen in Smart Decision. Na de beoordeling van de wensen en de gebruikerstoets worden de prijzen beoordeeld. Het separaat bijgevoegde prijzenblad valt uiteen uit 3 te beoordelen tarieven. De Inschrijvers met het laagste tarief voor dat onderdeel ontvangt 10 punten, de volgende Inschrijver 8, de volgende 6, de volgende 4 en alle Inschrijvers daarboven ontvangen 2 punten. Prijzenblad (30)
2. Gunningswensen: volg de instructies in de programma van wensen zoals opgenomen in bijlage 1. Voor de wensen kunnen punten worden behaald. Voor de wensen geldt dat er een minimale score behaald moet worden om te worden uitgenodigd voor de demonstratie/gebruikerstoets. Indien er minder 70 % van dit criterium (dus 21 % van het geheel) wordt behaald voldoet Inschrijver niet aan het gewenste kwaliteitsniveau en zal de inschrijving terzijde worden gelegd. Vereisten: Uploaden in Smart Decision (30)
3. Implementatieplan: beschrijf uw aanpak voor implementatie van uw Systeem en bijbehorende dienstverlening om dit te realiseren, waarbij u inzichtelijk maakt hoe de totale kosten met betrekking tot de implementatie zijn opgebouwd. Voor de wensen kunnen punten worden behaald. Voor de wensen geldt dat er een minimale score behaald moet worden om te worden uitgenodigd voor de demonstratie/gebruikerstoets. Indien er minder 70 % van dit criterium (dus 7 % van het geheel) wordt behaald voldoet Inschrijver niet aan het gewenste kwaliteitsniveau en zal de inschrijving terzijde worden gelegd. Uploaden in Smart Decision (10)
4. Demonstratie/gebruikerstoets: de demonstratie/gebruikerstoets wordt conform fase 2, 4.3 van het aanbestedingsdocument uitgevoerd. Vereisten: Instemmen in Smart Decision. Indien er minder 70 % van dit criterium (dus 21 % van het geheel) wordt behaald voldoet Inschrijver niet aan het gewenste kwaliteitsniveau en zal de inschrijving terzijde worden gelegd. Instemmen in Smart Decision (30)
Talen
Taal: Nederlands 🗣️

Aanbestedende dienst
Identiteit
Nationaal registratienummer: 40480500
Contact
Contactpunt: J.J. Besselink
Internetadres: www.veiligheidsregiomwb.nl 🌏
URL voor deelname: https://www.tenderned.nl:443/tenderned-web/aankondiging/detail/samenvatting.xhtml?aankondigingId=49945 🌏
URL van de documenten: www.smartdecision.nl/DuurzaamAanbesteedRespons 🌏

Referentie
Datums
Startdatum: 2015-06-01 📅
Einddatum: 2019-12-31 📅
Identificatoren
Door de aanbestedende dienst toegekend referentienummer: 2015/01/DA
Bron: OJS 2015/S 015-022957 (2015-01-19)

Award Aankondiging (2015-07-06)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Totale waarde van de aanbesteding: 900 000 💰
Aankondigingsmetadata
Documenttype: Award Aankondiging

Procedure
Type bod: Niet van toepassing

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2015-07-06 📅
Publicatiedatum: 2015-07-10 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2015/S 131-241086
Verwijst naar aankondiging: 2015/S 15-022957
PB-S nummer: 131

Procedure
Gunningscriteria
Criterium: 1. Criterium: prijs. Beschrijving: hiertoe dient inschrijver „het prijzenblad eHRM” in te vullen. Tevens dienen de prijzen ter controle ingevuld te worden in Smart Decision. Vereisten: invullen in Smart Decision. Na de beoordeling van de wensen en de gebruikerstoets worden de prijzen beoordeeld. Het separaat bijgevoegde prijzenblad valt uiteen uit 3 te beoordelen tarieven. De inschrijvers met het laagste tarief voor dat onderdeel ontvangt 10 punten, de volgende inschrijver 8, de volgende 6, de volgende 4 en alle inschrijvers daarboven ontvangen 2 punten. Vereisten: prijzenblad (30)
2. Criterium: gunningswensen. Beschrijving: volg de instructies in de programma van wensen zoals opgenomen in bijlage 1. Voor de wensen kunnen punten worden behaald. Voor de wensen geldt dat er een minimale score behaald moet worden om te worden uitgenodigd voor de demonstratie/gebruikerstoets. Indien er minder 70 % van dit criterium (dus 21 % van het geheel) wordt behaald voldoet inschrijver niet aan het gewenste kwaliteitsniveau en zal de inschrijving terzijde worden gelegd. Vereisten: uploaden in Smart Decision (30)
3. Criterium: implementatieplan. Beschrijving: beschrijf uw aanpak voor implementatie van uw systeem en bijbehorende dienstverlening om dit te realiseren, waarbij u inzichtelijk maakt hoe de totale kosten met betrekking tot de implementatie zijn opgebouwd. Voor de wensen kunnen punten worden behaald. Voor de wensen geldt dat er een minimale score behaald moet worden om te worden uitgenodigd voor de demonstratie/gebruikerstoets. Indien er minder 70 % van dit criterium (dus 7 % van het geheel) wordt behaald voldoet inschrijver niet aan het gewenste kwaliteitsniveau en zal de inschrijving terzijde worden gelegd. Vereisten: uploaden in Smart Decision (10)
4. Criterium: demonstratie/gebruikerstoets. Beschrijving: de demonstratie/gebruikerstoets wordt conform fase 2, 4.3 van het aanbestedingsdocument uitgevoerd. Vereisten: instemmen in Smart Decision. Indien er minder 70 % van dit criterium (dus 21 % van het geheel) wordt behaald voldoet inschrijver niet aan het gewenste kwaliteitsniveau en zal de inschrijving terzijde worden gelegd. Vereisten: instemmen in Smart Decision (30)

Gunning van het contract
Datum van sluiting van de overeenkomst: 2015-06-24 📅
Naam: ADP Nederland BV
Postadres: Postbus 40 4065
Poststad: Rotterdam
Postcode: 3006
Land: Nederland 🇳🇱
Informatie over aanbestedingen
Aantal ontvangen offertes: 4

Aanbestedende dienst
Identiteit
Nationaal registratienummer: 24098777
Bron: OJS 2015/S 131-241086 (2015-07-06)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Software en informatiesystemen (>20 nieuwe aankopen)

Softwarevoorzieningen (2)