Dienstverlening frontoffice

Hoeveelheid of omvang

De frontoffice is hét portaal van communicatie met alle personen die iets te maken hebben met WSHD en is hiermee het visitekaartje van WSHD en mede bepalend voor de uitstraling van WSHD naar haar klanten.De frontoffice bestaat uit 3 onderdelen:— Klant Contact Center (KCC),— Facilitair Service Meldpunt (SMP),— Hospitality.Klant Contact Center (KCC):Het KCC is voor de agrariërs, inwoners, bedrijven en bezoekers (externe klanten) van het werkgebied van WSHD dé ingang om in contact te treden met WSHD. De klantvragen komen via diverse kanalen bij WSHD binnen. Veelal via telefoon en email. Alle vragen, meldingen en klachten voor WSHD worden bij het KCC aangenomen en geregistreerd. Het KCC is bereikbaar van 7:00 tot 18:30 uur.De producten en diensten van het KCC zijn:— verzorgen van het eerste klantcontact tussen de externe klant en WSHD;— aannemen, vastleggen, doorzetten en bewaken van vragen, klachten en (ver)storingen (meldingen);— signaleren en rapporteren van verstoringen in het proces van meldingen;— doorzetten van telefonische gesprekken naar medewerkers in de backoffice (afdelingen van WSHD).Facilitair Service Meldpunt (SMP):Het Facilitair Service Meldpunt (SMP) is de facilitaire ingang voor het bestuur, directie, management en medewerkers van WSHD. Deze interne klanten kunnen het SMP bereiken via telefoon, mail en online selfservice of een fysiek bezoek brengen. Het SMP heeft openingstijden tussen 7:30 en 17:00 uur op maandag tot en met donderdag. Op vrijdag is het SMP bezet van 7:30 tot 16:00 uur.De diensten van het SMP zijn:— het eerste aanspreekpunt voor interne klanten met vragen in of over de organisatie;— het aannemen, vastleggen en bewaken van vragen, klachten en (ver)storingen (interne meldingen);— uitlenen van poolauto’s en fietsen;— beheren, uitgeven en innemen van facilitaire producten als toegangspassen, lockersleutels enz. met onderliggende bruikleenovereenkomst;— reserveren en beheren van vergaderzalen met aanvullende zaken als lunches, kantoorartikelen en gewenste inrichting van de ruimte (9 vergaderzalen);— beheren, monitoren en bestellen van facilitaire zaken binnen afgesloten overeenkomsten (bijvoorbeeld extra schoonmaak dienstverlening, ingrediënten voor koffieautomaten, aanvragen verlate sluitrondes bij beveiliging, enzovoorts).Hospitality (ontvangstfunctie):Hospitality betreft de ontvangstfunctie in het hoofdkantoor van WSHD te Ridderkerk. Momenteel is sprake van een receptiebalie voor ontvangst. WSHD wil de hele ontvangsthal gebruiken om hier een hospitalityconcept uit te werken, waarbij geen sprake meer is van een statische balie, maar van een „warm welkom” voor bezoekers en medewerkers.