Archiefbewerking

Provincie Zeeland

De opdracht ziet op het bewerken van de archieven van de provincie Zeeland. Het betreft circa 2 600 strekkende meter fysiek archief dat bewerkt dient te worden.
Doelstelling van de opdracht is het ervoor zorgen dat het archief van de provincie voldoet aan de geldende wet- en regelgeving, waarbij de archieven zo worden ingericht dat „het handelen van de overheid op hoofdlijnen gereconstrueerd kan worden” en voldaan wordt aan de eisen van het Zeeuws Archief om het voor haar bestemde deel (nu en in de toekomst) over te kunnen brengen.
De werkzaamheden bestaan in essentie uit 3 onderdelen:
a) het bewerken van de archieven en klaarmaken voor overbrenging naar de provinciale Archiefbewaarplaats (zijnde het Zeeuws Archief). Globaal wordt onder bewerking verstaan selectie, afstelling op vernietigingsjaar, vernietiging, beschrijving, ordening en materiële verzorging;
b) de fysieke vernietiging van de hiervoor in aanmerking komende papieren archiefbescheiden door een hiervoor gecertificeerd bedrijf onder verantwoordelijkheid van opdrachtnemer;
c) het transporteren van de archieven vanuit de Archiefruimte van de provincie Zeeland naar de bewerkingslocatie en na de bewerking van de bewerkingslocatie naar enerzijds de Archiefbewaarplaats (zijnde het Zeeuws Archief) en anderzijds de Archiefruimte van de provincie Zeeland.
Zie voor informatie de aanbestedingsleidraad.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2016-01-08. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2015-11-06.

Leveranciers

De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

• BECIS

Wie?

• Provincie Zeeland

Wat?

• Bibliotheekbeheer › Archiveringsdiensten

Waar?

• Zeeland › Overig Zeeland

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2015-11-06	Aankondiging van een opdracht
2016-02-12	Award Aankondiging

Aankondiging van een opdracht (2015-11-06)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Archiveringsdiensten
Hoeveelheid of omvang: Zie aanbestedingsleidraad.
Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Diensten
Regelgeving: Europese Unie, met GPA-deelname
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Archiveringsdiensten 📦

Procedure
Type procedure: Openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor alle percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Regionale of plaatselijke instantie
Naam aanbestedende dienst: Provincie Zeeland
Postadres: Abdij 6
Postcode: 4331 BK
Poststad: Middelburg
Contact
Internetadres: http://www.zeeland.nl 🌏
E-mail: verbeek@pro10.nl 📧
Telefoon: +31 614140571 📞

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2015-11-06 📅
Indieningstermijn: 2016-01-08 📅
Publicatiedatum: 2015-11-11 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2015/S 218-398101
PB-S nummer: 218

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

De opdracht ziet op het bewerken van de archieven van de provincie Zeeland. Het betreft circa 2 600 strekkende meter fysiek archief dat bewerkt dient te worden.

Doelstelling van de opdracht is het ervoor zorgen dat het archief van de provincie voldoet aan de geldende wet- en regelgeving, waarbij de archieven zo worden ingericht dat „het handelen van de overheid op hoofdlijnen gereconstrueerd kan worden” en voldaan wordt aan de eisen van het Zeeuws Archief om het voor haar bestemde deel (nu en in de toekomst) over te kunnen brengen.

De werkzaamheden bestaan in essentie uit 3 onderdelen:

a) het bewerken van de archieven en klaarmaken voor overbrenging naar de provinciale Archiefbewaarplaats (zijnde het Zeeuws Archief). Globaal wordt onder bewerking verstaan selectie, afstelling op vernietigingsjaar, vernietiging, beschrijving, ordening en materiële verzorging;

b) de fysieke vernietiging van de hiervoor in aanmerking komende papieren archiefbescheiden door een hiervoor gecertificeerd bedrijf onder verantwoordelijkheid van opdrachtnemer;

c) het transporteren van de archieven vanuit de Archiefruimte van de provincie Zeeland naar de bewerkingslocatie en na de bewerking van de bewerkingslocatie naar enerzijds de Archiefbewaarplaats (zijnde het Zeeuws Archief) en anderzijds de Archiefruimte van de provincie Zeeland.

Zie voor informatie de aanbestedingsleidraad.

Beschrijving van de opties:

Met de inschrijver die de opdracht gegund krijgt, zal een dienstverleningsovereenkomst worden gesloten. Deze overeenkomst bevat een resultaatverplichting die uiterlijk eind 2016 dient te zijn afgerond. De overeenkomst loopt tot 1.1.2017, waarbij de provincie de overeenkomst 2 keer met 1 jaar kan verlengen tot 1.1.2019 zodat eventueel nadere opdrachten kunnen worden uitgevoerd.

Aantal mogelijke verlengingen: 2
Referentienummer: 15015980
Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Overig Zeeland, Nederland.

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen: