Managed print services en levering scanners

Gemeente Rotterdam — Serviceorganisatie

De 2 huidige raamovereenkomsten voor het leveren van MFA/printers en voor het leveren van grootformaatprinters lopen af. Daarom worden nieuwe raamovereenkomsten op gebied van MFA/printers, en grootformaatprinting aanbesteed. Daarnaast wordt ook een raamovereenkomst op het gebied van scanners aanbesteed.
De gemeente Rotterdam wenst een deel van haar printing-dienstverlening voor het perceel MFP/printer en voor het perceel grootformaatprinters uit te laten voeren door een externe partij. De gemeente Rotterdam wil een oplossing, waarbij managed print service als dienst wordt afgenomen als „water uit de kraan”. De gemeente Rotterdam wil in de nieuwe situatie de beheeractiviteiten benodigd om MPS te realiseren uitbesteden.
De gemeente Rotterdam is op zoek naar een opdrachtnemer die op integrale wijze, kostenbewust en op duurzame wijze het beheer van de betreffende kopieer, print- en scanapparatuur kan uitvoeren, waardoor de kwaliteit toeneemt en de kosten dalen. Van de opdrachtnemer wordt verwacht dat deze flexibel mee kan bewegen met ontwikkelingen binnen de gemeente, bezuinigingen, concernhuisvesting en het gebruik van ICT middelen.
Voor het perceel scanning is de gemeente Rotterdam op zoek naar een opdrachtnemer die het leveren van scanners A3 en A4 papierformaat kan uitvoeren.
Een nieuwe raamovereenkomst zal afgesloten met 1 opdrachtnemer per perceel worden voor de duur van 3 jaar en de mogelijkheid deze raamovereenkomst(en) 1 keer met 1 jaar te verlengen.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2014-12-24. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2014-11-12.

Leveranciers

De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

• Canon Nederland NV
• Centric Netherlands BV

Wie?

• Gemeente Rotterdam — Serviceorganisatie

Wat?

• Optische leeseenheden › Scanners voor computergebruik
• Randapparatuur › Printers en plotters

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2014-11-12	Aankondiging van een opdracht
2015-09-04	Award Aankondiging

Aankondiging van een opdracht (2014-11-12)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Kantoormachines en gegevensverwerkende apparatuur, kantooruitrusting en -benodigdheden, uitgez. meubilair en softwarepakketten
Hoeveelheid of omvang:

De huidige omvang voor de onder perceel 1 vallende apparatuur (printers, copiers, MFA's en repro-apparatuur) van het Concern Rotterdam is ongeveer 1 200 units. Het totale afdrukvolume bedraagt ongeveer 62 000 000 afdrukken per jaarDe huidige omvang voor de onder perceel 2 vallende grootformaat printers van het Concern Rotterdam is ongeveer 35 stuks (inclusief scanners en vouwunits). Van de apparatuur, bedoeld in perceel 2, zijn de volumes gebaseerd op de historische gegevens ca. 120 000 meter per jaar.De verwachting is, dat er voor perceel 3 om en nabij de 200 scanners voor A3 en/of A4 papierformaat, afgenomen zullen gaan worden. Door de organisatie ontwikkelingen, het nieuwe werken en het meer en meer digitaliseren van documenten kunnen dat er meer of minder zijn en geeft dit geen garantie voor de genoemde aantallen scanners.

Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Diensten
Regelgeving: Europese Unie, met GPA-deelname
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Kantoormachines en gegevensverwerkende apparatuur, kantooruitrusting en -benodigdheden, uitgez. meubilair en softwarepakketten 📦

Procedure
Type procedure: Openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor een of meer percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Regionale of plaatselijke instantie
Naam aanbestedende dienst: Gemeente Rotterdam — Serviceorganisatie
Postadres: Postbus 1130, Dienstencentrum Inkoop
Postcode: 3000 BC
Poststad: Rotterdam
Contact
Internetadres: https://login.commerce-hub.com/index.cfm?fuseAction=__requestBook.description&_kid=0BD60D86-13679 🌏
E-mail: rj.pons@rotterdam.nl 📧

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2014-11-12 📅
Indieningstermijn: 2014-12-24 📅
Publicatiedatum: 2014-11-14 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2014/S 220-389307
PB-S nummer: 220

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

De gemeente Rotterdam wenst een deel van haar printing-dienstverlening voor het perceel MFP/printer en voor het perceel grootformaatprinters uit te laten voeren door een externe partij. De gemeente Rotterdam wil een oplossing, waarbij managed print service als dienst wordt afgenomen als „water uit de kraan”. De gemeente Rotterdam wil in de nieuwe situatie de beheeractiviteiten benodigd om MPS te realiseren uitbesteden.

De gemeente Rotterdam is op zoek naar een opdrachtnemer die op integrale wijze, kostenbewust en op duurzame wijze het beheer van de betreffende kopieer, print- en scanapparatuur kan uitvoeren, waardoor de kwaliteit toeneemt en de kosten dalen. Van de opdrachtnemer wordt verwacht dat deze flexibel mee kan bewegen met ontwikkelingen binnen de gemeente, bezuinigingen, concernhuisvesting en het gebruik van ICT middelen.

Voor het perceel scanning is de gemeente Rotterdam op zoek naar een opdrachtnemer die het leveren van scanners A3 en A4 papierformaat kan uitvoeren.

Een nieuwe raamovereenkomst zal afgesloten met 1 opdrachtnemer per perceel worden voor de duur van 3 jaar en de mogelijkheid deze raamovereenkomst(en) 1 keer met 1 jaar te verlengen.

Perceelnummer: 1
Benaming van het perceel: MPS A3 en A4 formaat
Korte beschrijving:

Hieronder vallen de multifunctionele apparatuur (MFA) en printers A3 en A4 formaat, dus alle apparatuur buiten de range van de A0, A1 en A2 papierformaat…

… printers.Het uitgangspunt is dat de opdrachtnemer de dienst zal uitvoeren op basis van managed print services. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het voorzien in MPS.

… printers.

Het uitgangspunt is dat de opdrachtnemer de dienst zal uitvoeren op basis van managed print services. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het voorzien in MPS.

Perceelnummer: 2
Benaming van het perceel: MPS grootformaat printers
Korte beschrijving:

Hieronder vallen de A0, A1 en A2 formaat-printers, de zogenaamde grootformaat printers met optioneel een mogelijkheid van scan-functionaliteit en of…

… vouwunit.Het uitgangspunt is dat de opdrachtnemer de dienst zal uitvoeren op basis van managed print services. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het voorzien in MPS.

… vouwunit.

Perceelnummer: 3
Benaming van het perceel: Scanners
Korte beschrijving:

Voor dit perceel 3 gaat het om de levering van scanners, het leveren van intelligente scansoftware, reparatie en onderhoud. Het betreft de scanapparatuur van A3 en A4 papierformaat.

Hoeveelheid of omvang:

De huidige omvang voor de onder perceel 2 vallende grootformaat printers van het Concern Rotterdam is ongeveer 35 stuks (inclusief scanners en vouwunits). Van de apparatuur, bedoeld in perceel 2, zijn de volumes gebaseerd op de historische gegevens ca. 120 000 meter per jaar.

De verwachting is, dat er voor perceel 3 om en nabij de 200 scanners voor A3 en/of A4 papierformaat, afgenomen zullen gaan worden. Door de organisatie ontwikkelingen, het nieuwe werken en het meer en meer digitaliseren van documenten kunnen dat er meer of minder zijn en geeft dit geen garantie voor de genoemde aantallen scanners.

Beschrijving van de opties: De raamovereenkomst heeft de optie tot 1 maal verlengen met 1 jaar.
Voorlopig tijdschema voor het gebruik van opties: 36 maanden
Aantal mogelijke verlengingen: 1
Tijdpad voor latere opdrachten: 12 maanden
Duur: 36 dagen
Referentienummer: 2014.DBO.1.001
Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: Nederland (NL).

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen:

Zie beschrijvend document.