Levering van boeken en aanverwante diensten

Stichting Openbare Bibliotheek Eindhoven

De Bibliotheek Eindhoven (hierna te noemen BE) is voornemens 1 raamovereenkomst af te sluiten met betrekking tot de levering van boeken en aanverwante dienstverlening voor de komende periode van 2014 tot uiterlijk 2018. Deze raamovereenkomst legt de voorwaarden vast waaronder concrete opdrachten in nadere overeenkomsten door BE zullen worden verleend. Naar aanleiding van de aankondiging van de niet-openbare aanbesteding van de opdracht tot Levering boeken en aanverwante diensten kunt u kenbaar maken dat u mee wilt dingen naar deze opdracht. U kunt zich aanmelden door het tijdig indienen van de in deze selectieleidraad gevraagde gegevens van uw onderneming. Indien de Aanbestedende dienst meer dan drie geldige Aanmeldingen ontvangt, zullen aan de hand van de ontvangen gegevens de beste 5 Gegadigden worden uitgenodigd een Inschrijving in te dienen. In hoofdstuk 3 „Beschrijving selectieprocedure” zijn de selectiecriteria benoemd en is de selectieprocedure nader toegelicht. De geschiktheidsvereisten en de selectiecriteria zijn opgenomen in hoofdstuk 4.In de offertefase wordt de opdracht gegund aan de Inschrijver met de economisch meest voordelige Inschrijving.

Deadline

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2014-05-06. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2014-04-04.

Wie?

• Stichting Openbare Bibliotheek Eindhoven

Wat?

• Gedrukte boeken › Bibliotheekboeken

Waar?

• Nederland

Aankoopgeschiedenis

Datum	Document
2014-04-04	Aankondiging van een opdracht

Aankondiging van een opdracht (2014-04-04)
Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Titel: Bibliotheekboeken
Hoeveelheid of omvang:

In de te gunnen opdracht worden twee programmalijnen onderscheiden:nVoor programmalijn 1 „Wijzer! met taal en media” moeten de collecties op scholen worden onderhouden door jaarlijks 20 % van de materialen te vervangen; de 20 % komt overeen met ca. 22 000 materialen per jaar. Een en ander volgens het eenmaal per jaar te actualiseren collectieprofiel (80 % van de collectie wordt bepaald door BE, 20 % door scholen). Zie ook het (voorbeeld) collectieprofiel in Bijlage 4. Daarnaast is er nog een achtergrond/jeugdcollectie in de Centrale bibliotheek en een jeugdcollectie in Waalre. Hiervan wordt jaarlijks ca. 20 % (= ca. 1 200 boeken) vervangen. Programmalijn 2 Kenniswerkplaats omvat ook de uitleenbibliotheek in de Witte Dame. Daarnaast is er een uitleenpunt in Waalre. Hiervoor worden in 2014 ca. 18 500 nieuwe materialen aangeschaft. Het is de bedoeling dat de nieuwe materialen volgens het collectieprofiel in percentages over de verschillende sectoren (werelden) wordt verdeeld. Het door Opdrachtnemer te leveren assortiment bestaat op hoofdlijnen uit onderstaande producten: — volledig, actueel marktaanbod;— nieuwe boeken;— boekenprijsboeken en niet-boekenprijsboeken (grijs, Centraal Boekhuis voorraad, boekhandels);— series, nabestellingen- Nederlands, Engels, en indien gewenst andere vreemde talen;— jeugdboeken;— reisboeken;— kunstboeken;— digitaal audio/video materiaal op dragers (cd/dvd).Er is in deze uitvraag steeds sprake van fysiek boekmateriaal. Voor e-books sluit BE aan op het landelijk aanbod van Bibliotheek.nl). Optioneel overweegt BE om ook de volgende onderdelen aan de opdracht toe te voegen- levering schoolboeken - Intermediair functie voor abonnementen op ca. 10 kranten en 120 tijdschriften- overige gerelateerde diensten. Wij verwachten van de leverancier dat deze zich onderscheidt van anderen door:— rechtstreekse contacten met uitgeverijen;— grote inhoudelijke kennis van kinderboeken;— brede kennis van speciale collecties zoals dyslexie en MLP;— snel inspringen op de actualiteit;— trends worden nauwgezet in de gaten gehouden en onmiddellijk wordt hier actie op ondernomen;— voortdurend monitoren van de collectie en daarop actie ondernemen;— scherpe, transparante en voorspelbare prijzen; — laagdrempelige dienstverlening, die makkelijk te begrijpen en te gebruiken is voor BE medewerkers op verschillende niveaus;— actief meedenken en gevraagd/ongevraagd advies bieden op de keuzes die BE heeft;— flexibiliteit en schaalbaarheid, mee ontwikkelen met de veranderingen die BE doorvoert.Buiten scope van de opdracht: De collectioneursfunctie blijft binnen het takenpakket van de Bibliotheek zelf.

Hoeveelheid of omvang

Aankondigingsmetadata
Originele taal: Nederlands 🗣️
Documenttype: Aankondiging van een opdracht
Aard van de opdracht: Leveringen
Regelgeving: Europese Unie, met GPA-deelname
Gemeenschappelijke woordenlijst overheidsopdrachten (CPV)
Code: Bibliotheekboeken 📦

Procedure
Type procedure: Niet-openbare procedure
Type bod: Inschrijving voor alle percelen
Gunningscriteria
Uit economisch oogpunt voordeligste inschrijving

Aanbestedende dienst
Identiteit
Land: Nederland 🇳🇱
Type aanbestedende dienst: Regionale of plaatselijke instantie
Naam aanbestedende dienst: Stichting Openbare Bibliotheek Eindhoven
Postadres: Emmasingel 22
Postcode: 5611 AZ
Poststad: Eindhoven
Contact
Internetadres: http://www.bibliotheekeindhoven.nl/ 🌏
E-mail: j.konijn@realign.nl 📧
Telefoon: +31 628877878 📞

Referentie
Datums
Verzenddatum: 2014-04-04 📅
Indieningstermijn: 2014-05-06 📅
Publicatiedatum: 2014-04-09 📅
Identificatoren
Aankondigingsnummer: 2014/S 070-120380
PB-S nummer: 70
Aanvullende informatie

Deze aanbesteding verloopt volledig via het platform Negometrix te bereiken via www.negometrix.com. Na kosteloze registratie op Negometrix zult u de benodigde toegang krijgen tot relevantie informatie van deze aanbesteding.

Object
Toepassingsgebied van de aanbesteding
Korte beschrijving:

Hoeveelheid of omvang:

— volledig, actueel marktaanbod;

— nieuwe boeken;

— boekenprijsboeken en niet-boekenprijsboeken (grijs, Centraal Boekhuis voorraad, boekhandels);

— series, nabestellingen- Nederlands, Engels, en indien gewenst andere vreemde talen;

— jeugdboeken;

— reisboeken;

— kunstboeken;

— digitaal audio/video materiaal op dragers (cd/dvd).

Er is in deze uitvraag steeds sprake van fysiek boekmateriaal. Voor e-books sluit BE aan op het landelijk aanbod van Bibliotheek.nl). Optioneel overweegt BE om ook de volgende onderdelen aan de opdracht toe te voegen- levering schoolboeken - Intermediair functie voor abonnementen op ca. 10 kranten en 120 tijdschriften- overige gerelateerde diensten. Wij verwachten van de leverancier dat deze zich onderscheidt van anderen door:

— rechtstreekse contacten met uitgeverijen;

— grote inhoudelijke kennis van kinderboeken;

— brede kennis van speciale collecties zoals dyslexie en MLP;

— snel inspringen op de actualiteit;

— trends worden nauwgezet in de gaten gehouden en onmiddellijk wordt hier actie op ondernomen;

— voortdurend monitoren van de collectie en daarop actie ondernemen;

— scherpe, transparante en voorspelbare prijzen;

— laagdrempelige dienstverlening, die makkelijk te begrijpen en te gebruiken is voor BE medewerkers op verschillende niveaus;

— actief meedenken en gevraagd/ongevraagd advies bieden op de keuzes die BE heeft;

— flexibiliteit en schaalbaarheid, mee ontwikkelen met de veranderingen die BE doorvoert.

Buiten scope van de opdracht: De collectioneursfunctie blijft binnen het takenpakket van de Bibliotheek zelf.

Beschrijving van de opties:

De overeenkomst gaat naar verwachting in per september 2014 en heeft een looptijd van drie jaar, met voor Opdrachtgever eenmaal de keus tot een mogelijke verlenging van maximaal 12 maanden.

Aantal mogelijke verlengingen: 1
Duur: 48 maanden
Referentienummer: NX13078
Plaats van uitvoering
Hoofdlocatie of plaats van uitvoering: NL-Eindhoven.

Juridische, economische, financiële en technische informatie
Voorwaarden voor deelname
Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen:

U beschikt over een bewijs van Aanmelding van de onderneming in het nationale beroeps-/ handelsregister. Dit bewijs is niet ouder dan drie maanden vanaf de datum van publicatie van de aankondiging en bevat de actuele gegevens. U vult dit bewijs eventueel met documentatie aan waaruit de rechtsgeldigheid van de handtekening van de Gegadigde blijkt (volmacht(en)). Op verzoek overlegt u deze gegevens binnen 10 werkdagen. U beschikt of kunt beschikken over een door het Ministerie van Justitie en Veiligheid afgegeven Gedragsverklaring Aanbesteding die op de datum van publicatie niet ouder is dan 24 maanden of een VOG-RP, niet ouder dan 12 maanden. Op verzoek overlegt u deze gegevens binnen 10 werkdagen.

Economische en financiële draagkracht:

Gegadigde dient voor de uitvoering van de opdracht afdoende verzekerd te zijn tegen wettelijke aansprakelijkheid die voortvloeit uit de te sluiten overeenkomst. De verzekering dekt alle bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheid die uw personeel, of dat van uw onderaannemers, veroorzaakt tijdens de uitvoering van de werkzaamheden, en/of die het gevolg is van het niet of niet naar behoren uitvoeren van de werkzaamheden.

Minimumeisen:

U voegt bij uw Aanmelding een actueel en geldig bewijs (polis/verzekeringsbewijs) toe. Hiertoe volstaat een kopie van uw geldige verzekeringspolis. U dient vervolgens jaarlijks een nieuw bewijs hiervan te kunnen overleggen. Indien uw organisatie nog niet over een dergelijke verzekering beschikt, geeft u een ondertekende eigen verklaring af, waarin u zich verplicht om een dergelijke verzekering uiterlijk bij gunning van de opdracht af te sluiten.

U beschikt op de uiterste datum voor het indienen van de Aanmelding per kerncompetentie over een beschrijving van 1 referentieproject (niet ouder dan 3 jaar), welke minimaal voldoet aan de hieronder gegeven beschrijving van een kerncompetentie en die uw onderneming heeft uitgevoerd en succesvol conform afspraak heeft uitgevoerd. Hierbij vermeldt u:

1. De publieke- of privaatrechtelijke instantie(s) waarvoor het project bestemd was en de contactpersoon;

2. De naam en beschrijving van het project gebaseerd op de hieronder opgenomen minimumvereisten referentieprojecten;

3. Het bedrag aan omzet van het project (excl. btw);

4. De data van aanvang en afronding;

5. De naam en adres van samenwerkingspartner(s);

6. Een beschrijving van de inhoud en omvang van de uitgevoerde werkzaamheden inclusief de inhoud en de omvang van de door u in onderaanneming uitgevoerde werkzaamheden.

Bij iedere Kerncompetentie wordt in deze selectieleidraad naast de minimumvereisten ook het beoordelingsaspect benoemd: Voor iedere referentie kan maximaal 150 punten worden gescoord.

Kerncompetentie 1: Het leveren van boeken ten behoeve van het bibliotheekbedrijf. Minimumvereisten: U toont met behulp van 1 referentie aan dat u ervaring heeft met het naar tevredenheid en binnen tijd en budget leveren van boeken aan een bibliotheek.

— de leveringen vonden plaats gedurende minimaal 1 jaar;

— het aantal geleverde materialen bedroeg gemiddeld minimaal 11 000 per jaar, aansluitend op de door de referent aangereikte selectielijst. Beoordelingsaspect (maximaal 150 punten);

— vermeld de gemiddelde doorlooptijd tussen het verschijnen van een titel en de leverbaarheid ervan. Een kortere levertijd scoort beter, en dient met uitvoeringsgegevens te kunnen worden onderbouwd;

— vermeld de mate waarin u advies geeft om de integrale aanpak te verbeteren. Een grotere mate van ontzorging voor de klant scoort beter.

Kerncompetentie 2: Klachtafhandeling. Minimumvereisten:U toont met behulp van 1 referentie aan dat u ervaring heeft met het naar tevredenheid en binnen de afgesproken termijnen oplossen van door de klant/opdrachtgever gemelde klachten. Onder een klacht wordt verstaan het oplossen van problemen rondom misdrukken, transportschade of niet gehaalde doorlooptijden.- De referentie bevat een beschrijving van maximaal 500 woorden waaruit blijkt dat uw klachtenafhandeling de referent daadwerkelijk heeft ontzorgd;

— de referentie vermeldt reactie- en afhandeltijden die u hanteerde bij deze referent.Beoordelingsaspect (maximaal 150 punten);

— de mate van ontzorging die u heeft geboden bij de klachtenafhandeling is zo groot als mogelijk. Meer ontzorging scoort beter;

— kortere reactietijden/afhandeltijden scoren beter.

Kerncompetentie 3: Het verzorgen van aanverwante dienstverlening. Minimumvereisten: U toont via 1 uitgewerkte referentie aan dat u beschikt over expertise om de kwaliteit van een collectie te borgen. De referentie bevat een beschrijving van maximaal 5 A4, lettergrootte 10, waarin u gericht aandacht besteedt aan de volgende onderwerpen, en laat daarbij de onderstreepte teksten als kopjes terugkomen:

— hoe u bij de referent bent omgegaan met uw borging van de kwaliteit van collecties, van collectiebeheer voor derden en van de kennis van bibliotheeksystemen;

— hoe uw organisatie anticipeert en inspeelt op het actuele marktaanbod van de gevraagde producten bij uw referent.- Hoe u het accountmanagement en beschikbare ondersteuningsvormen voor de referent hebt ingericht;

— op welke wijze u managementinformatie hebt geleverd aan de referent;

— op welke wijze u uw ICT-systemen heeft ingezet voor informatie-uitwisseling met het ICT-systeem van de referent. Beoordelingsaspect (maximaal 150 punten);

— de mate van borging van de collectie-kwaliteit was zo hoog mogelijk;

— de mate van inspelen op een veranderende vraag is zo hoog mogelijk;

— de mate van ondersteuning van de referent is zo hoog mogelijk;

— de mate van flexibiliteit van uw ICT systeem om in te spelen op de behoefte van uw klant is zo groot mogelijk.

Kerncompetentie 4: Levering en het beheersen van piekmomenten in de logistiek. Minimumvereisten:U toont met behulp van 1 uitgewerkte referentie aan dat u beschikt over de expertise en de arbeidscapaciteit, om een bestelling van 11 000 boeken op zestig locaties te bezorgen binnen een tijdsbestek van zes weken na bestelling. De referentie bevat een beschrijving van maximaal 5 a4, lettergrootte 10, waarin u gericht aandacht besteedt aan de volgende onderwerpen, en laat daarbij de onderstreepte teksten als kopjes terugkomen:

— het geleverde volume binnen de gevraagde tijd tussen bestelling en aflevering;

— de bijzonderheden waar u in dit leveringsproces een oplossing voor heeft gevonden;

— lessons learned voor uw organisatie, en voor de organisatie van uw opdrachtgever.Beoordelingsaspect (maximaal 150 punten);

— hogere waardering naarmate uit de beschrijving blijkt dat voor de verrichte dienstverlening een kortere doorlooptijd tussen bestelling en aflevering mogelijk was;

— de mate waarin de beschrijving aantoont dat Gegadigde beschikt over probleemoplossend vermogen;

— de mate van het zelflerende vermogen (lessons learned) van de organisatie van Gegadigde is zo groot mogelijk.

Kerncompetentie 5: Snelle levering van actuele titels. Minimumvereisten: U toont met behulp van 1 uitgewerkte referentie aan dat u beschikt over de expertise en de arbeidscapaciteit, om een bestelling van 10 boeken op 1 locatie te bezorgen binnen een tijdsbestek van drie dagen. De referentie bevat een beschrijving van maximaal 5 A4, lettergrootte 10, waarin u gericht aandacht besteedt aan de volgende onderwerpen, en laat daarbij de onderstreepte teksten als kopjes terugkomen:

— de mate van het zelflerende vermogen (lessons learned) van de organisatie van Gegadigde is zo groot mogelijk. Uw referenties dienen aan te tonen, dat uw bedrijf voldoet aan de voor de kerncompetentie gestelde eisen. U maakt daartoe voor iedere referentie gebruik van het formulier „Opgave referentieopdrachten”, welke toegevoegd is als bijlage 2c. U bent ermee bekend en gaat ermee akkoord dat Bibliotheek Eindhoven zich het recht voorbehoudt om zonder uw tussenkomst gegevens na te trekken bij de contactpersoon van de door u opgegeven referent. Bij alle gevraagde kerncompetenties is Gegadigde verplicht de gegevens met betrekking tot naam en adres van de na te trekken referentie alsmede de naam, telefoonnummer en e-mailadres van de contactpersoon te vermelden. Gegadigde wordt verzocht om de opgegeven referent op de hoogte te stellen van de (mogelijke) benadering door Bibliotheek Eindhoven. Het is Gegadigde niet toegestaan om bij de naam van de contactpersonen namen van eigen medewerkers in te vullen of aan te geven dat contactpersonen alleen via Gegadigde benaderd kunnen worden. Wanneer Gegadigde meer dan het gevraagde aantal referenties overlegd worden uitsluitend de eerste aangetroffen referenties beoordeeld.Presentatiedocument van uw bedrijf. Minimumeis:Bij uw aanmelding voegt u een zelfstandig leesbaar document van maximaal 10 A4, waarin u een beschrijving geeft van:

— uw bedrijf (historie, omvang, structuur, aantal medewerkers);

— de kernactiviteiten die in het bedrijf worden verricht;

— uw missie en visie op de markt (marktverkenning/levering van boeken/digitalisering) voor de komende 2 jaar;

— de positionering van uw bedrijf in deze voor de BE opdracht relevante markt(en);

— de voorzieningen/faciliteiten die uw bedrijf inzet voor haar activiteiten die relevant zijn voor deze opdracht (waaronder automatisering en de mogelijkheid om informatie geautomatiseerd uit te wisselen);

— de toegevoegde waarde (sterke punten) van uw bedrijf;Beoordelingsaspect (maximaal 250 punten).

Aan uw presentatiedocument wordt een hogere waardering toegekend, naar de mate waarin de beschrijving:

— een consistenter en logischer beeld geeft van de voor de omschreven opdracht van BE relevante organisatie en werkwijze;

— meer blijk geven van inzicht in -, en aansluiting op het bibliotheek werkveld;

— de beschreven organisatie en werkwijze voor BE meer mogelijkheden voor flexibiliteit, sturing en keuzevrijheid bieden;

— aannemelijk maakt dat BE bij opdrachtverlening daadwerkelijk de in het presentatiedocument beschreven kwaliteit zal mogen verwachten.

Procedure
Verwacht aantal kandidaten: 5
Objectieve selectiecriteria: Zie selectieleidraad.
Datum van verzending van uitnodigingen: 2014-06-11 📅
Talen
Taal: Nederlands 🗣️

Aanbestedende dienst
Contact
Contactpunt: Stichting Openbare Bibliotheek Eindhoven
John Konijn
Adres van het kopersprofiel: https://platform.negometrix.com/PublishedTenders.aspx?tenderid=13078 🌏

Referentie
Identificatoren
Door de aanbestedende dienst toegekend referentienummer: NX13078

Aanvullende informatie
Beoordelingsorgaan
Naam: Rechtbank Eindhoven
Postadres: Postbus 840
Poststad: Eindhoven
Postcode: 5600 AV
Land: Nederland 🇳🇱
Internetadres: http://www.rechtspraak.nl/Organisatie/Rechtbanken/Oost-Brabant/Contact/Pages/default.aspx 🌏
Informatie over termijnen voor beroep:

Afgewezen partijen kunnen tot 20 dagen na de bekendmaking van de voorlopige selectiebeslissing beroep aantekenen door het aanhangig maken van een kort geding bij de voorzieningenrechter te Eindhoven.

Dienst waar informatie over de beroepsprocedure kan worden verkregen
Naam: Stichting Openbare Bibliotheek Eindhoven
Postadres: Emmasingel 22
Postcode: 5611 AZ
Internetadres: http://www.bibliotheekeindhoven.nl/ 🌏
Bron: OJS 2014/S 070-120380 (2014-04-04)

Nieuwe aankopen in verwante categorieën 🆕

Drukwerk en aanverwante producten (10 nieuwe aankopen)

Boeken, brochures en folders (3)

Gedrukte boeken (2)