Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) voor de gemeente Amersfoort

Quantity or scope

De totale opdracht omvat de volgende onderdelen:Het beschikbaar stellen en onderhouden van software ter ondersteuning van de facilitaire dienstverlening. De aangeboden oplossing mag of een inhouse of een cloud (Software as a Service) oplossing zijn. De aanbieder dient zelf een keuze te maken tussen een cloud of inhouse oplossing.De software zal de volgende aandachtsgebieden moeten ondersteunen:— self-servicetoegang via web-interface voor alle medewerkers van de gemeente om de Producten en diensten gids in te zien, acties m.b.t. meldingen en reserveringen uit te voeren.— service managementFunctionaliteit t.b.v. de proces rondom de aanvragen en meldingen die binnen de gemeente binnen komen.— reserveringen/bezoekersFunctionaliteit die het proces rondom het reserveren van vergaderzalen (inclusief gewenste middelen en catering) en de bezoekersregistratie faciliteert— contractmanagementFunctionaliteit om contracten te kunnen beheren en te koppelen aan de servicemanagement en ruimtebeheer aandachtsgebieden— vastgoed/ruimtebeheerFunctionaliteit om inzicht te hebben in de te faciliteren ruimtes en ondersteuning in veranderprocessen op de ruimtes.— inventaris/elementenFunctionaliteit om de aanwezige (inventaris)elementen te kunnen vastleggen en te kunnen raadplegen binnen de andere aandachtsgebieden.— Management rapportages.Functionaliteit om de data zoals deze binnen het FMIS beschikbaar is te gebruiken om de gewenste (management)informatie te kunnen creëren.Toegang tot de applicatie voor 5 applicatiebeheerders, 50 operators (FZ-medewerkers of leveranciers) en 850 medewerkers van de gemeente (Self-Service).Inrichting/implementatie van de software, zodat de processen van FZ worden ondersteund.Opleiding van de gebruikers van de software. Er zullen opleidingen moeten plaatsvinden voor de volgende rollen:— 8 applicatiebeheerders/key users (functioneel applicatiebeheer, Rapportages genereren),— 10 front-office medewerkers,— 20 back-office medewerkers.Migratie van gegevens uit het huidige FMIS naar de eigen applicatie, zodat basisgegevens voor de diverse aandachtsgebieden kunnen worden overgenomen en de actuele, operationele data (bijvoorbeeld openstaande meldingen, reserveringen in de toekomst) niet verloren gaat