Bewerking semi-statische archieven, gemeente Apeldoorn — 2015

Gemeente Apeldoorn

Te bewaren archieven dienen volgens het Archiefbesluit, art. 9, lid 1, binnen een periode van 10 jaar, nadat deze archieven 20 jaar oud zijn, te worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. In de archiefruimte van de gemeente Apeldoorn (locatie stadhuis) staan archieven uit de periode van vóór 1998 die voor overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats in aanmerking komen. De archieven zijn op dit moment echter niet dusdanig toegankelijk noch dusdanig materieel verzorgd, dat overbrenging kan plaatsvinden. Vóór overbrenging dienen deze archieven een bewerking te ondergaan. Bij de hier ter bewerking aangeboden archieven bevinden zich mogelijk archiefbestanden die niet een zelfstandig archief zijn, maar onderdeel zijn van een of meerdere te bewerken archieven of die onderdeel zijn van archieven die al zijn overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats. Het grootste gedeelte van de over te brengen archieven dateert uit de periode 1985-1997, een kleiner deel uit de periode daarvoor (ca. 1950-1985). De archieven van de gemeente Apeldoorn van 1946 juli 1985 zijn gevormd op basis van het secretariemodel. Het archiefblok 1985-1997 is het kernarchief en is gevormd in een periode dat de gemeentelijke organisatie was ingericht volgens het sectorenmodel. De sectoren waren autonome eenheden binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen bedrijfsvoering die rechtstreeks hun opdrachten ontvingen van het College van burgemeester en wethouders, adviezen uitbrachten en de uitvoering verzorgden. Sectoren hadden elk een eigen takenpakket van strategisch tot operationeel niveau. De secretarie fungeerde in principe als een sector met een eigen takenpakket. De archieven vormen nu een vrij onsamenhangend geheel. Voor gebruik door publiek is deze archievencollectie niet geschikt. Ze voldoet niet aan de eisen van „goede, geordende en toegankelijke staat“. De aanbestedende dienst wenst een overeenkomst aan te gaan voor het bewerken van voor overbrenging in aanmerking komende archieven, waarbij een strategisch partner wordt gezocht die in staat is de volgende projectdoelstellingen te realiseren:
a) de archieven zijn vóór uiterlijk eind 2016 gereed gemaakt voor overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats waarmee de archieven gereed zijn om aan het publiek beschikbaar te stellen;
b) de archieven zijn optimaal toegankelijk;
c) de archieven zijn geschoond (ontdaan van te vernietigen bestanden en bestanddelen) conform de van toepassing zijnde selectielijst(en);
d) mogelijk „zwervende“ bestanddelen worden in de archieven opgenomen volgens het bestemmingsbeginsel;
e) de archieven zijn zo compleet mogelijk. De gemeente Apeldoorn heeft ervoor gekozen om het onderscheidend vermogen van Inschrijvers aan te spreken door naast de prijs een zwaar accent op kwaliteit te leggen. De gemeente maakt hierbij gebruik van de methodiek van Best Value Procurement (of in het Nederlands: „Prestatie-inkoop“).

De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2015-01-19. De aanbesteding werd gepubliceerd op 2014-12-01.

De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:

• • VADA Archieven BV

• • Gemeente Apeldoorn

• • Bibliotheekbeheer › Archiveringsdiensten

• • Nederland