NS EA Managed Printing Services
NS is voornemens over te gaan tot het aangaan van een raamovereenkomst voor 5 jaar met een leverancier die in staat is een volledig ontzorgde printingdienst te leveren, zogenaamde "Managed Printing Services". De voorgenomen ingangsdatum van het contract is 01/01/2014.
Een indicatie van de huidige omvang van alle contracten in totaal:
. 845 MFP's;
. 209 printers;
. Ongeveer 40 miljoen monochrome afdrukken per jaar;
. Ongeveer 10,2 miljoen kleur afdrukken per jaar;
. Ruim 120 locaties verspreid over heel Nederland.
Aan bovenstaande informatie kunnen geen rechten worden ontleend.
NS verstaat ten minste de volgende zaken onder Managed Printing Services (MPS):
. Maximale serviceverlening aan de medewerkers binnen de gestelde randvoorwaarden;
. Levering toners/fusers/consumables (o.a. nietjes);
. Levering van, en ondersteuning op, printer drivers;
. Mogelijkheid tot aanbieden afwijkende SLA afspraken voor service (per locatie / machine in te regelen);
. Mogelijkheid tot aanbieden afwijkende SLA afspraken voor tonerwisselingen (per locatie / machine in te regelen);
. Monitoring op afstand i.v.m. onderhoud, uitlezen tellerstanden e.d.;
. Reactieve reparatie en onderhoud;
. Pro-actief onderhoud (als aanvulling op reactief);
. Levering management rapportages;
. Aanhouden reserve voorraad printer apparatuur;
. IMACD diensten ("Install, Move, Add, Change, Dispose") op apparatuur;
. Print Queue Management (minimaal: aanmaken, beheren en verwijderen van printqueues);
. Fleetoperator diensten voor tonerwisselingen en klein onderhoud (alleen op hoofdlocaties);
. Tonervoorraad beheer (op niet-hoofdlocaties);
. Follow-Me: inrichting, implementatie en beheer Follow-Me applicatie;
. Conformering aan ICT Security beleid van NS.
NS verwacht daarom ten minste de volgende zaken van de geleverde Managed Printing Service en de Leverancier:
NS heeft het oogmerk om de komende jaren haar printerpark te rationaliseren en haar locaties via Internet te gaan ontsluiten in plaats van via een eigen netwerk.
In de hele organisatie zal een werkomgeving gecreëerd worden met flexibiliteit als uitgangspunt. Het beleid voorziet in een afname van het aantal vaste werkplekken, de afdruk- en scanvoorzieningen dienen daar naadloos op aan te kunnen sluiten. NS zal de navolgende architectuurprincipes strikt na gaan leven:
. Verlaging van de Total Cost of Ownership (TCO) van de totale ICT infrastructuur en connectiviteit;
. Vanaf 2015 zullen alle NS kantoren via Internet worden ontsloten, dat omvat daarom ook de printerinfrastructuur;
. Platform onafhankelijke functionaliteit van de Managed Printing Service.
De feitelijke behoefte per locatie/gebouw/verdieping zal pas bekend worden in de periode na ingebruikname van de nieuwe dienst voor de hele organisatie. Van de Inschrijver wordt verwacht dat zij op basis van de in de in de RFP op te nemen afdrukvolumes en randvoorwaarden een voorstel doet voor de initiële inrichting van de afdrukomgeving. Tevens wordt van haar verwacht dat zij aangeeft hoe om wordt gegaan met de wijzigingen in de afdruk configuratie na ingebruikname van de nieuwe Managed Print Service.
In verband met veiligheidsvoorschriften op verschillende NS locaties zoekt NS ook een partij met VCA gecertificeerde onderhoudsmedewerkers, dan wel een partij die bereid is om daar waar noodzakelijk voor de implementatie van de overeenkomst onderhoudsmedewerkers te laten certificeren volgens VCA normen.
De dienst vraagt een andere opstelling van de gebruikers en het gebruik. Ditzelfde geldt voor de bij de levering van producten en diensten betrokken partijen. NS vraagt in deze Aanbesteding om een aanbieding van Managed Print Service die zowel decentrale (printers en MFP's) faciliteiten als de print infrastructuur (Follow-Me en mobiele printfaciliteit) omvat.
Deze ondersteuning omvat het operationeel maken en houden van de afdrukinfrastructuur in de meest brede zin van het woord. Dus inclusief supplies, tonerwisselen, preventief onderhoud, doorvoeren van verhuizingen, oplossen storingen, rapportages en verbetervoorstellen (N.B. excl. leveren en bijvullen van papier). Kortom een combinatie van producten en diensten die maximaal aansluit bij de doelstellingen van de NS.
Van de Inschrijver wordt verwacht dat zij kennisneemt van deze doelstellingen en de achtergronden. Het uiteindelijke doel van de aanbesteding is dat NS een partij selecteert waarin de relatie is gebaseerd op Servicegerichtheid, Kosteneffectiviteit, Flexibiliteit en Partnership.
Een van de uitdagingen binnen de nieuw in te richten afdrukomgeving is het kosteneffectief inregelen van de balans tussen lokaal en decentraal afdrukken. In de nieuwe werkomgeving wil het de NS komen tot een herverdeling van dat volume op zodanige wijze dat afdrukken daar plaatsvindt waar het kosteneffectief het meest verantwoord is. Binnen de doelstellingen past een oplossing die een verantwoord gebruik van voorzieningen eerder stimuleert dan afdwingt. De dienstverlening van de leverancier van de Managed Print Services dient daarop te zijn afgestemd. Er zal een SLA worden opgesteld, waarin de aard en het niveau van de dienstverlening zullen worden vastgelegd.
Met de overgang naar de nieuwe dienst beoogt de NS zoveel mogelijk gebruik te maken van standaarden zoals deze zich binnen de markt ontwikkelen. De NS geeft daarom de voorkeur aan Inschrijvers die met hun standaard dienstverleningspakket zo veel mogelijk invulling kunnen geven aan de eisen en wensen zoals hier geformuleerd.
Deadline
De termijn voor de ontvangst van de offertes was 2013-05-03.
De aanbesteding werd gepubliceerd op 2013-03-29.
Leveranciers
De volgende leveranciers worden genoemd in gunningsbesluiten of andere aanbestedingsdocumenten:
Wie?
Wat?
Aankoopgeschiedenis
| Datum |
Document |
| 2013-03-29
|
Aankondiging van een opdracht
|
| 2014-02-04
|
Award Aankondiging
|